Administration
Die Administration kann über den Menüpunkt Administration erreicht werden.
In der Administration steht Ihnen die Breadcrumb Navigation zur Verfügung. Wenn Sie sie eine Kachel geöffnet haben, können Sie in der Kopfleiste zurück zur Startseite der Administration wechseln.
Wie kann ich die Systemnutzung analysieren?
Wenn Sie über die Menüleiste den Menüeintrag für Administration anklicken, wird Ihnen die Kachel Benutzer-Anmeldungen angezeigt.
Anschließend erscheint ein Diagramm, welches die Anzahl der Benutzeranmeldungen der letzten 12 Monate grafisch darstellt. Diese Visualisierung der Benutzeranmeldungen ermöglicht es Ihnen, zu überprüfen, wie oft die Anwendung tatsächlich von einem Mandanten genutzt wird.
Sie können sich die genaue Häufigkeit der Anmeldungen eines spezifischen Monats mit einem Tooltip anzeigen lassen, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Graph fahren.
Hinweis
Die Anzahl der Anmeldungen kann höher sein, als die Anzahl der Benutzer in einem Unternehmen, da jede einzelne Anmeldung eines Benutzers gezählt wird. Das heißt, meldet sich z.B. ein Benutzer mehrfach an einem Tag im System an, wird jeweils jedes Login gezählt.
Repository
In der Kachel Repositories finden Sie eine Übersicht aller vorhandenen Repositories und haben die Möglichkeit, neue Repositories zu erstellen.
Nachdem Sie auf die Kachel geklickt haben, erhalten Sie eine alphabetisch sortierte Liste aller bestehenden Repositories in Ihrer aktiven Sprache. Je nach gewählter Sprache variiert die alphabetische Anordnung der Repositories.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsbeschränkungen, die für ein Repository festgelegt sind, die Navigation zu den Inhalten eines Repositorys innerhalb der Benutzeroberflächen einschränken können. Um den Zugriff auf einzelne Inhalte eines Repositorys zuverlässig zu steuern, empfiehlt es sich, die Zugriffsbeschränkungen gezielt auf die Inhaltselemente, wie Diagramme und Katalogeinträge, anzuwenden.
Wie kann ich ein neues Repository erstellen?
Um ein neues Repository zu erstellen, klicken Sie auf den Button Repository erstellen in der oberen rechten Ecke. Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in welchem Sie einen Namen für das neue Repository vergeben müssen. Sobald Sie mindestens ein Buchstabe oder eine Zahl eingegeben haben, können Sie auf den Button Erstellen klicken. Falls Sie stattdessen Abbrechen wählen, wird Ihre Eingabe verworfen und kein neues Repository erstellt.
Ihr neues Repository wird nun als erster Eintrag in der Liste in Ihrer aktuellen Sprache angezeigt. Nach einem Neuladen der Seite wird das Repository an der korrekten Stelle im alphabetischen Verlauf erscheinen.
Das neue Repository können Sie nun im Drop-Down-Menü unter Diagramme und Katalog auswählen.
Wie kann ich ein Repository bearbeiten?
Wenn mindestens ein Repository vorhanden ist, können Sie dessen Eigenschaften bearbeiten. Dazu gehört das Umbenennen des Repositories und die Anpassung der Zugangsbeschränkungen.
Um ein Repository zu bearbeiten, klicken Sie auf den entsprechenden Listeneintrag. Alternativ können Sie im Kontextmenü die Option Eigenschaften bearbeiten auswählen. Dadurch wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.
Wenn Sie den Zugriff eines Repositories auf bestimmte Benutzer, Benutzergruppen, Personen oder Organisationseinheiten beschränken möchten, haben Sie die Möglichkeit, den entsprechenden Namen im Feld Zugriffsbeschränkung einzugeben. Diese Eingabe ist optional und daher nicht zwingend erforderlich.
Selektieren Sie anschließend Bestätigen um die Änderungen zu übernehmen, oder Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsbeschränkungen, die für ein Repository festgelegt sind, die Navigation zu den Inhalten eines Repositorys innerhalb der Benutzeroberflächen einschränken können. Um den Zugriff auf einzelne Inhalte eines Repositorys zuverlässig zu steuern, empfiehlt es sich, die Zugriffsbeschränkungen gezielt auf die Inhaltselemente, wie Diagramme und Katalogeinträge, anzuwenden.
Wie kann ich ein Repository löschen?
Sofern mindestens ein Repository vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit, ein Repository zu löschen. Öffnen Sie dafür das Kontextmenü des entsprechenden Repositories und wählen Sie die Option Löschen aus.
Anschließend erscheint ein Dialogfenster, in welchem Sie den Namen des zu löschenden Repositories eingeben müssen. Sobald Sie den Namen richtig eingeben haben, können Sie auf Löschen klicken. Wenn Sie den Löschvorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf Abbrechen.
Das Repository wurde erfolgreich gelöscht und wird nicht mehr in der Liste angezeigt.
Wie kann ich ein Repository veröffentlichen?
Um ein Repository veröffentlichen zu können, müssen Sie der Rolle Administrator zugewiesen sein. Gehen Sie anschließend in den Menüpunkt Diagramme und klicken Sie im Kategorienbaum neben Repository auf das Kontextmenü. Wählen Sie die Option Veröffentlichen aus.
Daraufhin erscheint ein Dialogfenster , in welchem Sie einen Kommentar sowie den Namen des zu veröffentlichen Repositories eingeben müssen.
Um Ihr Repository endgültig zu veröffentlichen, klicken Sie auf Veröffentlichen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den Vorgang durch Abbrechen zu beenden.
Nach erfolgreicher Veröffentlichung erhalten Sie eine Benachrichtigung am unteren rechten Bildschirmrand. Falls die Veröffentlichung fehlschlägt, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.
Wie kann ich ein Repository exportieren?
Um ein Repository exportieren zu können, müssen Sie der Rolle Administrator zugewiesen sein. Gehen Sie dann zum Menüpunkt Diagramme und klicken Sie im Kategorienbaum neben Repository auf das Kontextmenü. Wählen Sie die Option Exportieren aus.
Daraufhin erscheint am unteren rechten Bildschirmrand ein Hinweis, dass der Export erstellt wird. Sobald der Export abgeschlossen ist, können Sie das Archiv des Repositories über den bereitgestellten Link in der Benachrichtigung herunterladen.
Katalog
Wie kann ich die Details von Katalog-Objekttypen bearbeiten?
In der Kachel Katalog haben Sie die Möglichkeit, die Katalog-Objekttypen zu bearbeiten.
Nachdem Sie auf die Kachel geklickt haben, gelangen Sie zur Detailseite, auf der Ihnen alle Objekttypen in alphabetischer Reihenfolge entsprechend der Browsersprache aufgelistet werden. Jeder Eintrag in der Liste zeigt den Namen und das Symbol des Objekttyps an.
Sobald Sie auf einen Eintrag aus der Liste klicken, gelangen Sie zu den Objekttyp-Einstellungen, in denen Sie verschiedene Einstellungen für den jeweiligen Objekttypen vornehmen können.
Auf der linken Seite haben Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, wie der ausgewählte Objekttyp verwaltet und angezeigt werden soll. Diese können mit einem Umlegeschalter aktiviert oder deaktiviert werden.
Auf der rechten Seite befindet sich die Liste mit Attributen, die im Katalog für diesen Objekttyp als Filter verfügbar sein können. Diese können durch einen Klick auf die jeweilige Checkbox aktiviert oder wieder deaktiviert werden.
Mit einem Klick auf den Pfeil oben rechts klappen Sie die Objekttyp-Einstellungen des ausgewählten Objekts wieder ein und gelangen zurück zur Liste aller Objekttypen.
Bemerkung
Falls das Speichern des neuen Werts fehlschlägt, wird automatisch eine Fehlerbenachrichtigung in Form eines Fehlerhinweises verschickt.
Hinweis
Die standardmäßige Ansichtsgröße innerhalb der Administrationskarten ist auf XL/L eingestellt. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verkleinerung der Ansichtsgröße auf XS/S automatisch eine Benachrichtigung angezeigt wird. Diese informiert darüber, dass die Administrationsfunktionen in der aktuellen Ansichtsgröße XS/S nicht zur Verfügung stehen.
Tipp
Sollten Sie als Administrator Unterstützung benötigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Hilfsoption in der Kopfzeile. Dadurch wird ein Hilfetool-Tipp angezeigt. Durch einen Klick auf die Hilfsoption öffnet sich das relevante Kapitel in der Online-Hilfe in einem neuen Browser-Tab.
Corporate Design
Wie kann ich die Darstellung der Anwendung anpassen?
In der Kachel Corporate Design haben Sie die Möglichkeit, das Farbschema der Anwendung anpassen und ein Logo hochladen. Zudem können Sie ein Startdiagramm erstellen.
Nachdem Sie auf die Kachel geklickt haben, können Sie die Primärfarbe der Anwendung auswählen, ein Logo hochladen und dessen Hintergrundfarbe anpassen. Bei der Farbauswahl können Sie entweder selbstständig einen HEX-Code eingeben oder eine Farbe aus der Farbpalette auswählen.
Um ein Startdiagramm auszuwählen, das anschließend für jeden Benutzer auf der myBIC Seite angezeigt wird, muss mindestens ein Diagramm bereits veröffentlicht sein.
Sobald Sie mindestens eine Änderung vorgenommen haben, wird diese automatisch gespeichert und angewendet. Um die Änderungen einzusehen, laden Sie die Seite neu.
Hinweis
In der mobilen Ansicht stehen Ihnen die Funktionen der Kachel Corporate Design nicht zur Verfügung.
Sprachen
Wie kann ich Sprachen für meine Benutzer definieren?
In der Kachel Sprachen können Sie die Standardsprache sowie weitere Inhalts- und Alternativsprachen für Ihre Benutzer festlegen.
Nachdem Sie auf die Kachel geklickt haben, öffnet sich eine alphabetisch sortierte Liste mit allen von BIC unterstützten Sprachen. Durch einen Klick auf eine ausgewählte Sprache können Sie die Inhalts- und Alternativsprachen definieren. Wenn Sie eine Sprache als Standardsprache festlegen möchten, klicken Sie auf das Web-Icon innerhalb des Spracheneintrags.
Hinweis
In der mobilen Ansicht stehen Ihnen die Funktionen der Kachel Sprachen nicht zur Verfügung.
Suche
Wie kann ich Attribute als Suchfacetten auswählen?
In der Kachel Suche haben Sie die Möglichkeit, Attribute als Suchfacetten auszuwählen, um Filter für die zentrale Suche und die Diagrammliste festzulegen.
Klicken Sie auf die Suchfilterkarte, um zur Detailsseite zu gelangen. Die Detailsseite enthält eine Listenüberschrift und oben rechts einen Link zur Benutzerdokumentation. Die Liste zeigt alle Attributtypen aus der Methode des effektiven Mandanten an, alphabetisch sortiert nach der Browsersprache. Jeder Attributtyp zeigt seinen Namen, ein Auswahlfeld und einen Standardwert an.
Durch einen Mausklick auf ein Attribut können Sie dieses aktivieren oder deaktivieren. Als Administrator können Sie einen Attributtyp abwählen, um ihn als Suchfilter zu entfernen. Umgekehrt können Sie einen nicht ausgewählten Attributtyp auswählen, um ihn als Suchfilter zu speichern. Nach Anwendung neuer Einstellungen werden diese entweder direkt gespeichert, und es erscheint eine Erfolgsmeldung, oder es tritt ein Fehler auf, der durch eine entsprechende Meldung angezeigt wird.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass in der mobilen Ansicht Ihnen die Funktionen der Kachel Suche nicht zur Verfügung stehen.
Workflows
Wie kann ich den Validierungsbereich für sprachabhängige Pflichtattribute festlegen?
Sie können in der Kachel Workflows den Validierungsbereich für Pflichtattribute festlegen, um die prüfenden Sprachen zu konfigurieren.
Nachdem Sie die Kachel ausgewählt haben, sehen Sie eine kurze Beschreibung sowie ein Dropdown-Menü für den Validierungsbereich mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Beliebige Inhaltssprache
Nur aktivierte Standard-Inhaltssprache
Alle aktivierten Inhaltssprachen (Standardeinstellung)
Wenn Sie einen neuen Validierungsbereich ausgewählt haben, überprüft der Publizierungsworkflow die Werte der obligatorischen lokalisierten Attribute für Entitäten und Diagramme, um dem ausgewählten Validierungsbereich zu entsprechen.
Bemerkung
Der neue Validierungsbereich wird erst auf einen gestarteten Publizierungsworkflow angewendet, nachdem die Änderung erfolgt ist.
Wie kann ich die Workflow-Aufgabenerinnerung einstellen?
Sie können in der Kachel Workflows ein Erinnerungsintervall für unerledigte Aufgaben konfigurieren. Klicken Sie hierfür auf Erinnerungen, um sich die Einstellungsmöglichkeiten für Erinnerungen an Aufgaben anzeigen zu lassen.
Hier wird das Erinnerungsintervall (in Tagen) für unerledigte Aufgaben festgelegt. Standardmäßig beträgt dieses Intervall 7 Tage. Das bedeutet, dass betroffene Benutzer einmal innerhalb von 7 Tagen an die zu erledigende Aufgabe erinnert werden. Das Intervall kann nach Bedarf angepasst werden, indem Sie die gewünschte Anzahl von Tagen in das entsprechende Feld eingeben. Die Änderungen am Erinnerungsintervall werden sofort gespeichert. Eine Benachrichtigung über die erfolgreichen Änderungen wird am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt und gilt für alle neuen Aufgaben.
Bemerkung
Wenn eine ganze Zahl im Eingabefeld für die Aufgabenerinnerung eingegeben wurde und der Versuch, diesen neuen Wert zu speichern, fehlschlägt, wird ein Fehler-Toast angezeigt. In solchen Fällen wird der Administrator darüber benachrichtigt, dass das Aufgaben-Erinnerungsintervall nicht erfolgreich aktualisiert werden konnte.
Hinweis
Die standardmäßige Ansichtsgröße innerhalb der Administrationskarten ist auf XL/L eingestellt. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verkleinerung der Ansichtsgröße auf XS/S automatisch eine Benachrichtigung angezeigt wird. Diese informiert darüber, dass die Administrationsfunktionen in der aktuellen Ansichtsgröße XS/S nicht zur Verfügung stehen.
Tipp
Sollten Sie als Administrator Unterstützung benötigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Hilfsoption in der Kopfzeile. Dadurch wird ein Hilfetool-Tipp angezeigt. Durch einen Klick auf die Hilfsoption öffnet sich das relevante Kapitel in der Online-Hilfe in einem neuen Browser-Tab.
Wie kann ich die Wiedervorlage-Erinnerung einstellen?
In der Workflows-Kachel können Sie als Administrator konfigurieren, wann Erinnerungen für anstehende Wiedervorlagen versendet werden sollen. Klicken Sie hierfür auf Erinnerungen, um sich die Einstellungsmöglichkeiten für Wiedervorlagen anzeigen zu lassen.
Hier ist die Zeit (in Wochen) für die Erinnerung von Wiedervorlagen festgelegt. Die jeweils verantwortlichen Personen werden einmalig zu dem gewählten Zeitpunkt über den Ablauf der Gültigkeit informiert. Die Erinnerungseinstellung kann je nach Bedarf angepasst werden, indem Sie die gewünschte Anzahl von Wochen in das entsprechende Feld eingeben. Die Änderungen werden sofort gespeichert. Eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Änderung wird am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt und gilt für alle neuen Wiedervorlagen.
Bemerkung
Wenn eine ganze Zahl im Eingabefeld für die Aufgabenerinnerung eingegeben wurde und der Versuch, diesen neuen Wert zu speichern, fehlschlägt, wird ein Fehler-Toast angezeigt. In solchen Fällen wird der Administrator darüber benachrichtigt, dass das Aufgaben-Erinnerungsintervall nicht erfolgreich aktualisiert werden konnte.
Hinweis
Die standardmäßige Ansichtsgröße innerhalb der Administrationskarten ist auf XL/L eingestellt. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verkleinerung der Ansichtsgröße auf XS/S automatisch eine Benachrichtigung angezeigt wird. Diese informiert darüber, dass die Administrationsfunktionen in der aktuellen Ansichtsgröße XS/S nicht zur Verfügung stehen.
Tipp
Sollten Sie als Administrator Unterstützung benötigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Hilfsoption in der Kopfzeile. Dadurch wird ein Hilfetool-Tipp angezeigt. Durch einen Klick auf die Hilfsoption öffnet sich das relevante Kapitel in der Online-Hilfe in einem neuen Browser-Tab.
Archiv
Wie kann ich Archiveinstellungen ändern?
In der Kachel Archiv haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für das Archiv vorzunehmen.
Als Administrator können Sie die Archivierungseinstellungen in den Bereichen Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Veröffentlichung diagrammübergreifend konfigurieren. Neben der Aktivierung oder Deaktivierung des Archivs besteht die Option, die Aufbewahrungsfrist individuell anzupassen.
Durch Betätigen des Umlegeschalters können Sie den Archivierungszustand aktivieren oder deaktivieren. Bei Aktivierung wird das Eingabefeld freigegeben und kann bearbeitet werden. Bei deaktivierter Archivierung bleibt das Eingabefeld gesperrt, und der entsprechende Wert wird im Lesemodus angezeigt.
Wenn die Archivierung aktiviert ist, haben Sie die Möglichkeit, die Aufbewahrungsfrist nach Bedarf über das Eingabefeld anzupassen. Alle Änderungen werden sofort gespeichert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung über die erfolgreichen Anpassungen am unteren rechten Bildschirmrand.
Bemerkung
Wenn eine ganze Zahl im Eingabefeld für die Aufbewahrungsfrist eingegeben wurde und der Versuch, diesen neuen Wert zu speichern, fehlschlägt, wird ein Fehler-Toast angezeigt. In solchen Fällen erhält der Administrator eine Benachrichtigung darüber, dass die Aufbewahrungsfrist nicht erfolgreich aktualisiert werden konnte.
Hinweis
Die standardmäßige Ansichtsgröße innerhalb der Administrationskarten ist auf XL/L eingestellt. Bitte beachten Sie, dass bei einer Verkleinerung der Ansichtsgröße auf XS/S automatisch eine Benachrichtigung angezeigt wird. Diese informiert darüber, dass die Administrationsfunktionen in der aktuellen Ansichtsgröße XS/S nicht verfügbar sind.
Tipp
Falls Sie als Administrator Unterstützung benötigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Hilfsoption in der Kopfzeile. Dadurch wird ein Hilfetool-Tipp angezeigt. Durch einen Klick auf die Hilfsoption öffnet sich das entsprechende Kapitel in der Online-Hilfe in einem neuen Browser-Tab.
Drucken
Wie kann ich die Standard-Konfiguration für Kopf- und Fußzeile festlegen?
In der Kachel Drucken haben Sie die Möglichkeit, die Kopf- und Fußzeile standardmäßig für jeden Ausdruck zu konfigurieren.
Nachdem Sie auf die Kachel geklickt haben, werden Ihnen für die Kopf- und Fußzeile drei Auswahlfelder angezeigt. Hier können Sie festlegen, welche Informationen in der Kopf- und Fußzeile links, zentriert und/oder rechts angezeigt werden sollen. Sie können zum Beispiel das Logo, das Datum oder die Seitenzahl auswählen, wobei Ihnen viele weitere Optionen zur Verfügung stehen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass in der mobilen Ansicht Ihnen die Funktionen der Kachel Drucken nicht zur Verfügung stehen.
Übersetzungsdienst
Wenn Sie in der Menüleiste auf den Menüeintrag Administration klicken, sehen Sie die Kachel Übersetzungsdienst.
Sie haben die Möglichkeit, Ihren Benutzern den Zugang zum Übersetzungsdienst im öffentlichen Arbeitsbereich zu ermöglichen, indem Sie ein DeepL-Konto hinterlegen.
Wie kann ich meine DeepL API-Konfiguration testen?
Wenn Sie als Administrator in Portal angemeldet sind und in der Administration den Übersetzungsdienst öffnen, haben Sie die Möglichkeit den Übersetzungsdienst-Konnektor zu deaktivieren oder zu aktivieren.
Nach einem Klick auf die Option für den Übersetzungsdienst-Konnektor gelangen Sie zur Konfigurationsseite. Hier sind relevante Elemente zu beachten, darunter der Karten-Titel in der Breadcrumb, die Kopfzeile mit einem Titel und einem Link zur Online-Hilfe, der Konfigurationsbereich mit einem Titel und einem Textkörper. Zusätzlich gibt es Eingabefelder für Basis-URL und API-Schlüssel mit Platzhaltertexten, sowie einen Authentifizierungsbereich. Die Option zum Testen der Konfiguration ist zu diesem Zeitpunkt deaktiviert.
Wenn Sie den Authentifizierungsparameter eingeben, bestehend aus einer Basis-URL für die DeepL API, wird die Option zum Testen der Konfiguration aktiviert.
Bemerkung
Mit aktivierter Testoption senden Sie eine Testanfrage an den DeepL-Übersetzungsendpunkt. Die bereitgestellten Eingaben dienen zur Autorisierung und ein Test-Body wird generiert. Bei einer erfolgreichen Antwort mit einem HTTP-Statuscode 200 OK wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, und beide Parameter werden sicher gespeichert. Im Falle einer Antwort mit einem HTTP-Statuscode 401 Unauthorized erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall bleiben beide Parameter in den Eingabefeldern, werden jedoch nicht gespeichert.
Tipp
Sollten Sie als Administrator Unterstützung in der Konfiguration des Übersetzungsdienst-Konnektors benötigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Hilfsoption in der Kopfzeile. Dadurch wird ein Hilfetool-Tipp angezeigt. Durch einen Klick auf die Hilfsoption öffnet sich das relevante Kapitel in der Online-Hilfe in einem neuen Browser-Tab.
Wie kann ich meine DeepL API-Konfiguration entfernen, um meine Anmeldedaten zu löschen?
Wenn Ihre DeepL-Zugangsdaten für Ihren Mandanten gespeichert und in der Datenbank hinterlegt sind, steht Ihnen als Administrator die Möglichkeit offen, die DeepL API-Konfiguration zu entfernen und die Anmeldedaten zu löschen.
Durch Aktivieren der Option zum Entfernen der Anmeldeinformationen werden die Zugangsdaten aus der Datenbank entfernt, und die zugehörigen Eingabefelder werden anschließend geleert. Nachdem die Löschung angefordert wurde, erhalten Sie durch einen Toast entweder eine Erfolgsmeldung oder eine Fehlermeldung über den aktuellen Status.
Bemerkung
Bitte beachten Sie, dass wenn keine Anmeldeinformationen hinterlegt sind und Sie sich als Administrator in der DeepL-Konfiguration befinden, die Option zum Löschen der Anmeldeinformationen deaktiviert sein wird.