Administration

Der Administrationsbereich bietet Ihnen die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen, diese zu bearbeiten, zu suchen und zu löschen. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit Benutzergruppen und Benutzerrollen einzusehen und weitere administrative Einstellungen vorzunehmen.

Der Administrationsbereich wird Ihnen jedoch nur angezeigt, sofern Sie über die Rolle Administrator verfügen.

Benutzerverwaltung

Mit Benutzer haben Sie die Möglichkeit die gesamte Benutzerliste zu sehen, neue Benutzer anzulegen, zu suchen und zu löschen.

Here, you are able to visualize the *Users* main screen.

Außerdem wird die Gesamtzahl aller Nutzer in der Kopfzeile neben dem „breadcrumb“ angezeigt.

Here, the current number of all existing users is being displayed in the header bar, next to the breadcrumb.

Wie lege ich einen neuen Benutzer an?

Navigieren Sie zunächst zum Administrationsbereich und wählen Sie die Benutzerverwaltung aus. Öffnen Sie dann die Registerkarte OPTIONEN auf der rechten Seite und klicken Sie auf NEUER BENUTZER.

Here, you can start the process of adding a new user into the system.

Es erscheinen zwei Eingabefelder, in welchem Sie Name und E-Mail Adresse des neuen Benutzers eintragen müssen.

The new user will be added into the system after clicking the *SAVE* button.

Nachdem Sie den Nutzer angelegt haben, wird eine E-Mail mit einem Aktivierungslink an die angegebene E-Mail Adresse geschickt.

Hinweis

Der Aktivierungslink hat eine limitierte Gültigkeit von 12 Stunden.

Wie lösche ich einen bestehenden Benutzer?

Navigieren Sie zunächst zum Administrationsbereich und wählen Sie die Benutzerverwaltung aus. Navigieren Sie nun zu dem Benutzer, welchen Sie löschen möchten. Nun öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie auf die drei Punkte am rechten Rand der Arbeitsfläche klicken. Anschließend wählen Sie Entfernen.

Click *DELETE* to permanently remove an existing user from the system.

Warnung

Nachdem Sie auf Entfernen klicken, wird der Benutzer unwiderruflich gelöscht.

Wie bearbeite ich Benutzerdetails?

Navigieren Sie zunächst zum Administrationsbereich und wählen Sie die Benutzerverwaltung aus und wählen Sie den Benutzer, dessen Details Sie ändern möchten.

Wie suche ich nach einem Benutzer?

Navigieren Sie zunächst zum Administrationsbereich und wählen Sie die Benutzerverwaltung aus. Klicken Sie dann auf das Such-Symbol (dargestellt durch eine Lupe). Nun könnnen Sie den Namen des Benutzers eingeben und diesen suchen.

The *Search* function can be used to find existing users inside the *Users* section.

Bemerkung

Es werden auch Suchergebnisse angezeigt, bei welchen der eingegebene Begriff nur ein Teil des Namens ist. Beispielsweise findet der Suchbegriff „mann“ den Namen „Mustermann“.

Benutzergruppenverwaltung

In der Benutzergruppenverwaltung können Sie Benutzer zu bestimmten Benutzergruppen zuweisen und diese verwalten.

Wie kann ich Benutzergruppen verwalten?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und klicken Sie anschließend auf Benutzergruppenverwaltung.

Inside the *Administration* area you can find the *User groups* section.

Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Benutzergruppen in alphabetischer Reihenfolge und Sie können rechts neben der Überschrift Benutzergruppenverwaltung die Anzahl der aktuellen Benutzergruppen sehen. Des Weiteren wird Ihnen direkt unter dem Namen der jeweiligen Benutzergruppe die Anzahl der dazugehörigen Benutzer angezeigt.

Wie erstelle ich eine neue Benutzergruppe?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und klicken auf Benutzergruppenverwaltung. Klicken Sie dann auf das Symbol NEUE GRUPPE.

Here, you can start the process of adding a new user group into the system.

Geben Sie dann den Namen der Gruppe ein.

The new user group will be added into the system after clicking the *SAVE* button.

Wie kann ich Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzufügen?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und wählen Sie Benutzerverwaltung aus. Wählen Sie nun den Benutzer aus, den Sie einer bestimmten Benutzergruppe zuordnen wollen. Dazu öffnen Sie das Kontextmenü und klicken Sie auf Details.

Click *ADD GROUP* to add an existing user into one or more groups.

Mit GRUPPEN HINZUFÜGEN können Sie nun den Benutzer den gewünschten Gruppen zuordnen. Mit ÜBERNEHMEN bestätigen Sie Ihre Wahl.

After selecting the desired user group, click *APPLY* to visualize the changes.

Wie kann ich Benutzer aus einer Benutzergruppe entfernen?

Gehen Sie in den Bereich Verwaltung, wählen Sie Benutzerverwaltung und öffnen Sie die Details des Benutzers, den Sie aus einer bestimmten Benutzergruppe entfernen möchten.

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und wählen Sie Benutzerverwaltung aus. Nachdem Sie den zu bearbeitenden Benutzer ausgewählt haben, öffnen Sie das Kontextmenü. In dem Bereich Gruppen von Benutzer können Sie nun den Benutzer aus der Gruppe entfernen, indem Sie auf Löschen (dargestellt als Mülltonnen-Symbol) klicken.

Inside the user *Details* view, you can remove the user from an existing user group by clicking on the trash can icon.

Wie lösche ich eine bestehende Benutzergruppe?

Navigieren Sie den Administrationsbereich, wählen Sie die Benutzerverwaltung und öffnen Sie die Details des Benutzers, den Sie aus einer bestimmten Benutzergruppe entfernen möchten. Im Abschnitt Gruppen von {Name} bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Gruppe, klicken Sie auf die drei Punkte rechts und wählen Sie die Option Gruppe entfernen.

An existing user group can be permanently removed from the system by clicking *DELETE* in the *User groups* area.

Warnung

Mit Entfernen wird die Benutzergruppe unwiderruflich gelöscht.

Benutzerrollen

Im Grunde gibt es vier verschiedene Rollen, die standardmäßig zur Verfügung stehen: PARTICIPANT, ANALYST, SUPERVISOR und ADMINISTRATOR.

Wie kann ich mir eine Liste mit allen Rollen anzeigen lassen?

Nur Nutzer mit der ADMINISTRATOR-Rolle können sich eine Liste mit allen Rollen anzeigen lassen, diese modifizieren und andere Nutzer bestimmten Rollen zuweisen.

Navigieren Sie zum Administrationsbereich und klicken Sie auf Benutzerrollen;

Administrators can fin the *User roles* section inside the *Administration* area.

Der Hauptteil dieser Ansicht besteht aus einer Liste mit allen im System existierenden Benutzerrollen.

In the main screen of this section, Administrators are able to visualize the list of existing user roles inside the system.

Außerdem wird die Gesamtzahl aller Rollen in der Kopfzeile neben dem „breadcrumb“ angezeigt.

In the breadcrumb of this section, the number of existing user roles inside the system is shown.

Wie finde ich heraus welche Benutzer zu einer Rolle gehören?

Wechseln Sie über die Benutzerrollenansicht in die Details der gewünschten Rolle, indem Sie auf die Rolle klicken, oder über das Kontextmenü Details auswählen.

In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste mit allen Benutzern die der ausgewählen Rolle zugeordnet sind.

Click on a particular role to visualize the list of existing users belonging to it.

Wie weise ich einem Benutzer eine neue Rolle zu?

Navigieren Sie zum Administrationsbereich, wählen Sie Benutzerverwaltung aus und klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie eine Rolle zuweisen möchten.

Klicken Sie auf ROLLEN HINZUFÜGEN in den Benutzerdetails auf der rechten Seite.

Click on the *ADD ROLE* button to assign a new role to an existing user.

Wählen Sie nun die gewünschte Rolle aus und bestätigen Sie ihre Auswahl mit ÜBERHNEHMEN.

From here, you can assign a new role to the selected user. Confirm your choice with *APPLY*.

Hinweis

Eine Rolle kann mehreren Benutzern zugewiesen werden und ein Benutzer kann mehrere Rollen haben.

Wie kann ich einem Benutzer eine Rolle entziehen?

Navigieren Sie zum Administrationsbereich, wählen Sie Benutzerverwaltung aus und klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie eine Rolle entziehen möchten.

Schauen Sie auf Rollen von {name} in den Details des ausgewählten Benutzers.

Inside the user *Details* view you can visualize the roles currently assigned to that user.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rolle die Sie entfernen wollen, klicken auf das Kontextmenü (drei Punkte) und wählen den Eintrag Rolle entfernen.

Click on the trash can icon in order to remove one of the roles assigned to the selected user.

Die Ansicht wird danach automatisch aktualisiert.

Bemerkung

Auch wenn ein Benutzer mehr als eine Rolle haben kann, muss ein Benutzer mindestens eine Rolle haben.

Prozesse

Im Administrationsbereich Prozesse können Sie Benutzergruppen dazu berechtigen, bestimmte Vorgänge zu starten.

Here, the *Processes* section appears inside the *Administration* area.

Sobald Sie eine Benutzergruppe einem Vorgang zuordnen, können nur Mitglieder dieser Benutzergruppe diesen Vorgang starten, unabhängig davon, ob es sich um einen Neuen Prozess oder einen Prozess aus dem Risikokatalog oder Kontrollkatalog handelt.

Corporate Design

Sie haben im Bereich Corporate Design die Möglichkeit, das Design von BIC Process Control an das Corporate Design Ihres Unternehmens anzupassen.

Wie kann ich Farben von BIC Process Control ändern?

Navigieren Sie in in den Bereich Corporate Design.

Here, the *UI configuration* section appears inside the *Administration* area.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint ein Bereich, in welchem Sie die Primärfarbe anpassen können. Klicken Sie dafür auf das Farbpaletten-Symbol. Hiernach öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie Ihre Wunschfarbe auswählen können.

You can change the *Primary Color* by clicking on the palette icon.

Speichern Sie Ihre Änderungen und die neue Primärfarbe wird direkt angewendet.

Hinweis

Der Standardfarbcode für die Primärfarbe ist #004B7A Hex code #004B7A is the default color of the system. :width: 25pt :height: 25pt .

Wie kann ich ein Unternehmens-Logo einstellen?

Navigieren Sie in die Corporate Design. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Anwendungslogo durch Ihr Unternehmens-Logo zu ersetzen.

Klicken Sie auf das bisherige Logo, wählen die gewünschte Bilddatei und bestätigen Sie Ihre Auswahl mittels Öffnen.

Hinweis

Die Größe des hochgeladenen Bildes wird unter Beibehaltung des Seitenverhältnisses an diese Größe angepasst: Maximale Höhe: 48px, Maximale Breite: 180px

Wie kann ich den Logo-Hintergrund ändern?

Navigieren Sie in die Corporate Design. Hier können Sie den Logo-Hintergrund anpassen. Dazu klicken Sie auf das Farbpaletten-Symbol. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie Ihre Wunschfarbe auswählen oder in Form eines Hexadezimalwerts (#000000) angeben können.

Nachdem Sie die vorgenommenen Änderungen gesichert haben, erscheint die Hintergrundfarbe oben links.

Hinweis

Die Hintergrundfarbe ist nur relevant, wenn ein transparentes Logo eingestellt ist.

Archiv

In der Archiv-Ansicht können Sie eine Aufbewahrungsfrist für Risiken und Kontrollen festlegen.

Here, the *Archive* section appears inside the *Administration* area.

BIC Process Control erstellt bei jeder Änderung eines Risikos oder einer Kontrolle eine neue Version im Katalog. Die Aufbewahrungsfrist definiert, wie lange eine archivierte Version im System verbleibt. Sobald eine Risiko- oder Kontrollversion den Status „archiviert“ erhält, wird die aktuell definierte Aufbewahrungsfrist in dieser Version gespeichert. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die Risiko-/Kontrollversion aus dem System gelöscht. Wurde eine solche Version durch einen Vorgang wie zum Beispiel der Risikobewertung oder der Angemessenheitsprüfung erstellt, wird auch der Vorgang und seine Aufgaben entfernt. Dies geschieht nur, wenn der Vorgang beendet ist und keine anderen Einträge in der Historie auf ihn verweisen.

Here, you can change the retention period.

Hier können Sie die Anzahl der Monate als Aufbewahrungsfrist für Versionen von Risiken und Kontrollen festlegen. Standardmäßig verwendet das System eine Aufbewahrungsfrist von 120 Monaten (10 Jahren).

BIC Process Design Connector

Falls Ihr Mandant eine Verbindung zu BIC Process Design hat, bietet die Administrationsansicht eine Kachel namens BIC Process Design Connector.

Inside the *Administration* area you can find the *BIC Process Design Connector* section.

Wenn Sie hier die Schaltfläche SYNCHRONISIEREN betätigen, aktualisiert der BIC Process Design Connector alle Risiken und Kontrollen basierend auf dem Veröffentlichungsstatus der relevanten Repositories Ihres BIC Process Design Tenants. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Falls Unterschiede festgestellt werden, wird eine neue Version des Risikos oder der Kontrolle erstellt. Aktive Aufgaben/Prozesse sind von diesen neuen Versionen nicht betroffen. Sie beruhen weiterhin auf dem Informationsstand, der zum Zeitpunkt des Starts des Prozesses verfügbar war.

Inside the *BIC Process Design Connector* section by clicking on the *SYNCHRONIZE* button you can update all risks and controls based on the publication stage of the relevant repositories of your BIC Design tenant.

Wenn die Aktion zufriedenstellend und ohne Fehler abgeschlossen ist, erscheint im oberen Teil des Bildschirms die folgende Meldung.

Inside the *BIC Process Design Connector* section when the synchronization make without errors appears this message.

Wenn die Aktion nicht zufriedenstellend abgeschlossen wird, erscheint im oberen Teil des Bildschirms die folgende Meldung.

Inside the *BIC Process Design Connector* section when the synchronization make with errors appears this message.