Governance

Erstellte, bearbeitete und eingecheckte Diagramme befinden sich im Öffentlichen Arbeitsbereich. Dadurch sind sie jedoch nur für Benutzer mit Zugriff auf diesen Arbeitsbereich, wie Modellierer und Administratoren, sichtbar. Damit auch Benutzer mit beispielsweise der Benutzerrolle Reader ein Diagramm einsehen können, muss dieses in der Veröffentlichung sichtbar sein, sprich veröffentlicht werden. Die Publizierung startet im Öffentlichen Arbeitsbereich. Dabei wird die aktuell angezeigte Version des Diagramms mithilfe eines Freigabe-Workflows in die Bereiche Vorschau und Veröffentlichung kopiert. Die verschiedenen Versionen eines Diagramms werden somit gebildet.

Generell stehen Ihnen zwei verschiedene Freigaben zur Veröffentlichung von Diagrammen zur Verfügung: die redaktionelle Freigabe und die Veröffentlichung über einen mehrstufigen Freigabeworkflow. Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Diagramm direkt veröffentlicht, ohne dass die explizite Nachprüfung durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Die Freigabe über den mehrstufigen Freigabe-Workflow sieht zwingend die Bestätigung durch einen Verantwortlichen vor. Optional kann zusätzlich die Überprüfung durch einen oder mehrere Prüfer verlangt werden, bevor ein Diagramm in der „Veröffentlichung“ sichtbar wird.

Diagramme

Wie kann ich ein Diagramm veröffentlichen?

Die Freigabe über den mehrstufigen Freigabe-Workflow sieht zwingend die Bestätigung durch einen Verantwortlichen vor. Optional kann zusätzlich die Überprüfung durch einen oder mehrere Prüfer verlangt werden, bevor ein Diagramm in der „Veröffentlichung“ sichtbar wird.

Bei der Modellierung können somit im Attribut „Prüfer“ Benutzer und Benutzergruppen in Form von ihren Katalogobjekten Person bzw. Organisationseinheit eingetragen werden. Pro Eintrag, d. h. pro Person und pro Organisationseinheit, ist im Prüfschritt lediglich eine Freigabe nötig.

Das Attribut Verantwortlicher kann nur eindeutig gesetzt werden. Hierfür kommt entweder eine einzelne Person oder Organisationseinheit in Frage. Dieses Attribut ist ein Pflichtattribut und muss für eine Veröffentlichung gepflegt sein.

Der Screenshot zeigt die Governance-Attribute eines Diagramms mit dem eingetragenen Verantwortlichen Max Mustermann.

Initiierung

Ein Freigabe-Workflow kann in der alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design gestartet werden. Eine Erklärung finden Sie in dem verlinkten Kapitel.

Die Veröffentlichung betrifft stets die Version des Diagramms zum Zeitpunkt des Workflowstarts. Nach der Initiierung erfolgte Veränderungen am Diagramm werden nicht berücksichtigt. Dadurch kann sich das Diagramm im Öffentlichen Arbeitsbereich von seiner Version in der Vorschau unterscheiden.

Prüfschritt

Der optionale Prüfschritt wird erreicht, wenn mindestens ein Prüfer gesetzt wurde. Nach der Auslösung des Freigabe-Workflows erhalten Prüfer eine Benachrichtigung per E-Mail und in der Anwendung über die ausstehende Prüfaufgabe, die in der Versionsleiste erledigt werden kann.

Prüfer können das Diagramm ablehnen oder genehmigen.

  • Lehnt ein Prüfer das Diagramm ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen und das Diagramm wird nicht publiziert. Stattdessen erhält der Initiator eine E-Mail und Aufgabe über das Nacharbeiten an diesem Diagramm. Dieser kann hier die Veröffentlichung abbrechen oder das Diagramm bearbeiten und erneut publizieren, indem er auf den Eintrag Veröffentlichen in den Versionen klickt.

  • Wird das Diagramm von den Prüfern genehmigt, wird der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe per E-Mail und Aufgabe zur Freigabeprüfung aufgefordert. Für die Genehmigung des Prüfschritts müssen alle eingetragenen Personen das Diagramm genehmigen. Weiterhin muss jeweils nur ein Mitglied einer eingetragenen Organisationseinheit, bzw. Benutzergruppe, die Freigabe bestätigen.

Der Screenshot zeigt die Schaltfläche "Annehmen/Ablehnen" in der Aufgabenliste.

Freigabeschritt

Der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe erhält ebenfalls eine Aufgabe. Das Diagramm kann wiederum genehmigt oder abgelehnt werden. Falls eine Benutzergruppe eingetragen ist, reicht die Bearbeitung eines Gruppenmitglieds aus.

  • Lehnt ein Verantwortlicher das Diagramm ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Initiator und Prüfer werden per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

  • Nimmt ein Verantwortlicher das Diagramm an, werden unter anderem der Initiator und Autor per E-Mail darüber informiert, das Diagramm wird veröffentlicht (Veröffentlichung) und der Freigabe-Workflow ist damit beendet.

Mit dem Diagramm werden auch die im Diagramm und in Attributen enthaltenen Symbole und Katalogeinträge veröffentlicht. Eine Ausnahme bilden dabei Katalogeinträge mit eigenem Lebenszyklus. Diese werden durch die Diagrammveröffentlichung nicht aktualisiert, sondern ausschließlich über die hiervon unabhängige Objektpublizierung.

Bemerkung

Als Verantwortlicher und Prüfer gesetzte Benutzer müssen mindestens der Benutzerrolle „Reviewer“ zugeordnet sein, da sie Zugriff auf die entsprechenden Bereiche benötigen. Beachten Sie außerdem, dass ein neuer Workflow nur gestartet werden kann, falls keine Publizierung für das betroffene Diagramm aussteht.

Wie kann ich ein Diagramm ohne Überprüfung veröffentlichen?

Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Diagramm direkt veröffentlicht, ohne dass die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten.

Um die redaktionelle Freigabe nutzen zu können, muss das Governance-Attribut Verantwortlicher gepflegt sein. Dies geschieht über die Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe, welche in Form des Katalogobjekts Person oder Organisationseinheit in das Attribut eingetragen wird. Beachten Sie dabei, dass die Namen der Personen bei manueller Erstellung in allen verwendeten Sprachen individuell eingetragen werden müssen.

Der Screenshot zeigt die Governance-Attribute eines Diagramms mit dem eingetragenen Verantwortlichen Max Mustermann.

Eine redaktionelle Freigabe kann in der alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design gestartet werden. Eine Erklärung finden Sie in dem verlinkten Kapitel.

Das Diagramm ist nun in der Vorschau und in der Veröffentlichung verfügbar, ohne dass es vom Verantwortlichen in der Vorschau angenommen werden muss. Der Verantwortliche und weitere Beteiligte erhalten eine E-Mail als Information, dass das Diagramm veröffentlicht wurde.

Bemerkung

Die redaktionelle Freigabe kann deaktiviert werden, sodass jede Veröffentlichung die definierten Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Veröffentlichung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Veröffentlichung nicht möglich ist. Sie können die redaktionelle Freigabe jedoch nicht eigenständig deaktivieren, bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb.

Wie kann ich sehen, welche Diagramme bereits veröffentlicht wurden?

Um alle veröffentlichten Diagramme zu sehen, wechseln Sie in den Bereich Veröffentlichung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche in der linken Seitenleiste, die den Namen Ihres Repositorys zeigt.

Hier wird die Schaltfläche mit dem Namen des Repositorys über der MyBIC-Schaltfläche dargestellt.

Wählen Sie im folgenden Menü den Eintrag Bereich wechseln aus.

Hier wird Menü zum Wechseln des Repositorys oder des Bereichs angezeigt, wobei letzteres ausgewählt ist.

Es erscheint eine Liste mit verfügbaren Bereichen, in der Sie durch einen Klick in den Bereich Veröffentlichung geleitet werden. Der Namen des neu ausgewählten Bereichs wird unter dem des Repositorys angezeigt. Wenn Sie nun in Diagramme navigieren, werden alle Diagramme und Kategorien des ausgewählten Repositorys angezeigt, die bereits veröffentlicht wurden.

Hier werden alle Diagramme und eine Kategorie, die im aktuellen Bereich "Veröffentlichung" verfügbar sind, gezeigt. Der aktuelle Bereich "Veröffentlichung" wird unterhalb des Repository-Namens angezeigt.

Bemerkung

Dasselbe Vorgehen gilt für Diagrammversionen, die sich in Vorschau (in Freigabe) befinden.

Wie kann ich sehen, ob ein Diagramm bereits veröffentlicht wurde?

Navigieren Sie in das Diagramm, bei dem Sie sich die Veröffentlichung ansehen möchten, bzw. um zu prüfen, ob das Diagramm bereits veröffentlicht wurde. Öffnen Sie anschließend in der rechten Seitenleiste die Optionen und wählen den Eintrag Versionen.

Dieser Screenshot zeigt die Schaltfläche "Versionen" in den Optionen.

Wenn das Diagramm bereits veröffentlicht wurde, können Sie auf Veröffentlichung klicken und sehen die veröffentlichte Version des Diagramms. Falls das Diagramm noch nicht veröffentlicht wurde, ist der entsprechende Eintrag ausgegraut. Im folgenden Beispiel wurde für das betreffende Diagramm noch keine Freigabe gestartet, was daran zu erkennen ist, dass die Vorschau ebenfalls nicht vorhanden (ausgegraut) ist:

Hier wird die Versionenleiste gezeigt, wobei "Öffentlicher Arbeitsbereich" auswählbar und "Vorschau" sowie "Veröffentlichung" ausgegraut sind.

Bemerkung

Im Kapitel „Versionen und Historie“ finden Sie weitere Informationen zu den Versionen eines Diagramms.

Wie kann ich ein Diagramm aus der Veröffentlichung entfernen?

Möchten Sie bereits veröffentlichte Diagramme aus der Veröffentlichung entfernen, steht Ihnen dafür die Funktion „Depublizierung“ zur Verfügung. Die integrierte Workflow-Engine stellt dabei eine mehrstufige Prüfung sicher. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Author, Editor oder Administrator starten.

Initiierung

Eine Depublizierung kann in der alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design gestartet werden. Eine Erklärung finden Sie in dem verlinkten Kapitel.

Freigabeschritt

Der als „Verantwortlicher“ gepflegte Benutzer oder die Benutzergruppe erhält eine Aufgabe oder Gruppenaufgabe und wird per E-Mail informiert. Der Verantwortliche kann die finale Depublizierung veranlassen.

Wenn Sie als Verantwortlicher über eine Depublizierung entscheiden, navigieren Sie in Ihre Aufgaben und selektieren am entsprechenden Eintrag den Button Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Der Screenshot zeigt die Aufgabe "Entfernung genehmigen" des Verantwortlichen.

Im erscheinenden Dialogfenster können Sie Ihre Entscheidung treffen.

  • Lehnt ein Verantwortlicher die Depublizierung ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

  • Nimmt ein Verantwortlicher die Depublizierung an, wird unter anderem der Initiator per E-Mail darüber informiert, das Diagramm wird aus der Veröffentlichung entfernt und der Workflow ist damit beendet.

Bei der Depublizierung des Diagramms werden auch Katalogeinträge, die ausschließlich in diesem Diagramm verwendet werden und keinen eigenen Verantwortlichen haben, aus dem Katalog entfernt. Katalogeinträge mit einem eigenen Lebenszyklus können mithilfe des gesonderten Workflows depubliziert werden.

Katalogeinträge

Unter welchen Voraussetzungen kann ich einen Katalogeintrag veröffentlichen?

Administratoren, Editoren und Autoren haben die Möglichkeit einen Katalogeintrag unabhängig von einem Diagramm zu veröffentlichen. Dies ist bei im Öffentlichen Arbeitsbereich geänderten Einträgen sinnvoll, damit einzelne Änderungen auch in der Veröffentlichung verfügbar sind. Einige Punkte sind dabei zu beachten.

Sie können nur angenommene Katalogeinträge des Öffentlichen Arbeitsbereichs publizieren. Katalogeinträge können über die alte Benutzeroberfläche angenommen werden. Des Weiteren müssen die Katalogeinträge Governance-Attribute besitzen, welche einem oder mehreren Verantwortlichen und optional einem oder mehreren Prüfern zugewiesen sind.

Nur wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann im Katalog des Öffentlichen Arbeitsbereichs über Veröffentlichen schlussendlich ein Katalogeintrag publiziert werden.

Beachten Sie außerdem allgemeine Gründe für fehlgeschlagene Veröffentlichungs-Workflows .

Wie kann ich einen Katalogeintrag veröffentlichen?

Wird ein Objekt über den mehrstufigen Freigabe-Workflow veröffentlicht, ist mindestens eine Überprüfung notwendig. Diese erfolgt stets durch einen Verantwortlichen, zusätzlich kann optional die Überprüfung von einem oder mehreren Prüfern verlangt werden. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird das veränderte Objekt in dem Bereich „Veröffentlichung“ sichtbar. Die Voraussetzungen für die Veröffentlichung eines Katalogeintrags werden in diesem Abschnitt näher erläutert.

Initiierung

Navigieren Sie im Katalog zu dem Eintrag, welchen Sie veröffentlichen möchten. Selektieren Sie diesen in der Liste und öffnen Sie die Registerkarte Optionen in der rechten Seitenleiste. Aktivieren Sie hier die Funktion Veröffentlichen des Katalogeintrags um den Veröffentlichungsprozess zu starten.

Hier wird die Schaltfläche "Veröffentlichen" eines Katalogeintrags angezeigt.

Geben Sie anschließend einen Grund für die Veröffentlichung ein und klicken Sie auf Veröffentlichen.

Der Screenshot zeigt den Veröffentlichungsdialog eines Katalogeintrags.

Die eingetragenen Prüfer und Verantwortliche werden dann über die Initiierung informiert, sodass diese ihre Prüf- und Freigabeschritte durchführen können. Der Zeitpunkt des Workflowstarts bestimmt die zu veröffentlichende Version des Katalogeintrags. Nach der Initiierung erfolgte Veränderungen am Objekt werden nicht berücksichtigt. Dadurch kann sich der Katalogeintrag im Öffentlichen Arbeitsbereich von seiner Version in der Vorschau unterscheiden.

Falls Sie an dieser Stelle eine Fehlermeldung für die Initiierung des Workflows erhalten, finden Sie hier die möglichen Gründe dafür.

Prüf- und Freigabeschritt

Der optionale Prüfschritt wird erreicht, wenn mindestens ein Prüfer gesetzt wurde. Nach der Auslösung des Freigabe-Workflows erhalten die zuständigen Prüfer eine Benachrichtigung per E-Mail und in der Anwendung über die ausstehende Prüfaufgabe.

Verantwortliche Personen oder Organisationseinheiten werden nach der Workflow-Initiierung, bzw. nach dem angenommenem Prüfschritt ebenso per E-Mail über den anstehenden Freigabeschritt benachrichtigt.

Mit einem Klick auf die Benachrichtigung können die Benutzer zu ihren Aufgaben navigieren und diese dort oder in ihren Gruppenaufgaben sehen. Dort wird die neue Aufgabe angezeigt und kann bearbeitet werden.

Der Screenshot zeigt den Aufgabenbereich, in dem die Veröffentlichung eines Katalogeintrags genehmigt bzw. abgelehnt werden muss.

  • Bei Ablehnung der Veröffentlichung muss die jeweilige Person einen entsprechenden Kommentar setzen und der Katalogeintrag wird nicht publiziert. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

  • Nach einer Genehmigung im Prüfschritt werden Verantwortliche per E-Mail und Aufgabe zur Freigabeprüfung aufgefordert. Alle als Prüfer eingetragene Personen müssen dazu die Veröffentlichung genehmigen. Weiterhin ist jeweils nur die Freigabe eines Mitglieds einer eingetragenen Organisationseinheit, bzw. Benutzergruppe, nötig.

  • Genehmigt die verantwortliche Person oder ein Mitglied der verantwortlichen Organisationseinheit die Veröffentlichung, werden unter anderem der Initiator und Autor per E-Mail darüber informiert, der Katalogeintrag wird veröffentlicht (Veröffentlichung) und der Freigabe-Workflow ist damit beendet.

Bemerkung

Nur nach der Veröffentlichung des Katalogeintrags werden die Änderungen für alle Diagramme in der Vorschau und Veröffentlichung übernommen, in denen dieses Objekt modelliert ist. Über die Diagrammpublizierung werden Katalogeinträge mit eigenen Verantwortlichen nicht aktualisiert.

Wie kann ich einen Katalogeintrag ohne Überprüfung veröffentlichen?

Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Katalogeintrag direkt veröffentlicht, ohne, dass die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten. Einige Voraussetzungen für die Veröffentlichung eines Katalogeintrags werden in diesem Abschnitt näher erläutert.

Navigieren Sie im Katalog zu dem Eintrag, welchen Sie veröffentlichen möchten. Selektieren Sie diesen in der Liste und öffnen Sie die Registerkarte Optionen in der rechten Seitenleiste. Aktivieren Sie hier die Funktion Veröffentlichen des Katalogeintrags um den Veröffentlichungsprozess zu starten.

Hier wird die Schaltfläche "Veröffentlichen" eines Katalogeintrags angezeigt.

Geben Sie anschließend im dafür vorgesehenen Textfeld einen Grund für die Publizierung ein und aktivieren Sie die Checkbox „Dies ist eine redaktionelle Freigabe. Es wird keine weitere Zustimmung eingeholt.“ unterhalb des Eingabefeldes. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Veröffentlichen.

In diesem Screenshot wird der Veröffentlichungsdialog mit der aktivierten redaktionellen Freigabe angezeigt.

Anschließend erhalten Sie über den Workflow-Start eine Benachrichtigung in der Anwendung. Der Katalogeintrag ist nun in der Vorschau und in der Veröffentlichung, ohne die Bestätigung von Prüfern oder Verantwortlichen, verfügbar. Der Initiator und weitere Workflow-Beteiligte erhalten per E-Mail die Information, dass der Katalogeintrag veröffentlicht wurde.

Falls Sie stattdessen eine Fehlermeldung für die Initiierung des Workflows erhalten, finden Sie hier die möglichen Gründe dafür.

Bemerkung

Die redaktionelle Freigabe kann deaktiviert werden, sodass jede Veröffentlichung die definierten Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Veröffentlichung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Veröffentlichung nicht möglich ist. Sie können die redaktionelle Freigabe jedoch nicht eigenständig deaktivieren, bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb.

Wie kann ich einen Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernen?

Möchten Sie einen bereits veröffentlichten Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernen, steht Ihnen dafür die Funktion „Depublizierung“ zur Verfügung. Die integrierte Workflow-Engine stellt dabei eine Freigabeprüfung sicher. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten.

Initiierung

Navigieren Sie im Katalog im Bereich „Veröffentlichung“ zu dem Eintrag, welchen Sie depublizieren möchten. Öffnen Sie das Kontextmenü des Eintrag und wählen Sie dort Depublizieren aus.

Dieser Screenshot das Öffnen des Kontextmenüs eines Katalogeintrags.

Es öffnet sich ein Dialogfenster. Geben Sie dort einen Grund für die Depublizierung ein und klicken Sie auf Depublizieren.

Freigabeschritt

Der als „Verantwortlicher“ gepflegte Benutzer erhält eine Benachrichtigung im System sowie per E-Mail. Mit einem Klick auf die Benachrichtigung gelangt der Benutzer zu seinen Aufgaben und kann dort die finale Depublizierung veranlassen.

  • Lehnt der Verantwortliche die Depublizierung ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

  • Nimmt der Verantwortliche die Depublizierung an, wird unter anderem der Initiator per E-Mail darüber informiert, der Katalogeintrag wird aus der Veröffentlichung entfernt und der Workflow ist damit beendet.

Bemerkung

Wird der veröffentlichte Katalogeintrag in einem publizierten Diagramm verwendet, ist die Depublizierung des Eintrags nicht möglich.

Wie kann ich einen Katalogeintrag ohne Überprüfung depublizieren?

Bei dieser redaktionellen Änderung wird ein bereits veröffentlichter Katalogeintrag ohne die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen direkt aus der Veröffentlichung entfernt. Der Workflow kann von Benutzern der Rolle Editor oder Administrator gestartet werden.

Navigieren Sie im Katalog im Bereich „Veröffentlichung“ zu dem Eintrag, welchen Sie depublizieren möchten. Öffnen Sie das Kontextmenü des Eintrag und wählen Sie dort Depublizieren aus.

Dieser Screenshot das Öffnen des Kontextmenüs eines Katalogeintrags.

Es öffnet sich ein Dialogfenster. Geben Sie dort einen Grund für die Depublizierung ein und aktivieren Sie die Checkbox „Dies ist eine redaktionelle Freigabe. Es wird keine weitere Zustimmung eingeholt.“ unterhalb des Eingabefeldes. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Depublizieren.

Anschließend wird der Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernt.

Bemerkung

Wird der veröffentlichte Katalogeintrag in einem publizierten Diagramm verwendet, ist die Depublizierung des Eintrags nicht möglich und es folgt der Abbruch des Workflows.

Bemerkung

Die redaktionelle Änderung kann deaktiviert werden, sodass jede Depublizierung die definierten Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Depublizierung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Änderung nicht möglich ist. Sie können die redaktionelle Depublizierung jedoch nicht eigenständig deaktivieren, bitte kontaktieren Sie unseren Vertrieb.

Wie stelle ich sicher, dass Anlagen in der Veröffentlichung als pdf-Datei bereitgestellt werden?

Für Katalogeinträge mit einem eigenen Verantwortlichen können Sie festlegen, dass im Attribut „Anlage (URL)“ angehängte Dateien in der Veröffentlichung ausschließlich im pdf-Format verfügbar sind, obwohl diese im öffentlichen Arbeitsbereich in einem anderen Format hinzugefügt wurden.

Bearbeiten Sie dazu den Katalogeintrag und aktivieren Sie in dessen Governance-Attributen die Checkbox des Attributs Freigeben als PDF.

Dieser Screenshot zeigt das Attribut "Freigeben als PDF".

Für alle Datei-Anlagen im öffentlichen Arbeitsbereich, die nicht bereits im .pdf Format sind, werden schließlich im Zuge der nächsten Objektpublizierung dieses Katalogeintrags pdf-Dateien generiert. Diese ersetzen unter gleichem Namen in der Vorschau und Veröffentlichung das Original-Dateiformat. Im öffentlichen Arbeitsbereich bleibt weiterhin jeweils das Original bestehen. Somit sehen Sie beispielsweise in den Attributen eines Katalogeintrags im öffentlichen Arbeitsbereich diese docx-Anlage,

Dieser Screenshot zeigt eine docx-Anlage im Öffentlichen Arbeitsbereich.

während die entsprechende pdf-Datei in der Vorschau und Veröffentlichung zu finden ist:

Dieser Screenshot zeigt eine pdf-Anlage in der Veröffentlichung.

Im Abschnitt über das Attribut „Anlage (URL)“ finden Sie eine Liste über alle Dateiformate, die beim Upload und der pdf-Generierung unterstützt werden. Sollten Fehler bei der Generierung der pdf-Datei, entstehen, schlägt der Veröffentlichungs-Workflow fehl. Dies kann durch defekte Dokumente oder geschützte Dokumente hervorgerufen werden.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass im Umwandlungsprozess Ihrer Datei in eine .pdf Datei nur bestimmte Schriftarten unterstützt werden. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Beachten Sie daher die Möglichkeit verwendete Schriftarten in Ihre Dokumente einzubetten.

Hinweis

Falls an Ihrem Dokument erweiterte Rechte eingestellt sind, wird es bei der Veröffentlichung nicht gestempelt. Das bedeutet, dass die konvertierte pdf Datei in der Vorschau und Veröffentlichung die Governance-Attribute nicht als Eigenschaft enthält.

Wie stelle ich sicher, dass alle Schriftzeichen bei der pdf-Konvertierung erhalten bleiben?

Im Umwandlungsprozess Ihrer .docx Datei in eine .pdf Datei können nur bestimmte Schriftarten unterstützt werden. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Eine genaue Auflistung der Schriftarten, welche von der Report Engine unterstützt werden, finden Sie in der Dokumentation zur alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design. Beachten Sie jedoch, dass bei Aufzählungen in der Regel automatisch Symbole von nicht unterstützten Schriftarten verwendet werden. Wir empfehlen daher allgemein die folgende Einstellung in Microsoft Word vorzunehmen, um Fehler in der Formatierung zu vermeiden.

Es ist möglich die verwendeten Microsoft-Schriftarten in Ihrer Word-Datei einzubetten. Dadurch können die entsprechenden Schriftzeichen und Symbole in der pdf Datei, die in BIC Process Design bei der Veröffentlichung generiert wird, korrekt dargestellt werden.

Die Einbettung der Schriftarten können Sie in den Word-Optionen unter dem Menüpunkt Speichern einstellen. Selektieren Sie dazu im Abschnitt „Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten“ die Checkbox „Schriftarten in der Datei einbetten“ und wählen Sie im Drop-down-Menü die Option „Alle neuen Dokumente“. Die unteren beiden Checkboxen sollten nicht markiert sein.

Nutzung mit Genehmigung von Microsoft. „Nutzung mit Genehmigung von Microsoft.“

Alle daraufhin neu gespeicherten Dokumente können bei der pdf Generierung in BIC Process Design mit den ursprünglichen Schriftzeichen umgewandelt werden.

Wie kann ich einer Datei bei der Veröffentlichung weitere Attribute mitgeben?

Wenn ein Katalogeintrag vom Objekttyp Dokument explizit publiziert wird und sich in der Anlage eine Datei befindet, werden bestimmte Attribute des Katalogeintrages während der Freigabe automatisch in die Datei überführt bzw. gestempelt. Die angehängte Datei muss ein bestimmtes Format haben (pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt oder .pptx) und gegebenenfalls für die Attributstempelung vorbereitet sein. Es können standardmäßig folgende Attribute für die Attributstempelung von Anlagen konfiguriert werden:

  • Autor (AT_AUTHOR)

  • Prüfer (ersten drei) (AT_EXAMINER, AT_EXAMINER_2, AT_EXAMINER_3)

  • Verantwortlicher (AT_RESPONSIBLE)

  • Verantwortlicher (Wiedervorlage) (AT_RESUBMISSION_RESPONSIBLE)

  • Gültig ab (AT_VALID_FROM)

  • Gültig bis (AT_VALID_TO)

  • Version (AT_RELEASE)

  • Geltungsbereich (AT_SCOPE)

  • Zugriffsbeschränkung (AT_ACCESS_RESTRICTION)

  • Identifizierer (AT_IDENTIFIER)

  • Status (AT_STATE)

  • Freigeben als PDF (AT_PUBLISH_AS_PDF)

Während der Veröffentlichung des Katalogeintrages werden die konfigurierten Attribute in die Eigenschaften der Datei übergeben, sofern die Attribute im Katalogeintrag vorhanden sind. Die Datei in der Vorschau und Veröffentlichung trägt dann die konfigurierten Attribute in den Dateieigenschaften. Wenn ein Hinterlegungsattribut mehrere Werte hat, werden die Werte kommasepariert aufgeführt. Ist das Attribut Status gepflegt, wird der entsprechenden Eigenschaft ein numerischer Wert zugeordnet:

  • 0 - Kein Status

  • 1 - Wartet

  • 2 - In Bearbeitung

  • 3 - Überprüfung notwendig

  • 4 - Genehmigt

Falls eine Eigenschaft mit dem Namen einer Attributtyp ID (bspw. AT_AUTHOR) bereits vor der Freigabe in der Datei definiert ist, wird der Wert durch den Attributwert aus BIC Process Design ersetzt.

Dieser Screenshot zeigt die Attribute eines Dokuments in der Detailansicht des Katalogs.

Die obigen Governance-Attribute werden beispielsweise wie folgt in eine docx-Datei in Microsoft Word übernommen.

Nutzung mit Genehmigung von Microsoft. „Nutzung mit Genehmigung von Microsoft.“

Für nähere Informationen zum Anzeigen von Datei-Eigenschaften verweisen wir auf die zugehörigen Anwendungen, in welcher Sie Ihr Dokument öffnen. Für Microsoft Office Produkte finden Sie hier eine Anleitung zum Anzeigen und Ändern von benutzerdefinierten Eigenschaften.

Es besteht die Möglichkeit beispielsweise in der Kopf- oder Fußzeile eines Microsoft Word Dokuments die Feldfunktion zu nutzen, um dynamisch auf die Werte in den Eigenschaften zuzugreifen. Im Feld „DocProperty“ können Sie den entsprechenden Namen einer Eigenschaft als Platzhalter auswählen. Dazu sei an dieser Stelle auch der entsprechende Verweis auf den Support von Microsoft Word gegeben.

Um die Attribute des Katalogeintrages in der Feldfunktion nutzen zu können, müssen Sie in den Dateieigenschaften definiert sein. Falls die gewünschten Attribute nicht bereits durch eine Veröffentlichung hinzugefügt wurden, müssen Sie dies manuell übernehmen - dies wird im ersten Verweis unter „Erstellen von benutzerdefinierten Eigenschaften“ beschrieben. Dabei muss der vergebene Name der Eigenschaft genau der Attributtyp ID entsprechen (bspw. „AT_RESPONSIBLE“ für den Verantwortlichen) und der Wert kann dabei ein beliebiger Standardwert sein. Mit der nächsten Veröffentlichung werden schließlich alle gepflegten Attributwerte in die Eigenschaften der angehängten Datei übertragen. Damit ändern sich auch die Werte der verwendeten Platzhalter.

Sollten Fehler beim Hinzufügen der Eigenschaften entstehen, schlägt der Veröffentlichungs-Workflow fehl. Dies kann durch defekte Dokumente oder geschützte Dokumente hervorgerufen werden.

Bemerkung

Falls Sie das Gültig ab Datum im Öffentlichen Arbeitsbereich nicht gepflegt haben, wird dieses nicht in die Eigenschaften des Dokuments übernommen. Dennoch wird das Datum in der publizierten Version des Objekts selbst gesetzt.

Bemerkung

Das Attribut Freigeben als PDF wird nicht übertragen, wenn die Checkbox nicht selektiert ist und die entsprechende Eigenschaft in der Datei noch nicht existiert. Falls Sie den Bool’schen Wert „Nein“ trotzdem in die Eigenschaften übernehmen möchten, müssen Sie die Eigenschaft „AT_PUBLISH_AS_PDF“ der Datei hinzufügen bevor sie hochgeladen wird. Bei der Freigabe des Katalogeintrages wird die Eigenschaft dann entsprechend des Bool’schen Attributs mit „Ja“ (selektiert) oder „Nein“ (deselektiert) gesetzt.

Hinweis

Falls an Ihrem Dokument erweiterte Rechte eingestellt sind, wird es bei der Veröffentlichung nicht gestempelt.

Benachrichtigungen

In BIC Process Design existiert ein Benachrichtigungssystem, mit dessen Hilfe Benutzer über Änderungen im Rahmen vom Governance Prozessen informiert werden können. Dabei werden verschiedene Fälle unterschieden, in Abhängigkeit dessen welcher Schritt des Governance Prozesses gerade durchgeführt wurde, ob dieser erfolgreich war und welche Rolle die jeweiligen Benutzer in diesem Prozess einnehmen. Im Folgenden sind Fragestellungen aufgelistet mit dessen Hilfe die verschiedenen Szenarien beleuchtet werden.

Bemerkung

Generell gilt, dass sobald der Versand von E-Mails ausgelöst wird, diese immer mehrere Benutzer (bis zu 150 Empfänger per E-Mail) adressieren. Dabei erhalten alle Benutzer, welche dieselbe Sprache in Ihren Benutzereinstellungen hinterlegt haben, dieselbe E-Mail. Die Benachrichtigungen werden dabei als Bcc E-Mails versendet.

Warum schlägt die Veröffentlichung oder Depublizierung fehl?

Sie als Initiator sollten mindestens die Rechte der Benutzerrolle Author haben. Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Workflows finden Sie in den vorhergehenden Kapiteln.

Neben der Ablehnung oder der Beendigung des Workflows durch Prüfer oder Verantwortliche können auch folgende Situationen eine Veröffentlichung oder Depublizierung verhindern. Je nach Ursache werden Sie darüber auch in der Anwendung oder per E-Mail informiert.

Allgemeine Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung oder Depublizierung

  • kein Verantwortlicher in den Attributen des Diagramms oder Objekts eingetragen

  • die E-Mail Adresse der verantwortlichen Person fehlt oder deckt sich nicht mit der Adresse des betreffenden Benutzers in BIC Process Design

  • ein Publizierungs- bzw. Depublizierungs-Workflow steht bereits für das betroffene Diagramm oder Objekt aus

  • vordatierte Publizierung, bei welcher das „Gültig ab“ Datum noch nicht erreicht ist

Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung oder Depublizierung eines Diagramms

Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung eines Katalogeintrags

Wann werde ich über eine (De-) Publizierung benachrichtigt?

Benutzer, die ein Diagramm oder Katalogeintrag in ihrem Geltungsbereich haben, werden per E-Mail vom System darüber informiert, wenn eine direkte oder indirekte Publizierung oder Depublizierung des jeweiligen Diagramm oder Katalogeintrag stattgefunden hat. Zudem werden Benutzer über die betreffenden Veränderungen informiert, welche Diagramme als Favorit in der Veröffentlichung gespeichert haben.

Des Weiteren werden Workflow-beteiligte Benutzer per E-Mail und je nach Freigabe-Workflow über eine Aufgabe benachrichtigt. Über Workflow-Änderungen eines Diagramms in der Vorschau werden Benutzer benachrichtigt, welche dieses dort als Favorit eingespeichert haben.

Wer wird bei einer Veröffentlichung und Depublizierung benachrichtigt?

Nachfolgend wird aufgezeigt, wer bei welchem Workflow-Schritt über eine E-Mail vom System benachrichtigt wird.

Veröffentlichung

Benachrichtigung

Initiator

Prüfer

Verantwortlicher

Autor

Geltungsbereich*

Prüfaufgabe

keine E-Mail

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Freigabeaufgabe

keine E-Mail

keine E-Mail

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Ablehnung der Prüfaufgabe

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Ablehnung der Freigabeaufgabe

E-Mail

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Veröffentlichung

E-Mail

E-Mail

E-Mail

E-Mail

E-Mail

Fehler im Workflow

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Workflow beenden

E-Mail

E-Mail***

E-Mail***

keine E-Mail

keine E-Mail

Depublizierung

Benachrichtigung

Initiator

Prüfer

Verantwortlicher

Autor

Geltungsbereich*

Freigabeaufgabe

keine E-Mail

keine E-Mail

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Ablehnung der Freigabeaufgabe

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Depublizierung

E-Mail

E-Mail**

E-Mail

E-Mail**

E-Mail

Fehler im Workflow

E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

keine E-Mail

Workflow beenden

E-Mail

keine E-Mail

E-Mail***

keine E-Mail

keine E-Mail

E-Mails, die über eine erfolgreiche (De-)Publizierung oder einen Fehler im Workflow informieren, werden versendet, sobald das System den letzten Workflow-Schritt durch eine Benutzerinteraktion oder einen Systemfehler einleiten kann. E-Mails zu neuen Prüf- oder Freigabeaufgaben in einem Workflow werden nicht für jede Aufgabe einzeln verschickt, sondern gesammelt in einer täglichen E-Mail.

Benutzer können mithilfe von Links in der E-Mail zu BIC Process Design navigieren. War der Benutzer zuvor noch nicht angemeldet, so muss dies zunächst erfolgen. Anschließend führt der erneute Klick auf den Link zur gewünschten Adresse.

Bei einer redaktionellen Änderung werden die gleichen Empfänger benachrichtigt wie bei dem mehrstufigen Freigabe- oder Depublizierungsworkflow.

*) Alle Organisationseinheiten, die im Geltungsbereich eines Diagramms oder eines Katalogeintrags eingetragen sind, erhalten bei den entsprechenden Schritten eine Benachrichtigung. Dabei werden Organisationseinheiten zu Benutzergruppen von BIC Process Design zugeordnet.

**) Der E-Mail Versand für den Autor beschränkt sich auf die redaktionelle Depublizierung von Katalogeinträgen.

***) Der Benutzer wird informiert, falls er oder sie eine ausstehende oder bereits erledigte Workflow-Aufgabe hat.

Bemerkung

Benutzer, die das betreffende Diagramm als Favorit in der Veröffentlichung oder Vorschau gespeichert haben, werden über Änderungen am Diagramm in den Bereichen benachrichtigt. Dies schließt beispielsweise auch die Publizierung und Depublizierung mit ein.

Wer wird bei einer Wiedervorlage benachrichtigt?

Wenn für ein publiziertes Diagramm oder Katalogobjekt eine Wiedervorlage ansteht, erhalten der Verantwortliche oder, falls das entsprechende Attribut gepflegt ist, der Verantwortliche für die Wiedervorlage eine Wiedervorlage-Aufgabe und eine Benachrichtigung.

Zusätzlich wird eine E-Mail verschickt, um über die anstehende Wiedervorlage zu informieren. Diese geht an Autoren, den Prüfer (sowie Zweit- und Drittprüfer, falls diese in der Methode aktiviert und gepflegt sind) und den Verantwortlichen, sofern dieser nicht schon Besitzer der Wiedervorlageauflage ist. Das Versenden dieser Informationsbenachrichtigung kann mithilfe des Governance-Attributs „Keine Informationsmail senden (Wiedervorlage)“ für ein konkretes Diagramm oder Katalogobjekt unterbunden werden.

Dieser Screenshot zeigt die Checkbox zur Unterdrückung der Informationsmail.

Bemerkung

Die E-Mail über eine anstehende Wiedervorlage wird unabhängig von der Benachrichtigung über alle gesammelten Aufgaben an den Verantwortlichen bzw. Verantwortlichen (Wiedervorlage) versendet.