Versionen und Historie

Welche Versionen eines Diagramms gibt es?

Ein Diagramm kann in verschiedenen Arbeitsständen bzw. Versionen vorliegen. Es können beispielsweise je eine Version im Öffentlichen Arbeitsbereich, in der Vorschau und in der Veröffentlichung existieren, die sich alle voneinander unterscheiden. Die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Benutzerrolle legt fest, welche Versionen ein Benutzer sehen kann. In diesem Kapitel der BIC Process Design Benutzerdokumentation können Sie entnehmen, welche Versionen eine bestimmte Benutzerrolle sehen kann. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Kapitel auch Informationen zu Funktionen finden, welche sich ausschließlich auf die Handhabung der alten Benutzeroberfläche beziehen und nicht in der neuen Benutzeroberfläche verfügbar sind.

Hier wird die Versionenleiste mit allen Bereichen angezeigt.

Öffentlicher Arbeitsbereich: Diagramme im Öffentlichen Arbeitsbereich befinden sich auf dem BIC Process Design Server und sind für Benutzer mit Zugriff auf diesen Bereich sichtbar. Nachdem die lokale Version eines Diagramms im Modellierungsbereich der alten Benutzeroberfläche gespeichert und eingecheckt wurde, wird sie im Öffentlichen Arbeitsbereich sichtbar.

Vorschau: Diagramme aus dem Öffentlichen Arbeitsbereich, welche sich im Freigabe-Workflow der alten Benutzeroberfläche befinden und noch von einem Verantwortlichen Prüfer freigegeben oder abgelehnt werden müssen, finden Sie als Vorschau-Version im Vorschau Bereich wieder.

Veröffentlichung: Nachdem der Verantwortliche das Diagramm freigegeben hat, wird dies als neue veröffentlichte Version übernommen. Sie sehen in der Veröffentlichung lediglich das zuletzt freigegebene Diagramm. Die veröffentlichte Version ist die einzige Version, die ein Benutzer mit der Rolle Reader sehen kann.

Bemerkung

Teilweise kann es vorkommen, dass Symbole in der Vorschau oder der Veröffentlichung ohne Label angezeigt werden. In einem solchen Fall wurde das Label für die gewählte Inhalts- als auch Alternativsprache des betreffenden Benutzers nicht gepflegt.

Wie kann ich den Bereich wechseln?

In Abhängigkeit von Ihren Benutzerrechten können Sie in der neuen Benutzeroberfläche in die folgenden Bereiche navigieren: Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Veröffentlichung. Haben Sie auf mehr als einen Bereich Zugriff, können Sie den Bereich wechseln. Der aktuell ausgewählte Bereich wird unter dem Namen des Repositorys angezeigt. Um die einzelnen Bereiche und zugehörige Diagramme anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Menü den Eintrag des Repositorys.

Der Screenshot zeigt den Eintrag im Menü mit dem Namen des Repositorys und den aktuellen Bereich.

Wählen Sie im geöffneten Kontextmenü den Eintrag Bereich wechseln aus.

Hier wird die Option "Bereich wechseln" des Repositorys angezeigt.

Es erscheint eine Liste mit verfügbaren Bereichen.

Der Screenshot zeigt die drei wählbaren Bereiche als Einträge im Menü.

Wählen Sie einen Bereich aus, zum Beispiel Veröffentlichung. Nun wird unter dem Namen des Repositorys der ausgewählte Bereich angezeigt. Je nachdem wo Sie sich zur Zeit der Bereichsumstellung befanden, werden Ihnen jetzt alle Elemente angezeigt, welche für diesen Bereich verfügbar sind.

Der Screenshot zeigt den ausgewählten Arbeitsbereich unterhalb des Repositorynamens.

Sind Sie beispielsweise im Katalog, sehen Sie ausschließlich Einträge, welche zu den Diagrammen des jeweiligen Bereichs gehören.

Bemerkung

Durch unterschiedliche Benutzerrechte können einzelne Bereiche nicht sichtbar sein. Falls Sie nur Zugriff auf den Bereich Veröffentlichung haben, existiert der Eintrag Bereich wechseln im Menü nicht.

Wie kann ich die verschiedenen Versionen eines Diagramms einsehen?

Im Rahmen der Versionierung von Diagrammen haben Sie die Möglichkeit sich ein Diagramm in den verschiedenen Bereichen Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Publizierung anzeigen zu lassen, unabhängig davon welchen Bereich Sie in Ihrem Repository ausgewählt haben. Durch diese Option können Sie die verschiedenen Versionen eines Diagramms schnell und einfach einsehen um somit über alle Änderungen informiert zu sein.

Um die angezeigte Version eines Diagramms zu ändern navigieren Sie zuerst zu der graphischen Diagrammansicht des betreffenden Diagramms. Selektieren Sie unter den Optionen den Eintrag Versionen.

Dieser Screenshot zeigt den Eintrag "Versionen" in den Optionen eines Diagramms.

Hier werden Ihnen die drei verschiedenen Bereiche zwischen denen Sie wechseln können angezeigt.

Hier sind die drei Bereichs-Auswahlmöglichkeiten für die Option "Versionen" abgebildet.

Existiert für eine oder mehrere Bereiche keine aktuelle Version des ausgewählten Diagramms, sind diese ausgegraut und können nicht ausgewählt werden.

Dieser Screenshot zeigt die Versionen eines Diagramms, wobei der Bereich "Veröffentlichung" ausgegraut und somit nicht verfügbar ist.

Möchten Sie auf ältere Versionen eines aktuellen Diagramms zugreifen, können Sie das Archiv des jeweiligen Bereichs nutzen.

Bemerkung

Wie für die generelle Bereichseinstellung im Repository gilt auch hier, dass die Rechte Ihrer Benutzerrolle vorgeben, welche Bereiche Sie auf Diagrammebene einsehen können. So wird beispielsweise einem Benutzer mit der Benutzerrolle „Reader“ nur der Bereich „Veröffentlichung“ angezeigt.

Wie kann ich den Bereich von der Diagrammversion unterscheiden?

Sie können sich verschiedene Diagrammversionen anderer Bereiche anzeigen lassen, ohne den Bereich zu wechseln. Der Wechsel der Diagrammversionen wird hier näher erläutert. Sobald sich der Bereich von der Diagrammversion unterscheidet, ist dies hinter dem Diagrammnamen in der Kopfzeile vermerkt.

Beispielsweise befinden Sie sich im Öffentlichen Arbeitsbereich. Dies wird unterhalb des Repository-Namens angezeigt. Gleichzeitig schauen Sie sich aber ein Diagramm in der Veröffentlichung an. Dann wird Ihnen hinter dem Diagrammnamen der Zusatz „(Veröffentlichung)“ angezeigt.

Dieser Screenshot zeigt die Diagrammversion und den Bereich.

Wie kann ich frühere Versionen eines Diagramms ansehen?

Sie haben die Möglichkeit vorherige, archivierte Versionen eines Diagramms im Archiv einzusehen. Ob und wie lange ein Archiveintrag für die Arbeitsbereiche Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Veröffentlichung existiert, kann über die Administration in der alten Benutzeroberfläche eingestellt werden. Somit wird beispielsweise nach jedem Veröffentlichen die vorherige Diagrammversion ins Archiv der Veröffentlichung eingetragen.

Bemerkung

Im Öffentlichen Arbeitsbereich entstehen auch bei Änderungen von Katalogeinträgen im Katalog und beim Import neue Archiveinträge. Alle Archiveinträge werden in den Sprachen erstellt, in denen Inhalte an Ihrem Diagramm gepflegt sind.

Um das Archiv einen Diagramms einsehen zu können, öffnen Sie dessen Optionen. Selektieren Sie anschließend den Eintrag Versionen in der Seitenleiste.

Hier wird der Eintrag "Versionen" in den Optionen eines Diagramms angezeigt.

Zusätzlich zur Archivfunktion können Sie hier die aktuelle Version des ausgewählten Diagramms in den jeweiligen Arbeitsbereichen betrachten. Um nun in das Archiv des gewünschten Bereichs (bspw. Veröffentlichung) zu gelangen, selektieren Sie die Funktion Archiv auf der rechten Seite des entsprechenden Eintrags.

Hier wird der Bereich Veröffentlichung in der Versionenleiste mit der Option "Archiv", dargestellt durch eine Uhr, angezeigt.

Das Archiv öffnet sich und eine Liste der zuvor archivierten Diagrammversionen wird sichtbar. Jeder Archiveintrag ist nach der Zeitspanne, in der er aktuell war, benannt. Um eine archivierte Version anzusehen, klicken Sie einfach auf einen gewünschten Archiveintrag. Sie erhalten daraufhin eine Nachricht am unteren Bildschirmrand, dass die Version für Sie geladen wird.

Der Screenshot zeigt das Auswählen eines Archiveintrags. Der Screenshot die Nachricht, dass ein Archiveintrag geladen wird.

Sobald das archivierte Diagramm geladen ist, können Sie es in einer zweiten Nachricht über den Link Archiv öffnen anzeigen lassen.

Der Screenshot die zweite Nachricht mit einem Link zum Öffnen des archivierten Diagramms.

Bemerkung

Wenn das archivierte Diagramm innerhalb der letzten zwei Wochen bereits angesehen wurde, muss es nicht mehr geladen werden. In diesem Fall werden sie direkt ohne Benachrichtigung zur Ansicht der Archivversion weitergeleitet.

Hier ist das archivierte Diagramm in Diagrammansicht gezeigt.

Die archivierte Version Ihres Diagramms öffnet sich in der Diagrammansicht. Sowohl in der Kopfzeile als auch im Diagramm wird Ihnen dies mit dem Hinweis Archiv vermerkt. Beachten Sie, dass Ihnen das archivierte Diagramm auch in der Matrixansicht zur Verfügung steht, jedoch nicht in der Prozessausführung. Wie bei der Betrachtung eines aktuellen Diagramms können Sie in der rechten Seitenleiste durch zweimaliges Klicken des Zurück-Buttons zu den Eigenschaften und Optionen des Diagramms navigieren. Das archivierte Diagramm verfügt dabei nur über die Option Versionen, bei der die dieselben Archiveinträge wie in der aktuellen Version gespeichert sind.

Hier ist das archivierte Diagramm mit den Optionen in der Seitenleiste gezeigt.

Bemerkung

Beim Einsehen von archivierten Diagrammen können Sie das Diagramm betrachten, aber es stehen Ihnen nicht alle Optionen eines aktuellen Diagramms zur Verfügung. Beachten Sie, dass Sie die Version des Diagramms herunterladen und in BIC Process Design importieren können, falls die Version wiederverwendet werden soll.

Wo kann ich frühere Versionen eines Diagramms herunterladen?

Sie haben die Möglichkeit vorherige Versionen im Archiv herunterzuladen. Ob und wie lange ein Archiveintrag für die Arbeitsbereiche Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Veröffentlichung existiert, kann über die Administration in der alten Benutzeroberfläche eingestellt werden. Die einzelnen Archiveinträge können als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.

Öffnen Sie dazu die Optionen des Diagramms und selektieren Sie anschließend den Eintrag Versionen in der Seitenleiste.

Hier wird der Eintrag "Versionen" in den Optionen eines Diagramms angezeigt.

Um nun in das Archiv des gewünschten Bereichs (bspw. Veröffentlichung) zu gelangen, selektieren Sie die Funktion Archiv auf der rechten Seite des entsprechenden Eintrags.

Hier wird der Bereich Veröffentlichung in der Versionenleiste mit der Option "Archiv", dargestellt durch eine Uhr, angezeigt.

Das Archiv öffnet sich und eine Liste der zuvor veröffentlichten Diagrammversionen mit Veröffentlichungsdatum und die -uhrzeit wird sichtbar. Ein Klick auf die Möglichkeit Herunterladen startet den Download der archivierten Version.

Der Screenshot zeigt das Archiv eines Diagramms.

Was bewirkt die Begrenzung der Gültigkeitsdauer eines Diagramms?

Im Bereich der Governance-Attribute lässt sich neben Verantwortlichkeiten auch die Gültigkeitsdauer eines Diagramms eintragen. Diese wird für Betrachter in den Eigenschaften des Diagramms angezeigt.

Der Screenshot zeigt das Gültigkeitsdatum eines Diagramms in den Eigenschaften.

Sobald das Diagramm nur noch weniger als 4 Wochen (Standardeinstellung) gültig ist, wird der verantwortliche Benutzer oder die verantwortliche Benutzergruppe per E-Mail über den Ablauf informiert und erhält eine Wiedervorlage-Aufgabe. Sollte der Zeitpunkt im entsprechenden Attribut Gültig bis überschritten sein, bleibt das Diagramm natürlich weiterhin bestehen. Nutzer, die es sich in der Veröffentlichung ansehen, bekommen jedoch einen Warnhinweis, dass der Gültigkeitszeitraum überschritten ist. Dies soll vorbeugen, dass Ihre Mitarbeiter sich an veralteten Prozessen orientieren.

Bemerkung

Die Standardeinstellung von 4 Wochen kann vom Administrator in der BIC Process Design Administration angepasst werden.

Wo finde ich frühere Versionen von Katalogeinträgen?

Für Katalogeinträge, die einen eigenen Verantwortlichen haben, kann in allen Bereichen das Archiv eingesehen werden. Dies gilt auch für Katalogvorschläge. Selektieren Sie den gewünschten Eintrag im Katalog, um in die Detailansicht zu gelangen. In der rechten Seitenleiste kann das Archiv mit einem Klick aufgerufen werden.

Hier wird die Option "Archiv" eines Katalogeintrags dargestellt.

Archiveinträge entstehen durch Änderungen der Katalogeinträge. Das Archiv listet alle veralteten Versionen auf, beginnend mit der neusten Version. Die aktuelle Version des Katalogobjekts wird nicht im Archiv gelistet. Jeder Archiveintrag ist nach der Zeitspanne, in der er aktuell war, benannt.

Hier wird die Archivliste eines Katalogeintrags gezeigt.

Die Einträge können einzeln selektiert werden, um ihre Attribute im Hauptbereich zu betrachten. Dabei wird Ihnen die Version des gewählten Archiveintrags oben angezeigt.

Der Screenshot zeigt den Banner, der die Version des Katalogeintrags angibt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit die einzelnen Versionen des Katalogeintrags als ZIP-Datei herunterzuladen. Wählen Sie dafür die Option Herunterladen am gewünschten Archiveintrag.

Hier wird der Button "Herunterladen" eines Archivkatalogeintrags angezeigt.

Über den Zurück-Pfeil gelangen Sie wieder in die aktuelle Detailansicht des Katalogeintrags.

Was bewirkt die Begrenzung der Gültigkeitsdauer eines Katalogeintrags?

Im Bereich der Governance-Attribute lässt sich neben Verantwortlichkeiten auch die Gültigkeitsdauer eines Katalogeintrags festlegen. Diese wird für Betrachter in den Details des Katalogeintrags angezeigt.

Der Screenshot zeigt die Details eines Katalogeintrags, wobei das Gültigkeitsdatum in den Governance Attributen zu finden ist.

Sobald der Katalogeintrag nur noch weniger als 4 Wochen (Standardeinstellung) gültig ist, wird der verantwortliche Benutzer oder die verantwortliche Benutzergruppe per E-Mail über den Ablauf informiert und erhält eine Wiedervorlage-Aufgabe. Sollte der Zeitpunkt im entsprechenden Attribut Gültig bis überschritten sein, bleibt der Katalogeintrag natürlich weiterhin bestehen. Jedoch erhalten Nutzer im Bereich der Veröffentlichung einen Warnhinweis, wenn Sie sich den Eintrag im Katalog oder ein Diagramm ansehen, in welchem der Eintrag verwendet wird. Der Hinweis teilt mit, dass der Gültigkeitszeitraum überschritten ist und soll vorbeugen, dass Ihre Mitarbeiter sich an veralteten Prozessen orientieren. Darüber hinaus sehen Benutzer einen Hinweis in der Validierungsleiste, wenn in einem Diagramm abgelaufene Katalogeinträge verwendet werden.

Bemerkung

Die Standardeinstellung von 4 Wochen kann vom Administrator in der BIC Process Design Administration angepasst werden.