Aufgaben

Wie arbeite ich mit meinen Aufgaben?

Benutzer, die in den Governance-Attributen als Prüfer oder Verantwortlicher gepflegt sind, müssen eine Publizierung bzw. Depublizierung genehmigen oder ablehnen. Zudem können Ihnen Wiedervorlage-Aufgaben zugeteilt werden. Näheres dazu finden Sie im verlinkten Abschnitt. Über die Aufgabenliste können Governance-Beteiligte ihre Aufgaben direkt bearbeiten oder zu den ausstehenden sowie abgeschlossenen (De-)Publizierungsaufgaben in den Diagrammen oder im Katalog gelangen.

Öffnen Sie Ihre Aufgaben-Liste, indem Sie die Funktion Aufgaben in der Seitenleiste anklicken.

Die Schaltfläche "Aufgaben" wird hier in der Seitenleiste ausgewählt.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint eine Auflistung aller anstehenden Aufgaben.

Der Screenshot zeigt die Aufgabenliste.

Für jede Aufgabe haben Sie je nach Typ mehrere Optionen. Mit einem Klick auf Audit trail öffnet sich ein Fenster mit weiteren Details.

Hier wird der Button "Audit trail" gezeigt.

Es werden neben dem Diagramm- oder Objektnamen bereits durch Benutzer gesetzte Kommentare vorheriger Workflow-Schritte angezeigt. Der erste Kommentar spiegelt in der Historie dabei stets den bei der Initiierung angegebenen Publizierungs- oder Depublizierungsgrund wider. Ihre eigentliche Aufgabe können Sie oberhalb der Historie sehen. Des Weiteren wird an jeder Aufgabe der Zeitpunkt des Erhaltens und an erledigten Aufgaben zusätzlich der Zeitpunkt des Abschlusses der Aufgabe festgehalten.

Hier wird der Audit trail für die Veröffentlichung eines Diagramms gezeigt.

Sie können den Audit Trail über den Button Schließen verlassen.

Aufgaben direkt erledigen:

In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben direkt erledigen, ohne in das zugehörige Diagramm oder zum zugehörigen Objekt zu navigieren. Klicken Sie dazu auf Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Hier wird der Button "Aufgabe genehmigen oder ablehnen" gezeigt.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Aufgabe ablehnen oder genehmigen und zusätzlich einen Kommentar setzen können. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button bestätigen Sie den Vorgang, andernfalls können Sie diesen wieder Abbrechen.

Aufgaben im Diagramm erledigen:

Wählen Sie über den Diagrammnamen eine der anstehenden Aufgaben aus, um direkt zum entsprechenden Diagramm zu gelangen.

Hier wird das Auswählen einer Aufgabe gezeigt.

Bei einer Publizierungsaufgabe wird Ihnen das Diagramm in der Vorschau präsentiert. Im Falle einer Wiedervorlage oder Depublizierungsaufgabe sehen Sie das Diagramm in der veröffentlichten Version. In allen Fällen haben Sie nun über den Button Aufgabe genehmigen oder ablehnen die Möglichkeit die (weitere) Publizierung bzw. Depublizierung zu genehmigen oder abzulehnen. Im erscheinenden Fenster können Sie die gewünschte Auswahl treffen und optional einen Kommentar hinterlassen. Anschließend können Sie den Vorgang bestätigen oder auch abbrechen.

Hier wird der Button "Aufgabe genehmigen oder ablehnen" in einem Diagramm in der Vorschau gezeigt.

Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, ist sie nicht mehr in Ihrer Aufgabenliste zu sehen.

Bemerkung

Optional kann bei der Bearbeitung von Aufgaben eine zusätzliche Authentifizierung des Benutzers eingefordert werden. Hier muss der Benutzer seine Identität dann noch einmal bestätigen, wenn bspw. im Rahmen der Prozessfreigabe eine Qualitätssicherungsaufgabe bearbeitet wird. Sie können die zusätzliche Authentifizierung nicht eigenständig aktivieren, bitte kontaktieren Sie uns.

Wie werde ich über meine neuen Aufgaben informiert?

Bekommen Sie eine neue Aufgabe während Sie in BIC Process Design angemeldet sind, erscheint am rechten unteren Bildschirmrand eine Push-Benachrichtigung. Betrifft diese ein Diagramm, folgen Sie Ihrer Aufgaben-Benachrichtigung mit einem Klick direkt in das zugehörige Diagramm. Betrifft die Benachrichtigung ein Objekt, werden Sie durch einen Klick zu der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste weitergeleitet.

Wenn Sie eine oder mehrere neue Aufgaben zugewiesen bekommen, erhalten am nächsten Tag eine E-Mail mit einer gesammelten Auflistung der neuen Aufgaben.

Des Weiteren werden Sie standardmäßig alle sieben Tage per Erinnerungs-E-Mail über noch ausstehende Aufgaben benachrichtigt. Dies kann der Administrator ändern.

Wie arbeite ich mit meinen Stellvertreter-Aufgaben?

Sie können für Ihre Aufgaben einen Stellvertreter einstellen, welcher Ihre Aufgaben dann übernehmen kann.

Stellvertreteraufgaben ansehen: Navigieren Sie in Ihre Aufgaben. Die Liste der Stellvertreter-Aufgaben finden Sie dann im mittleren Tab der Kopfleiste.

Hier wird der Reiter "Stellvertreteraufgaben" gezeigt.

Dort werden Ihnen alle Aufgaben, für welche Sie als Stellvertreter eingetragen sind, angezeigt. Um eine Aufgabe zu bearbeiten, müssen Sie diese übernehmen, was in der alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design möglich ist.

Stellvertreter einstellen: Einen Stellvertreter für Ihre Aufgaben können Sie in den Aufgaben der alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Abschnitt der Benutzerdokumentation von BIC Process Design.

Wie arbeite ich mit meinen Gruppenaufgaben?

Neben Benutzern können ebenfalls Benutzergruppen eine Prüfaufgabe bekommen, falls sie in den Attributen eines Diagramms oder Katalogeintrags als Prüfer oder Verantwortlicher eingetragen sind. In diesem Fall kann jeder Benutzer, der beim Start des Workflows Mitglied der Gruppe war, unter Gruppenaufgaben die entsprechende Workflowaufgabe sehen.

Öffnen Sie in Ihren Aufgaben die Gruppenaufgabenliste, indem Sie die Aufgaben über die Seitenleiste öffnen und in den Tab Gruppenaufgaben wechseln.

Hier wird der Reiter "Gruppenaufgaben" gezeigt.

Hier werden Ihnen alle ausstehenden Gruppenaufgaben angezeigt. Gruppenmitglieder können ausstehende Aufgaben nun bearbeiten. Die möglichen Optionen zum Bearbeiten werden in diesem Abschnitt stellvertretend genauer beschrieben. Nachdem Sie oder ein anderes Gruppenmitglied eine Gruppenaufgabe erledigt haben, wird diese nicht mehr angezeigt.

Bemerkung

Falls eine Gruppe nur ein Mitglied hat, werden die entsprechenden Workflow-Aufgaben nicht in den „Gruppenaufgaben“, sondern in den „Aufgaben“ des Benutzers angezeigt.

Wie arbeite ich mit Wiedervorlage-Aufgaben?

Ist die Gültigkeitsdauer eines Diagramms oder Katalogeintrags begrenzt, erhält der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe für die Wiedervorlage eine Prüfaufgabe. Die betroffenen Benutzer können diese in der Aufgabenliste sehen. Klicken Sie zum Bearbeiten der Aufgabe auf Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Der Screenshot zeigt den Button "Aufgabe genehmigen oder ablehnen" an einer Prüfaufgabe.

Ihnen stehen die folgenden Optionen zur Auswahl:

Depublizieren: Wählen Sie diese Option, um das Diagramm oder den Katalogeintrag aus der Veröffentlichung und Vorschau zu entfernen. Ein Katalogeintrag wird nur depubliziert, wenn dieser in keinem anderen Diagramm in der Veröffentlichung verwendet wird. Anders als bei der üblichen Depublizierung wird hierbei keine zusätzliche Bestätigung von Verantwortlichen verlangt, da nur diese die Wiedervorlage bearbeiten können. Die Depublizierung wird anschließend gestartet, sobald das „Gültig bis“-Datum erreicht ist.

Gültigkeit verlängern: Wählen Sie diese Option, um die Gültigkeit des Diagramms oder Katalogeintrags um ein Jahr zu verlängern. Das „Gültig bis“-Datum wird entsprechend in der Veröffentlichung und Vorschau sofort nach der Bestätigung angepasst. Auch Archiveinträge werden erstellt.

Der Screenshot zeigt das Fenster der Aufgabe "Wiedervorlage".

Optional können Sie einen Kommentar setzen. Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um die Prüfung zu beenden.

Falls Sie eine Überarbeitung für notwendig halten, kontaktieren Sie den entsprechenden Autor und verlängern Sie das Diagramm oder den Katalogeintrag, um dem Autor Zeit für die Überarbeitung einzuräumen. Sie können das Objekt im Falle einer Überarbeitung natürlich auch depublizieren, damit könnte allerdings eine Prozesslücke bis zur Publizierung der Überarbeitung entstehen.

Wird die Wiedervorlage-Aufgabe nicht bearbeitet, erfolgt keine automatische Depublizierung. Ein Diagramm oder Katalogeintrag kann weiterhin veröffentlicht oder depubliziert werden, während bereits ein Wiedervorlage-Workflow aktiv ist. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlageprozess einschließlich der daraus resultierenden, ausstehenden und nun veralteten Aufgaben abgebrochen. Das Verhalten wird hier näher erläutert.

Für die allgemeine detaillierte Beschreibung von Aufgaben wird auf den zugehörigen Abschnitt verwiesen.

Bemerkung

Als Administrator werden Ihnen auch alle Wiedervorlage Workflows in der Liste aller Workflows im Governance-Cockpit angezeigt.

Was passiert, wenn ich eine Veröffentlichung initiiere während ein Wiedervorlage-Workflow existiert?

Während ein Wiedervorlage-Workflow für ein veröffentlichtes Objekt (Diagramm oder Katalogeintrag) aktiv ist, kann das Objekt weiterhin neu veröffentlicht werden. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlageprozess einschließlich der daraus resultierenden, ausstehenden und nun veralteten Aufgaben abgebrochen. Das Objekt wird dann im Bereich Veröffentlichung für alle Benutzer in der neuen Version verfügbar.

Beachten Sie, dass die Gültigkeit in diesem Fall nicht automatisch aktualisiert wird. Falls vor der Veröffentlichung der neuen Version das „Gültig bis“ Attribut nicht neu gepflegt wurde, steht für dieses Objekt auch eine Wiedervorlage an. Der Verantwortliche erhält wieder eine Wiedervorlage-Aufgabe und die entsprechenden Benachrichtigungen werden verschickt. Beim Erledigen der Aufgabe kann der Verantwortliche dies korrigieren und die Gültigkeit für die neue Version des Diagramms oder Katalogobjekts um ein Jahr verlängern.

Wenn Sie ein Objekt mit laufendem Wiedervorlage-Workflow also manuell durch eine neue Version in der Veröffentlichung ersetzen möchten, achten Sie darauf, dass Sie das Gültigkeitsdatum anpassen, damit der Wiedervorlage-Workflow nicht auch für die neue Version gestartet wird.