Katalog

Was ist der Katalog?

Im Katalog sind sämtliche Stammdaten aus Ihren Diagrammen enthalten, die ggf. wiederverwendet werden sollen; dies können beispielsweise Rollen oder Applikationen sein. Die Bearbeitung und Qualitätssicherung von Katalogeinträgen steht Nutzern mit Administrator- oder Editorrechten zu, um eine zentrale Verwaltung der Stammdaten zu unterstützen.

In der Modellierung erscheinen vorgeschlagene Katalogeinträge wie gewohnt in Rot und kursiv in der Vorschlagsliste der Modellierer und können jedoch im Diagramm verändert werden. Sobald der Administrator oder der Editor die Katalogeinträge angenommen hat, erscheinen sie in der Vorschlagsliste in schwarzer Schrift (nicht kursiv) und können durch Modellierer nicht mehr verändert werden. Dadurch wird die Gefahr vermindert, dass wiederverwendete Objekte versehentlich in den einzelnen Diagrammen geändert werden und so ungewollte Seiteneffekte entstehen.

Im Menü können Sie den Katalog finden und mit einem Klick öffnen.

Anschließend wird Ihnen der Katalog mit einer Liste aller Katalogeinträge angezeigt, auf welche Sie Zugriff haben. Dazu gehört das Symbol des Typs und der Name jedes Katalogeintrags. Außerdem können die zugehörigen Attribute und Verwendungen angezeigt werden. Die Anzahl der aktuell aufgelisteten Katalogeinträge können Sie in der Kopfzeile neben dem „Katalog“ sehen. Wenn ein Katalogeintrag eine Beschreibung enthält, wird diese entweder unter dem Namen in der Liste oder innerhalb des Eintrags angezeigt.

Der Öffentliche Arbeitsbereich des Katalogs zeigt sowohl angenommene Katalogeinträge als auch nicht angenommene Stammdaten. Sie erkennen Katalogvorschläge (nicht angenommene Katalogeinträge) an der Markierung durch einen orangenen Punkt am Icon.

Neben der Liste aller Katalogeinträge können Sie sich auch das Dashboard als alternative Ansicht auf den Katalog anzeigen lassen, um sich einige der Daten aus Ihrem Katalog zusätzlich graphisch zu repräsentieren.

Katalogeinträge anlegen und bearbeiten

Wie lege ich neue Einträge im Katalog an?

Neue Katalogeinträge können Sie in der neuen Benutzeroberfläche über zwei verschiedene Arten generieren, welche im Folgenden beschrieben werden.

Bemerkung

Beachten Sie, dass Sie hier Vorschläge für Katalogeinträge erstellen. Bevor Sie ein Diagramm veröffentlichen, müssen alle Katalogeinträge, die eine Ausprägung in dem Diagramm haben, angenommen sein.

Einträge direkt im Katalog anlegen:

Diese Funktion können Benutzer der Rollen Administrator oder Editor nutzen. Navigieren Sie im Öffentlichen Arbeitsbereich in den Katalog und klicken Sie auf das Plus-Symbol Neuer Katalogeintrag am unteren Bildschirmrand.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Namen und Typ für den neuen Katalogeintrag eintragen können. Des Weiteren finden Sie eine Checkbox, um direkt zu den Details des Katalogeintrags zu gelangen. Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, gelangen Sie wieder auf die Katalogsliste und werden darüber informiert, dass der Katalogeintrag erstellt wurde. Anschließend können ggf. direkt einen weiteren Katalogeintrag erstellen.

Falls Sie zuvor einen Filter in der Liste aller Katalogeinträge aktiviert haben, wird dieser Objekttyp direkt aus der Drop-down-Liste beim Erstellen eines neuen Katalogeintrags selektiert. Lassen Sie sich beispielweise alle Katalogeinträge vom Typ Datenspeicher anzeigen und stellen fest, dass ein Datenspeicher Ihrer Organisation noch nicht eingetragen ist, können Sie den fehlenden Eintrag direkt über den Button Neuer Katalogeintrag anlegen. Nachdem Sie den Typ über den Button Änderungen speichern bestätigt haben, gelangen Sie direkt in den Bearbeitungsmodus der Detailansicht Ihres neuen Katalogeintrags, wo Sie die Attribute des Eintrags (z.B. Name, Identifizierer oder Beschreibung) setzen können. Der Name des neuen Katalogeintrags ist initial mit dem Typnamen gepflegt. Speichern Sie den neuen Katalogeintrag anschließend über den entsprechenden Button, verlassen Sie den Bearbeitungsmodus.

Bemerkung

Nachdem Sie einen Katalogeintrag erstellt haben, ist die Katalogliste nicht mehr alphabetisch sortiert. Um wieder zur alphabetischen Sortierung zu gelangen, müssen sie das Fenster neu laden (bspw. durch das Drücken von F5).

Einträge durch Modellierung hinzufügen:

Sie können neue Katalogeinträge durch das Anlegen neuer Symbole in der Diagrammmodellierung generieren. Dafür ist allerdings die Aktivierung des Objekttyps als Katalogvorschlag im Administrationsbereich erforderlich.

Legen Sie ein neues Symbol im Diagramm an, welches im Katalog verwendet werden kann. (Dies sind wiederverwendbare Symbole, wie beispielsweise Rollen, Risiken etc. Standardmäßig nicht im Katalog vorhandene Symbole sind beispielsweise Aktivitäten und Ereignisse, da diese in der Regel nur eine Ausprägung haben.) Um die Elemente im Katalog verfügbar zu machen, müssen Sie Ihr Diagramm nun einchecken. Sobald Sie das Diagramm eingecheckt haben, ist ein neuer Katalogeintrag für das Symbol vorhanden. Des Weiteren wird der Vorschlag in der Vorschlagsliste bei Neuanlagen von Elementen desselben Typs angezeigt.

Bemerkung

In der alten Benutzeroberfläche gibt es zusätzlich die Möglichkeit bestehende Symbole als Katalogeinträge vorzuschlagen.

Wie erstelle ich neue Katalogeinträge per KI?

Als Administrator und Editor haben Sie die Möglichkeit, Katalogeinträge durch KI generieren zu lassen. Gehen Sie dazu im Katalog in die Optionen und klicken Sie auf KI-gestützter Editor.

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie drei Schritte befolgen müssen. Zunächst geben Sie unserem KI-gestützten Editor Arty an, welchen Typ die KI-generierten Katalogeinträge haben sollen. Zusätzlich können Sie die Branche sowie die Anzahl der gewünschten Katalogvorschläge angeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im nächsten Schritt generiert Arty eine Vielzahl an Katalogvorschlägen. Hier können Sie auswählen, welche Einträge Ihren Vorstellungen entsprechen. Sofern Sie alle KI-generierten Vorschläge auswählen möchten, können Sie auf den obersten Eintrag Katalogeinträge ausgewählt klicken, woraufhin alle Vorschläge ausgewählt werden. Sollten Sie mit den Vorschlägen nicht zufrieden sein, können Sie auf Zurück klicken und Ihre Eingabe entsprechend anpassen.

Nachdem Sie mindestens einen Vorschlag ausgewählt haben, können Sie auf Weiter klicken und gelangen zum letzten Schritt.

Im letzten Schritt erhalten Sie eine Übersicht aller von Arty generierten Katalogeinträgen. Wenn keine Fehler aufgetreten sind, sehen Sie links neben jedem Vorschlag einen grünen Haken. Um die Vorschläge in der Katalogliste einzusehen, klicken Sie bitte auf Schließen.

In der Katalogliste werden Ihnen nun die von Arty generierten Katalogeinträge an oberster Stelle in der Liste angezeigt. Sobald Sie die Seite neu laden, erscheinen die Einträge in alphabetischer Reihenfolge. Wie Sie Katalogeinträge bearbeiten können, finden Sie hier.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die KI-generierten Katalogeinträge nur in der aktuellen Inhaltssprache generiert werden.

Bemerkung

Die Option KI-gestützter Editor ist in der mobilen Ansicht nicht verfügbar.

Hinweis

Diese Funktion erfolgt durch Arty, unseren AI Editor. Beachten Sie, dass eine separate Lizenz erforderlich ist. Bitte beachten Sie auch die Hinweise zur Nutzung der KI-Funktion.

Wie bearbeite ich Attribute von Katalogeinträgen?

Navigieren Sie im Öffentlichen Arbeitsbereich in den Katalog und suchen Sie einen Katalogeintrag, den Sie ändern möchten. Selektieren Sie den Eintrag, um zu den Details zu gelangen.

Klicken Sie dort auf den Button Bearbeiten. Es wird in den Bearbeitungsmodus gewechselt.

Wenn ein Katalogeintrag bisher noch nicht freigegeben wurde, wird Ihnen am oberen Rand ein Banner angezeigt, was dieses signalisiert.

Bearbeiten Sie die Attribute entsprechend Ihren Wünschen, indem Sie Werte ändern, einfügen oder löschen. System- und schreibgeschützte Attribute können nicht bearbeitet werden. Im Attributfeld Anlage (URL) können Sie Links und Dateien hinzufügen, welche alphabetisch sortiert sind. Permanente Links zu einer hinterlegten Datei funktionieren nur dann dauerhaft, wenn der Titel der Anlage unverändert bleibt. Sobald der Titel geändert wird, ist der Link ungültig und die Anlage kann nicht mehr über den generierten Link aufgerufen und heruntergeladen werden. Dabei besteht die Möglichkeit, die Anlage sprachabhängig bereitzustellen. Eine Beschreibung der Funktionsweise finden Sie im Kapitel über das Attribut „Anlage“ in der Modellierung. Beachten Sie außerdem die verschiedenen Funktionen für das Attribut „Beschreibung“.

Organisationseinheiten, Dokumente und Normen können während der Bearbeitung von Entitätsattributen erstellt werden. Dazu muss das jeweilige Attributsfeld ausgewählt werden. Nachdem das erste Symbol eingegeben wurde, erscheinen bereits vorhandene Vorschläge.

Außerdem können auch neue Entitäten erstellt werden, wenn der vollständige, gewünschte Namen im Feld eingegeben wird und auf „Anlegen“ geklickt wird.

Eine Benachrichtigung informiert Sie anschließend darüber, dass die Entität erstellt und dem Freigabeworkflow für Katalogeinträge hinzugefügt wurde.

Speichern Sie Ihre Änderungen anschließend mit dem entsprechenden Button. Dadurch gelangen Sie wieder in die ursprüngliche Ansicht des Katalogeintrags. Wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen möchten, können Sie über den Button Bearbeitungsmodus verlassen.

Falls Sie den Bearbeitungsmodus verlassen und ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, erhalten Sie einen Hinweis. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Änderungen zu speichern oder den Bearbeitungsmodus ohne Speichern zu verlassen. Alternativ können Sie das Verlassen des Bearbeitungsmodus auch abbrechen, indem Sie außerhalb des Pop-Up Fensters klicken.

Bemerkung

Im Bearbeitungsmodus werden Ihnen nur die Werte angezeigt, welche für die ausgewählte Inhaltssprache gepflegt wurden. Außerhalb des Bearbeitungsmodus werden Ihnen auch Werte angezeigt, welche in der Alternativsprache aber nicht in der Inhaltssprache gepflegt sind. Somit können Sie sich sicher sein, dass Sie im Bearbeitungsmodus nur Werte in der momentan ausgewählten Inhaltssprache festlegen.

Hinweis

Im Bearbeitungsmodus sind alle Optionen bis auf Löschen deaktiviert. So kann beispielsweise während der Bearbeitung kein Katalogvorschlag angenommen oder abgelehnt werden.

Tipp

Wenn ein Diagramm oder ein Objekt zu den Details eines Katalogeintrags hinzugefügt wurde, können Sie mit einem Klick auf den Chip zu dem entsprechenden Diagramm oder Objekt navigieren.

Wie kann ich Aufgaben innerhalb des Katalogs in verschiedenen ProcessApps wiederverwenden?

Als PE-Editor haben Sie die Möglichkeit, den PE-Editor für Aufgaben innerhalb des Katalogs zu nutzen, um diese in verschiedenen ProcessApps wiederverwenden zu können.

Sobald eine Aufgabe als genehmigter Katalogeintrag vorliegt und Sie diese in Process Execution eingeben (z.B. Benutzeraufgabe, Skriptaufgabe, Serviceaufgabe, Regelaufgabe oder Sendeaufgabe), steht Ihnen der PE-Editor zur Verfügung.

Handelt es sich um eine Aufgabe, welche kein genehmigter Katalogeintrag ist, können Sie den PE-Editor ebenfalls öffnen, sobald die Aufgabe in Process Execution eingetragen wird (z.B. Benutzeraufgabe, Skriptaufgabe, Serviceaufgabe, Regelaufgabe oder Sendeaufgabe).

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass der PE-Editor auch ohne Aktivierung des Bearbeitungsmodus zur Verfügung steht, unabhängig davon, ob es sich um eine genehmigte oder vorgeschlagene Aktivität handelt. Wenn der Bearbeitungsmodus aktiviert ist und die Option dennoch deaktiviert bleibt, überprüfen Sie bitte die Einstellungen.

Was passiert, wenn ich in einem Diagramm Symbole ändere, die im Katalog vorhanden sind?

Wenn Sie Symbole in einem Diagramm ändern, welche im Katalog vorhanden und angenommen sind, wird ein neuer Katalogeintrag für dieses Symbol angelegt. Dies dient dazu, ungewollte oder versehentliche Änderungen an Ausprägungen desselben Symbols zu verhindern. Durch die Neuanlage können Änderungen zentral im Katalog verwaltet werden. Es kann damit beispielsweise entschieden werden, ob die Änderungen auch für andere Symbole gelten sollen.

Legen Sie ein neues Symbol an (z.B. eine Rolle) und wählen Sie einen Katalogeintrag aus der Vorschlagsliste aus. Das Symbol hat nun die Eigenschaften des ausgewählten Katalogeintrags. Ändern Sie die Attribute dieses Elements, z.B.: indem Sie es umbenennen, verhalten sich Katalogeinträge wie folgt.

Angenommener (schwarzer) Katalogeintrag

Nach dem Einchecken des Diagramms wird in diesem Fall ein neuer Katalogeintrag mit den geänderten Attributen angelegt. Weitere Ausprägungen im selben Diagramm, welche zuvor auf denselben Katalogeintrag verwiesen haben, werden ebenfalls geändert und verweisen anschließend auf die genannte Neuerstellung. Ausprägungen des Katalogeintrags, die in anderen Diagrammen verwendet werden, ändern sich hingegen nicht mit und die Verweisung bleibt bestehen. Möchten Sie den ausgewählten Katalogeintrag auch für diese Ausprägungen durch den neu erstellen Eintrag ersetzen, müssen Sie dies über die Funktion Löschen tun.

Vorgeschlagener (rot, kursiver) Katalogeintrag

Für den bestehenden Katalogeintrag werden nach dem Einchecken des Diagramms die Änderungen übernommen, ohne einen neuen Katalogeintrag anzulegen. Dabei wirken sich diese Änderungen auch auf alle anderen Diagramme aus in denen der vorgeschlagene Katalogeintrag verwendet wird.

Bemerkung

Achten Sie darauf, dass sich auch die Vorschlagsliste des Servers erst nach dem Einchecken aktualisiert. D.h. wird ein vorgeschlagener Katalogeintrag umbenannt, wird Ihnen dieser Eintrag in der Vorschlagsliste des Servers noch unter seinem alten Namen angezeigt, bis Sie das Diagramm einmal eingecheckt haben.

Qualitätssicherung im Katalog

Wie ändere ich den Status eines angenommenen Katalogeintrags?

Als Administrator oder Editor haben Sie die Möglichkeit angenommene Katalogeinträge wieder auf den Status Katalogvorschlag zu setzen.

Um dies zu tun, öffnen Sie die Details des entsprechenden Katalogeintrages. Öffnen Sie hier das Optionsmenü.

Wählen Sie hier die Option in Vorschlag ändern, um den Katalogeintrag in den Status eines Katalogvorschlages zu versetzen.

Wie kann ich einen Katalogvorschlag annehmen?

Die Benutzerrollen Administrator und Editor sind dazu berechtigt, Katalogeinträge zu verwalten und können somit Vorschläge in den Katalog fest mit aufnehmen.

Navigieren Sie in der Katalogliste zu einem bereits vorhandenen Katalogeintrag, der noch nicht angenommen wurde. Einen solchen Katalogvorschlag erkennen Sie an einem orangen Punkt am Icon des Eintrags.

Den Katalogvorschlag können Sie direkt in der Liste annehmen, indem Sie die Option Annehmen im Kontextmenü (drei Punkte) selektieren.

Alternativ finden Sie diese Option auch, wenn Sie den Katalogvorschlag durch einen Mausklick in der Detailansicht öffnen. Wechseln Sie dort in der rechten Seitenleiste in die Optionen und selektieren die gewünschte Option.

Sobald Sie den Katalogvorschlag angenommen haben, wird dieser zu einem Katalogeintrag und gehört damit zu den festen Stammdaten Ihres Repositorys.

Wird nun ein Objekt des betreffenden Katalogeintrags in einem Diagramm verändert, wird der Eintrag im Katalog nicht verändert, sondern ein neuer Katalogeintrag angelegt. Änderungen für Wiederverwendungen des angenommenen Eintrags können somit nur über den Katalog selbst vorgenommen werden.

Tipp

Sie können im Katalog nach vorgeschlagenen Katalogeinträgen filtern.

Wie kann ich einen Katalogvorschlag ablehnen?

Im Katalog abgelehnte Elemente werden aus dem Katalog entfernt und stehen nicht mehr in Diagrammen zur Wiederverwendung zur Verfügung (über die Vorschlagsliste). Als Administrator oder Editor sind Sie dazu berechtigt vorgeschlagene Einträge im Katalog wie folgt abzulehnen.

Navigieren Sie in der Katalogliste zu einem bereits vorhandenen Katalogeintrag, der noch nicht angenommen wurde. Einen solchen Katalogvorschlag erkennen Sie an einem orangen Punkt am Icon des Eintrags.

Den Katalogvorschlag können Sie direkt in der Liste ablehnen, indem Sie die Option Ablehnen im Kontextmenü (drei Punkte) selektieren.

Alternativ finden Sie diese Option auch, wenn Sie den Katalogvorschlag durch einen Mausklick in der Detailansicht öffnen. Wechseln Sie dort in der rechten Seitenleiste in die Optionen und selektieren die gewünschte Option.

Sobald Sie den Katalogvorschlag abgelehnt haben, wird dieser aus Ihrem Katalog entfernt. Bis die Seite aktualisiert ist, wird der Eintrag noch durchgestrichen angezeigt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Katalogeinträge suchen und filtern

Wie suche ich nach Katalogeinträgen im Katalog?

Um nach bestimmten Katalogeinträgen zu suchen, müssen Sie im Katalog im Filter-Tab auf Katalog durchsuchen klicken. Die Suche starten Sie mit der Eingabe des Suchbegriffs und beenden diese mit der Taste Enter oder mit dem Lupen-Icon.

Daraufhin werden Ihnen alle Suchergebnisse angezeigt, die den bestimmten Begriff beinhalten.

Falls keine Ergebnisse für Ihren Suchbegriff gefunden werden konnten, wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Außerdem erscheint der Button Sprache umschalten & erneut suchen, den Sie betätigen können, um die Alternativsprache als Inhaltssprache zu setzen und eine erneute Suche in der neuen Inhaltssprache zu starten.

Wenn Sie anschließend wieder Ihre ganze Katalogliste anzeigen lassen möchten, klicken Sie auf Suchbegriff löschen neben dem Lupen-Icon.

Hinweis

Hier finden Sie eine Übersicht, welche Optionen Sie bei der Verwendung von Suchbegriffen haben.

Bemerkung

Die Suchergebnisse sind nach ihrer Relevanz sortiert. Daher ist eine Sortierung nach dem Namen nicht möglich.

Wie kann ich Katalogeinträge filtern?

Navigieren Sie über das Menü in den Katalog.

Dort können Sie in der rechten Seitenleiste zwischen der Registerkarte Filter oder Optionen wählen. Nutzen Sie ein mobiles Endgerät, erreichen Sie die Filter über das drei Punkte Menü in der oberen rechten Ecke. Haben Sie die Registerkarte Filter gewählt, werden Ihnen alle Filter für alle verfügbaren Objekttypen des Katalogs aufgelistet. Klicken Sie auf den gewünschten Filter, wird dieser aufgeklappt und automatisch auf den Katalog angewendet. Der ausgewählte Filter wird zudem durch ein Häkchen hervorgehoben.

Der Katalog zeigt nur Einträge des ausgewählten Typs an, wie an der entsprechenden Überschrift im Katalog erkennbar. Nach Aufklappen des Filters werden außerdem einzelne Facetten für den gewählten Entitätstyp angezeigt. Eine Facette entspricht einem Attributtyp des Objekttyps und wird hier aufgelistet, sobald dieser an einem Objekt gepflegt und in der Administration aktiviert wurde. Die Reihenfolge ist alphabetisch. Auch die Facetten können aufgeklappt werden. Dabei erscheinen die Attributwerte des Objekttyps, welche abhängig von einem Suchbegriff stets aufgelistet werden. Jeder gelistete Attributwert ist mit einer Checkbox versehen und somit an- und abwählbar, um die Suche weiter auf die Attributwerte einzuschränken.

Nun können Sie beispielsweise weitere Facetten auswählen, innerhalb des Filters suchen oder Filter wieder entfernen. Beim Zuklappen des Filters oder der Facette werden alle vorgenommenen Filter- und Facetteneinstellungen zurückgesetzt. Dabei können keine zwei Filter gleichzeitig ausgewählt werden.

Sie haben als Administrator, Editor oder Autor ebenfalls die Möglichkeit nur Katalogeinträge anzeigen zu lassen, welcher bisher noch nicht freigegeben wurden. Nutzen Sie dafür den Schieberegler in der rechten Seitenleiste. Dieser ist je nach Bereich unterschiedlich beschriftet und gibt Ihnen andere Katalogeinträge zurück. Wenn Sie sich im Öffentlichen Arbeitsbereich befinden, können Sie nur Vorschläge anzeigen. In der Vorschau sehen Sie Katalogeinträge, bei denen die Genehmigung ausstehend ist. Dieser Filter lässt sich mit anderen Filtern kombinieren.

Sie können im Administrationsbereich einzelne Filter ausblenden, für welche kein Katalogeintrag existiert. Nutzen Sie dazu die Option Katalogeinträge automatisch beim Einchecken generieren zu lassen. Ist diese Funktion deaktiviert, wird Ihnen der Filter für den betreffenden Objekttyp im Katalog ausgeblendet. Dieser wird Ihnen nur dann angezeigt, wenn bereits Katalogeinträge für diesen Objekttypen existieren oder ein Katalogeintrag manuell im Katalog angelegt wird.

Wie kann ich nach dem aktuellen Status von Katalogeinträgen filtern?

Mit dem Filter Governance Lifecycle können Sie Katalogeinträge nach ihrem gerade aktiven Workflow, ihrer Veröffentlichung oder ihrer Revision filtern. Auf diese Weise können Sie einen besseren Überblick über den Status der Katalogeinträge erhalten.

Wenn Sie diesen Filter anwenden möchten, müssen Sie sich im Öffentlichen Arbeitsbereich befinden. Im Tab Filter können Sie den Filter Governance Lifecycle öffnen.

Veröffentlichung

Wenn Sie den Unterfilter Veröffentlichung öffnen und mindestens ein Katalogeintrag veröffentlicht wurde, können Sie mit einem Klick auf Depubliziert, Nicht veröffentlicht oder Veröffentlicht nach dem entsprechenden Status der Katalogeinträgen filtern.

Revision

Sollte der Unterfilter Revision erweitert sein und mindestens ein Katalogeintrag einen Revisionsstatus aufweisen, können Sie einen bestimmten Revisionsstatus als Filter auswählen. Sie können Katalogeinträge nach den folgenden Revisionsstatus filtern: Verändert, Nicht verändert und Unbekannt. Änderungen an einem Katalogeintrag können erst angezeigt werden, wenn dieser erneut veröffentlicht wurde. Bis dahin hat er den Revisionsstatus Unbekannt.

Workflow

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, wenn Sie den Filter Governance Lifecycle erweitert haben, den Unterfilter Workflow zu öffnen. Hier können Sie dann filtern, ob ein Workflow für den Katalogeintrag aktiv ist. Es wird zwischen Depublizierung, Veröffentlichung und Wiedervorlage unterschieden.

Daraufhin sehen Sie eine gefilterte Liste und eine Anzahl aller Katalogeinträge, die sich im entsprechenden Bereich befinden.

Hinweis

Der Filter Governance Lifecycle ist ab der Version 7.14.0 verfügbar. Um alle veröffentlichten Katalogeinträge im Filter anzuzeigen, müssen Sie die Katalogeinträge mindestens einmal aus- und wieder einchecken.

Bemerkung

Alle gefilterten Ergebnisse werden alphabetisch nach der Browsersprache sortiert.

Hinweis

Der Governance Lifecycle Filter ist ebenfalls verfügbar um Diagramme nach ihrem Workflow, ihrer Veröffentlichung oder ihrer Revision zu filtern.

Wie erhalte ich eine Tabellenansicht über die Attributwerte der Katalogeinträge?

Mit der Listenansicht des Katalogs können Sie eine Tabellenansicht über die verschiedenen Attributwerte der Katalogeinträge erhalten. Gehen Sie dazu in den Katalog und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche Spalten anpassen. Dort können Sie beliebig viele Attribute zur Anzeige im Katalog auswählen. Ein ausgewähltes Attribut wird durch ein Häkchen gekennzeichnet.

Nachdem Sie die Attribute ausgewählt haben, werden diese als neue Spaltenüberschriften in Ihrer aktiven Browsersprache angezeigt. Für jeden Katalogeintrag wird der gepflegte Inhalt in der aktiven Inhaltssprache dargestellt. Ist ein Attributwert nur in der Alternativsprache gepflegt, während Ihre Inhaltssprache aktiv ist, wird der Inhalt der Alternativsprache angezeigt. Wurde der Attributwert in keiner Sprache gepflegt, erscheint [Kein Inhalt] als Platzhalter für den entsprechenden Katalogeintrag.

Bei Überschreitung der maximalen Anzahl an Attributen für die Desktop-Anzeige wird ein horizontaler Scrollbalken eingeblendet, mit dem Sie durch die zusätzlichen Attribute navigieren können. Ihre individuell angepasste Tabellenansicht wird automatisch gespeichert und bei der nächsten Nutzung des Katalogs in derselben Ansicht geladen. Sie können die Anzeige der Attributwerte jederzeit nach Bedarf anpassen.

Bemerkung

Das Attribut Name wird immer angezeigt und kann nicht geändert werden.

Katalogeinträge übersetzen

Als Administrator oder Editor haben Sie die Möglichkeit, alle Katalogeinträge zu übersetzen. Dies ist nur möglich, wenn Sie vorher die Katalogliste gefiltert haben. Wenn Sie als Autor die Option Übersetzungsmodus verwenden, werden Ihnen nur die gefilterten Katalogeinträge angezeigt, welchen Sie zugewiesen sind. Gehen Sie dafür in den Optionsbereich des Katalogs und klicken Sie auf Übersetzungsmodus.

Hinweis

Die Option Übersetzungsmodus wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie sich im Bereich Öffentlicher Arbeitsbereich befinden.

Wenn Sie die Übersetzungmodus-Option selektiert haben, werden Ihnen die Katalogeinträge weiterhin in Ihrer Inhaltssprache angezeigt. Um nun eine Alternativsprache festzulegen, klicken Sie auf den gewünschten Katalogeintrag, in dem Sie eine Übersetzung vornehmen möchten.

Es erscheint eine Liste mit den gefilterten Katalogeinträgen, um die sprachabhängigen Attribute zu übersetzen. Nachdem Sie auf einen Katalogeintrag geklickt haben, erscheinen mehrere Texteingabefelder, in denen Sie den Namen, die Beschreibung und Schlüsselwörter in einer anderen Sprache eingeben können. Die Sprachkürzel (zweibuchstabige Kürzel nach ISO 639-1) zeigen an, in welches Textfeld die Übersetzung eingegeben werden muss. Mit dem horizontalen Scrollbalken können Sie alle von BIC Process Design unterstützten Sprachen sehen und Übersetzungen anbieten.

Nach Eingabe der Übersetzungen können Sie die Änderungen speichern oder verwerfen. Klicken Sie dafür im geänderten Katalogeintrag auf das Speichern-Icon oder auf das Verwerfen-Icon.

Hinweis

Die Funktion Änderung speichern ist nur pro Eintrag verfügbar und nicht für alle Einträge zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, Änderungen oder Modifikationen an einem einzelnen Eintrag zu speichern, aber es ist nicht möglich, alle Einträge gleichzeitig zu speichern.

Um den Übersetzungsmodus zu verlassen, klicken Sie erneut auf die Übersetzungsmodus-Option oder auf Ihren nächsten Zielort in der Anwendung. Wenn Sie noch ausstehende Änderungen haben, erscheint ein Dialogfenster mit dem entsprechenden Hinweis. Sie können daraufhin die vorgenommenen Änderungen verwerfen, indem Sie auf den Verlassen-Button klicken oder mit dem Abbrechen-Button zurück zu Ihrem Eintrag gelangen und die Übersetzung(en) speichern.

Bemerkung

Die Option Übersetzungsmodus steht für kleine Bildschirmgrößen (z. B. in der mobilen Ansicht) nicht zur Verfügung.

Wie kann ich automatische Übersetzungsvorschläge für den Katalog erhalten?

Wenn der DeepL-Übersetzungsdienst aktiviert ist, können Sie für die Attribute Name, Beschreibung und Schlüsselwörter Übersetzungsvorschlage für andere Sprachen generieren lassen. Dazu muss lediglich ein sprachabhängiges Attribut in der aktiven Inhaltssprache gepflegt sein, das als Grundlage für den Übersetzungsvorschlag dient.

Die Option für den Übersetzungsvorschlag wird automatisch deaktiviert, wenn ein Eingabefeld bereits eine Eingabe enthält. Umgekehrt wird die Option automatisch aktiviert, wenn eine bestehende Eingabe eines Eingabefelds entfernt wird.

Wenn Sie eine Übersetzung für ein sprachabhängiges Attribut anfordern möchten, wählen Sie im entsprechenden Eingabefeld die Option Übersetzungsvorschlag erstellen aus. Dadurch wird eine Anfrage an die DeepL API gesendet, die automatisch Übersetzungsvorschläge generiert.

Dashboard

Was ist das Dashboard und welche Darstellungsmöglichkeiten habe ich?

Mithilfe des Dashboards können alle Katalogeinträge in Form von eines Ringdiagramms angezeigt werden. Wählen Sie dafür in der Kopfzeile des Katalogs die Ansicht Dashboard aus.

Es öffnet sich das Dashboard mit einem Ringdiagramm. Sie können sich einzelne Elemente hervorgehoben anzeigen lassen, wenn Sie mit dem Courser über ein Element Diagramm fahren.

Um wieder zur gewohnten listenbasierten Ansicht der Katalogeinträge zu gelangen, wählen Sie das Icon Liste direkt neben dem Dashboard Icon.

Tipp

Die angezeigte Zahl im Zentrum eines Ringdiagramms gibt Ihnen dabei Auskunft über die Anzahl der verschiedenen Objekttypen im Katalog.

Welche Daten bietet das Dashboard?

Im Dashboard können Sie entscheiden, ob Sie sich eine Übersicht über alle Katalogeinträge aller Objekttypen anzeigen lassen wollen, oder alle Facettenwerte aller Katalogeinträge, die zu einem spezifischen Objekttypen gehören.

Haben Sie keinen Filter im Katalog selektiert, werden Ihnen alle Katalogeinträge angezeigt, sortiert nach Objekttypen. Hinter dem Namen des Objekttypen steht in Klammern die Anzahl der Katalogeinträge, die zu diesem Typ existieren.

Haben Sie einen Filter ausgewählt, werden Ihnen die Facetten und deren Werte für den spezifischen Objekttypen angezeigt. Dabei wird für jede Facette ein eigenes Diagramm angezeigt. Jedes dieser Diagramme zeigt die verschiedenen Werte an, welche für die jeweilige Facette existiert. Hinter jedem der Werte steht in Klammern wie oft dieser Wert für die gegebene Facette angegeben wurde.

Lebenszyklus Roadmap

Wie kann ich den Lebenszyklus für ein Katalogobjekt definieren?

Als Administrator oder Editor können Sie den Lebenszyklus eines Katalogobjekts festlegen. Dafür müssen Sie sich im öffentlichen Arbeitsbereich befinden und ein Katalogobjekt auswählen. Anschließend wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.

Im Bearbeitungsmodus sehen Sie die Attributgruppe Lebenszyklus, in der Sie für verschiedene Attribute ein Startdatum festlegen können.

Nachdem Sie den Lebenszyklus definiert und gespeichert sowie den Bearbeitungsmodus verlassen haben, wird die Attributgruppe Lebenszyklus für alle Benutzer als Zeitstrahl mit den hinterlegten Daten angezeigt.

Die unterschiedlichen Farben im Zeitstrahl symbolisieren die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus. Zusätzlich wird der aktuelle Tag durch eine Markierung hervorgehoben, um den Überblick zu erleichtern. Diese Markierung kann sich vor, innerhalb oder hinter dem Zeitstrahl befinden, abhängig von den eingegebenen Lebenszyklusdaten.

Um genauere Informationen über den Lebenszyklus zu erhalten, können Sie die Attributgruppe Lebenszyklus erweitern.

Auf der linken Seite werden alle eingegebenen Lebenszyklusdaten angezeigt, während diese auf der rechten Seite als Balkenplan visualisiert werden. Wenn Sie mit der Maus über einen Balken fahren, werden der Name und die genauen Daten des jeweiligen Attributs eingeblendet.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung dieser Funktion eine separate Lizenz erforderlich ist.

Wo kann ich die Lebenszyklus Roadmap von Katalogobjekten einsehen?

Sie können die Lebenszyklus Roadmap für gefilterte Katalogobjekte einsehen. Dafür müssen Sie sich im öffentlichen Arbeitsbereich befinden und in der rechten Seitenleiste mindestens einen Filter auswählen. Sobald bei einem gefilterten Katalogobjekt die Attributgruppe „Lebenszyklus“ gepflegt ist, erscheint neben dem Reiter Dashboard der Reiter Lebenszyklus Roadmap.

Wenn Sie den Reiter Lebenszyklus Roadmap auswählen, wird eine Lebenszyklus Roadmap angezeigt, welche die Zeitpläne aller Katalogobjekte darstellt, die den aktuell ausgewählten Filterkriterien entsprechen. Die Katalogobjekte sind in absteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert.

Im oberen Bereich der Roadmap werden die Jahreszahlen angezeigt, um den Verlauf des Lebenszyklus zu verdeutlichen. Auf der linken Seite können die Katalogobjekte nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Unabhängig von der gewählten Sortierung werden alle Katalogobjekte, die dem Filter entsprechen, weiterhin mit ihrem Lebenszyklus angezeigt. Unterhalb der Roadmap befindet sich ein Navigator, der in der Breite angepasst werden kann. Dieser ermöglicht es, durch die gesamte Roadmap zu navigieren und die Darstellung individuell anzupassen.

Die gesamte Roadmap wird angezeigt, wobei der aktuell markierte Bereich standardmäßig auf einen Zeitraum von –2 Jahren bis heute und +3 Jahren begrenzt ist. Wenn die Ansicht angepasst wird, wird ein Zeitraum von standardmäßig fünf Jahren dargestellt.

Über der Lebenszyklus Roadmap befindet sich eine Legende, die die verschiedenen Farben und deren Bedeutungen erklärt. Jede Farbe repräsentiert eine Phase im Lebenszyklus der Katalogobjekte: Planung, Implementierung, Einführung, Aktiv, Deaktivieren und Inaktiv. Durch Anklicken eines Elements in der Legende können Sie eine entsprechende Phase in der Roadmap ein- oder ausblenden. Ausgeblendete Phasen werden dabei in der Roadmap ausgegraut dargestellt.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung dieser Funktion eine separate Lizenz erforderlich ist.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Roadmap aktualisiert wird und nur die Katalogobjekte angezeigt werden, die den neuen Filterkriterien entsprechen, wenn Sie die Attributfilter des ausgewählten Katalogobjekttyps ändern.

Integrationen

Wie kann ich konfigurierte Integrationen im Katalog sehen?

Benutzer mit der Benutzerrolle Administrator haben die Möglichkeit, sogenannte Integrationen in den Katalog einzubinden. Damit können für bestimmte Katalogobjekttypen Webseiten in einem neuen Reiter integriert werden, sodass Inhalte externer Webseiten in BIC angezeigt werden, ohne dass der Benutzer auf eine andere Seite weitergeleitet wird. Außerdem ermöglichen Integrationen Verweise auf andere Inhalte innerhalb von BIC. Wie Sie Integrationen konfigurieren, erfahren Sie hier.

Wenn für bestimmte Katalogobjekttypen Integrationen konfiguriert wurden, müssen Sie zunächst nach diesen Katalogobjekttypen filtern. Diese Option finden Sie in der rechten Seitenleiste unter der Registerkarte Filter. Anschließend werden alle für den gefilterten Katalogobjekttyp konfigurierten Integrationen als neue Reiter neben den Standardreitern Liste und Dashboard angezeigt.

Die Titel der Integrationen werden in der Sprache Ihres Browsers angezeigt. Falls kein Titel in der eingestellten Sprache verfügbar ist, wird stattdessen der englische Titel verwendet.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie die konfigurierten Integrationen nur dann sehen können, wenn diese nicht auf Benutzergruppen beschränkt sind oder Sie der zugewiesenen Benutzergruppe angehören.

Anschließend können Sie die konfigurierte Integration anklicken. Dadurch wird die konfigurierte URL innerhalb von BIC angezeigt, mit der Sie ebenfalls interagieren können.

In diesem Beispiel wurde die Suche mit allen Einträgen im öffentlichen Arbeitsbereich mit dem gefilterten Ergebnistyp „Rolle“ verknüpft.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Nutzung von Integrationen eine separate Lizenz erfordert und von Ihnen erworben werden muss.

Verwendungen

Wie kann ich die Beziehung eines Katalogeintrages zu anderen Katalogeinträgen einsehen?

Sie können in den jeweiligen Details eines Katalogeintrages einsehen, ob dieser in Beziehung zu anderen Katalogeinträgen steht. Öffnen Sie dafür einen Katalogeintrag und wählen Sie in der rechten Seitenleiste die Registerkarte Verwendungen. Die daraufhin erscheinende Facette Katalog kann aufgeklappt werden, um die Beziehung zu anderen Katalogeinträgen einzusehen.

Vorausgesetzt, dass der Eintrag mit anderen Katalogeinträgen in Beziehung steht, können Sie durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag dessen Details einsehen.

Wenn der Katalogeintrag mit keinen anderen Katalogeinträgen in Beziehung steht, werden Sie mit einer entsprechenden Information darauf hingewiesen.

Wie kann ich mir Ausprägungen von Katalogeinträgen in Diagrammen anzeigen lassen?

Sie können sich im Katalog anzeigen lassen, in welchen Diagrammen Ausprägungen von einem Katalogeintrag vorhanden sind und welche Relationen diese Ausprägungen zu anderen Objekten in diesen Diagrammen haben.

Klicken Sie dazu auf den Eintrag Katalog in Ihrem Menü. Selektieren Sie dort einen Katalogeintrag, um zu den Details des jeweiligen Eintrags zu gelangen. In der rechten Seitenleiste finden Sie die Registerkarte Verwendungen. Ist diese angewählt, wird Ihnen dort eine Liste mit Verwendungen des ausgewählten Katalogeintrags angezeigt.

Für Verwendungen mit Verbindungen zu anderen Symbolen wird der Name des verbundenen Symbols sowie der Name des Diagramms angezeigt. Für Symbole ohne Verbindungen zu anderen Symbolen wird nur der Name des Diagramms angezeigt, in dem es vorkommt.

Klicken Sie auf eine Verwendung aus der Liste. Es öffnet sich das Diagramm bzw. das Zuordnungsdiagramm, in dem die Verwendung enthalten ist, und die Verwendung ist selektiert.

Auch in Diagrammen können Sie sich die Verwendungen eines Objekts anzeigen lassen.

Wie kann ich sehen, wie ein Katalogeintrag in einem Diagramm verwendet wird?

Wenn Sie sich in der Katalogliste befinden und einen Eintrag ausgewählt haben, haben Sie unter den Details, die Option Verwendungen. Dadurch können Sie die Beziehungen zu anderen Katalogeinträgen und Diagrammen einsehen.

Wird der entsprechende Eintrag in einem Diagramm verwendet, wird dieses Diagramm in der Vorkommensliste aufgeführt. Die Liste ist alphabetisch sortiert, wobei jeder Eintrag ein aufklappbares Feld mit der Anzahl der Vorkommnisse enthält. Beim Aufklappen des Diagramm-Feldes werden alle Vorkommnisse des Eintrags aufgelistet. Diese sind übersichtlich in geordneten Gruppen präsentiert, wobei jede ihre eigene Bezeichnung trägt.

Hinweis

Um zu einem bestimmten Vorkommen eines Eintrags zu navigieren, müssen Sie auf diesen Eintrag klicken.

Wie kann ich Katalogeinträge in mehreren Diagrammen wiederverwenden?

Sie können Katalogeinträge in mehreren Diagrammen wiederverwenden, indem Sie die Vorschlagsliste nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Einträge im Katalog angenommen oder noch nicht angenommen (also „vorgeschlagen“) wurden.

Legen Sie ein Objekt an, dessen Objekttyp bereits im Katalog vorhanden ist. Bearbeiten Sie den Namen des Objekts durch Doppelklick oder F2 und tippen Sie mindestens einen Buchstaben des Katalogeintrags ein, welchen Sie wiederverwenden möchten. Es erscheinen alle Katalogeinträge, maximal fünf, in der Vorschlagsliste des Servers, die den eingetippten Begriff enthalten. Beispielsweise wird beim Suchbegriff „manager“ auch „Prozessmanager“ gefunden. Außerdem wird die Vorschlagsliste durch das Diagrammattribut „Geltungsbereich“ vorgefiltert:

• Geltungsbereich definiert: In der Vorschlagsliste werden nur Katalogeinträge, dessen Geltungsbereich nicht definiert ist oder die den gleichen Geltungsbereich haben, gefunden. Geltungsbereiche werden dabei als gleich angesehen, sobald eine Organisationseinheit in beiden Geltungsbereichen vorhanden ist.

• Geltungsbereich nicht definiert: In der Vorschlagsliste werden nur Katalogeinträge, dessen Geltungsbereich ebenfalls nicht definiert ist, gefunden.

Wählen Sie den Katalogeintrag aus der Vorschlagsliste aus, den Sie wiederverwenden möchten.

Bemerkung

Analog verhält sich die Vorschlagsliste für Katalogeinträge in den Attributen eines Objekts. Beachten Sie bei der Wiederverwendung die Unterschiede der Bearbeitung von vorgeschlagenen und angenommenen Katalogeinträgen.

Katalog exportieren und importieren

Wie erstelle ich einen Prozess-Warehouse Export im Katalog?

Der Prozess-Warehouse Export beinhaltet alle aktuell angezeigten Katalogeinträge in Form einer Excel-Tabelle. Das bedeutet, dass gesetzte Filter, Facetten oder Suchergebnisse den Inhalt des Katalogexports einschränken können.

Navigieren Sie über die Menüleiste in den Katalog. Klicken Sie anschließend in der rechten Seitenleiste auf die Registerkarte Optionen. Wählen Sie hier die Funktion Nach Excel exportieren aus. Daraufhin wird der Export entsprechend der aktuellen Filterung erstellt.

Sobald der Bericht generiert wurde, erhalten Sie eine Pop-up Benachrichtigung mit der Option den Export direkt herunterzuladen. Zusätzlich erscheint nun die Funktion Bericht herunterladen auf der rechten Seite der Nach Excel exportieren Funktion. Über diese zwei Optionen können Sie den Bericht herunterladen.

Im Export bildet die erste sichtbare Zeile den Header, also die Überschrift der folgenden Zeilen. In der ersten Spalte werden unter der Überschrift „Entity ID“ die eindeutigen Identifikatoren der Katalogeinträge aufgelistet. Die folgenden Spalten beziehen sich auf die Attribute des Katalogeintrags. Die Überschriften geben die Namen der Attributtypen an, beispielsweise Name, Identifizierer, Beschreibung, Anlage, Schlüsselwörter, Systemattribute und Objekttyp. Die nachfolgenden Zeilen geben jeweils die zu den Katalogeinträgen zugehörigen ausgefüllten Attributwerte an. Mehrwertige Attribute, wie Schlüsselwörter, werden durch ein Semikolon getrennt aufgelistet. Generell sind die Attributtypen je nur Teil des Exports, wenn sie bei mindestens einem Katalogeintrag gepflegt wurden.

Hinweis

In älteren Versionen erfolgte der Export aller Attributtypen, unabhängig davon, ob sie innerhalb der Methode deaktiviert oder entfernt wurden. Ab sofort werden nur noch sichtbare Attributtypen exportiert.

Bemerkung

Attributwerte, die mehr als 32767 Zeichen enthalten, werden nun automatisch gekürzt. Sie erhalten am Ende des abgeschnittenen Wertes einen Hinweis, dass dieser gekürzt wurde.

Bemerkung

In der initial ausgeblendeten ersten Zeile sind die Attributtyp IDs, welche über die Methode definiert werden, angegeben. Dadurch können Sie die exportierten Daten wieder importieren und somit beispielsweise Änderungen an Katalogeinträgen vornehmen. Beachten Sie jedoch die folgende Beschränkung.

Bemerkung

In der Spalte für das Attribut „Anlage (URL)“ werden die URLs kommasepariert gelistet. Wenn Sie für eine URL (oder mehrere URLs) einen Titel gepflegt haben, wird dieser URL-enkodiert mit der zugehörigen URL ausgegeben. Möchten Sie den Titel ändern (oder hinzufügen) und anschließend einen Import durchführen, beachten Sie, dass Sie die URL-Enkodierung beibehalten, um das Attribut „Anlage (URL)“ mit Titeln erfolgreich zu aktualisieren.

Bemerkung

Die Datumsangaben, welche Sie innerhalb Ihrer Exporte vorfinden (z.B. „Gültig ab“, „Gültig bis“, „Erstellt am“ und ähnliche), unterliegen einer Konvertierung in die Zeitzone des jeweils aktiven Benutzers. Auf diese Weise erfolgt die Anzeige der Datumsangaben stets in Übereinstimmung mit der gegenwärtigen Zeitzone des Benutzers.

Wie kann ich Daten in den Katalog importieren?

Mit den Rechten der Benutzerrolle „Editor“ haben Sie die Möglichkeit einen (angepassten) Prozess-Warehouse Export im csv- oder xlsx-Format in den Katalog des öffentlichen Arbeitsbereichs zu importieren und somit Daten hinzuzufügen oder zu ändern. Dabei werden die Daten stets in der aktuellen Inhaltssprache abgespeichert.

Navigieren Sie dazu in den Katalog und wählen Sie den gewünschten Katalogfilter aus. Der Katalogfilter gibt den Objekttyp der nachfolgend importierten Katalogeinträge an und muss für den Import aktiv sein. Falls Sie Katalogeinträge für einen Typ importieren möchten, zu dem es noch keine Einträge in der aktuellen Katalogliste gibt, erstellen Sie bitte einen Eintrag des gewünschten Typs, um die entsprechende Filterfacette zu erhalten. Wechseln Sie nach der Aktivierung des Filters in der rechten Seitenleiste in die Optionen und selektieren Sie den Eintrag Import.

Im erscheinenden Dateiauswahlfenster können Sie die gewünschte csv- oder xlsx-Datei wählen. Daraufhin wird der Import entsprechend der aktuellen Filterung ausgeführt, was anhand einer entsprechenden Meldung am unteren rechten Bildschirmrand erkennbar ist. Wenn der Import erfolgreich durchgeführt werden konnte, erhalten Sie eine weitere Meldung, die Ihnen auch die Möglichkeit gibt, den Katalog mit einem Klick zu aktualisieren. Daraufhin werden die importierten Einträge in der Katalogliste angezeigt bzw. die bestehenden Einträge aktualisiert. Falls der Import fehlschlägt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und der Katalog kann nicht aktualisiert werden.

Bemerkung

Die Datumsangaben, welche Sie innerhalb Ihrer Importe vorfinden (z.B. „Gültig ab“, „Gültig bis“, „Erstellt am“ und ähnliche), unterliegen einer Konvertierung in die Zeitzone des jeweils aktiven Benutzers. Auf diese Weise erfolgt die Anzeige der Datumsangaben stets in Übereinstimmung mit der gegenwärtigen Zeitzone des Benutzers.

Bemerkung

Beachten Sie, dass Einträge in der Spalte „Anlage (URL)“ URL-enkodiert aufgeführt werden müssen, um erfolgreich importiert zu werden. Sie können somit für einen Katalogeintrag eine URL direkt mit Titel einfügen, wenn dieser URL-enkodiert an die URL angehangen wird.

Funktionsweise:

Die Funktionsweise des Imports wird anhand von exportierten (angepassten) Katalogeinträgen erläutert. Die Import-Datei ist dann wie folgt aufgebaut: In der ersten und initial ausgeblendeten Zeile steht pro Spalte eine Attributtyp ID, die der Objekttyp in der Anwendung enthalten kann und für Ihren Import berücksichtigt wird. Die erste sichtbare, also im Screenshot zweite Zeile bildet den Header und demnach die Überschrift der folgenden Zeilen. Die darunter stehenden ausgefüllten Zeilen entsprechen den Katalogeinträgen. Dieser Aufbau gilt grundsätzlich für eine Import-Datei. Im folgenden Beispiel werden also drei Katalogeinträge im Zuge des Imports in gleicher Reihenfolge wie in der Datei erstellt.

Bemerkung

Beim Import beginnt demnach sowohl im csv- als auch im xlsx-Format das Einlesen der Katalogeinträge ab der dritten Zeile.

Im Import aufgeführte Attribute werden für die Katalogeinträge übernommen, falls das Attribut für den entsprechenden Objekttyp methodenseitig definiert, ist: der Attributtyp und dessen Datentyp. Ist dies nicht der Fall, wird der jeweilige Attributtyp vom Import ignoriert. Die Systemattribute werden beim Start des Imports automatisch gesetzt oder angepasst und können nicht manuell angepasst werden.

Die erste Spalte der Import-Datei enthält standardmäßig die ENTITY_ID, wenn es sich dabei um einen Export handelt. Wenn Sie die Import-Datei jedoch anpassen oder selbst erstellen, um Katalogeinträge zu aktualisieren oder zu erstellen, übernehmen Sie dabei den bereits beschriebenen Aufbau und beachten Sie folgende Funktionsweise. Enthält die erste Spalte der Import-Datei die ENTITY_ID oder eine Attributtyp ID vom Typ Text (als Header wie im Beispiel) und entsprechende Zeileneinträge, wird

• diese Spalte als identifizierend angesehen. Der Abgleich mit Katalogeinträgen erfolgt über diese Spalte, dabei wird die Groß- und Kleinschreibung beachtet.

• die Zeile der Datei im Import übersprungen, falls keine Universally Unique Identifier (UUID) zur Definition der ENTITY_ID verwendet wird. Eine UUID ist eine global eindeutige Kennung aus Zahlen und Buchstaben, die mithilfe von Zeit- und Ort-Stempeln definiert wird. Die Verwendung einer bestehenden oder Erzeugung einer neuen UUID ist notwendig für den Import mit ID und darauf aufbauende Update-Funktionalitäten. Sie können sich eine neue UUID über einen Generator (z. B. über das Online UUID Generator Tool) erzeugen lassen.

• ein neuer Katalogeintrag als Vorschlag erstellt, falls die ID oder das Textattribut nicht bereits im Katalog existiert.

• der bereits existierende Katalogeintrag mit exakt gleicher ID oder gleichem Textattribut aktualisiert, d. h. die im Import enthaltenen Attributtypen werden für die gewählte Inhaltssprache neu gesetzt. Demnach werden durch leere oder ausgefüllte Zellen im Import die Attribute eines Katalogeintrags gelöscht oder verändert. Attributtypen, die im Import nicht aufgeführt sind, bleiben im Katalogeintrag unberührt. Für die Aktualisierung über die ID muss der entsprechende Katalogeintrag dazu in dem gefilterten Katalog vorhanden sein.

  • Ist dies für die ENTITY_ID nicht der Fall, d. h. existiert die gleiche ID bereits für einen Katalogeintrag eines anderen Objekttyps, wird die betroffene Zeile im Import übersprungen.

  • Der Abgleich über die Attributtyp ID beachtet die vorhandenen Objekte eines anderen Objekttyps nicht. Befinden sich jedoch im ausgewählten Filter mehrere Objekte mit übereinstimmendem Attributtext, wird die betroffene Zeile im Import übersprungen.

Sind in der Import-Datei mehrere Zeileneinträge des identifizierenden Attributs gleich benannt, werden die Inhalte des ersten zugehörigen Zeileneintrags mit den nachfolgenden Zeileneinträgen aktualisiert. Beachten Sie insgesamt, dass die Verwendung der ENTITY_ID ausschließlich in der ersten Spalte sinnvoll ist. Enthält die erste Spalte der Import-Datei weder eine ENTITY_ID noch ein Textattribut, wird nicht importiert.

Format:

Für bestimmte Attribute müssen Sie das Format beachten. Dazu zählen Datumswerte, welche im Format der aktuellen Inhaltssprache eingegeben werden müssen.

Bemerkung

Für den Import als xlsx-Datei, bzw. per Excel, wird empfohlen, Datumswerte in Excel auch als „Datum“ zu formatieren. Der Import als csv-Datei oder als xlsx-Datei, in welcher Datumswerte als „Text“ formatiert sind, lässt die folgenden Formate je Datentyp zu.

Attributwerte vom Typ	Format
Datum	yyyy-MM-dd
Datum und Uhrzeit	yyyy-MM-dd HH:mm:ss
Uhrzeit	HH:mm:ss

Beachten Sie außerdem, dass die Zellendarstellung von Zahlen im wissenschaftlichen Format, d. h. in exponentieller Notation, vom Import nicht unterstützt wird.

Bemerkung

Die Datumsangaben, welche Sie innerhalb Ihrer Importe vorfinden (z.B. „Gültig ab“, „Gültig bis“, „Erstellt am“ und ähnliche), unterliegen einer Konvertierung in die Zeitzone des jeweils aktiven Benutzers. Auf diese Weise erfolgt die Anzeige der Datumsangaben stets in Übereinstimmung mit der gegenwärtigen Zeitzone des Benutzers.

Bemerkung

Die Kombination von Anführungszeichen und einem Semikolon (";) in Attributen mit Zeichenketten-Wert (z. B. das Attribut Name, AT_NAME) wird vom Import nicht unterstützt. Verwenden Sie stattdessen bitte Kommas, um diese Attribute voneinander zu trennen.

HTML-Tags, welche Sie im Attribut Beschreibung angeben, können beim Import interpretiert werden. Somit wird der Inhalt des Attributs nach dem Import in den Katalog im gewünschten Format angezeigt. Beispielsweise können Sie die Beschreibung für ein Dokument wie unten dargestellt angeben.

Nach dem Import in den Katalog wird der Inhalt des Attributs entsprechend der HTML-Formatierung angezeigt. Das Dokument „Urlaubsantrag“ hat somit die folgende formatierte Beschreibung:

Die Möglichkeit, HTML-Tags in das gewünschte Format umzuwandeln, gilt dabei nur für den Import. Beim Export werden HTML-Tags nicht verarbeitet und auch Formatierungen werden nicht in HTML-Tags umgewandelt.

Mehrwertige Textattribute, wie Schlüsselwörter, und Links werden ebenfalls unterstützt. Die einzelnen Attributwerte müssen im Import durch ein Semikolon getrennt werden, damit diese auch als mehrwertig erkannt werden können. Mögliche Leerzeichen vor und nach dem Semikolon werden nicht mit in die Attributwerte aufgenommen.

Für das obige Beispiel werden beim Import die zwei Schlüsselwörter „Checkliste“ und „Angebot“ für das Dokument „Angebotscheckliste“ erstellt und in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Bemerkung

Da alle Katalogeinträge im Zuge des Imports als Objekttyp des ausgewählten Filters angelegt werden, sollte die importierte Datei auch ausschließlich diesen Objekttyp beinhalten. Des Weiteren sollten die Dateien (xlsx, csv) UTF-8 kodiert sein. Beim Import einer xlsx-Datei wird außerdem nur das erste Tabellenblatt berücksichtigt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie aktuell keine Hinterlegungsattribute (wie der Subprozess oder die Governance-Attribute Autor, Prüfer und Verantwortlicher) durch den Katalogimport pflegen oder aktualisieren können. Wenn Sie bestehende Katalogeinträge durch einen Import aktualisieren, behalten diese Attribute die Werte, die in BIC Process Design gespeichert sind. Es werden keine neuen Hinterlegungen übernommen.

Wie kann ich den Steckbrief eines Katalogeintrags exportieren?

Navigieren Sie im Katalog zu dem Katalogeintrag, für welchen Sie einen Steckbrief erstellen möchten, und selektieren Sie diesen. Dadurch gelangen Sie in die Detailansicht des jeweiligen Eintrags. Navigieren Sie anschließend in die Registerkarte Optionen in der rechten Seitenleiste. Wählen Sie dort die Option Bericht erstellen neben dem Eintrag Steckbrief aus, um die Erstellung zu starten.

Sobald der Bericht generiert wurde, erhalten Sie eine Pop-up Benachrichtigung mit der Option den Export direkt herunterzuladen. Zusätzlich erscheint nun die Funktion Bericht herunterladen auf der rechten Seite des Steckbrief Eintrags. Über diese zwei Optionen können Sie die docx-Datei herunterladen.

Der Steckbrief ist für die in der Administration eingestellten Objekttypen im Katalog verfügbar. Administratoren und Editoren können ihn abrufen.

Bemerkung

Grundsätzlich gilt, dass der Zugriff für den Steckbrief von der Konfiguration der entsprechenden Report Deskriptoren abhängt.

Er führt alle Attribute, die einen Attributwert haben, und den entsprechenden Wert in alphabetischer Reihenfolge auf und wird in der aktuellen Inhaltssprache der Anwendung ausgegeben. Dabei sehen Sie die Werte von Zuweisungsattributen nicht als Titel, sondern die eigentliche Zuweisung, wie beispielsweise eine URL.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ein Katalogeintrag, der als Attribut verwendet wird, derzeit nicht im Steckbrief evaluiert wird. Es werden derzeit nur die Verwendungen und Beziehungen eines Katalogeintrags angezeigt, die in einem Diagramm modelliert sind.

Hinweis

Die Datumsangaben, welche Sie innerhalb Ihrer Exporte vorfinden (z.B. „Gültig ab“, „Gültig bis“, „Erstellt am“ und ähnliche), unterliegen einer Konvertierung in die Zeitzone des jeweils aktiven Benutzers. Auf diese Weise erfolgt die Anzeige der Datumsangaben stets in Übereinstimmung mit der gegenwärtigen Zeitzone des Benutzers.

Bemerkung

Falls das Report-Template nicht in der gewählten Inhaltssprache existiert, wird auf das englische Template zurückgegriffen. Die gepflegten Attributwerte bleiben dabei in der Inhaltssprache.

Katalogeinträge löschen

Wie kann ich einen Katalogeintrag löschen?

Katalogeinträge, die nicht mehr benötigt werden, können im Katalog entfernt werden. Dies ist sowohl für Katalogvorschläge als auch bereits akzeptierte Einträge gleichermaßen möglich. Das Löschen von Katalogeinträgen ist unwiderruflich! Navigieren Sie dazu in der Katalogliste zu dem gewünschten Eintrag und öffnen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie die Option Löschen.

Die Option Löschen finden Sie außerdem in der rechten Seitenleiste, wenn Sie den Katalogeintrag öffnen, d. h. in dessen Detailansicht wechseln.

In beiden Fällen erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Vorgang bestätigen oder abbrechen können. Falls der Katalogeintrag weder in einem Diagramm als Objekt verwendet wird noch einem Attribut hinterlegt ist, wird der Eintrag anschließend direkt entfernt.

Katalogeintrag in Verwendung: Falls der Katalogeintrag mindestens einmal in einem Diagramm ausgeprägt ist, muss ein im Katalog vorhandener Ersatz ausgewählt werden. In diesem Fall erscheint ein weiterer Dialog mit einem Eingabefeld, in welchem Sie einen existierenden Eintrag des gleichen Typs eingeben und über die Vorschlagsliste auswählen können. Sie können den Dialog erst über den Ersetzen Button bestätigen, wenn Sie einen Ersatz festgelegt haben.

Hinterlegter Katalogeintrag: Falls der Katalogeintrag ausschließlich in einem (oder mehreren) Attribut(en) als Hinterlegung verwendet wird, können Sie in einem zweiten Dialog zwischen dem Ersetzen oder Entfernen des Eintrags entscheiden. Dies gilt beispielsweise für Personen-Objekte in Governance-Attributen. Mithilfe der Option Ersetzen können Sie im betreffenden Feld einen existierenden Eintrag des gleichen Typs eingeben und über die Vorschlagsliste auswählen. Dieser ersetzt nach Ihrer Bestätigung über den Ersetzen Button den gelöschten Eintrag. Alternativ können Sie den Katalogeintrag über Entfernen aus dem Katalog unwiderruflich löschen. Die zugehörigen Hinterlegungen in den Attributen anderer Objekte oder Diagramme werden dabei ebenfalls entfernt. Diese Aktion wird ausgeführt, sobald Sie den Dialog bestätigen.

Anschließend kehren Sie in die Katalogliste zurück. Der gelöschte Katalogeintrag wird dort durchgestrichen und ausgegraut angezeigt. Nach dem Aktualisieren der Seite verschwindet dieser ganz aus dem Katalog.

Wie können alle nicht verwendeten Katalogeinträge gelöscht werden?

Durch die Funktion Reorganisieren können alle nicht verwendeten Katalogeinträge eines speziellen Objekttyps gelöscht werden. Dazu zählen Katalogeinträge, die weder in Diagrammen ausgeprägt noch in Attributen als Hinterlegung verwendet werden. Administratoren und Editoren sind zum Löschen von Katalogeinträgen berechtigt.

Navigieren Sie in die Katalogliste. In den Optionen in der rechten Seitenleiste finden Sie den Eintrag Reorganisieren. Das Reorganisieren des Katalogs ist in Verbindung mit einem Objekttypfilter möglich. Selektieren Sie daher zunächst im Filterpanel den Objekttyp, nach dem Sie filtern möchten. Anschließend können Sie die Option Reorganisieren auswählen.

Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Reorganisieren bestätigen müssen. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle nicht verwendeten Katalogeinträge des ausgewählten Typs löschen möchten, geben Sie den Namen des gewählten Objekttyps in das Eingabefeld ein. Ihre Eingabe muss dem Typnamen aus der aktuellen Methode in Ihrer aktuellen Browser Sprache (d. h. der Sprache Ihrer Benutzeroberfläche) entsprechen. Beachten Sie dabei Groß- und Kleinschreibung. Wenn Ihre Eingabe korrekt ist, können Sie das Reorganisieren des gewählten Typs über den entsprechenden Button bestätigen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass bei der Eingabe nicht auf Groß- und Kleinschreibung geachtet wird.

Alle nicht verwendeten Katalogeinträge werden unwiderruflich aus Ihrem Katalog entfernt und in der Katalogliste durchgestrichen angezeigt. Nach dem Aktualisieren der Seite verschwinden die Einträge ganz aus dem Katalog.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass die Funktion „Reorganisieren“ alle nicht verwendeten Katalogeinträge eines Objekttyps betrifft, unabhängig davon welche Facetten zusätzlich im Filter selektiert wurden.

Bemerkung

Die Option Reorganisieren steht für kleine Bildschirmgrößen (z. B. in der mobilen Ansicht) nicht zur Verfügung.