Exporte

Wie kann ich einen Bericht erstellen?

Sie können nur eingecheckte Diagramme exportieren, dazu zählen demnach keine Diagramme aus dem lokalen Arbeitsbereich. Sie exportieren stets die aktuelle Diagrammversion, achten Sie daher darauf, in welchem Bereich Sie sich befinden und wechseln Sie diesen ggf. über das entsprechende Menü.

Navigieren Sie in der Diagrammlistenansicht zu einer Kategorie oder öffnen Sie ein Diagramm, für welches Sie einen Export erstellen möchten. In der Desktop-Ansicht finden Sie die Optionen in der rechten Seitenleiste, dies wird unter anderem in diesem Kapitel näher beschrieben. Für eine Kategorie finden Sie die verschiedenen Reports direkt in den Optionen, für ein Diagramm öffnen Sie zunächst die Option Herunterladen. Erstellen Sie nun den Report im gewünschten Format, indem Sie auf „Play“ klicken.

Hier wird die Schaltfläche zum Erstellen eines Exports in den Optionen gezeigt.

Am unteren rechten Bildschirmrand erhalten Sie je nach Export die Information Report wird erstellt und anschließend die Nachricht Report wurde erstellt. Klicken Sie dort auf Bericht herunterladen, um den erstellten Export anschließend herunterzuladen.

Hier wird die Schaltfläche zum Herunterladen eines Exports in den Optionen gezeigt.

Alternativ können Sie den Bericht über den Link im Hinweis herunterladen. Der Bericht enthält umfangreiche Informationen zu Ihrem Diagramm. Eine Auflistung der verfügbaren Exporte finden Sie im nachfolgenden Kapitel.

Bemerkung

Die Sprache der Berichte richtet sich immer nach der von Ihnen gesetzten Inhaltssprache.

Welche Berichte kann ich herunterladen?

Ihnen stehen die folgenden verschiedenen Berichte zur Verfügung.

Handbuch: Der Handbuch Report (.docx-Dokument) kann standardmäßig auf einzelnen Diagrammen ausgeführt werden (BPMN und EPK). Das Deckblatt enthält den Namen des Diagramms sowie einige Freigabedaten. Des Weiteren gibt es eine Prozessübersicht, eine Prozessgrafik, eine Übersicht der Verantwortlichkeiten im Prozess, eine tabellarische Darstellung der Prozessschritte sowie einen Anhang. Die Prozessübersicht enthält im Standard durchführende und mitwirkende Rollen, Inputs, Outputs, IT-Systeme sowie Risiken und Kennzahlen. Die tabellarische Darstellung der Prozessschritte umfasst eine Liste aller vorhandenen Aktivitäten und zugehöriger Symbole wie Inputs, Outputs, Systeme, Risiken und Kennzahlen.

Prozessmatrix: Per Voreinstellung kann die Prozessmatrix (.xlsx-Datei) auf WKD, EPK, BPMN Diagrammen, einer Kategorie und auf einem Repository ausgeführt werden. Die Datei teilt sich in zwei Tabellenblätter auf. Das Tabellenblatt „Daten“ der Datei umfasst die gesammelten Informationen. Darin enthalten sind einige Diagramminformationen, alle modellierten Aktivitäten und unmittelbar mit den Aktivitäten verbundene Objekte, wie die sogenannten Satelliten. Unter anderem wird hier auch die Entity ID und die Occurrence ID gelistet, welche das verbundene Objekt und dessen Ausprägung im Diagramm eindeutig identifizieren. Nicht verbundene Objekte und Objekte, welche über zwei Ecken mit einer Aktivität verbunden sind, bspw. Kontrollen von Risiken, werden nicht berücksichtigt. Des Weiteren enthält der Report keine Angaben über den Prozessfluss. Das zweite Tabellenblatt „Matrix“ beinhaltet die Pivot-Tabelle, in der Sie verschiedene Auswertungen erstellen können. Weitere Informationen zum Umgang mit Pivot-Tabellen finden Sie u.a. hier oder auf dieser Support Webseite.

Best Practice

Sie können mithilfe der Prozessmatrix schnell identifizieren, welche Satelliten mit welchen Aktivitäten verbunden sind. Falls beispielsweise eine Applikation ausläuft, haben Sie einen Überblick über die betroffenen Diagramme, die betroffenen Aktivitäten und die damit verbundenen weiteren Beteiligten. Dazu müssten Sie z.B. lediglich die Häkchen für die PivotTable-Felder nacheinander aktivieren. Danach können Sie die entsprechenden Spalten (zum Beispiel Objekt Typ) mit Hilfe von Excel filtern. Zusätzlich können Sie weitere Fragestellungen mit Hilfe der Spaltenfelder und Wertfelder der Pivot-Tabelle beantworten.

Handbuch mit Hinterlegungen: Dieser Export kann standardmäßig auf Prozessübersichten (WKD) und Prozessen (EPK und BPMN), welche Hinterlegungen beinhalten, ausgeführt werden. Er umfasst eine umfangreiche Prozessbeschreibung inklusive aller Diagramme, welche hinter dem jeweiligen Prozess und wiederum den hinterlegten Diagrammen abgebildet sind.

Prozess-Warehouse: Falls vom Administrator nicht anders definiert, steht Ihnen dieser Export (.xlsx-Datei) auf einzelnen Kategorien und Diagrammen zur Verfügung. Bei der Ausführung auf einer Kategorie werden alle in der Kategorie enthaltenen Diagramme berücksichtigt. Die exportierte Excel-Datei umfasst die Tabellenblätter „Diagramm“ und „Objekt“. Im Tabellenblatt „Diagramm“ werden alle Attribute der betroffenen Diagramme, die jeweilige Diagramm ID sowie der Name der darüberliegenden Kategorie aufgelistet. Das Blatt „Objekt“ enthält den Objekttyp, den Symboltyp sowie alle Attribute der Objekte, welche in den betroffenen Diagrammen enthalten sind. Darunter fallen auch die Entity ID und die Occurrence ID, welche das Objekt und dessen Ausprägung im Diagramm eindeutig identifizieren. Des Weiteren wird die Zugehörigkeit zu einem Diagramm mithilfe des Diagrammnamens und der Diagramm ID für die jeweiligen Objekte dargestellt. Insgesamt erfolgt die Ausgabe der Attribute in diesem Export in der im System ausgewählten Inhaltssprache.

Bemerkung

Alle Attributtypen, welche Datumsangaben als Werte besitzen, werden bei diesem Export in der xlsx Datei ebenfalls den Datentyp Datum in der entsprechenden Zelle besitzen. Somit können Sie diese anschließend weiterverarbeiten, um beispielsweise Zeitspannen zu berechnen. Dies gilt für alle Prozess-Warehouse Exporte, egal ob diese für Repositories, Kategorien, Diagramme oder den Katalog ausgeführt werden. Das in Excel angezeigte Datumsformat (z.B. 12.05.2019 oder 12/05/2019) ist abhängig von der Anzeigesprache, welche in den Windows Spracheinstellungen festgelegt wurde.

Tipp

Im Rahmen des DSGVO-Maßnahmenplans können Sie das Prozess-Warehouse nach Dokumenten und Aktivitäten filtern, an welchen „Datenschutz“ gepflegt ist. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit bietet das Filtern nach „Risiko“, wodurch Sie die Risikomatrix einsehen können.

Prozesskosten/Simulation: Eine umfangreiche Erläuterung zu diesem Export finden Sie in dem gesonderten Kapitel.

Unter „Berichte erstellen“ wird beschrieben, wie Sie die genannten Exporte finden können.

Bemerkung

Als Administrator können Sie grundlegende Einstellungen einzelner Reports verändern, wie z.B. deren Verfügbarkeit. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Berichte mithilfe eines Report-Templates für Sie individuell anzupassen.

Welche Berichte sortieren die Aktivitäten Prozessfluss orientiert?

Ähnlich wie in der Diagrammansicht Matrix werden Aktivitäten in bestimmten Berichten nach dem Prozessfluss des jeweiligen Diagramms aufgelistet. Das bedeutet, dass Aktivitäten, welche zu Beginn Ihres Prozessfluss stehen auch als erstes in dem dementsprechenden Bericht aufgeführt werden.

Dieser Sortieralgorithmus ist für alle Berichte im .docx format vorhanden. Dies betrifft standardmäßig das Handbuch und das Handbuch mit Hinterlegungen. Die davon betroffenen Diagrammtypen sind dementsprechend das Kollaborationsdiagramm (BPMN), der Prozess (EPK) und Prozessübersichten (WKD).

Bemerkung

Falls Gateways oder Operatoren in einem Pfad modelliert sind, wird die Reihenfolge der darauffolgenden Aktivitäten basierend auf deren Wahrscheinlichkeit bestimmt.

Prozesskosten/Simulation

Die Prozesskosten/Simulation (.xlsx-Datei) kann auf einzelnen Diagrammen (BPMN und EPK) ausgeführt werden. Das Herunterladen des Reports wird im Abschnitt Daten exportieren unter „Berichte erstellen“ genauer beschrieben.

Dieser Report bietet Ihnen auf drei Tabellenblättern eine detaillierte Auflistung und Berechnung von verschiedenen Kosten, Zeiten und Kapazitätsbedarfen. Grundsätzlich werden zur sinnvollen Auswertung einige Attribut-Eingaben in den betroffenen Diagrammen in BIC Process Design benötigt. Diese Eingaben betreffen neben dem Namen der Ressourcen und Aktivitäten auch die Attribute in der Analyse-Attributgruppe. Sie werden in den Report übernommen und sind im Folgenden in den jeweiligen Teilabschnitten unter dem Gesichtspunkt „aus dem System übernommen“ erläutert. Im Report selbst können die übernommenen Werte manuell angepasst werden. Des Weiteren werden mehrere Ausprägungen von Ressourcen-Objekten in einem Diagramm als ein Objekt im Report erkannt. Ausprägungen von Aktivitäten und Aktivitäten oder Ressourcen mit dem gleichen Namen werden jedoch einzeln im Report ausgegeben. Beachten Sie daher, dass unterschiedliche Objekte im Allgemeinen auch unterschiedliche Namen haben sollten, da einige Berechnungen ansonsten verfälscht werden können. Im Folgenden werden die einzelnen Tabellenblätter näher erläutert, um das Analysevorgehen zu verdeutlichen.

Tabellenblatt „Aktivitäten“

Dieses Tabellenblatt umfasst vier verschiedene Blöcke. Im Folgenden werden die Funktionen und Berechnungen anhand der einzelnen Begriffe innerhalb der Blöcke verdeutlicht.

Kostenrechnung: Dieser Block ist essentiell für die weiteren, automatisch ausgeführten Berechnungen aller Zeiten und Kosten. Die drei gefragten Felder werden nicht automatisch bei der Erstellung des Reports ausgefüllt. Sie müssen stattdessen händisch in der Excel-Datei eingetragen werden.

Der Screenshot zeigt die Eingaben für Datum, Erfassungsperiode und Durchläufe pro Periode.

  • Datum: In der zugehörigen Zelle können Sie ein beliebiges, beispielsweise das heutige Datum eintragen.

  • Erfassungsperiode: In der zugehörigen Zelle ist die Eingabe der Erfassungsperiode gefragt. Diese könnte beispielsweise „Woche“ oder „Monat“ lauten. Die Periode sollte auch bei den Eingaben in BIC Process Design beachtet werden und übereinstimmen, um einige Berechnungen nicht zu verfälschen. Beispielsweise hängt die Kapazität einer Ressource (siehe Tabellenblatt „Ressourcen“) von der Erfassungsperiode ab!

  • Durchläufe pro Periode: In Abhängigkeit von der Erfassungsperiode muss hier die Anzahl der Durchläufe dieses Prozesses eingetragen werden, bspw. 5. Nur mithilfe dieser Zahl können weitere Berechnungen automatisch durchgeführt werden.

Aktivitäten des Prozesses: Dieser Block bietet eine kompakte Gesamtübersicht über die Aktivitäten des Prozesses, deren Häufigkeiten und bereits einigen Gesamtkosten, welche teilweise aus erst nachfolgenden Berechnungen stammen.

Der Screenshot zeigt die Aktivitäten des Prozesses und zugehörige beispielhafte Eingaben und Gesamtkosten.

Aus dem System übernommen:

  • Aktivitäten: Nummer, welche beim Auslesen des Prozesses zugeordnet wird, und Name der Aktivität

  • Wahrscheinlichkeit: Wahrscheinlichkeit, mit welcher diese Aktivität im Prozess durchgeführt wird (in %)

  • Sachkosten (SK): Kosten einer Aktivität (in €)

Die Werte wurden beispielsweise für die Aktivität „Rechnung erstellen“ zuvor wie folgt in die Attribute im System eingetragen:

Der Screenshot zeigt die Analyseattribute der Aktivität.

Berechnungen im Report in Abhängigkeit von der Anzahl der Durchläufe:

  • Häufigkeit: Wahrscheinlichkeit multipliziert mit der Anzahl der Durchläufe; sie gibt an, wie oft eine Aktivität pro Periode ausgeführt wird

  • Gesamtsachkosten (GesamtSK): Sachkosten multipliziert mit der Häufigkeit; entspricht den Sachkosten einer Aktivität pro Periode (in €)

  • Gesamtressourcenkosten (GesamtRK): Summe aller Kosten der an dieser Aktivität beteiligten Ressourcen pro Periode (in €), Berechnung mithilfe des Blocks „Ressourcen“

  • Gesamtkosten: Summe der Gesamtressourcenkosten und Gesamtsachkosten pro Aktivität pro Periode (in €)

  • Gesamt: Diese drei Zahlen stellen jeweils die aufsummierten GesamtSK, GesamtRK und Gesamtkosten aller Aktivitäten zusammen dar. Sie entsprechen demnach den jeweiligen gesamten Kosten der Periode. (in €)

Zeiten: In diesem Block werden einige grundlegende Zeiten aufgelistet und Gesamtzeiten ausgegeben.

Der Screenshot zeigt die Zeiten der Aktivitäten des Prozesses und zugehörige beispielhafte Eingaben und Gesamtzeiten.

Aus dem System übernommen:

  • Bearbeitungszeit (BZ): Bearbeitungszeit einer Aktivität (in Minuten)

  • Liegezeit (LZ): Liegezeit einer Aktivität (in Minuten)

  • Transportzeit (TZ): Transportzeit einer Aktivität (in Minuten)

  • Einarbeitungszeit (EZ): Einarbeitungszeit einer Aktivität (in Minuten)

Die Werte wurden beispielsweise für „Aktivität 1“ zuvor wie folgt in die Attribute im System eingetragen:

Der Screenshot zeigt die Analyseattribute der Aktivität.

Berechnungen im Report in Abhängigkeit von der Anzahl der Durchläufe:

  • Gesamtzeit: Summe aller Zeiten BZ, LZ, TZ und EZ, multipliziert mit der Häufigkeit pro Aktivität (in Minuten)

  • Gesamt: Summe der Gesamtzeiten aller Aktivitäten pro Periode (in Minuten)

Ressourcen: Dieser Block unterteilt sich in weitere Ressourcen-Blöcke, welche aneinandergereiht dargestellt und je vier Spalten lang sind. Pro Ressource werden hier der Name und die unten aufgelisteten Werte, wie zugehörige Kosten und Zeiten, abgebildet. Das Mitwirken einer Ressource bei einer Aktivität ist durch die vorhandenen Zahlen innerhalb eines Blocks in der jeweiligen Zeile erkennbar. Dementsprechend bleiben die Felder leer, falls eine Ressource eine Aktivität nicht ausführt. Die Berechnung für „GesamtRK“ erfolgt schließlich Ressourcen-übergreifend und steht somit in der letzten Spalte des Blocks. Die aufgelisteten Ressourcen entsprechen den Ressourcen im Tabellenblatt „Ressourcen“. Die Tabellenblätter sind miteinander verknüpft und beeinflussen sich gegenseitig.

Der Screenshot zeigt die zu den Aktivitäten zugehörigen Ressourcen des Prozesses und beispielhafte Eingaben, Zeiten und Gesamtkosten.

Aus dem System übernommen:

  • Bearbeitungszeit (BZ): Zeit, welche eine Ressource zur Bearbeitung einer Aktivität benötigt (in Minuten). Diese entspricht der BZ der Aktivität, falls keine gesonderte Eingabe pro Ressource in BIC Process Design möglich ist. Die Zahl kann eigenhändig im Report verändert werden.

Berechnungen im Report in Abhängigkeit von der Anzahl der Durchläufe:

  • Ressourcenkosten pro Durchlauf (RK pro Durchlauf): Kostensatz der Ressource (siehe Tabellenblatt „Ressourcen“) multipliziert mit der BZ, welche die Ressource zur Bearbeitung einer Aktivität benötigt (in €). Gibt an, wie viel eine Ressource bei einem Durchlauf der Aktivität kosten würde.

  • Ressourcenkosten (RK): RK pro Durchlauf multipliziert mit der Häufigkeit (in €). Kosten, welche die Ressource durch die Durchführung der Aktivität pro Periode verursacht.

  • Prozesszeit (PZ): Häufigkeit multipliziert mit der BZ, welche die Ressource zur Bearbeitung einer Aktivität benötigt (in Minuten). Gibt an, wie viel Zeit die Ressource zur Ausführung der Aktivität pro Periode benötigt.

  • Gesamt: jeweilige Summe der RK, bzw. PZ. Gibt die gesamten Kosten, bzw. die gesamte Zeit an, welche die Ressource pro Aktivität pro Periode benötigt (in €, bzw. in Minuten).

  • Gesamte Ressourcenkosten (GesamtRK): Summe aller RK pro Aktivität. Gibt die Höhe der Kosten einer Aktivität pro Periode, verursacht durch die beteiligten Ressourcen, an (in €).

Bemerkung

Im Report selbst können aus dem System übernommene Eingabewerte wie Namen, Wahrscheinlichkeiten, Kosten, Zeiten und Kapazitäten nachträglich beliebig angepasst werden. Die Veränderungen sind beispielsweise für die Analyse-Stammattribute „Kapazität“ und „Kostensatz“ des Objekts „Rolle“ sinnvoll, falls diese Größen aktivitätsspezifisch sind. Stammattribute werden, im Gegensatz zu Ausprägungsattributen, für jede Ausprägung eines Objekts übernommen. Bestätigte Objekte sollten daher nur im Katalog oder in der Datei selbst verändert werden.

Tabellenblatt „Ressourcen“

Dieser Abschnitt beinhaltet die Ressourcenbedarfsberechnung, welche Kapazitäten und Kosten einzelner Ressourcen abgetrennt darstellt.

Ressourcenbedarfsrechnung: In diesem Block werden einige Werte von Ressourcen gesondert aufgelistet. Diese Werte stammen aus den Eingaben in dem System, aus den Berechnungen im Tabellenblatt „Aktivitäten“ oder werden hier gesondert berechnet.

Der Screenshot zeigt die Ressourcen des Prozesses und zugehörige beispielhafte Eingaben, den Kapazitätsbedarf, Gesamtkosten und -zeiten.

aus dem System übernommen:

  • Ressourcen: Nummer, welche beim Auslesen des Prozesses zugeordnet wird, und Name der Ressourcen

  • Kapazität: Kapazität der Ressource (in Stunden)

  • Kostensatz: Kostensatz der Ressource (in € pro Minute)

Die Werte wurden beispielsweise für die Rolle „Mitarbeiter Rechnungswesen“ zuvor wie folgt in die Attribute im System eingetragen:

Der Screenshot zeigt die Analyse-Attribute "Kapazität (in Stunden)" und "Kostensatz (in € pro Minute)" der ausgewerteten Rolle 1.

Berechnungen im Report in Abhängigkeit von der Anzahl der Durchläufe:

  • Gesamte Ressourcenkosten (GesamtRK): Summe der Kosten dieser Ressource in der gewählten Periode (in €); wird aus dem Tabellenblatt „Aktivitäten“, Block „Ressourcen“ von „Gesamt“ übernommen

  • Gesamtzeit: Summe der Bearbeitungszeiten der Ressource über beteiligte Aktivitäten in der gewählten Periode (in Minuten), wird aus dem Tabellenblatt „Aktivitäten“, Block „Ressourcen“ von „Gesamt“ übernommen

  • Kapazitätsbedarf: Verhältnis von Gesamtzeit, welche die Ressource benötigt, um die Aktivitäten dieses Prozesses ausführen zu können, zu ihrer verfügbaren Kapazität. Der Wert des Kapazitätsbedarfs gibt somit an, in wie weit eine Ressource ihre verfügbare Zeit ausschöpft oder ob Sie für ihre Aufgaben mehr Zeit benötigen. Dabei wird wie folgt unterschieden.

    • Wert größer 1 (rotes X): Die für die Aufgaben benötigte Zeit überschreitet die Kapazität dieser Ressource für den gewählten Prozess. Es besteht Kapazitätsbedarf.

    • Wert zwischen 0,5 und 1 (grüner Haken): Die Kapazität ist gleich bis halb so groß, wie die benötigte Bearbeitungszeit der Aktivitäten. Die Ressource hat ausreichend Kapazitäten.

    • Wert kleiner als 0,5 (gelbes Ausrufezeichen): Die Kapazität ist mehr als doppelt so groß, wie die benötigte Bearbeitungszeit der Aktivitäten. Die Ressource hat viel Kapazität übrig.

Tabellenblatt „Diagramm“

Hier können Sie ein Bild vom ausgewerteten Diagramm sehen.

Hier wird ein Bild des Diagramms abgebildet.