Governance

Erstellte, bearbeitete und eingecheckte Diagramme befinden sich im Öffentlichen Arbeitsbereich. Dadurch sind sie jedoch nur für Benutzer mit Zugriff auf diesen Arbeitsbereich, wie Modellierer und Administratoren, sichtbar. Damit auch Benutzer mit beispielsweise der Benutzerrolle Reader ein Diagramm einsehen können, muss dieses in der Veröffentlichung sichtbar sein, sprich veröffentlicht werden. Die Publizierung startet im Öffentlichen Arbeitsbereich. Dabei wird die aktuell angezeigte Version des Diagramms mithilfe eines Freigabe-Workflows in die Bereiche Vorschau und Veröffentlichung kopiert. Die verschiedenen Versionen eines Diagramms werden somit gebildet.

Generell stehen Ihnen zwei verschiedene Freigaben zur Veröffentlichung von Diagrammen zur Verfügung: die redaktionelle Freigabe und die Veröffentlichung über einen mehrstufigen Freigabeworkflow. Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Diagramm direkt veröffentlicht, ohne dass die explizite Nachprüfung durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Die Freigabe über den mehrstufigen Freigabe-Workflow sieht zwingend die Bestätigung durch einen Verantwortlichen vor. Optional kann zusätzlich die Überprüfung durch einen oder mehrere Prüfer verlangt werden, bevor ein Diagramm in der „Veröffentlichung“ sichtbar wird.

Diagramme

Wie kann ich ein Diagramm veröffentlichen?

Die Freigabe über den mehrstufigen Freigabe-Workflow sieht zwingend die Bestätigung durch einen Verantwortlichen vor. Optional kann zusätzlich die Überprüfung durch einen oder mehrere Prüfer verlangt werden, bevor ein Diagramm in der „Veröffentlichung“ sichtbar wird.

Bei der Modellierung können somit im Attribut „Prüfer“ Benutzer und Benutzergruppen in Form von ihren Katalogobjekten Person bzw. Organisationseinheit eingetragen werden. Pro Eintrag, d. h. pro Person und pro Organisationseinheit, ist im Prüfschritt lediglich eine Freigabe nötig.

Das Attribut Verantwortlicher kann nur eindeutig gesetzt werden. Hierfür kommt entweder eine einzelne Person oder Organisationseinheit in Frage. Dieses Attribut ist ein Pflichtattribut und muss für eine Veröffentlichung gepflegt sein.

Initiierung

Um den Freigabe-Workflow zu starten, öffnen Sie in der Diagrammliste das Kontextmenu am gewünschten Diagramm und selektieren die Option Diagramm veröffentlichen.

Alternativ finden Sie ein geöffnetes Diagramm auch den gleichnamigen Eintrag in den Optionen.

Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, eine Begründung für die Veröffentlichung anzugeben. Tippen Sie eine Begründung ein und bestätigen Sie mit Veröffentlichen. Aus verschiedenen Gründen ist es jedoch möglich, dass der Freigabe-Workflow nicht gestartet werden kann. Falls dies der Fall ist, erhalten Sie bei der Initiierung eine Fehlermeldung.

Die Veröffentlichung betrifft stets die Version des Diagramms zum Zeitpunkt des Workflowstarts. Nach der Initiierung erfolgte Veränderungen am Diagramm werden nicht berücksichtigt. Dadurch kann sich das Diagramm im Öffentlichen Arbeitsbereich von seiner Version in der Vorschau unterscheiden.

Prüfschritt

Der optionale Prüfschritt wird erreicht, wenn mindestens ein Prüfer gesetzt wurde. Nach der Auslösung des Freigabe-Workflows erhalten Prüfer eine Benachrichtigung per E-Mail und in der Anwendung über die ausstehende Prüfaufgabe, die in der Versionsleiste erledigt werden kann.

Prüfer können das Diagramm ablehnen oder genehmigen.

• Lehnt ein Prüfer das Diagramm ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen und das Diagramm wird nicht publiziert. Stattdessen erhält der Initiator eine E-Mail und Aufgabe über das Nacharbeiten an diesem Diagramm. Dieser kann hier die Veröffentlichung abbrechen oder das Diagramm bearbeiten und erneut publizieren, indem er auf den Eintrag Veröffentlichen in den Versionen klickt.

• Wird das Diagramm von den Prüfern genehmigt, wird der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe per E-Mail und Aufgabe zur Freigabeprüfung aufgefordert. Für die Genehmigung des Prüfschritts müssen alle eingetragenen Personen das Diagramm genehmigen. Weiterhin muss jeweils nur ein Mitglied einer eingetragenen Organisationseinheit, bzw. Benutzergruppe, die Freigabe bestätigen.

Freigabeschritt

Der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe erhält ebenfalls eine Aufgabe. Das Diagramm kann wiederum genehmigt oder abgelehnt werden. Falls eine Benutzergruppe eingetragen ist, reicht die Bearbeitung eines Gruppenmitglieds aus.

• Lehnt ein Verantwortlicher das Diagramm ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Initiator und Prüfer werden per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

• Nimmt ein Verantwortlicher das Diagramm an, werden unter anderem der Initiator und Autor per E-Mail darüber informiert, das Diagramm wird veröffentlicht (Veröffentlichung) und der Freigabe-Workflow ist damit beendet.

Mit dem Diagramm werden auch die im Diagramm und in Attributen enthaltenen Symbole und Katalogeinträge veröffentlicht. Eine Ausnahme bilden dabei Katalogeinträge mit eigenem Lebenszyklus. Diese werden durch die Diagrammveröffentlichung nicht aktualisiert, sondern ausschließlich über die hiervon unabhängige Objektpublizierung.

Bemerkung

Als Verantwortlicher und Prüfer gesetzte Benutzer müssen mindestens der Benutzerrolle „Reviewer“ zugeordnet sein, da sie Zugriff auf die entsprechenden Bereiche benötigen. Beachten Sie außerdem, dass ein neuer Workflow nur gestartet werden kann, falls keine Publizierung für das betroffene Diagramm aussteht.

Bemerkung

Wenn das Diagramm vom Workflow in die Veröffentlichung übertragen wird, wird das Systemattribut „Zuletzt geändert von“ des Diagramms in allen Bereich auf „Workflow“ gesetzt.

Wie kann ich ein Diagramm ohne Überprüfung veröffentlichen?

Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Diagramm direkt veröffentlicht, ohne dass die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten.

Um die redaktionelle Freigabe nutzen zu können, muss das Governance-Attribut Verantwortlicher gepflegt sein. Dies geschieht über die Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe, welche in Form des Katalogobjekts Person oder Organisationseinheit in das Attribut eingetragen wird. Beachten Sie dabei, dass die Namen der Personen bei manueller Erstellung in allen verwendeten Sprachen individuell eingetragen werden müssen.

Um eine redaktionelle Freigabe zu starten, öffnen Sie in der Diagrammliste das Kontextmenu am gewünschten Diagramm und selektieren die Option Diagramm veröffentlichen.

Alternativ finden Sie ein geöffnetes Diagramm auch den gleichnamigen Eintrag in den Optionen.

Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, eine Begründung für die Veröffentlichung anzugeben. Tippen Sie eine Begründung ein und selektieren Sie die Checkbox Redaktionelle Frage. Bestätigen Sie anschließend mit dem Button Veröffentlichen. Aus verschiedenen Gründen ist es jedoch möglich, dass der Freigabe-Workflow nicht gestartet werden kann. Falls dies der Fall ist, erhalten Sie bei der Initiierung eine Fehlermeldung.

Das Diagramm ist nun in der Vorschau und in der Veröffentlichung verfügbar, ohne dass es vom Verantwortlichen in der Vorschau angenommen werden muss. Der Verantwortliche und weitere Beteiligte erhalten optional eine E-Mail als Information, dass das Diagramm veröffentlicht wurde.

Bemerkung

Die redaktionelle Freigabe kann deaktiviert werden, sodass jede Veröffentlichung die definierten Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Veröffentlichung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Veröffentlichung nicht möglich ist. Zur Sicherstellung der Governance kann die redaktionelle Freigabe nicht durch Administratoren deaktiviert werden. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen an unseren Customer Support.

Bemerkung

Wenn das Diagramm vom Workflow in die Veröffentlichung übertragen wird, wird das Systemattribut „Zuletzt geändert von“ des Diagramms in allen Bereich auf „Workflow“ gesetzt.

Wie kann ich sehen, welche Diagramme bereits veröffentlicht wurden?

Um alle veröffentlichten Diagramme zu sehen, wechseln Sie in den Bereich Veröffentlichung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche in der Kopfleiste, wo Ihr aktueller Bereich angezeigt wird.

Es erscheint eine Liste mit verfügbaren Bereichen, in der Sie durch einen Klick in den Bereich Veröffentlichung geleitet werden. Der Namen des neu ausgewählten Bereichs wird neben dem des Repositorys angezeigt. Wenn Sie nun in Diagramme navigieren, werden alle Diagramme und Kategorien des ausgewählten Repositorys angezeigt, die bereits veröffentlicht wurden.

Bemerkung

Dasselbe Vorgehen gilt für Diagrammversionen, die sich in Vorschau (in Freigabe) befinden.

Alternativ können Sie im Bereich Öffentlicher Arbeitsbereich auf das Attribut Governance Lifecycle klicken, um nach veröffentlichten Diagrammen zu filtern und alle bereits veröffentlichten Diagramme anzuzeigen.

Bemerkung

Wenn die Facette Veröffentlicht nicht angezeigt wird, sind derzeit keine Diagramme veröffentlicht.

Hinweis

Das Attribut Governance Lifecycle ist ab der Version 7.14.0 verfügbar. Um alle veröffentlichten Diagramme im Attribut anzuzeigen, müssen Sie die Diagramme mindestens einmal aus- und wieder einchecken.

Wie kann ich sehen, ob ein Diagramm bereits veröffentlicht wurde?

Navigieren Sie in das Diagramm, bei dem Sie sich die Veröffentlichung ansehen möchten, bzw. um zu prüfen, ob das Diagramm bereits veröffentlicht wurde. Öffnen Sie anschließend in der rechten Seitenleiste die Optionen und wählen den Eintrag Versionen.

Wenn das Diagramm bereits veröffentlicht wurde, können Sie auf Veröffentlichung klicken und sehen die veröffentlichte Version des Diagramms. Falls das Diagramm noch nicht veröffentlicht wurde, ist der entsprechende Eintrag ausgegraut. Im folgenden Beispiel wurde für das betreffende Diagramm noch keine Freigabe gestartet, was daran zu erkennen ist, dass die Vorschau ebenfalls nicht vorhanden (ausgegraut) ist:

Bemerkung

Im Kapitel „Versionen und Historie“ finden Sie weitere Informationen zu den Versionen eines Diagramms.

Wie kann ich ein Diagramm aus der Veröffentlichung entfernen?

Möchten Sie bereits veröffentlichte Diagramme aus der Veröffentlichung entfernen, steht Ihnen dafür die Funktion „Depublizierung“ zur Verfügung. Die integrierte Workflow-Engine stellt dabei eine mehrstufige Prüfung sicher. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Autor, Editor oder Administrator starten. Außerdem müssen Sie sich im Bereich Veröffentlichung befinden.

Initiierung

Um den Depublizierungs-Workflow zu starten, öffnen Sie in der Diagrammliste das Kontextmenu am gewünschten Diagramm und selektieren die Option Depublizieren.

Alternativ finden Sie für ein geöffnetes Diagramm auch den gleichnamigen Eintrag in den Optionen.

Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie aufgefordert werden, eine Begründung für die Depublizierung anzugeben. Tippen Sie eine Begründung ein und bestätigen Sie mit Depublizieren. Aus verschiedenen Gründen ist es jedoch möglich, dass der Freigabe-Workflow nicht gestartet werden kann. Falls dies der Fall ist, erhalten Sie bei der Initiierung eine Fehlermeldung.

Freigabeschritt

Der als „Verantwortlicher“ gepflegte Benutzer oder die Benutzergruppe erhält eine Aufgabe oder Gruppenaufgabe und wird per E-Mail informiert. Der Verantwortliche kann die finale Depublizierung veranlassen.

Wenn Sie als Verantwortlicher über eine Depublizierung entscheiden, navigieren Sie in Ihre Aufgaben und selektieren am entsprechenden Eintrag den Button Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Im erscheinenden Dialogfenster können Sie Ihre Entscheidung treffen.

• Lehnt ein Verantwortlicher die Depublizierung ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

• Nimmt ein Verantwortlicher die Depublizierung an, wird unter anderem der Initiator per E-Mail darüber informiert, das Diagramm wird aus der Veröffentlichung entfernt und der Workflow ist damit beendet.

Bei der Depublizierung des Diagramms werden auch Katalogeinträge, die ausschließlich in diesem Diagramm verwendet werden und keinen eigenen Verantwortlichen haben, aus dem Katalog entfernt. Katalogeinträge mit einem eigenen Lebenszyklus können mithilfe des gesonderten Workflows depubliziert werden.

Wie kann ich ein Diagramm ohne Überprüfung depublizieren?

Bei dieser redaktionellen Änderung wird ein bereits veröffentlichtes Diagramm ohne die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen direkt aus der Veröffentlichung entfernt. Der Workflow kann von Benutzern der Rolle Editor oder Administrator gestartet werden.

Befolgen Sie die Schritte der Initiierung aus dem vorherigen Kapitel. Geben Sie einen Grund für die Depublizierung an und aktivieren Sie im Dialogfenster nun die Checkbox der redaktionellen Änderung mit einem Mausklick.

Einige Beteiligte werden optional über diese Depublizierung per E-Mail benachrichtigt.

Wie kann ich die Besuchszahlen von Prozessen analysieren?

Im Bereich Diagramme können Sie die Klickraten Ihrer veröffentlichten Prozesse überprüfen. Als Benutzer mit mindestens Reviewer-Rechten steht Ihnen dort die Filter Facette Diagrammansichten zur Verfügung.

Öffnen Sie die Facette mit einem Klick. Dann können Sie ein Minimum und/oder Maximum für die Klickrate festlegen. Sobald Sie mindestens einen Wert eingegeben haben, können Sie den Anwenden Button selektieren und damit das Filtern starten. Die Liste (oder das Dashboard) zeigt anschließend nur noch die Diagramme, die mit der festgelegten Häufigkeit von den Benutzern eingesehen wurden.

Sobald ein Wert als Minimum oder Maximum eingegeben wurde, erscheint ein Zurücksetzen Button, mit dem Sie die Eingabe und den Filter wieder entfernen können.

Wenn Sie ein Diagramm in der Veröffentlichung öffnen, finden Sie die Anzahl der Besuche für dieses Diagramm in den Systemattributen. Diese können Sie in den Details in der rechten Seitenleiste einsehen. Beachten Sie, dass diese Information für Benutzer der Rolle Reader nicht verfügbar ist.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Aufrufe eines Diagramms zwar durchgehend registriert werden, aber das Attribut Diagrammansichten nur einmal täglich (um Mitternacht Ihrer Server Zeitzone) aktualisiert wird. Mit dem Filter finden Sie daher die Klickraten der letzten Aktualisierung, die maximal 24 Stunden her ist.

Katalogeinträge

Unter welchen Voraussetzungen kann ich einen Katalogeintrag veröffentlichen?

Administratoren, Editoren und Autoren haben die Möglichkeit einen Katalogeintrag unabhängig von einem Diagramm zu veröffentlichen. Dies ist bei im Öffentlichen Arbeitsbereich geänderten Einträgen sinnvoll, damit einzelne Änderungen auch in der Veröffentlichung verfügbar sind. Einige Punkte sind dabei zu beachten.

Sie können nur angenommene Katalogeinträge des Öffentlichen Arbeitsbereichs publizieren. Des Weiteren müssen die Katalogeinträge Governance-Attribute besitzen, welche einem oder mehreren Verantwortlichen und optional einem oder mehreren Prüfern zugewiesen sind.

Nur wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann im Katalog des Öffentlichen Arbeitsbereichs über Veröffentlichen schlussendlich ein Katalogeintrag publiziert werden.

Beachten Sie außerdem allgemeine Gründe für fehlgeschlagene Veröffentlichungs-Workflows .

Wie kann ich einen Katalogeintrag veröffentlichen?

Wird ein Objekt über den mehrstufigen Freigabe-Workflow veröffentlicht, ist mindestens eine Überprüfung notwendig. Diese erfolgt stets durch einen Verantwortlichen, zusätzlich kann optional die Überprüfung von einem oder mehreren Prüfern verlangt werden. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird das veränderte Objekt in dem Bereich „Veröffentlichung“ sichtbar. Die Voraussetzungen für die Veröffentlichung eines Katalogeintrags werden in diesem Abschnitt näher erläutert.

Initiierung

Navigieren Sie im Katalog zu dem Eintrag, welchen Sie veröffentlichen möchten. Selektieren Sie diesen in der Liste und öffnen Sie die Registerkarte Optionen in der rechten Seitenleiste. Aktivieren Sie hier die Funktion Veröffentlichen des Katalogeintrags, um den Veröffentlichungsprozess zu starten.

Alternativ können Sie über das Kontextmenü des Katalogeintrages die Veröffentlichung starten, indem Sie auf die Option Veröffentlichen klicken. Beachten Sie, dass das Attribut Verantwortlicher ausgefüllt sein muss, um eine Veröffentlichung zu starten.

Geben Sie anschließend einen Grund für die Veröffentlichung ein und klicken Sie auf Veröffentlichen.

Die eingetragenen Prüfer und Verantwortliche werden dann über die Initiierung informiert, sodass diese ihre Prüf- und Freigabeschritte durchführen können. Der Zeitpunkt des Workflowstarts bestimmt die zu veröffentlichende Version des Katalogeintrags. Nach der Initiierung erfolgte Veränderungen am Objekt werden nicht berücksichtigt. Dadurch kann sich der Katalogeintrag im Öffentlichen Arbeitsbereich von seiner Version in der Vorschau unterscheiden.

Falls Sie an dieser Stelle eine Fehlermeldung für die Initiierung des Workflows erhalten, finden Sie hier die möglichen Gründe dafür.

Hinweis

Wenn der Katalogeintrag keinem Entitätstyp zugeordnet ist und somit kein Attribut Verantwortlicher enthält, ist die Option Veröffentlichen nicht sichtbar.

Prüf- und Freigabeschritt

Der optionale Prüfschritt wird erreicht, wenn mindestens ein Prüfer gesetzt wurde. Nach der Auslösung des Freigabe-Workflows erhalten die zuständigen Prüfer eine Benachrichtigung per E-Mail und in der Anwendung über die ausstehende Prüfaufgabe.

Verantwortliche Personen oder Organisationseinheiten werden nach der Workflow-Initiierung, bzw. nach dem angenommenem Prüfschritt ebenso per E-Mail über den anstehenden Freigabeschritt benachrichtigt.

Mit einem Klick auf die Benachrichtigung können die Benutzer zu ihren Aufgaben navigieren und diese dort oder in ihren Gruppenaufgaben sehen. Dort wird die neue Aufgabe angezeigt und kann bearbeitet werden.

• Bei Ablehnung der Veröffentlichung muss die jeweilige Person einen entsprechenden Kommentar setzen und der Katalogeintrag wird nicht publiziert. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

• Nach einer Genehmigung im Prüfschritt werden Verantwortliche per E-Mail und Aufgabe zur Freigabeprüfung aufgefordert. Alle als Prüfer eingetragene Personen müssen dazu die Veröffentlichung genehmigen. Weiterhin ist jeweils nur die Freigabe eines Mitglieds einer eingetragenen Organisationseinheit, bzw. Benutzergruppe, nötig.

• Genehmigt die verantwortliche Person oder ein Mitglied der verantwortlichen Organisationseinheit die Veröffentlichung, werden unter anderem der Initiator und Autor per E-Mail darüber informiert, der Katalogeintrag wird veröffentlicht (Veröffentlichung) und der Freigabe-Workflow ist damit beendet.

Bemerkung

Nur nach der Veröffentlichung des Katalogeintrags werden die Änderungen für alle Diagramme in der Vorschau und Veröffentlichung übernommen, in denen dieses Objekt modelliert ist. Über die Diagrammpublizierung werden Katalogeinträge mit eigenen Verantwortlichen nicht aktualisiert.

Tipp

Wenn Sie eine Vielzahl an Katalogeinträgen veröffentlichen möchten, nutzen Sie die Massenveröffentlichung.

Bemerkung

Bitte beachten Sie die Hinweise beim Veröffentlichen von Katalogeinträgen mit Word-Datei Anlagen.

Wie kann ich einen Katalogeintrag ohne Überprüfung veröffentlichen?

Bei der redaktionellen Freigabe wird ein Katalogeintrag direkt veröffentlicht, ohne, dass die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen oder Prüfer benötigt wird. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten. Einige Voraussetzungen für die Veröffentlichung eines Katalogeintrags werden in diesem Abschnitt näher erläutert.

Navigieren Sie im Katalog zu dem Eintrag, welchen Sie veröffentlichen möchten. Selektieren Sie diesen in der Liste und öffnen Sie die Registerkarte Optionen in der rechten Seitenleiste. Aktivieren Sie hier die Funktion Veröffentlichen des Katalogeintrags, um den Veröffentlichungsprozess zu starten.

Geben Sie anschließend im dafür vorgesehenen Textfeld einen Grund für die Publizierung ein und aktivieren Sie die Checkbox „Dies ist eine redaktionelle Freigabe. Es wird keine weitere Zustimmung eingeholt.“ unterhalb des Eingabefeldes. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Veröffentlichen.

Anschließend erhalten Sie über den Workflow-Start eine Benachrichtigung in der Anwendung. Der Katalogeintrag ist nun in der Vorschau und in der Veröffentlichung, ohne die Bestätigung von Prüfern oder Verantwortlichen, verfügbar. Der Initiator und weitere Workflow-Beteiligte erhalten per E-Mail die Information, dass der Katalogeintrag veröffentlicht wurde.

Falls Sie stattdessen eine Fehlermeldung für die Initiierung des Workflows erhalten, finden Sie hier die möglichen Gründe dafür.

Bemerkung

Die redaktionelle Freigabe kann deaktiviert werden, sodass jede Veröffentlichung die definierten Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Veröffentlichung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Veröffentlichung nicht möglich ist. Zur Sicherstellung der Governance kann die redaktionelle Freigabe nicht durch Administratoren deaktiviert werden. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen an unseren Customer Support.

Bemerkung

Bitte beachten Sie die Hinweise beim Veröffentlichen von Katalogeinträgen mit Word-Datei Anlagen.

Wie kann ich die Veröffentlichung für mehrere Katalogeinträge gleichzeitig starten?

Falls Sie mehrere Katalogeinträge veröffentlichen möchten, können Sie die Massenveröffentlichung nutzen. Damit starten Sie für die ausgewählten Katalogeinträge jeweils einen Freigabe-Workflow und müssen diesen nicht einzeln an jedem Eintrag initiieren.

Navigieren Sie dazu in den Katalog und öffnen die Optionen in der rechten Seitenleiste. Wählen Sie nun die Option Massenveröffentlichung. Beachten Sie, dass die Massenveröffentlichung in der Katalogliste ausgeführt wird. Falls Sie die Option im Dashboard wählen, wechselt die Ansicht automatisch.

Dadurch wird die Katalogliste automatisch nach den Einträgen gefiltert, die angenommen sind und einen Verantwortlichen besitzen. Diese Voraussetzungen müssen für die Veröffentlichung eines Katalogeintrags zwingend erfüllt sein, was in diesem Abschnitt näher erläutert ist. Außerdem wird in der gefilterten Liste an jedem Eintrag eine Checkbox angezeigt. Sie können damit alle Katalogeinträge markieren, die Sie veröffentlichen möchten. In der Kopfleiste wird Ihnen die Anzahl der markierten Einträge angezeigt.

Sobald Sie mindestens einen Katalogeintrag selektiert haben, können Sie den Pfeil-Button oben rechts in der Liste auswählen, um die mehrstufige (oder redaktionelle) Freigabe für Ihre selektierten Einträge zu starten.

Sie werden in einem Dialogfenster noch einmal nach einer Bestätigung für den Vorgang gefragt. In dem Kommentarfeld können Sie außerdem einen Kommentar zur Initiierung abgeben. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle markierten Katalogeinträge veröffentlichen möchten, geben Sie „Ja“ in das untere Feld ein und klicken anschließend auf Auswahl veröffentlichen.

Falls Sie eine redaktionelle Freigabe mit allen ausgewählten Katalogeinträgen durchführen möchten, selektieren Sie die Checkbox Dies ist eine redaktionelle Änderung. In dem Fall wird keine weitere Prüfung der Einträge durch Verantwortliche oder Prüfer eingefordert und die Einträge werden direkt im Bereich Veröffentlichung für alle Benutzer sichtbar (sofern keine Zugriffsbeschränkung für das jeweilige Katalogobjekt vorliegt).

Nachdem Sie die Veröffentlichung im Dialogfenster bestätigt haben, schließt sich dieses automatisch. Falls Sie die mehrstufige Freigabe veranlasst haben, wird für jeden Katalogeintrag Ihrer Auswahl ein Freigabe-Workflow gestartet, in dem die jeweils zugeordneten Prüfer und Verantwortliche über die Veröffentlichung entscheiden.

Über die Option Massenveröffentlichung können Sie wieder in die ursprüngliche Katalogliste wechseln. Um den Massenveröffentlichung nicht ungewünscht abzubrechen, werden Sie hier in einem Dialogfenster einmal nach Ihrer Bestätigung gefragt. Klicken Sie dort auf Verlassen.

Bemerkung

Beachten Sie, dass die Massenveröffentlichung nur in der Desktop Version zur Verfügung steht.

Bemerkung

Die redaktionelle Freigabe kann deaktiviert werden, sodass jede Veröffentlichung die definierten Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Veröffentlichung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Veröffentlichung nicht möglich ist. Zur Sicherstellung der Governance kann die redaktionelle Freigabe nicht durch Administratoren deaktiviert werden. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen an unseren Customer Support.

Bemerkung

Bitte beachten Sie die Hinweise beim Veröffentlichen von Katalogeinträgen mit Word-Datei Anlagen.

Wie kann ich einen Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernen?

Möchten Sie einen bereits veröffentlichten Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernen, steht Ihnen dafür die Funktion „Depublizierung“ zur Verfügung. Die integrierte Workflow-Engine stellt dabei eine Freigabeprüfung sicher. Diesen Workflow können Benutzer der Rolle Editor oder Administrator starten.

Initiierung

Navigieren Sie im Katalog im Bereich „Veröffentlichung“ zu dem Eintrag, welchen Sie depublizieren möchten. Öffnen Sie das Kontextmenü des Eintrags und wählen Sie dort Depublizieren aus.

Alternativ finden Sie für einen geöffneten Katalogeintrag auch den gleichnamigen Eintrag in den Optionen.

Es öffnet sich ein Dialogfenster. Geben Sie dort einen Grund für die Depublizierung ein und klicken Sie auf Depublizieren.

Hinweis

Wenn einem Katalogobjekt kein Verantwortlicher zugeordnet ist, kann keine Depublizierung stattfinden.

Freigabeschritt

Der als „Verantwortlicher“ gepflegte Benutzer erhält eine Benachrichtigung im System sowie per E-Mail. Mit einem Klick auf die Benachrichtigung gelangt der Benutzer zu seinen Aufgaben und kann dort die finale Depublizierung veranlassen.

• Lehnt der Verantwortliche die Depublizierung ab, muss er einen entsprechenden Kommentar setzen. Der Initiator wird per E-Mail darüber informiert und der Workflow ist damit beendet.

• Nimmt der Verantwortliche die Depublizierung an, wird unter anderem der Initiator per E-Mail darüber informiert, der Katalogeintrag wird aus der Veröffentlichung entfernt und der Workflow ist damit beendet.

Bemerkung

Wird der veröffentlichte Katalogeintrag in einem publizierten Diagramm verwendet, ist die Depublizierung des Eintrags nicht möglich.

Wie kann ich einen Katalogeintrag ohne Überprüfung depublizieren?

Bei dieser redaktionellen Änderung wird ein bereits veröffentlichter Katalogeintrag ohne die explizite Freigabe durch einen Verantwortlichen direkt aus der Veröffentlichung entfernt. Der Workflow kann von Benutzern der Rolle Editor oder Administrator gestartet werden.

Navigieren Sie im Katalog im Bereich „Veröffentlichung“ zu dem Eintrag, welchen Sie depublizieren möchten. Öffnen Sie das Kontextmenü des Eintrags und wählen Sie dort Depublizieren aus.

Es öffnet sich ein Dialogfenster. Geben Sie dort einen Grund für die Depublizierung ein und aktivieren Sie die Checkbox „Dies ist eine redaktionelle Freigabe. Es wird keine weitere Zustimmung eingeholt.“ unterhalb des Eingabefeldes. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Depublizieren.

Anschließend wird der Katalogeintrag aus der Veröffentlichung entfernt.

Bemerkung

Wird der veröffentlichte Katalogeintrag in einem publizierten Diagramm verwendet, ist die Depublizierung des Eintrags nicht möglich und es folgt der Abbruch des Workflows.

Bemerkung

Die redaktionelle Änderung kann deaktiviert werden, sodass jede Depublizierung die definierten Freigabeschritte durchlaufen muss. Falls die Checkbox bei der Depublizierung angewählt ist, erhalten Sie in der Anwendung einen entsprechenden Hinweis, dass die redaktionelle Änderung nicht möglich ist. Zur Sicherstellung der Governance kann die redaktionelle Freigabe nicht durch Administratoren deaktiviert werden. Wenden Sie sich bitte für weitere Informationen an unseren Customer Support.

Was sollte ich bei der Veröffentlichung mit Word-Datei Anlagen beachten?

Bei der Veröffentlichung von Katalogeinträgen, die eine Word-Datei als Anlage halten, kann es zu ungewünschten Änderungen in der Datei kommen, wenn diese eine sprach- bzw. länderspezifische Konfiguration für das Inhaltsverzeichnis enthält. Wenn Sie in einer Word-Datei das Inhaltsverzeichnis mithilfe der TOC (Table of Contents) Feldfunktion erzeugen, sollte die Feldfunktion nicht mit dem Schalter \t formatiert werden. Die Konfiguration des Inhaltsverzeichnisses lässt sich wie folgt überprüfen/ändern.

Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis selektieren, können Sie mit der Tastenkombination Alt + F9 die Definition der TOC Feldfunktion anzeigen. Nutzen Sie hier die Schalter \o und \u. Weitere Informationen zu den Schaltern für die Syntax der TOC Feldfunktion finden Sie in diesem Abschnitt der Microsoft Dokumentation.

Falls Sie die Word-Datei während der Veröffentlichung in eine .pdf Datei umwandeln lassen, werden nur bestimmte Schriftarten unterstützt. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Eine genaue Auflistung der Schriftarten, welche von der Report Engine unterstützt werden, finden Sie hier. Beachten Sie außerdem die Möglichkeit verwendete Schriftarten in Ihre Dokumente einzubetten.

Wie stelle ich sicher, dass Anlagen in der Veröffentlichung als pdf-Datei bereitgestellt werden?

Für Katalogeinträge mit einem eigenen Verantwortlichen können Sie festlegen, dass im Attribut „Anlage (URL)“ angehängte Dateien in der Veröffentlichung ausschließlich im pdf-Format verfügbar sind, obwohl diese im öffentlichen Arbeitsbereich in einem anderen Format hinzugefügt wurden.

Bearbeiten Sie dazu den Katalogeintrag und aktivieren Sie in dessen Governance-Attributen die Checkbox des Attributs Freigeben als PDF.

Für alle Datei-Anlagen im öffentlichen Arbeitsbereich, die nicht bereits im .pdf Format sind, werden schließlich im Zuge der nächsten Objektpublizierung dieses Katalogeintrags pdf-Dateien generiert. Diese ersetzen unter gleichem Namen in der Vorschau und Veröffentlichung das Original-Dateiformat. Im öffentlichen Arbeitsbereich bleibt weiterhin jeweils das Original bestehen. Somit sehen Sie beispielsweise in den Attributen eines Katalogeintrags im öffentlichen Arbeitsbereich diese docx-Anlage,

während die entsprechende pdf-Datei in der Vorschau und Veröffentlichung zu finden ist:

Im Abschnitt über das Attribut „Anlage (URL)“ finden Sie eine Liste über alle Dateiformate, die beim Upload und der pdf-Generierung unterstützt werden. Sollten Fehler bei der Generierung der pdf-Datei, entstehen, schlägt der Veröffentlichungs-Workflow fehl. Dies kann durch defekte Dokumente oder geschützte Dokumente hervorgerufen werden.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass im Umwandlungsprozess Ihrer Datei in eine .pdf Datei nur bestimmte Schriftarten unterstützt werden. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Beachten Sie daher die Möglichkeit verwendete Schriftarten in Ihre Dokumente einzubetten.

Hinweis

Falls an Ihrem Dokument erweiterte Rechte eingestellt sind, wird es bei der Veröffentlichung nicht gestempelt. Das bedeutet, dass die konvertierte pdf Datei in der Vorschau und Veröffentlichung die Governance-Attribute nicht als Detail enthält.

Bemerkung

Bei der Konvertierung einer Exceldatei werden alle Arbeitsblätter von links nach rechts ausgegeben. Jedes Arbeitsblatt selbst wird von oben nach unten und schließlich von links nach rechts ausgegeben. Die generierte Pdf entspricht dabei in etwa dem definiertem Druckbereich der Exceldatei, wobei Seitenumbrüche leicht versetzt zur Druckvorschau sein können. Grundsätzlich werden aber Papierformat, Seitenränder und Ausrichtung bei der Pdf Generierung berücksichtigt. Bitte beachten Sie jedoch, dass es bei größeren Dokumenten zu einem zunehmenden Versatz kommt und die Vorschau nicht der fertigen Pdf entspricht.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass, obwohl es in Excel möglich ist, einen Text entlang der x- oder y-Achse zu spiegeln, das Aspose-Framework das Beibehalten des gespiegelten Texts bei der Konvertierung in das PDF-Format nicht unterstützt.

Wie stelle ich sicher, dass alle Schriftzeichen bei der pdf-Konvertierung erhalten bleiben?

Im Umwandlungsprozess Ihrer .docx Datei in eine .pdf Datei können nur bestimmte Schriftarten unterstützt werden. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Eine genaue Auflistung der Schriftarten, welche von der Report Engine unterstützt werden, finden Sie in der Dokumentation zur alten Benutzeroberfläche von BIC Process Design. Beachten Sie jedoch, dass bei Aufzählungen in der Regel automatisch Symbole von nicht unterstützten Schriftarten verwendet werden. Wir empfehlen daher allgemein die folgende Einstellung in Microsoft Word vorzunehmen, um Fehler in der Formatierung zu vermeiden.

Es ist möglich die verwendeten Microsoft-Schriftarten in Ihrer Word-Datei einzubetten. Dadurch können die entsprechenden Schriftzeichen und Symbole in der pdf Datei, die in BIC Process Design bei der Veröffentlichung generiert wird, korrekt dargestellt werden.

Die Einbettung der Schriftarten können Sie in den Word-Optionen unter dem Menüpunkt Speichern einstellen. Selektieren Sie dazu im Abschnitt „Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten“ die Checkbox „Schriftarten in der Datei einbetten“ und wählen Sie im Drop-down-Menü die Option „Alle neuen Dokumente“. Die unteren beiden Checkboxen sollten nicht markiert sein.

„Nutzung mit Genehmigung von Microsoft.“

Alle daraufhin neu gespeicherten Dokumente können bei der pdf Generierung in BIC Process Design mit den ursprünglichen Schriftzeichen umgewandelt werden.

Wie kann ich einer Datei bei der Veröffentlichung weitere Attribute mitgeben?

Wenn ein Katalogeintrag vom Objekttyp Dokument explizit publiziert wird und sich in der Anlage eine Datei befindet, können bestimmte Attribute des Katalogeintrages während der Freigabe automatisch in die Datei überführt bzw. gestempelt werden. Die Möglichkeit, Dokumente zu stempeln, ist standardmäßig aktiviert und kann auf Systemebene deaktiviert werden. Die angehängte Datei muss ein bestimmtes Format haben (.pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt oder .pptx) und gegebenenfalls für die Attributstempelung vorbereitet sein. Standardmäßig werden folgende Attribute bei der Publizierung gestempelt:

• Autor (AT_AUTHOR)

• Prüfer (ersten drei) (AT_EXAMINER, AT_EXAMINER_2, AT_EXAMINER_3)

• Verantwortlicher (AT_RESPONSIBLE)

• Verantwortlicher (Wiedervorlage) (AT_RESUBMISSION_RESPONSIBLE)

• Gültig ab (AT_VALID_FROM)

• Gültig bis (AT_VALID_TO)

• Version (AT_RELEASE)

• Geltungsbereich (AT_SCOPE)

• Zugriffsbeschränkung (AT_ACCESS_RESTRICTION)

• Identifizierer (AT_IDENTIFIER)

• Status (AT_STATE)

• Freigeben als PDF (AT_PUBLISH_AS_PDF)

Andere Attribute des Katalogeintrags können gestempelt werden, wenn die Datei dazu konfiguriert wurde. Dazu müssen die gewünschten Attributtypen (falls dies nicht bereits durch eine vorherige Veröffentlichung geschehen ist) manuell den Details der Datei hinzugefügt werden. Für nähere Informationen zum Anzeigen und Ändern von Datei-Details verweisen wir auf die zugehörigen Anwendungen, in welcher Sie Ihr Dokument öffnen. (Für Microsoft Office Produkte finden Sie hier eine Anleitung zum Anzeigen und Ändern von benutzerdefinierten Details.) Der vergebene Name der Eigenschaft muss dabei genau der Attributtyp ID entsprechen (bspw. „AT_RESPONSIBLE“ für den Verantwortlichen) und der Wert kann ein beliebiger Standardwert sein.

Für mehrsprachige Attribute (d. h. Attribute, die je nach Inhaltssprache einen unterschiedlichen Wert aufweisen), müssen Sie mit einem Suffix für die gewünschte Sprache an der Attriubuttyp ID angeben, welcher Wert des Attributs ausgegeben werden soll. Das bedeutet, um den deutschen Namen des entsprechenden Katalogeintrags auszugeben, müssen Sie AT_NAME_DE verwenden. Falls Sie ein Attribut ohne sprachabhängiges Suffix einbinden, welches aber einen Suffix benötigt, wird für diese Eigenschaft eine Fehlermeldung als Wert hinterlegt, die Sie darauf hinweist.

Während der Veröffentlichung des Katalogeintrages werden die konfigurierten Attribute in die Details der Datei als Werte übergeben, sofern die Attribute im Katalogeintrag vorhanden sind. Die in der Datei vorhandenen Standardwerte (bzw. die Werte, die durch eine vorangehende Veröffentlichung gesetzt wurden) der Details werden durch die Attributwerte aus BIC Process Design ersetzt. Die Datei in der Vorschau und Veröffentlichung trägt dann diese Attribute in den Dateidetails. Wenn ein Hinterlegungsattribut mehrere Werte hat, werden die Werte kommasepariert aufgeführt. Attribute vom Datentyp enumeration werden mit ihrem numerischen Wert aufgeführt. Falls ein Attribut dieses Datentyps jedoch sprachabhängig ist, muss gemäß der oben erläuterten Vorgehensweise ein Suffix in den Details angegeben werden.

Ist das Attribut Status („AT_STATE“) gepflegt, wird dem entsprechenden Detail ein numerischer Wert zugeordnet. Sie können auch ein Suffix für eine Sprache angeben (bspw. „AT_STATE_DE“), um stattdessen die zugehörige Zeichenkette als Wert in dieser Sprache (bspw. „Wartet“ statt „1“) in das Detail zu übernehmen. Der Status kann mit den folgenden Werten gepflegt werden:

• 0 - Kein Status

• 1 - Wartet

• 2 - In Bearbeitung

• 3 - Überprüfung notwendig

• 4 - Genehmigt

Die obigen Governance-Attribute werden beispielsweise wie folgt in eine docx-Datei in Microsoft Word übernommen.

„Nutzung mit Genehmigung von Microsoft.“

Es besteht die Möglichkeit beispielsweise in der Kopf- oder Fußzeile eines Microsoft Word Dokuments die Feldfunktion zu nutzen, um dynamisch auf die Werte in den Details zuzugreifen. Im Feld „DocProperty“ können Sie den entsprechenden Namen einer Eigenschaft als Platzhalter auswählen. Dazu sei an dieser Stelle auch der entsprechende Verweis auf den Support von Microsoft Word gegeben. Um die Attribute des Katalogeintrages in der Feldfunktion nutzen zu können, müssen Sie in den Dateidetails definiert sein. Mit der nächsten Veröffentlichung werden schließlich alle gepflegten Attributwerte in die Details der angehängten Datei übertragen. Damit ändern sich auch die Werte der verwendeten Platzhalter.

Hinweis

Möchten Sie die Werte der Dokumentdetails in Ihrem Dokument verwenden, können Sie in Word den Pfad Einfügen → Schnellbausteine → Feld → DocProperty nutzen, um auf die Werte zuzugreifen. In Excel und PowerPoint wird diese Funktion von Microsoft Office nicht unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, dies über den Visual Basic-Editor auszuführen. Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte die offizielle Microsoft Support Homepage.

Sollten Fehler beim Hinzufügen der Details entstehen, schlägt der Veröffentlichungs-Workflow fehl. Dies kann durch defekte Dokumente oder geschützte Dokumente hervorgerufen werden.

Hinweis

Falls an Ihrem Dokument erweiterte Rechte eingestellt sind, wird es bei der Veröffentlichung nicht gestempelt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Anwendung eines Stempels auf ein PDF/A-Dokument dazu führt, dass die Möglichkeit zur Langzeitarchivierung verloren geht.

Bemerkung

Die Stemplung von formatiertem Text wird nicht unterstützt. Wenn Sie Attribute stempeln, die formatierten Text als Wert enthalten, wird der Text in die Dokumentdetails übernommen, die Formateinstellungen gehen dabei allerdings verloren.

Tipp

Bei der Ausgabe eines gestempelten Datums im Word-Dokument (z. B. des Attributs „Gültig bis“, AT_VALID_TO) mithilfe der Feldfunktion kann das Format vom Autor festgelegt werden. Ohne Angabe wird das das Datumsformat anhand der Sprache/Locale des Servers erstellt. In der Regel ist dies Englisch, so dass das Datum mit dem Trennzeichen Slash als MM/dd/yyyy ausgegeben wird. Um das Format zu setzen, navigieren Sie in Ihrem Word-Dokument zur Definition der Feldfunktion (beispielsweise im Reiter „Einfügen“ mit dem Schnellbaustein Feld). Markieren Sie nun das gewünschte Attribut, welches Sie unter dem Feldnamen DocProperty finden und selektieren dann den Button Feldfunktion. Nun können Sie in der Eingabezeile direkt hinter dem jeweiligen Attributnamen mit einem Leerzeichen und den Zeichen \@ "<IHR-FORMAT>" das gewünschte Format notieren. Dazu können Sie die Platzhalter d (für Tag), M (für Monat) und y (für Jahr) nutzen. Die vollständigen Möglichkeiten zum Bearbeiten des Datumformats finden Sie hier im Microsoft Support. Beispielsweise können Sie das „Gültig bis“ Datum mit ausgeschriebenem Monat (etwa „30. September 22“) durch die Definition AT_VALID_TO \@ "dd. MMMM yy" ausgeben.

Wie sehe ich, wie oft Benutzer auf ein Element geklickt oder einen Anhang heruntergeladen haben?

Als Administrator, Editor, Author und Reviewer haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Objektansichten und bei Anhängen die Anzahl der Downloads einzusehen. Navigieren Sie dazu in den Katalog für den Bereich Veröffentlichung und klicken Sie auf ein Katalogobjekt.

Um die Anzahl der Downloads eines Anhangs einzusehen, öffnen Sie zunächst einen veröffentlichten Katalogeintrag mit mindestens einem Anhang. Dort finden Sie dann die Attributgruppe Anhang (URL) Downloads, die Sie durch Anklicken erweitern können. Daraufhin erhalten Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Anhänge in alphabetischer Reihenfolge sowie die Anzahl der Downloads des jeweiligen Anhangs.

Um die Anzahl der Objektansichten einzusehen, müssen Sie die Attributgruppe Systemattribute erweitern. Im Abschnitt Objektansichten können Sie nun die Klickraten des veröffentlichten Katalogeintrages überprüfen.

Benachrichtigungen

In BIC Process Design existiert ein Benachrichtigungssystem, mit dessen Hilfe Benutzer über Änderungen im Rahmen vom Governance Prozessen informiert werden können. Dabei werden verschiedene Fälle unterschieden, in Abhängigkeit dessen welcher Schritt des Governance Prozesses gerade durchgeführt wurde, ob dieser erfolgreich war und welche Rolle die jeweiligen Benutzer in diesem Prozess einnehmen. Im Folgenden sind Fragestellungen aufgelistet mit dessen Hilfe die verschiedenen Szenarien beleuchtet werden.

Bemerkung

Generell gilt, dass sobald der Versand von E-Mails ausgelöst wird, diese immer mehrere Benutzer (bis zu 150 Empfänger per E-Mail) adressieren. Dabei erhalten alle Benutzer, welche dieselbe Sprache in Ihren Benutzereinstellungen hinterlegt haben, dieselbe E-Mail. Die Benachrichtigungen werden dabei als Bcc E-Mails versendet.

Warum schlägt die Veröffentlichung oder Depublizierung fehl?

Sie als Initiator sollten mindestens die Rechte der Benutzerrolle Author haben. Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Workflows finden Sie in den vorhergehenden Kapiteln.

Neben der Ablehnung oder der Beendigung des Workflows durch Prüfer oder Verantwortliche können auch folgende Situationen eine Veröffentlichung oder Depublizierung verhindern. Je nach Ursache werden Sie darüber auch in der Anwendung oder per E-Mail informiert.

Allgemeine Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung oder Depublizierung

• kein Verantwortlicher in den Attributen des Diagramms oder Objekts eingetragen

• die E-Mail Adresse der verantwortlichen Person fehlt oder deckt sich nicht mit der Adresse des betreffenden Benutzers in BIC Process Design

• ein Publizierungs- bzw. Depublizierungs-Workflow steht bereits für das betroffene Diagramm oder Objekt aus

• vordatierte Publizierung, bei welcher das „Gültig ab“ Datum noch nicht erreicht ist

• die Pflichtattribute des Diagramms oder Objekts sind nicht gepflegt

• Ein sprachabhängiges Pflichtattribut ist in der Standardsprache des Mandanten nicht gepflegt. Sie erhalten eine Benachrichtigung für welches Attribut die Übersetzung fehlt.

Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung oder Depublizierung eines Diagramms

• das betroffene Diagramm ist ausgecheckt

• Validierungsfehler im Diagramm, wie noch nicht akzeptierte Katalogeinträge oder fehlende Pflichtattribute

• Diagramm enthält einen noch nicht publizierten Katalogeintrag mit eigenem Lebenszyklus (d. h. mit einem eigenen Verantwortlichen). Eine Ausnahme bilden Katalogeinträge mit eigenem Lebenszyklus, die sich zwar in der Vorschau befinden, aber noch nicht freigegeben wurden. Hier ist die Publizierung des Diagramms möglich, es wird jedoch bis zur Freigabe nur eine vorläufige Version des Katalogeintrags eingefügt. Danach wird sie automatisch durch die finale Version ersetzt.

Ursachen für nicht erfolgte Veröffentlichung eines Katalogeintrags

• die pdf-Generierung des Anhangs des Katalogeintrags schlägt fehl

• das Hinzufügen der Metadaten-Details für Anhänge eines Katalogeintrags schlägt fehl

Wann werde ich über eine (De-) Publizierung benachrichtigt?

Benutzer, die ein Diagramm oder Katalogeintrag in ihrem Geltungsbereich haben, werden per E-Mail vom System darüber informiert, wenn eine direkte oder indirekte Publizierung oder Depublizierung des jeweiligen Diagramms oder Katalogeintrag stattgefunden hat. Zudem werden Benutzer über die betreffenden Veränderungen informiert, welche Diagramme als Favorit in der Veröffentlichung gespeichert haben.

Des Weiteren werden Workflow-beteiligte Benutzer per E-Mail und je nach Freigabe-Workflow über eine Aufgabe benachrichtigt. Über Workflow-Änderungen eines Diagramms in der Vorschau werden Benutzer benachrichtigt, welche dieses dort als Favorit eingespeichert haben.

Wer wird bei einer Veröffentlichung und Depublizierung benachrichtigt?

Nachfolgend wird aufgezeigt, wer bei welchem Workflow-Schritt über eine E-Mail vom System benachrichtigt wird.

Veröffentlichung

Benachrichtigung	Initiator	Prüfer	Verantwortlicher	Autor	Geltungsbereich*
Prüfaufgabe	keine E-Mail	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Freigabeaufgabe	keine E-Mail	keine E-Mail	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Ablehnung der Prüfaufgabe	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Ablehnung der Freigabeaufgabe	E-Mail	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Veröffentlichung	E-Mail	E-Mail	E-Mail	E-Mail	E-Mail
Fehler im Workflow	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Workflow beenden	E-Mail	E-Mail***	E-Mail***	keine E-Mail	keine E-Mail

Depublizierung

Benachrichtigung	Initiator	Prüfer	Verantwortlicher	Autor	Geltungsbereich*
Depublizierungsaufgabe****	keine E-Mail	keine E-Mail	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Ablehnung der Depublizierungsaufgabe	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Depublizierung**	E-Mail	E-Mail	E-Mail	E-Mail	E-Mail
Fehler im Workflow	E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail	keine E-Mail
Workflow beenden	E-Mail	keine E-Mail	E-Mail***	keine E-Mail	keine E-Mail

E-Mails, die über eine erfolgreiche (De-)Publizierung oder einen Fehler im Workflow informieren, werden versendet, sobald das System den letzten Workflow-Schritt durch eine Benutzerinteraktion oder einen Systemfehler einleiten kann. E-Mails zu neuen Prüf- oder Freigabeaufgaben in einem Workflow werden nicht für jede Aufgabe einzeln verschickt, sondern gesammelt in einer täglichen E-Mail.

Benutzer können mithilfe von Links in der E-Mail zu BIC Process Design navigieren. War der Benutzer zuvor noch nicht angemeldet, so muss dies zunächst erfolgen. Anschließend führt der erneute Klick auf den Link zur gewünschten Adresse.

Bei einer redaktionellen Änderung werden die gleichen Empfänger benachrichtigt wie bei dem mehrstufigen Freigabe- oder Depublizierungsworkflow.

*) Alle Organisationseinheiten, die im Geltungsbereich eines Diagramms oder eines Katalogeintrags eingetragen sind, erhalten bei den entsprechenden Schritten eine Benachrichtigung. Dabei werden Organisationseinheiten zu Benutzergruppen von BIC Process Design zugeordnet.

**) Der E-Mail Versand erfolgt ebenfalls an Zweitprüfer, Drittprüfer und den Verantwortlichen für Wiedervorlage.

***) Der Benutzer wird informiert, falls er oder sie eine ausstehende oder bereits erledigte Workflow-Aufgabe hat.

****) Bei Depublizierungsaufgaben handelt es sich auch um Freigabeaufgaben, da Sie die Freigabe des Verantwortlichen für die Depublizierung einfordern.

Bemerkung

Benutzer, die das betreffende Diagramm als Favorit in der Veröffentlichung oder Vorschau gespeichert haben, werden über Änderungen am Diagramm in den Bereichen benachrichtigt. Dies schließt beispielsweise auch die Publizierung und Depublizierung mit ein.

Wie kann ich entscheiden, ob der Geltungsbereich über Änderungen per E-Mail benachrichtigt wird?

Wenn Sie sich als autorisierter Benutzer (Editor, Administrator) in der neuen Benutzeroberfläche angemeldet haben und den Startdialog für einen Workflow öffnen, um einen Katalogeintrag oder ein Diagramm zu depublizieren oder publizieren, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Ihnen Auswahlmöglichkeiten zur Versendung von Geltungsbereich-Benachrichtigungen angezeigt werden. Sie haben die Möglichkeit, festzulegen, ob es sich bei dieser Änderung um eine redaktionelle Änderung handelt, die keiner zusätzlichen Prüfung oder Genehmigung bedarf. Wenn Sie diese Option auswählen, steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, den betroffenen Geltungsbereich über diese Änderung per E-Mail zu informieren.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ohne die Auswahl der Option Das ist eine redaktionelle Änderung ohne zusätzliche Prüfung oder Genehmigung, die Auswahlmöglichkeit, den Geltungsbereich über die Änderung zu informieren, Ihnen nicht angezeigt wird.

Falls die Option Geltungsbereich per E-Mail über diese Änderung informieren bei einer Veröffentlichung oder Depublizierung nicht ausgewählt wurde, werden Sie per E-Mail darüber benachrichtigt, dass der Geltungsbereich über die Änderung nicht informiert wird.

Falls die Option Geltungsbereich per E-Mail über diese Änderung informieren bei einer Veröffentlichung oder Depublizierung ausgewählt wurde, wird der Geltungsbereich direkt zu Beginn über die Änderung informiert.

Wenn die redaktionelle Änderungsoption zurückgezogen wird, wird auch automatisch die Auswahl, die Benachrichtigung zu versenden, zurückgenommen. Dadurch entfällt die Möglichkeit, eine Benachrichtigung über die Änderung an den Geltungsbereich zu senden.

Bemerkung

Auch wenn für ein Diagramm oder einen Katalogeintrag kein Geltungsbereich angegeben wurde, erhalten Sie dennoch eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung. Diese E-Mail informiert Sie darüber, ob der Geltungsbereich über eine Änderung in Kenntnis gesetzt wird oder nicht.

Wer wird bei einer Wiedervorlage benachrichtigt?

Wenn für ein publiziertes Diagramm oder Katalogobjekt eine Wiedervorlage ansteht, erhalten der Verantwortliche oder, falls das entsprechende Attribut gepflegt ist, der Verantwortliche für die Wiedervorlage eine Wiedervorlage-Aufgabe und eine Benachrichtigung.

Zusätzlich wird eine E-Mail verschickt, um über die anstehende Wiedervorlage zu informieren. Diese geht an Autoren, den Prüfer (sowie Zweit- und Drittprüfer, falls diese in der Methode aktiviert und gepflegt sind) und den Verantwortlichen, sofern dieser nicht schon Besitzer der Wiedervorlageauflage ist. Das Versenden dieser Informationsbenachrichtigung kann mithilfe des Governance-Attributs „Keine Informationsmail senden (Wiedervorlage)“ für ein konkretes Diagramm oder Katalogobjekt unterbunden werden.

Bemerkung

Die E-Mail über eine anstehende Wiedervorlage wird unabhängig von der Benachrichtigung über alle gesammelten Aufgaben an den Verantwortlichen bzw. Verantwortlichen (Wiedervorlage) versendet.