Aufgaben

Benutzer, die in den Governance-Attributen eines Diagramms oder Katalogobjekts als „Prüfer“ oder „Verantwortlicher“ eingetragen sind, können im Menüeintrag Aufgaben verschiedene Aufgaben bearbeiten. Dazu gehören das Genehmigen oder Ablehnen einer Publizierung oder Depublizierung sowie die Bearbeitung von Wiedervorlageaufgaben. Weitere Informationen zu den Aufgaben finden Sie in den verlinkten Abschnitten.

Governance-Beteiligte können ihre Aufgaben direkt über den Menüeintrag Aufgaben bearbeiten. Sie können auch über Diagramme oder den Katalog auf ausstehende und abgeschlossene (De-)Publizierungsaufgaben zugreifen. Alle Benutzerrollen außer Reader können zugewiesene Aufgaben einsehen und bearbeiten, wenn sie als Prüfungsinstanz für ein bestimmtes Diagramm oder Katalogobjekt festgelegt sind.

Wie kann ich meine Aufgaben einsehen?

Um Ihre Aufgaben einsehen zu können, benötigen Sie mindestens die Benutzerrolle Reviewer. Wählen Sie in der linken Menüleiste den Menüeintrag Aufgaben aus. Dort erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle anstehenden und erledigten Aufgaben.

Über die obere Leiste können Sie gezielt zwischen verschiedenen Aufgabenansichten wechseln. Dort sehen Sie neben Ihren eigenen offenen Aufgaben auch Aufgaben, bei denen Sie als Stellvertreter eingetragen sind, Aufgaben aus Gruppenzuweisungen sowie bereits abgeschlossene Aufgaben. Die Anzahl Ihrer offenen Aufgaben wird außerdem direkt in der Menüleiste angezeigt.

Jede dieser Aufgabenlisten sortiert die Einträge absteigend nach dem Startdatum. So stehen die neuesten Aufgaben immer ganz oben. Für jede Aufgabe werden der Name des Diagramms oder Katalogobjekts, die Aufgabenbeschreibung sowie das Startdatum angezeigt. Im Reiter Erledigte Aufgaben sehen Sie zusätzlich das Start- und Enddatum.

Damit Sie besser unterscheiden können, ob es sich um ein Diagramm oder ein Katalogobjekt handelt, wird neben dem Namen das passende Symbol angezeigt. Sie können die jeweilige Aufgabe auch anklicken, um direkt zum zugehörigen Diagramm oder Katalogobjekt zu wechseln.

Bemerkung

Wenn Sie BIC EAM erworben und aktiviert haben, können Ihnen auch Aufgaben zu Kontextdiagrammen zugewiesen werden. Je nachdem, ob das betreffende Kontextdiagramm im Katalog erstellt oder modelliert wurde, werden Sie beim Klicken auf die Aufgabe zur passenden Katalog- oder Diagrammansicht weitergeleitet.

Für jede Aufgabe wird in der rechten Seitenleiste ein Kontextmenü angezeigt. Wenn Sie dort die Option Audit trail auswählen, öffnet sich ein Fenster mit weiteren Details zur jeweiligen Aufgabe.

Im Audit Trail werden neben dem Namen des Diagramms oder Katalogobjekts auch Kommentare angezeigt, die Benutzer in früheren Workflow-Schritten eingetragen haben. Der erste Kommentar in der Historie zeigt immer den bei der Initiierung angegebenen Grund für die Publizierung oder Depublizierung. Ihre eigentliche Aufgabe wird oberhalb der Historie angezeigt. Zusätzlich wird für jede Aufgabe der Zeitpunkt des Eingangs angezeigt. Bei erledigten Aufgaben wird außerdem der Zeitpunkt des Abschlusses festgehalten.

Über die Schaltfläche Schließen können Sie den Audit Trail verlassen.

Wie arbeite ich mit meinen Aufgaben?

Als Benutzer mit mindestens der Benutzerrolle Reviewer können Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben bearbeiten. Sie können diese direkt über den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste oder im Diagramm bzw. Katalog erledigen.

Aufgaben direkt erledigen:

Wenn Sie Aufgaben direkt erledigen möchten, ohne zum zugehörigen Diagramm oder Katalogobjekt zu wechseln, öffnen Sie zuerst den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste. Dort wird Ihnen eine Liste aller anstehenden Aufgaben angezeigt. In der rechten Seitenleiste finden Sie für jede Aufgabe die Schaltfläche Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Dialog. Dort können Sie die Aufgabe genehmigen oder ablehnen und einen Kommentar eingeben. Wenn Sie eine Aufgabe ablehnen, ist ein Kommentar verpflichtend. Anschließend können Sie die Aufgabe mit der Schaltfläche Bestätigen abschließen. Wenn Sie die Bearbeitung abbrechen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.

Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, wird sie aus der Aufgabenliste entfernt. Die Governance-Beteiligten werden je nach Ausgang der Aufgabe per E-Mail informiert. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Aufgaben im Diagramm oder im Katalog erledigen:

Wenn Sie Aufgaben im Diagramm oder im Katalog erledigen möchten, öffnen Sie zuerst den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste. Dort werden alle für Sie anstehenden Aufgaben in einer Liste angezeigt. Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, werden Sie direkt zum entsprechenden Diagramm oder Katalogobjekt weitergeleitet.

Bei einer Publizierungsaufgabe wird Ihnen das Diagramm oder Katalogobjekt in der Vorschau angezeigt. Bei einer Wiedervorlage- oder Depublizierungsaufgabe sehen Sie das Diagramm oder Katalogobjekt in der veröffentlichten Version.

In allen Fällen können Sie über die Schaltfläche Aufgabe genehmigen oder ablehnen die weitere Publizierung oder Depublizierung genehmigen oder ablehnen. Im Dialog wählen Sie Ihre Entscheidung aus und können einen Kommentar eingeben. Wenn Sie ablehnen, ist das Kommentarfeld verpflichtend. Anschließend können Sie die Aufgabe mit der Schaltfläche Bestätigen abschließen. Wenn Sie die Bearbeitung abbrechen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.

Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, wird sie aus der Aufgabenliste entfernt. Die Governance-Beteiligten werden je nach Ausgang der Aufgabe per E-Mail informiert. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Bemerkung

Optional kann bei der Bearbeitung von Aufgaben eine zusätzliche Authentifizierung des Benutzers verlangt werden. In diesem Fall muss der Benutzer seine Identität noch einmal bestätigen, wenn zum Beispiel eine Qualitätssicherungsaufgabe im Rahmen der Prozessfreigabe bearbeitet wird. Sie können die zusätzliche Authentifizierung nicht selbst aktivieren. Bitte kontaktieren Sie uns.

Wie werde ich über meine Aufgaben informiert?

Wenn Sie in BIC Process Design angemeldet sind, werden Sie über den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste über Ihre ausstehenden Aufgaben informiert.

Dort sehen Sie auf einen Blick alle offenen Aufgaben. Eine Zahl neben dem Aufgabensymbol zeigt diese an. Wenn Sie während Ihrer Sitzung neue Aufgaben erhalten, wird die Zahl in der Menüleiste entsprechend erhöht.

Wenn Sie in den Governance-Attributen eines Diagramms oder Katalogobjekts als Verantwortlicher eingetragen sind, erhalten Sie sofort eine E-Mail, sobald eine Aufgabe endgültig von Ihnen genehmigt oder abgelehnt wurde. Wenn Sie in den Governance-Attributen eines Diagramms oder Katalogobjekts als Prüfer eingetragen sind, erhalten Sie nur bei genehmigten Aufgaben sofort eine E-Mail, wenn der Verantwortliche diese ebenfalls genehmigt hat.

Außerdem erhalten Sie am nächsten Tag eine E-Mail mit einer zusammengefassten Übersicht der neuen Aufgaben, wenn Ihnen eine oder mehrere neue Aufgaben zugewiesen wurden und diese noch nicht gestartet sind.

Zusätzlich erhalten Sie standardmäßig alle sieben Tage eine Erinnerungs-E-Mail zu noch ausstehenden Aufgaben. Dies kann vom Administrator geändert werden.

Wie arbeite ich mit meinen Stellvertreter-Aufgaben?

Damit Sie mit Stellvertreter-Aufgaben arbeiten können, müssen Sie von einem anderen Benutzer in dessen Profil als Stellvertreter festgelegt werden. Danach können Sie Stellvertreter-Aufgaben übernehmen und bearbeiten.

Öffnen Sie dazu als Benutzer mit mindestens der Benutzerrolle Reviewer den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste. In der Kopfleiste der Aufgaben finden Sie den mittleren Reiter Stellvertreter-Aufgaben.

Wenn Sie den Reiter öffnen, werden alle Aufgaben angezeigt, für die Sie als Stellvertreter eingetragen sind. Stellvertreter-Aufgaben, die bereits von einem anderen Benutzer übernommen wurden, zeigen dessen Initialen an. Das kann passieren, wenn Ihre Benutzergruppe als Stellvertreter eingetragen wurde. Wenn Sie mit der Maus über die Initialen fahren, wird der vollständige Benutzername angezeigt. Wenn eine Aufgabe noch nicht übernommen wurde, können Sie die Option Aufgabe übernehmen auswählen.

Die Aufgabe wird danach mit Ihren Initialen versehen und erscheint in Ihrer Aufgabenliste im linken Reiter Meine Aufgaben. Dort können Sie die Aufgabe wie Ihre eigene bearbeiten.

Wie arbeite ich mit meinen Gruppenaufgaben?

Neben einzelnen Benutzern können auch Benutzergruppen eine Aufgabe erhalten. Das ist der Fall, wenn sie in den Governance-Attributen eines Diagramms oder Katalogobjekts als Prüfer oder Verantwortlicher eingetragen sind. Dann kann jeder Benutzer, der beim Start des Workflows Mitglied der Gruppe war, die entsprechende Workflowaufgabe im rechten Reiter Gruppenaufgaben sehen.

Öffnen Sie als Benutzer mit mindestens der Benutzerrolle Reviewer in der linken Menüleiste den Menüeintrag Aufgaben. Wechseln Sie dann zum rechten Reiter Gruppenaufgaben.

Dort werden alle ausstehenden Gruppenaufgaben angezeigt. Gruppenmitglieder können offene Aufgaben übernehmen und anschließend bearbeiten. Gruppenaufgaben, die bereits von einem Mitglied übernommen wurden, sind mit dessen Initialen gekennzeichnet. Wenn Sie mit der Maus über die Initialen fahren, wird der vollständige Benutzername des Mitglieds angezeigt. Wenn eine Gruppenaufgabe noch nicht übernommen wurde, können Sie die Option Aufgabe übernehmen auswählen.

Die übernommene Aufgabe erscheint dann in Ihrer Aufgabenliste im linken Reiter Meine Aufgaben. Dort können Sie sie bearbeiten. Außerdem erscheinen Ihre Initialen an der Aufgabe in der Gruppenaufgabenliste. So sehen alle anderen Mitglieder, dass Sie diese Aufgabe bearbeiten.

Wenn Sie eine Aufgabe übernommen haben, können Sie sie auch wieder zurücklegen. Wählen Sie dazu im Kontextmenü der Aufgabe in der Gruppenaufgabenliste die Option Aufgabe zurücklegen. Danach können alle Benutzer der verantwortlichen Benutzergruppe die Aufgabe wieder übernehmen.

Sobald die Gruppenaufgaben erledigt sind, verschwinden sie aus den Aufgabenlisten aller Gruppenmitglieder.

Bemerkung

Besteht eine Benutzergruppe nur aus einem Mitglied, erscheinen die entsprechenden Workflow-Aufgaben nicht in den Gruppenaufgaben, sondern in den Aufgaben des Benutzers unter dem Reiter Meine Aufgaben.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Benutzer, die nachträglich zu einer Benutzergruppe hinzugefügt werden, keinen Zugriff auf bereits gestartete Gruppenaufgaben erhalten. Die Aufgabe wird nur den Benutzern in der Aufgabenliste angezeigt, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Gruppe enthalten waren. Benutzer, die erst später zur Gruppe hinzugefügt werden, sehen nur Aufgaben, die nach ihrer Aufnahme erzeugt werden. Bereits bestehende Aufgaben bleiben für diese Benutzer unsichtbar.

Wie arbeite ich mit Wiedervorlageaufgaben?

Wenn die Gültigkeitsdauer eines Diagramms oder Katalogobjekts begrenzt ist, erhält der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe eine Prüfaufgabe für die Wiedervorlage. Die betroffenen Benutzer können diese in der Aufgabenliste sehen.

Öffnen Sie zuerst als Benutzer mit mindestens der Benutzerrolle Reviewer den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste. Dort wird eine Liste aller anstehenden Aufgaben angezeigt. Die Wiedervorlageaufgabe ist mit der Aufgabenbeschreibung Wiedervorlage prüfen gekennzeichnet. Sie ist nur für Benutzer verfügbar, die in den Governance-Attributen eines Diagramms oder Katalogobjekts als Verantwortlicher eingetragen sind. Um die Wiedervorlageaufgabe zu bearbeiten, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich ein Dialog. Dort stehen die folgenden Optionen zur Auswahl:

Depublizieren: Wählen Sie diese Option, um das Diagramm oder Katalogobjekt aus der Veröffentlichung und Vorschau zu entfernen. Ein Katalogobjekt wird nur depubliziert, wenn es in keinem anderen veröffentlichten Diagramm verwendet wird. Im Gegensatz zur normalen Depublizierung ist hier keine zusätzliche Bestätigung durch die Verantwortlichen nötig, weil nur diese die Wiedervorlage bearbeiten können. Die Depublizierung wird gestartet, sobald das „Gültig bis“-Datum des Diagramms oder Katalogobjekts erreicht ist.

Gültigkeit verlängern: Wählen Sie diese Option, um die Gültigkeit des Diagramms oder Katalogobjekts zu verlängern. Das ursprüngliche „Gültig bis“-Datum wird um ein Jahr verlängert und in der Veröffentlichung direkt nach der Bestätigung angepasst. Archiveinträge werden ebenfalls erstellt.

Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren: Wählen Sie diese Option, um die Wiedervorlageaufgabe zu beenden und die Governance-Beteiligten per E-Mail darüber zu informieren.

Für die Option Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren ist ein Kommentar erforderlich. Bei den anderen Optionen ist ein Kommentar optional. Klicken Sie danach auf Bestätigen, um die Prüfung abzuschließen.

Danach wird für die Optionen Depublizieren und Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren eine E-Mail an alle Empfänger gesendet, die in den Governance-Attributen des Diagramms oder Katalogobjekts eingetragen wurden. Diese enthält unter anderem die gewählte Option, den optionalen Kommentar und die verantwortliche Person.

Alternativ können Sie auf die Wiedervorlageaufgabe klicken, um zum zugehörigen Diagramm oder Katalogobjekt zu wechseln. Dort wird ebenfalls die Schaltfläche Aufgabe genehmigen oder ablehnen angezeigt. Wenn der Gültigkeitszeitraum des Diagramms oder Katalogobjekts oder der enthaltenen Katalogobjekte bereits abgelaufen ist, wird Ihnen dies durch einen Hinweis angezeigt.

Wenn Sie eine Überarbeitung für notwendig halten, kontaktieren Sie den entsprechenden Autor und verlängern Sie die Gültigkeit des Diagramms oder Katalogobjekts. So erhält der Autor Zeit für die Überarbeitung. Sie können das Objekt im Fall einer Überarbeitung natürlich auch depublizieren. Dadurch kann jedoch eine Prozesslücke entstehen, bis die Überarbeitung publiziert wird.

Wenn die Wiedervorlageaufgabe nicht bearbeitet wird, erfolgt keine automatische Depublizierung. Ein Diagramm oder Katalogobjekt kann weiterhin publiziert oder depubliziert werden, während bereits ein Wiedervorlage-Workflow aktiv ist. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlage-Workflow abgebrochen, zusammen mit den daraus entstandenen, noch offenen und nun veralteten Aufgaben. Dieses Verhalten wird hier näher erläutert.

Bemerkung

Als Administrator werden Ihnen alle Wiedervorlage-Workflows auch in der Liste aller Workflows im Governance Cockpit angezeigt.

Was passiert, wenn ich eine Veröffentlichung initiiere während ein Wiedervorlage-Workflow existiert?

Während ein Wiedervorlage-Workflow für ein veröffentlichtes Objekt, also ein Diagramm oder Katalogobjekt, aktiv ist, kann das Objekt weiterhin neu veröffentlicht werden. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlage-Workflow zusammen mit den daraus entstandenen, noch offenen und nun veralteten Aufgaben abgebrochen. Das Objekt steht dann allen Benutzern in der neuen Version im Bereich Veröffentlichung zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall die Gültigkeit nicht automatisch aktualisiert wird. Wenn das Attribut „Gültig bis“ vor der Veröffentlichung der neuen Version nicht neu gepflegt wurde, steht für dieses Objekt ebenfalls eine Wiedervorlage an. Der Verantwortliche erhält dann erneut eine Wiedervorlageaufgabe und die entsprechenden Benachrichtigungen werden gesendet. Bei der Erledigung der Aufgabe kann der Verantwortliche dies korrigieren und die Gültigkeit für die neue Version des Diagramms oder Katalogobjekts um ein Jahr verlängern.

Wenn Sie also ein Objekt mit laufendem Wiedervorlage-Workflow manuell durch eine neue Version in der Veröffentlichung ersetzen möchten, achten Sie darauf, das Gültigkeitsdatum anzupassen. So verhindern Sie, dass der Wiedervorlage-Workflow auch für die neue Version gestartet wird.

Wie kann ich bereits erledigte Aufgaben einsehen?

Um bereits erledigte Aufgaben einsehen zu können, benötigen Sie mindestens die Benutzerrolle Reviewer. Öffnen Sie den Menüeintrag Aufgaben in der linken Menüleiste. Wechseln Sie anschließend in den Reiter Erledigte Aufgaben. Dort sehen Sie alle Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben.

|doneTasks_de|

In der Aufgabenliste sehen Sie, um welche Art von Aufgabe es sich gehandelt hat. Dazu gehören zum Beispiel Wiedervorlage-, Publizierungs- oder Depublizierungsaufgaben. Außerdem sehen Sie, ob sich die Aufgabe auf ein Diagramm oder auf ein Katalogobjekt bezogen hat. Dies wird Ihnen über das passende Symbol neben dem Namen angezeigt.

Für jede erledigte Aufgabe werden das Startdatum und das Enddatum angezeigt. So können Sie nachvollziehen, wann die Aufgabe begonnen hat und wann sie erledigt wurde. Sie können eine erledigte Aufgabe anklicken. Dadurch werden Sie direkt zum zugehörigen Diagramm oder Katalogobjekt weitergeleitet.

Zusätzlich können Sie in der rechten Seitenleiste über das Kontextmenü den Audit trail öffnen. Dort sehen Sie weitere Informationen zur Aufgabe und zum bisherigen Verlauf.

Bemerkung

Wenn Sie BIC EAM erworben und aktiviert haben, können Ihnen auch erledigte Aufgaben zu Kontextdiagrammen angezeigt werden. Je nachdem, ob das betreffende Kontextdiagramm im Katalog erstellt oder modelliert wurde, werden Sie beim Klicken auf die Aufgabe zur passenden Katalog- oder Diagrammansicht weitergeleitet.