Governance Cockpit

Über das Governance Cockpit haben Sie Zugriff auf Ihre Freigabe-Workflows. Diese werden Ihnen in einer Liste angezeigt, über welche Sie die Details der einzelnen Einträge einsehen oder auch das zugehörige Archiv herunterladen können.

Bemerkung

Beachten Sie, dass das Governance Cockpit nur Benutzern mit Benutzerrechten Reviewer oder höher zugänglich ist.

Welche Informationen werden mir in der Workflow Liste angezeigt?

Um zur Liste der Freigabe-Workflows zu gelangen, navigieren Sie über das Menü zum Governance Cockpit.

In diesem Screenshot ist das Menü mit dem Menüeintrag "Governance Cockpit" dargestellt.

Hier wird Ihnen eine Liste von Freigabe-Workflows angezeigt. Darunter zählen alle Publizierungs- und Depublizierungsworkflows, an denen Sie beteiligt sind oder waren. Ein Workflow wird außerdem angezeigt, falls Sie daran beteiligt waren und die entsprechende Aufgabe delegiert haben.

Für die Benutzerrollen Administrator und Editor zeigt das Governance Cockpit alle Workflows und umfasst dabei auch Wiedervorlageworkflows.

Unter jedem Eintrag finden Sie dabei den Namen des Workflows, den Workflow-Typ, sowie das Start- und Enddatum. Über das Kreissymbol („Chip“) auf der linken Seite des Eintrags können Sie außerdem sehen, ob es sich bei dem Workflow um einen Objekt- oder Diagramm-Workflow handelt. Diagramm-Workflows beinhalten dabei ein Diagramm Icon im Chip, während Objekt-Workflows durch ein Dokument Icon im Chip symbolisiert werden.

In diesem Screenshot sind zwei Einträge einer Workflow Liste dargestellt: Einen Diagramm- und ein Objekt Freigabe-Workflow.

Wählen Sie hier einen Eintrag aus, gelangen Sie automatisch zum Audit Trail des entsprechenden Freigabe-Workflow. In diesem erhalten Sie zusätzliche Informationen zum Verlauf des jeweiligen Workflows, sowie die Option das Archiv herunterzuladen.

Über die Funktion Filter können Sie die Workflow Liste gefiltert anzeigen, um einen spezifischen Workflow zu finden. Alternativ dazu können Sie auch direkt nach einem Workflow suchen.

Wie kann ich meine Workflow Liste filtern?

Im Governance Cockpit haben Sie die Möglichkeit die Workflow Liste zu filtern, um somit schneller den benötigten Workflow zu finden. Navigieren Sie dazu ins Governance Cockpit.

Hier finden Sie in der rechten Seitenleiste die Funktion Filter. Diese beinhaltet verschiedene Kriterien, nach denen Sie Ihre Workflow Liste filtern können.

In diesem Screenshot sind alle Filter aus der rechten Seitenleiste dargestellt.

Status: Sie können die Liste nach dem Status der Workflows filtern. Initial werden Ihnen sowohl offene als auch geschlossene Workflows angezeigt. Ein Workflow gilt als Offen, wenn dieser noch nicht abgeschlossen ist. Workflows, welche beendet oder abgebrochen wurden, zählen als Geschlossen. Durch Anwählen der jeweiligen Option in der Seitenleiste, wird die aktuelle Liste nach dem entsprechenden Kriterium gefiltert.

In diesem Screenshot wird der Filter "Status", in dem die Option "Geschlossen" ausgewählt wurde, verdeutlicht.

Zeitraum: In diesem Filter kann der Zeitraum mit der Auswahl eines Start- und Enddatums spezifiziert werden. Sie können dabei auswählen ob Sie das Start- bzw. Enddatum direkt in das Eingabefeld eintragen, oder ob Sie den entsprechenden Tag über die Kalenderübersicht auswählen. Um zur Kalenderübersicht zu gelangen, wählen Sie einfach das Kalender Icon auf der rechten Seite des entsprechenden Eingabefelds aus.

In diesem Screenshot ist das Kalender Icon des Filters "Startdatum" abgebildet.

Nun kann das gewünschte Datum über den Kalender ausgewählt werden. Mit einem Klick auf ein Datum wird dies im jeweiligen Eingabefeld angezeigt.

In diesem Screenshot ist die Kalenderfunktion des Filters "Startdatum" gezeigt.

Die Workflow Liste wird anschließend automatisch gefiltert. Das Datum wird Ihnen dabei im Format der ausgewählten Inhaltssprache angezeigt. Falls nur das Startdatum gesetzt ist, werden alle Workflows, welche nach diesem Datum gestartet wurden, angezeigt. Falls nur ein Enddatum ausgewählt wird, sehen Sie alle Workflows, die vor diesem Datum beendet wurden, oder doch nicht beendet wurden. Sind sowohl Start- und Enddatum gesetzt, werden alle Workflows, die in diesem Zeitraum gestartet und beendet wurden, aufgelistet.

Typ: Nach den Workflow-Typen Diagramm Veröffentlichung, Diagramm Depublizierung, Objekt Veröffentlichung und Objekt Depublizierung kann gefiltert werden. Sie können einen oder mehrere Typen selektieren. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, werden Ihnen nur die ausgewählten Workflow-Typen angezeigt.

In diesem Screenshot werden die Filter des Kriteriums "Typ" gezeigt. Dabei wurden die Filter "Diagramm Veröffentlichung", "Diagramm Depublizierung" und "Objekt Depublizierung" ausgewählt.

Sobald mindestens ein Filter für ein Kriterium gesetzt wurde, wird Ihnen die Anzahl neben dem Kriterium angezeigt. Somit sehen Sie immer auf einen Blick, ob und wie viele Filter Sie gesetzt haben, auch wenn das jeweilige Kriterium zugeklappt ist.

In diesem Screenshot sind alle Filter zugeklappt mit den jeweiligen Zählstand der einzelnen Kriterien gezeigt.

Alternativ zu der Filter Funktion können Sie auch direkt nach einzelnen Workflows suchen.

Wie kann ich einen Workflow suchen?

Sie haben die Möglichkeit Ihre Workflow Liste nach dem Namen von Objekten und Diagrammen zu durchsuchen. Zusätzlich können Sie nach Benutzernamen und E-Mail Adressen von Initiatoren oder Benutzern, die eine Workflowaufgabe hatten oder haben, suchen. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile auf Workflows durchsuchen. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein und starten Sie die Suche über die Enter-Taste oder einen Klick auf das Lupen Icon.

In diesem Screenshot wird die Such Funktion im Governance Cockpit gezeigt.

Was für Informationen bietet mir der Audit Trail eines Workflows?

Um den Audit Trail eines Workflows einzusehen, navigieren Sie zuerst in das Governance Cockpit. Selektieren Sie dort den betreffenden Workflow in der Workflow Liste. Es öffnet sich anschließend der Audit Trail. Neben dem Startdatum finden Sie hier die einzelnen Schritte, welche im Verlauf des Workflows stattgefunden haben. Diese sind von unten nach oben in chronologischer Reihenfolge angeordnet. Dabei ist der erste Schritt immer die Initiierung des Workflows. Auf der linken Seite jedes Schritts finden Sie dabei einen Chip, welcher die Initialen des Benutzers anzeigt, welcher diesen Schritt durchgeführt hat. Fahren Sie mit dem Cursor über den Chip, wird Ihnen der Name als Tooltip angezeigt. Handelt es sich bei dem Workflow um eine Wiedervorlage, wird Ihnen als Initiator Chip ein Android Icon angezeigt mit dem Tooltip Wiedervorlage Assistent. Neben den einzelnen Schritten wird Ihnen zusätzlich auch immer auf der rechten Seite der dazugehörige Kommentar angezeigt, sollte einer abgegeben worden sein.

Hier ist der Audit Trail eines Veröffentlichungs Workflows abgebildet.

Bemerkung

Wurde ein Benutzer, welcher an einem der Workflow Schritte beteiligt war, gelöscht, wird der Chip mit den Initialen durch ein kreisrundes Symbol mit einem Personenicon in der Mitte ersetzt. Der Tooltip zeigt dann den Schriftzug Unbekannter Benutzer.

Zusätzlich zu den Informationen, welche Sie aus dem Audit Trail eines Workflows bekommen können, stehen Ihnen in der rechten Seitenleiste die Optionen zur Verfügung.

Über die Optionen können Sie direkt in das betreffende Objekt (Diagramm oder Katalogeintrag) wechseln. Wählen Sie dazu die Option Diagramm öffnen bzw. Katalogeintrag öffnen.

In diesem Screenshot wird die Option "Diagramm öffnen" bzw. "Katalogeintrag öffnen" im Audit Trail eines Workflows gezeigt.

Dabei navigiert Sie das System in den relevanten Bereich. Aus dem Audit Trail einer Wiedervorlage oder einer Depublizierung gelangen Sie in das betreffende Objekt in der Veröffentlichung. Ist der Workflow für eine Publizierung geschlossen, wird Ihnen das Objekt ebenfalls in der veröffentlichten Version gezeigt. Falls die Publizierung noch offen ist, wird es in der Vorschau präsentiert. Dies gilt auch, falls eine prüfende Person die Überarbeitung eines Diagramms angeordnet hat.

Außerdem haben Sie für einen Workflow die folgenden Optionen im Audit Trail bzw. der rechten Seitenleiste. Eine Erklärung dazu ist jeweils verlinkt.

Möchten Sie wieder zurück zur Workflow Liste navigieren, betätigen Sie einfach die Zurück zu den Workflows Funktion neben dem Namen des Workflows.

In diesem Screenshot wird Sie die Funktion "Zurück zu den Workflows" abgebildet.

Wie kann ich einen Workflow beenden?

Ein Workflow kann vom Initiator des Workflows, einem Administrator oder einem Editor beendet werden. Das Abbrechen ist möglich, solange eine Workflow-Aufgabe aussteht.

Navigieren Sie in das Governance Cockpit und selektieren den gewünschten Workflow. Wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Option Workflow beenden.

Dieser Screenshot illustriert die Option "Workflow beenden" im Audit Trail eines Workflows.

Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit Workflow beenden.

Hier wird das Dialogfenster zum Beenden eines Workflows gezeigt.

Daraufhin wird der Workflow beendet und der übliche Weg der Veröffentlichung, bzw. Depublizierung wird abgebrochen. Kein weiterer Benutzer bekommt eine Aufgabe. Der Initiator und gegebenenfalls beteiligte Benutzer werden über die Beendigung per E-Mail informiert. Dabei bleibt die Version des Diagramms oder Objekts in dem Bereich, in dem sie sich während des Abbruchs befindet, bestehen. Nach dem Beenden einer Veröffentlichung enthält beispielsweise der Bereich Vorschau weiterhin das Diagramm, welches zuvor veröffentlicht werden sollte.

Wie kann ich eine Workflow-Aufgabe delegieren?

Als Administrator oder Editor können Sie ausstehende Workflow-Aufgaben delegieren. Navigieren Sie dazu ins Governance Cockpit und öffnen durch einen Klick den Audit Trail eines Workflows mit ausstehendem Enddatum. Dort ist die ausstehende Aufgabe an oberster Stelle gelistet. Über den pfeilförmigen Button lässt sich die Aufgabe delegieren.

Hier wird der Audit Trail eines nicht abgeschlossenen Workflows mit Option "Aufgabe delegieren" gezeigt.

Wählen Sie diese Option, öffnet sich ein Eingabefenster. Dort können Sie über die Vorschlagsliste den Benutzer auswählen, der die Aufgabe übernehmen soll. Mit einem Klick auf Delegieren wird die Aufgabe dem ausgewählten Benutzer zugewiesen und steht in seiner Aufgabenliste, während sie aus den Aufgaben des vorherigen Aufgabenbesitzers entfernt wird. Beachten Sie dabei, dass Sie eine Aufgabe nicht an Benutzer der Rolle Reader übergeben, da dieser Benutzerrolle die nötigen Zugriffsberechtigungen fehlen. Andernfalls können Sie die Delegation über den gleichnamigen Button abbrechen.

Der Screenshot zeigt das Dialogfenster zur Delegation einer Workflow-Aufgabe.

Die Zuweisung wird im Audit Trail des Workflows sichtbar.

Hier ist der Audit Trail nach der Delegation abgebildet.

Wenn ein Workflow geschlossen ist (d. h. beendet oder abgebrochen), kann keine Aufgabe delegiert werden.

In diesem Screenshot wird Sie die Funktion "Zurück zu den Workflows" abgebildet.

Wie kann ich das Archiv eines Workflows herunterladen?

Für einige Workflows können Sie das betreffende Archiv herunterladen. Diese Funktion ist ebenfalls in den Optionen zu finden.

In diesem Screenshot ist die Option "Archiv herunterladen" im Audit Trail eines Workflows gezeigt.

Um ein Archiv herunterladen zu können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Der selektierte Workflow muss vom Typ Depublizierung sein und dieser muss durch eine Genehmigung abgeschlossen sein. Zudem darf für das betreffende Element (Diagramm, Katalogeintrag) kein aktuellerer Workflow existieren. Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, wird die Funktion ausgegraut angezeigt und das Archiv kann nicht heruntergeladen werden.

Dieser Screenshot zeigt die ausgegraute Option "Archiv herunterladen".