BIC Process Execution

Willkommen in der Dokumentation von BIC Process Execution! BIC Process Execution ist eine Anwendung mit der Prozesse, welche in BIC Process Design definiert und veröffentlicht wurden, ausgeführt werden können. Dies ermöglicht es Ihnen selbst modellierte Prozesse aktiv umzusetzen und für alle Beteiligten zur Durchführung zur Verfügung zu stellen.

BIC Process Execution ist eine Progressive Web App (PWA) und somit auf allen Endgeräten verfügbar. Neben der Desktop Version können Sie auch auf die mobile Ansicht, beispielsweise mit Ihrem Tablet über ein Icon, zugreifen. Die Anzeige für die mobile Ansicht ist optimiert und unterscheidet sich dahingehend leicht von der Desktop Version, gleicht ihr aber in der Bedienung. Um Redundanzen zu vermeiden, wird in dieser Dokumentation hauptsächlich die Desktop Ansicht beschrieben und an den betreffenden Stellen auf Unterschiede zur mobilen Ansicht eingegangen.

Quickstart

Inhaltliche Struktur von BIC Process Execution

In Ihrer Anwendung BIC Process Execution finden Sie Prozesse, welche in BIC Process Design modelliert wurden. Für jeden dieser Prozesse können Vorgänge erstellt werden. Vorgänge sind dabei konkrete Ausprägungen eines Prozessablaufs. Diese beinhalten ausführbare Aufgaben, welche die Prozessschritte des betreffenden Prozesses darstellen. Dabei können die Aufgaben sowohl automatisiert als auch manuell durch eingetragene, verantwortliche Benutzer oder Benutzergruppen ausgeführt werden.

Die Prozesse für das produktive Arbeiten mit BIC Process Execution sind (sofern nicht eingeschränkt) für alle Benutzer sichtbar, denn Sie basieren auf der veröffentlichten Version der zugehörigen Diagramme. Entsprechend der verschiedenen Bereiche in BIC Process Design gibt es in BIC Process Execution für berechtigte Nutzer mehrere Umgebungen, um die Entwicklung eines Prozesses zu verfolgen.

Erste Schritte

Wie logge ich mich ein?

Um BIC Process Execution nutzen zu können, müssen Sie ein eingetragener Benutzer in BIC Process Design sein. Ist diese Anforderung erfüllt, können Sie sich jederzeit in BIC Process Execution anmelden.

Analog zu dem Login von BIC Process Design können Sie sich auch in BIC Process Execution einloggen. Nachdem BIC Process Execution aufgerufen und der Login abgeschlossen wurde, werden Sie direkt zu Ihren Aufgaben geleitet.

Sofern Sie keine aktiven Aufgaben haben, werden Sie nach dem Login zur Prozessübersicht geleitet.

Tipp

Um Ihnen ein gleichzeitiges Benutzen von BIC Process Design und der BIC Process Execution Applikation so flexibel wie möglich zu gestalten, erfolgt die Anmeldung über Single Sign-On. Damit reicht ein einmaliges Anmelden auf einer der beiden Anwendungen aus, um automatisch in beiden Anwendungen angemeldet zu sein. Sie brauchen somit den Login bei Aufruf der jeweils anderen Anwendung nicht erneut durchzuführen.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn Sie versuchen, auf die Anwendung mit einem nicht unterstützten Browser zuzugreifen. Die Meldung informiert Sie darüber, dass Ihr Browser nicht kompatibel ist. Es ist wichtig zu beachten, dass derzeit nur der Internet Explorer nicht unterstützt wird.

Wie melde ich mich ab?

Im Menü finden Sie die Funktion Abmelden.

Durch Betätigen der Funktion werden Sie von der BIC Process Execution Applikation abgemeldet.

Hinweis

Durch die Single Sign-On Funktion werden Sie nach der Abmeldung in BIC Process Execution auch automatisch von BIC Process Design abgemeldet.

Wie ist die Oberfläche von BIC Process Execution strukturiert?

Die Oberfläche von BIC Process Execution lässt sich in folgende drei Teile gliedern:

Kopfzeile: In der Kopfzeile wird Ihnen angezeigt in welchem Bereich Sie sich gerade befinden. Zusätzlich dazu finden sich dort einige grundlegende Funktionen wieder, wie z.B. das Burgermenü Symbol zum Ein- bzw. Ausblenden des Menüs. In der mobilen Ansicht finden Sie dort z.B. auch den Zurück-Pfeil, welcher Sie eine Ebene zurück navigieren lässt.

Hauptbereich: Dieser Bereich stellt den zentralen Bereich dar, in dem Sie beispielsweise Aufgaben bearbeiten, Prozesse einsehen oder den Fortschritt der Vorgänge überprüfen können.

Seitenränder: Über die Seitenränder Ihres Bildschirms werden Ihnen Navigationselemente und Funktionen, wie beispielsweise das Menü, zur Bearbeitung bereitgestellt. Diese Elemente sind standardmäßig ein- bzw. ausgeblendet in Abhängigkeit Ihrer aktuellen Bildschirmgröße, Zoom-Einstellungen sowie der Ebene, auf der Sie sich gerade befinden.

Wie kann ich durch BIC Process Execution navigieren?

Grundlegend für die Navigation in Ihrer BIC Process Execution Anwendung ist das Menü. Sie finden dieses auf der linken Seite Ihres Bildschirmrands in Form einer Seitenleiste. Über die Einträge des Hauptmenüs können Sie zu den Hauptbereichen von BIC Process Execution navigieren. Unter anderem finden Sie dort folgende Hauptbereiche:

Aufgaben: Hier finden Sie eine Liste aller Aufgaben aus allen Vorgängen, welche aktuell für Sie als verantwortliche Person oder Mitglied der verantwortlichen Benutzergruppe ausstehen. Dadurch können Sie auf Ihre Aufgaben gesammelt und übersichtlich zugreifen.

Meine Vorgänge: In diesem Bereich werden Ihnen alle Vorgänge angezeigt, die Sie selbst erstellt haben und dadurch ihr Eigentümer sind. Somit können Sie sich einen schnellen Überblick über den Fortschritt aller Vorgänge verschaffen, welche für Sie besonders relevant sind.

ProcessApps: Dieser Abschnitt beinhaltet alle Prozesse, welche Sie in Ihrer BIC Process Execution Anwendung nutzen können. Nähere Informationen, welche Prozesse Ihnen in BIC Process Execution zur Verfügung stehen, finden Sie hier.

Mithilfe der Pfeile können Sie sich durch Ihre Historie zurück und wieder nach vorne bewegen.

Bemerkung

Damit sich die Pfeile deaktivieren wenn Sie sich außerhalb von BIC Process Execution navigieren, empfehlen wir Ihnen die Browser Chrome, Opera, Edge und Samsung. Die Navigation mit den Pfeilen funktioniert nur innerhalb BIC Process Execution.

In der Kopfleiste finden Sie die Breadcrumb Navigation. Darüber können Sie durch einen Klick aus Prozessabläufen von Vorgängen oder Vorgangslisten in höhere Ebenen navigieren.

Über die Zurück-Funktion können Sie aus einem Prozessablauf zur Vorgangsliste der entsprechenden ProcessApp und von dieser zu den ProcessApp (Collections) wechseln.

Tipp

Das Menü lässt sich durch einen Klick auf das Burgermenü, welches oben links in der Kopfleiste zu finden ist, ein- und ausblenden. Bietet Ihr Bildschirm nicht genügend Platz für das gleichzeitige Anzeigen des Hauptbereichs und des Menüs (z.B. in der mobilen Ansicht), wird das Menü standardmäßig ausgeblendet.

Wie kann ich BIC Process Execution als PWA auf meinem Endgerät installieren?

Sie können BIC Process Execution als Progressive Web App (PWA) auf Ihrem mobilen Endgerät, oder auf Ihrem Desktop Computer installieren. Dies ermöglicht es Ihnen einen noch schnelleren Zugriff auf die Applikation und ermöglicht auf Ihren mobilen Endgeräten das Empfangen von Push Benachrichtigungen auch wenn die Applikation geschlossen wurde. Je nach Betriebssystem und Browser Ihres Endgeräts, kann sich der Prozess einer PWA Installation unterscheiden. Eine genaue Anleitung, wie Sie eine PWA auf Ihrem Endgerät installieren, entnehmen Sie bitte der dementsprechenden Hilfe. Beispielsweise finden Sie die Anleitung für ein Android Endgerät mit dem Browser Google Chrome hier.

Wo finde ich die Hilfe?

Klicken Sie im Menü auf das Fragezeichen, um die Hilfe zu öffnen. Hier können Sie die Benutzerdokumentation einsehen.

Modellierung

Wenn Sie BIC Process Execution verwenden, bietet Ihnen BIC Process Design mehr Möglichkeiten als zuvor. Sie können Sendeaufgaben mit einer E-Mail Vorlage und Benutzeraufgaben mit eigenem Formular erstellen, um Ihren Benutzern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu helfen. Zusätzlich können Sie Aufgaben mithilfe von REST-Abfragen oder Skripten automatisieren.

Wenn Sie einen Prozess in BIC Process Design modellieren, können Sie ihn bereits in BIC Process Execution testen bevor Sie ihn veröffentlichen.

Welche Prozesse werden mir in BIC Process Execution angezeigt?

BIC Process Execution steht in direkter Verbindung mit BIC Process Design. Prozesse, die Ihnen in BIC Process Execution zum Ausführen angezeigt werden, wurden zuvor in BIC Process Design als solche definiert. Dies geschieht über das Diagrammattribut Ausführbarer Prozess in der Attributgruppe Automatisierung der Diagrammtypen „Business Process Model and Notation (BPMN)“ und „Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)“. Diese Checkbox muss angewählt werden, um den Prozess als ausführbar zu deklarieren. Wie Sie sich die Attribute eines Diagramms ansehen können, finden Sie hier.

In der produktiven Umgebung von BIC Process Execution werden Ihnen generell nur Prozesse angezeigt, solange die entsprechenden Diagramme in BIC Process Design in der Publizierung verfügbar sind. Dann können Sie diese Prozesse in den ProcessApps sehen. Wenn Sie ein Diagramm in BIC Process Design depublizieren, können Sie den zugehörigen Prozess hier nicht mehr sehen, außer es existieren noch laufende Vorgänge. Nehmen Sie Änderungen an einem der Diagramme vor, muss dieses erst neu publiziert werden, damit Ihnen diese Änderungen auch im zugehörigen Prozess der produktiven Umgebung angezeigt werden.

Hinweis

Über die Entwicklungs- und Testumgebung von BIC Process Execution kann ein Prozess bereits in seiner Entstehung verfolgt werden. Dies geht parallel zur Modellierung des zugehörigen Diagramms in BIC Process Design.

Bemerkung

Beachten Sie, dass in BIC Process Design definierte Zugriffsbeschränkungen sich ebenfalls auf die Sichtbarkeit von Prozessen in BIC Process Execution auswirken. Somit werden Ihnen Diagramme, welche in BIC Process Design über eine Zugriffsbeschränkung verfügen, nur dann in BIC Process Execution als Prozess angezeigt, wenn Sie auch Teil dieser Zugriffsbeschränkung sind.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit für ProcessApp Administratoren, festzulegen, ob andere Benutzergruppen Aufgaben manuell starten dürfen. Hierzu kann die Checkbox Manuellen Start von Aufgaben erlauben aktiviert werden. Dies ermöglicht das Starten von bisher ungestarteten, aktiven Segmenten einer Aufgabe.

Durch die Option Start-Formular nicht anzeigen können Sie einstellen, dass Sie beim Erstellen von neuen Vorgängen des Prozesses direkt zur Ansicht der Prozessausführung weitergeleitet werden und das Eingabeformular übersprungen wird. Dabei wird der neue Vorgang nach dem Prozessnamen und dem Zeitstempel benannt.

Wie kann ich meine ProcessApp Symbole konfigurieren?

Das Symbol mit dem Ihr Prozess im ProcessApp Bereich von BIC Process Execution angezeigt wird, kann in den Attributen des entsprechenden Diagramms in BIC Process Design angepasst werden. Um ein Icon zu konfigurieren, navigieren Sie in BIC Process Design zu den Details des betreffenden Diagramms. Hier finden Sie unter der Attributgruppe Automatisierung die Attribute ProcessApp-Farbe und ProcessApp-Symbol.

Mit dem Attribut ProcessApp-Farbe können Sie die Farbe des Symbols bestimmen. Geben Sie als Wert dabei den RGB Farbcode Ihrer gewünschten Farbe an, zum Beispiel 255,0,0 für Rot. Beachten Sie, dass Hexcode oder Farbnamen nicht unterstützt werden. Die Farbe der Aufgabensymbole entspricht immer der Farbe der ProcessApp.

Über das Attribut ProcessApp-Symbol wird das Symbol definiert, welches Sie für den entsprechenden Prozess benutzen wollen. Dabei können Sie ein Icon wählen, welches Ihnen von Font Awesome (v6.5.1) kostenfrei bereitgestellt wird. Geben Sie dazu den Namen des jeweiligen Icons als Wert Ihres Attributs an.

Ein Beispiel könnte wie folgt aussehen:

Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:

Das Standard Symbol für undefinierte Prozesse ist ein Diagramm Symbol.

Bemerkung

Sie können alle kostenfreien Icons der Font Awesome Version 5.15.4 nutzen. Markenrechtlich geschützte Icons sind davon ausgeschlossen.

Formular-Editor

Mithilfe des Formular-Editors können Sie in BIC Process Design Formulare für Benutzeraufgaben erstellen. Im Editor können Sie verschiedene Formularfelder konfigurieren, die beim Ausführen des Prozesses in der Form der Aufgabe erscheinen und vom Verantwortlichen der Aufgabe ausgefüllt werden können.

Wie kann ich mein eigenes Formular erstellen und konfigurieren?

Um den Formular-Editor in BIC Process Design öffnen zu können, muss das betreffende Diagramm als ausführbarer Prozess markiert sein. Der Aufgabentyp der Aktivität muss vom Typ Benutzer sein.

Sind alle Bedingungen erfüllt, öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität und selektieren Sie dort den Eintrag Öffne Formular-Editor.

Alternativ können Sie den Formular-Editor auch über das Details-Menü öffnen. Selektieren Sie dafür die entsprechende Aktivität und öffnen Sie die Details auf der rechten Seite. Dort finden Sie die Schaltfläche Editor öffnen. Wenn Sie diese auswählen gelangen Sie zum Formular-Editor.

In beiden Fällen öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Formular-Editor finden. Auf der linken Seite des Editors finden Sie alle möglichen Formularfelder, welche Ihnen bei der Erstellung bzw. Konfiguration Ihres Formulars zur Verfügung stehen. In der Mitte des Dialogfensters finden Sie eine Vorschau Ihres Formulars, welche alle Elemente enthält, die Ihrem Formular bereits hinzugefügt wurden. Haben Sie ein solches Element angewählt, werden Ihnen in der rechten Seitenleiste des Dialogs die Details zu dem jeweiligen Element angezeigt.

In dem Formular-Editor können Sie neue Elemente hinzufügen, die Position der einzelnen Felder anpassen, die Eigenschaften der Felder bearbeiten und auch Felder aus der Form entfernen.

Um Ihre Änderungen zu übernehmen, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Betätigen der Funktion Speichern in der rechten oberen Ecke des Formular-Editors. Über Abbrechen verlassen Sie den Formular-Editor und Ihre Änderungen werden verworfen.

Sobald Sie Ihr konfiguriertes Formular abgespeichert haben und das entsprechende Diagramm alle für BIC Process Execution relevante Anforderungen erfüllt, wird Ihnen Ihr Formular in der automatisch generierten Form angezeigt.

Die jeweilige Aufgabe muss jedoch einem Benutzer zugewiesen sein, damit das Formular von dem jeweiligen Benutzer in BIC Process Execution verwendet werden kann.

Sie können in Ihrem Formular auch Prozessvariablen verwenden. Diese müssen dann durch je zwei geschweifte Klammern eingeschlossen werden (z.B. {{exampleVariable}}). Wenn Sie mithilfe von REST-Abfragen Datenobjekte erhalten haben, können Sie diese ebenfalls verwenden. Um im folgenden Beispiel einer JSON-Datei die Postleitzahl des Datenobjekts Adresse zu erhalten, verwenden Sie adresse.plz. Hierbei können Sie beliebig viele Datenobjekte ineinander verschachteln.

Hinweis

Wenn ein Datenobjekt in der JSON-Datei ohne verschachtelte Strukur einen Punkt im Namen beinhaltet, wird dieser durch einen Unterstrich ersetzt. Wenn im genannten Beispiel adresse.plz nicht verschachtelt ist, wird der Name automatisch in adresse_plz umbenannt. Nach der Ersetzung müssen Sie den Unterstrich (mehrere Unterstriche, wenn im Namen vorhanden) verwenden, um die Variable(n) weiterverwenden zu können.

Warnung

Achten Sie darauf, dass Sie auch jedes mal Ihr Diagramm abspeichern, nachdem Sie Änderungen im Formular-Editor durchgeführt haben. Andernfalls gehen Ihre Änderungen verloren.

Bemerkung

Wenn Sie Fehler in Ihrer Userform haben und diese speichern, schließt sich die Form nicht automatisch. Stattdessen werden Sie mithilfe eines Icons auf fehlerhafte Eingaben hingewiesen. Wenn diese Fehler korrigiert wurden, kann die Form gespeichert und geschlossen werden.

Welche Formularfelder gibt es und wie kann ich meinem Formular ein neues Formularfeld hinzufügen?

Sie haben die Möglichkeit folgende Formularfelder Ihrem Formular hinzuzufügen:

• Text: Einfaches Textfeld zur Ein- und Ausgabe von alphanumerischen Zeichenketten.

• Textbereich: Textfeld für die Ein- und Ausgabe von längeren Texten, welches ebenfalls ermöglicht den Text zu formatieren.

• Formel: Formel zur Berechnung von numerischen oder logischen Werten.

• Nummer: Feld für die Ein- und Ausgabe von numerischen Werten. Ermöglicht ebenfalls die Ein- und Ausgabe von Zahlen mit Nachkommastellen.

• Einzelauswahl: Auswahlfeld mit mehreren vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten, aus denen der Benutzer genau eine wählen kann. Dies kann als Liste oder Drop-down-Menü konfiguriert werden.

• Mehrfachauswahl: Auswahlfeld mit mehreren vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten, aus denen der Benutzer eine oder mehrere wählen kann. Dies kann als Liste oder Drop-down-Menü konfiguriert werden.

• Datum: Feld zur Ein- und Ausgabe von Datumswerten.

• Boolean: Feld mit binärer Entscheidungsmöglichkeit.

• E-Mail: Feld, um E-Mail Adressen einzutragen oder dazustellen, sodass Benutzer schneller eine E-Mail versenden können.

• URL: Feld, um Webadressen darzustellen oder abzufragen.

• Benutzer/-gruppen: Feld, um einen Benutzer oder eine Benutzergruppe einzutragen.

• Datei: Feld, um Dateien hochzuladen.

Um ein Formularfeld in das Formular einzufügen, öffnen Sie zuerst den Formular-Editor an der entsprechenden Aktivität.

Selektieren Sie nun aus der linken Seitenleiste das gewünschte Formularfeld, welches Sie dem Formular hinzufügen möchten.

Anschließend wird ein entsprechender Eintrag am Ende der Formular Vorschau erstellt. Wählen Sie diesen Eintrag aus, können Sie ihn anschließend nach Ihren Bedürfnissen weiter anpassen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit einen Eintrag via Drag & Drop direkt in das Formularfeld zu ziehen.

Der Eintrag wird dann unterhalb der blauen Linie eingefügt.

Welche Attribute hat ein Formularfeld?

Die Formularfelder können in der rechten Seitenleiste über Attribute konfiguriert werden. Einige Attribute sind bei allen Formularfeldern vorhanden:

• ID: Wenn Sie ein neues Formularfeld einfügen, erhält dieses automatische eine ID. Diese ist als Prozessvariable in Ihrem Prozess verfügbar und wird benötigt, um die Eingaben zuordnen zu können. Wenn Sie möchten, können Sie die ID des Formularfeldes anpassen. Dies kann besonders dann hilfreich sein, wenn Sie die Eingabe weiterhin benötigen. Alternativ können Sie auch eine bereits bestehende Prozessvariable als ID eingeben. Dann wird Ihnen der aktuelle Wert dieser in Ihrem Formular angezeigt.

• Label: Mit dem Label geben Sie einen Namen Ihres Formularfelds an, welcher dem Benutzer oben links im Formularfeld angezeigt wird.

• Platzhalter: Hier geben Sie einen Text an, welcher dem Benutzer erklärt, was er in das Feld eintragen soll (z.B. mit einer Beschreibung oder einem Beispiel).

• Pflichtfeld: Ist dieses Feld aktiviert muss der Benutzer eine Eingabe tätigen, um das Formular korrekt auszufüllen.

• Schreibgeschützt: Wenn dieses Attribut aktiviert ist, können Benutzer den Wert dieser Variable nicht verändern. Diese Funktion empfiehlt sich, wenn Sie einen Wert nur ausgeben möchten.

• Versteckt: Dieses Attribut kann benutzt werden, wenn der Benutzer das Formularfeld nicht sehen soll. Wenn ein Feld als Versteckt markiert ist, werden keine Validierungen (z.B. Pflichtfeld, minimale Länge, etc.) durchgeführt.

• Hinweis: Dieses Attribut kann verwendet werden, um dem Benutzer einen Hinweis unterhalb des Formfeldes anzuzeigen.

• Standardwert: Dieses Attribut kann dazu genutzt werden, einen Standardwert für eine Prozessvariable vorzugeben. Alternativ können Sie auch eine Formel verwenden, welche zunächst evaluiert wird. Prozessvariablen müssen dabei von zwei geschweiften Klammern eingeschlossen werden.

Darüber hinaus haben Sie bei einzelnen Attributstypen die Möglichkeit einzustellen, ob dies immer oder nur unter bestimmten Bedingungen gelten soll. Hierzu gehören die Attribute Versteckt, Pflichtfeld und Schreibgeschützt. Dafür stehen grundsätzlich zwei Optionen zur Verfügung. Immer sorgt dafür, dass das entsprechende Formularfeld sich immer so verhält wie angegeben. Mit Hilfe der Option Bedingt können Sie eine Formel angeben, die festlegt unter welcher Bedingung das entsprechende Formularfeld sich so verhalten soll.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel wie dies für das Attribut Versteckt aussehen kann. Hier würden Sie dieses Feld immer dann ausblenden, wenn die Prozessvariable value größer als 5 ist.

Haben Sie die Attribute nach Ihren Wünschen bearbeitet, können Sie die Änderungen durch die Funktion Speichern übernehmen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Werte der Eigenschaften für alle Inhaltssprachen gelten und nicht für jede individuell definiert werden können.

Im Folgenden werden die zusätzlichen Attribute der einzelnen Formularfelder erläutert.

Textfeld

Das einfache Textfeld kann dazu genutzt werden, alphanumerische Zeichenketten abzuspeichern oder sie darzustellen.

Es verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Muster: Hier können Sie einen regulären Ausdruck eintragen. Darauf basierend wird die Benutzereingabe überprüft, ob es sich hierbei um eine valide Antwort handelt.

• Feldgröße: Dieser Wert gibt an, wie breit das Eingabefeld ist (gemessen in Zeichen).

• Minimale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge einer Eingabe nicht unterschreiten darf.

• Maximale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge einer Eingabe nicht überschreiten darf.

Hinweis

Ein Beispiel für ein Muster könnte ([a-z]\d\d)+ lauten. Dieser reguläre Ausdruck bezeichnet eine Kombination aus einem Kleinbuchstaben, gefolgt von 2 Ziffern. Diese Kombination kann dabei beliebig oft wiederholt werden. Ein Beispiel für eine valide Nutzereingabe wäre a14b22 oder q41c96b74e44. Andere Eingaben wie A54b41 oder 1d23 wären nicht valide.

Das obige Textfeld resultiert in einem laufenden Vorgang wie folgt:

Textbereichsfeld

Der Textbereich kann genutzt werden, wenn ein einfaches Textfeld nicht ausreicht, um den gesamten Text darzustellen. Es kann beispielsweise genutzt werden, um längere Kommentare oder Bemerkungen zu schreiben. Der Inhalt kann ebenfalls formatiert werden (z.B. Fett, Kursiv, etc.).

Zusätzlich verfügt es über die folgenden Attribute:

• Höhe: Dieser Wert gibt in Pixeln an, wie hoch das Textbereichsfeld sein soll.

• Breite: Dieser Wert gibt in Pixeln an, wie breit das Textbereichsfeld sein soll.

Das obige Textbereichsfeld steht in einem laufenden Vorgang wie folgt in der Form bereit:

Formelfeld

Das Formelfeld kann genutzt werden, wenn eine Berechnung stattfinden soll. Die Berechnung kann mit numerischen, logischen und Datumswerten erfolgen. Eine Übersicht welche Formeln Ihnen zur Verfügung stehen, finden Sie in diesem Kapitel.

Es verfügt zusätzlich über das folgende Attribut:

• Formel: Hier geben Sie die Formel an, welche Sie benutzen möchten. Eventuell sind einer oder mehrere Parameter zur Berechnung notwendig.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass das Attribut Schreibgeschützt für das Formelfeld immer aktiviert ist. Der Benutzer kann die Formel somit im Formular nicht mehr anpassen.

Bei Eingabe Ihrer Formel müssen Sie auf folgendes achten:

• Die zu benutzende Formel muss in Großbuchstaben eingetragen werden.

• Parameter müssen in Klammern stehen und mit Kommata getrennt werden.

• Wenn Sie bereits vorher definierte Prozessvariablen nutzen möchten, müssen Sie diese in zwei geschweifte Klammern (z.B. {{VariableName}}) setzen.

• Andere Parameter, welche keine Prozessvariablen darstellen, müssen nicht in geschweifte Klammern gesetzt werden.

In einem laufenden Vorgang berechnet die Formel aus dem Beispiel oben die Anzahl der Abwesenheitstage sobald das Start- und das Enddatum eingetragen ist. Das Ergebnis wird wie folgt angezeigt:

Nummernfeld

Das Nummernfeld kann genutzt werden, wenn der Benutzer numerische Werte eingeben soll. Die Verwendung von Dezimalzahlen ist ebenfalls möglich.

Es verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Minimaler Wert: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Eingabe des Benutzers nicht unterschreiten darf.

• Maximaler Wert: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Eingabe des Benutzers nicht überschreiten darf.

• Schrittintervall: Hiermit wird das Schrittintervall angepasst, in welchem der Wert erhöht oder verringert werden kann. Wenn Sie keine Eingabe tätigen wird standardmäßig das Intervall 1 benutzt. Der Benutzer kann jedoch auch Werte unabhängig vom Schrittintervall selbst eintippen, solange diese zwischen dem minimalen und maximalen Wert liegen.

Bei dem Nummernfeld „Vertragsnummer“ des obigen Beispiels sind der minimale und maximale Wert so gepflegt, dass im Formular eine vierstellige Zahlenfolge eingegeben werden muss.

Einzelauswahlfeld

Das Einzelauswahlfeld kann genutzt werden, wenn der Benutzer aus mehreren vorgegebenen Optionen genau eine wählen soll.

Es verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Auswahlmöglichkeiten: Hier listen Sie alle Auswahlmöglichkeiten auf, aus denen der Benutzer später wählen kann. Die einzelnen Optionen werden durch einen Zeilenumbruch getrennt.

• Einzelauswahl als Drop-Down darstellen: Aktivieren Sie dieses Attribut, werden Ihren Benutzern die Auswahlmöglichkeiten in einem Drop-down-Menü angezeigt. Ist das Attribut nicht aktiviert, werden alle Optionen des Auswahlfeldes untereinander aufgelistet.

Das Einzelauswahlfeld „Abwesenheitsgrund“ aus dem Beispiel oben wird in einem laufenden Vorgang als Drop-down-Menü angezeigt. Im Folgenden wurde die Option „Jahresurlaub“ gewählt:

Keys

Wenn Sie für die Möglichkeiten Keys definieren, wird beim Abschließen der Benutzeraufgabe statt dem expliziten Namen der Möglichkeit der jeweilige Key als Prozessvariable. Notieren Sie den Key jeweils nach der Auswahlmöglichkeit mit einem Semikolon als Trennung. Wenn Sie mehrere Semikola in einer Auswahlmöglichkeit verwenden, wird das letzte als Trennung zum Key erkannt. Beispielsweise soll das Feld „Abteilung“ mit den Auswahlmöglichkeiten Entwicklung, Human Resources und Sales mit den Keys dev, hr und sls definiert werden:

Wenn ein Benutzer in einem Vorgang bei diesem Feld nun die Auswahl Entwicklung trifft, wird als Prozessvariable "dev" gespeichert.

Mehrfachauswahlfeld

Das Mehrfachauswahlfeld kann genutzt werden, wenn der Benutzer aus mehreren vorgegebenen Optionen eine oder mehrere wählen soll. Das Beispiel zeigt das Mehrfachauswahlfeld „Belieferung der internationalen Standorte“.

Ein Mehrfachauswahlfeld verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Auswahlmöglichkeiten: Hier listen Sie alle Auswahlmöglichkeiten auf, aus denen der Benutzer später wählen kann. Die einzelnen Optionen werden durch einen Zeilenumbruch getrennt.

• Mehrfachauswahl als Drop-Down darstellen: Aktivieren Sie dieses Attribut, werden Ihren Benutzern die Auswahlmöglichkeiten in einem Drop-down-Menü angezeigt. Ist das Attribut nicht aktiviert, werden alle Optionen des Auswahlfeldes untereinander aufgelistet.

• Ausgewählte Werte als String-Array speichern: Dieses Attribut legt fest, ob die Prozessvariable als String oder als String Array gespeichert werden soll. Wenn Sie dieses Attribut deaktivieren, wird die Prozessvariable als String gespeichert. Wenn Sie es aktivieren, wird die Prozessvariable als Array aus Strings gespeichert. Dieses Array enthält die selektieren Antworten. Beachten Sie die Option, bei einem String Array Keys zu definieren. Dies ist unter dem nächsten Screenshot erklärt.

Das obige Mehrfachauswahlfeld „Unterstützte Geschäftsstellen“ ist im Formular nur sichtbar, wenn die Prozessvariable contract.international den Wert TRUE hat. Die Prozessvariable kann über das Booleanfeld „Beliefert der Partner internationale Standorte?“ auf TRUE gesetzt werden. In einem laufenden Vorgang zeigt sich dies wie folgt:

Keys

Falls Sie das Attribut Ausgewählte Werte als String-Array speichern aktiviert haben, können Sie Keys definieren, die für die jeweilige Möglichkeit als Prozessvariable gespeichert wird. Notieren Sie den Key jeweils nach der Auswahlmöglichkeit mit einem Semikolon als Trennung. Wenn Sie mehrere Semikola in einer Auswahlmöglichkeit verwenden, wird das letzte als Trennung zum Key erkannt. Beispielsweise soll das Feld „Abteilung“ mit den Auswahlmöglichkeiten Entwicklung, Human Resources und Sales mit den Keys dev, hr und sls definiert werden:

Wenn ein Benutzer in einem Vorgang bei diesem Feld nun die Auswahl Entwicklung und Human Resources trifft, wird als Prozessvariable ["dev", "hr"] gespeichert.

Datumsfeld

Das Datumsfeld kann benutzt werden, wenn der Benutzer ein Datum eintragen soll oder ein entsprechendes Datum ausgegeben werden soll.

In dem Beispiel oben werden dem Benutzer in einem laufenden Vorgang zwei Datumsfelder angezeigt. In dem Drop-down-Kalender kann das gewünschte Datum gewählt werden:

Booleanfeld

Das Booleanfeld kann benutzt werden, um eine binäre (ja/nein) oder logische (wahr/falsch) Abfrage durchzuführen.

Es verfügt zusätzlich über das folgende Attribut:

• Boolean als Kontrollkästchen anzeigen: Ist dieses Attribut aktiviert, ändert sich die grafische Darstellung der Abfrage. Statt einem Schieberegler wird im Formular ein Kontrollkästchen angezeigt.

Für das Booleanfeld des Beispiels ist das Kontrollkästchen aktiviert. Es erscheint in einem laufenden Vorgang wie folgt:

Bemerkung

Wenn Sie ein Boolean Feld als Pflichtfeld markieren, müssen die Benutzer bei der Prozessausführung in BIC Process Execution dieses Feld aktivieren, um mit der Prozessausführung fortzufahren. Wenn dies nicht geschieht erscheint eine Fehlermeldung, die den Benutzer darauf aufmerksam macht.

E-Mail Feld

Ein E-Mail Feld kann dazu genutzt werden, um eine E-Mail Adresse abzufragen oder darzustellen.

Ein E-Mail Feld verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Muster: Hier können Sie einen regulären Ausdruck eintragen. Darauf basierend wird die Benutzereingabe überprüft, ob es sich hierbei um eine valide Antwort handelt. Wenn Sie kein eigenes Muster eingeben, wird ein Standardmuster verwendet, welches prüft, ob es sich bei der Eingabe, um eine valide E-Mail Adresse handelt.

• Minimale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge Ihrer Eingabe nicht unterschreiten darf.

• Maximale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge Ihrer Eingabe nicht überschreiten darf.

• Breite: Dieser Wert gibt in Pixeln an, wie breit das E-Mail Feld sein soll.

Im folgenden Beispiel sehen Sie ein E-Mail Feld mit der aktivierten Option Schreibgeschützt. In solch einem Fall wird die E-Mail als Link dargestellt. Wenn Sie diesen auswählen, werden Sie in Ihr Mailprogramm weitergeleitet, sodass Sie dort eine E-Mail verfassen können.

URL Feld

Ein URL Feld kann dazu genutzt werden, um eine Webadresse aufzurufen oder einzugeben.

Ein URL Feld verfügt zusätzlich über die folgenden Attribute:

• Muster: Hier können Sie einen regulären Ausdruck eintragen. Darauf basierend wird die Benutzereingabe überprüft, ob es sich hierbei um eine valide Antwort handelt. Wenn Sie kein eigenes Muster eingeben, wird ein Standardmuster verwendet, welches prüft, ob es sich bei der Eingabe, um eine valide URL handelt.

• Minimale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge Ihrer Eingabe nicht unterschreiten darf.

• Maximale Länge: Tragen Sie hier einen Wert ein, den die Länge Ihrer Eingabe nicht überschreiten darf.

• Breite: Dieser Wert gibt in Pixeln an, wie breit das URL Feld sein soll.

Im folgenden Beispiel sehen Sie ein URL Feld mit der aktivierten Option Schreibgeschützt. In solch einem Fall wird die URL als Link dargestellt. Wenn Sie diesen (mit Strg + Mausklick) auswählen, öffnet sich der Link in einem neuen Tab in Ihrem Browser.

Benutzer/-gruppe

Ein Benutzer/-gruppe Feld kann dazu genutzt werden, um einen Benutzer oder eine Benutzergruppe einzugeben und damit in den Vorgang einzubetten. Beachten Sie, dass in jedem Benutzer/-gruppe Feld nur ein Benutzer (bzw. eine Gruppe) eingegeben werden kann. Mit der Eingabe erhalten Sie eine Vorschlagsliste, aus der Sie den/ gewünschte(n) Benutzer/-gruppe auswählen können. Für einen Benutzer wird die E-Mail Adresse in als Prozessvariable gespeichert und für eine Benutzergruppe deren Name.

Falls die ID des Formularfelds dem Identifizierer einer Rolle (AT_IDENTIFIER) in dem Prozess entspricht, so ist das Formularfeld mit der Rolle verknüpft. Das bedeutet, dass das Feld initial als Wert den Benutzer (oder die Gruppe) zeigt, die die Rolle in dem aktuellen Vorgang einnimmt. Wenn in dem Feld ein neuer Benutzer (oder eine Gruppe) eingetragen wird oder der aktuelle Wert geändert wird, ändert sich dadurch die Rollenbesetzung.

Datei

Das Feld für Dateien kann dazu genutzt werden, um Dateien hochzuladen und sie somit in den Vorgang einzubetten.

Bitte beachten Sie dabei, dass für das Formularfeld und das zugehörige Dokument der gleiche Identifizierer angegeben werden muss, damit das Formularfeld funktioniert. Das Dokument repräsentiert dann entweder das Eingabe- oder das Ausgabe-Dokument.

Wenn Sie ein Formularfeld als schreibgeschützt definieren und das Input-Dokument mit dem gleichen Identifizierer wie das Formularfeld verknüpft ist, werden die Aktionen dieses Input-Dokuments auf die schreibgeschützten Felder angewendet.

Ein nicht schreibgeschütztes Formularfeld erlaubt Ihnen die Eingabe von Daten, während ein bedingt schreibgeschütztes Feld unter bestimmten Bedingungen bearbeitbar ist. Wenn ein Output-Dokument denselben Identifizierer wie ein Formularfeld hat, werden die Aktionen des Dokuments auf das Feld angewendet.

Sollten mehrere Dokumente den gleichen Identifizierer aufweisen, werden nur die Aktionen des Dokuments, dessen Identifizierer im Formularfeld angezeigt wird, sichtbar.

Wenn Sie das Formular für den Datei-Upload benutzen und eine Datei für den Upload ausgewählt haben, wird Ihnen eine visuelle Darstellung des Dateinamens der hochgeladenen Datei angezeigt. Dies erleichtert die Identifizierung hochgeladenen Datei im Zusammenhang mit dem Upload-Prozess.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, hochgeladene PDF-Dateien durch einen Klick auf Herunterladen im integrierten Browser-PDF-Viewer anzuzeigen.

Falls eine hochgeladene Datei nicht unterstützt wird, wird die Datei direkt heruntergeladen.

Das oben stehende Feld für eine Datei steht in einem laufenden Vorgang wie folgt in der Form bereit:

Wie kann ich die Position einzelner Elemente in meinem Formular verändern?

Über die Position der einzelnen Einträge in der Vorschau des Formular-Editors können Sie die Anordnung Ihrer Elemente im Formular der Aufgabe in BIC Process Execution bestimmen. Die Anordnung kann in der Vorschau beliebig verändert werden. Ziehen Sie das zu verschiebende Element über das Anordnungssymbol auf der linken Seite des Eintrags an die gewünschte Stelle in der Vorschau.

Wie kann ich eins meiner Formularfelder aus dem Formular entfernen?

Wenn Sie eine Form aus Ihrem Formular entfernen möchten, können Sie dazu einfach rechts auf die Schaltfläche Element löschen neben dem Feld klicken. Anschließend wird das Element aus der Liste der Formularfelder entfernt.

Wie kann ich eine Signieraufgabe erstellen?

Sie können Ihre Formulare so gestalten, dass Ihre Benutzer sich authentifizieren müssen, um sie erfolgreich abzuschließen. Um eine solche Aufgabe zu erstellen, muss Ihre Aufgabe vom Typ Benutzer sein. Öffnen Sie den Formular-Editor der Aktivität und wählen Sie die Registerkarte Einstellungen.

Wählen Sie die Option Aufgabe als Signieraufgabe markieren. Dies führt dazu, dass sich der Aufgabenverantwortliche beim Beenden der Aufgabe authentifizieren muss. Wie diese Authentifizierung abläuft, finden Sie hier erklärt.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion standardmäßig nicht aktiviert ist und in Ihrem System erst eingerichtet werden muss. Kontaktieren Sie hierzu Ihren Ansprechpartner bei GBTEC.

Service Aufgabe mit REST Abfrage

BIC Process Execution bietet Ihnen die Möglichkeit Daten über REST Endpoints auszutauschen. Dabei werden die REST Abfragen während der Modellierung in BIC Process Design definiert und in BIC Process Execution automatisiert ausgeführt. Die Ergebnisse der Abfragen werden in den Prozessvariablen der einzelnen Vorgänge gespeichert und können so für weitere Aufgaben im Ablauf des Vorgangs genutzt und angezeigt werden.

Bemerkung

Zur Gestaltung einer REST Abfrage steht Ihnen der nachfolgend beschriebene REST Konfigurator zur Verfügung. Diese Konfiguration wird priorisiert herangezogen. Falls Sie in einer früheren Version eine REST Abfrage mithilfe der Service call Attribute definiert und im REST Konfigurator keine Einstellungen vorgenommen haben, werden die Service call Attribute als Fallback herangezogen.

Wie kann ich meine REST Abfrage konfigurieren?

Um den REST Konfigurator in BIC Process Design öffnen zu können, muss das betreffende Diagramm als ausführbarer Prozess markiert sein. Der Aufgabentyp der Aktivität muss vom Typ Service sein.

Selektieren Sie die Aktivität anschließend mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie die Option Öffne REST Konfiguration.

Alternativ können Sie den Editor auch öffnen, indem Sie die Aktivität selektieren und im Details Menü die Rubrik Editor wählen. Dort finden Sie eine Schaltfläche, mithilfe derer Sie den REST Editor öffnen können.

Daraufhin erscheint das Dialogfenster zur Konfiguration der REST Abfrage. Definieren Sie nun in 3 Schritten Ihre REST Abfrage. Klicken Sie jeweils auf die Felder, um sie zu editieren bzw. aus den möglichen Optionen die gewünschte auszuwählen.

Tipp

Sie haben auch die Möglichkeit Ihre REST Abfragen dynamisch mittels Prozessvariablen zu gestalten. Dadurch können z.B. Header Daten oder der Request Body von den Daten der einzelnen Vorgänge abhängig gemacht werden.

1. Verbindung

• HTTP Methode: Geben Sie hier die gewünschte HTTP Methode für Ihre REST Abfrage an. Unterstützt werden dabei die unten aufgeführten HTTP Methoden. Wenn nicht anders angegeben, ist die Methode vom Typ GET.

• DELETE

• GET

• HEAD

• PATCH

• POST

• PUT

• OPTIONS

• TRACE

• URL: Geben Sie hier den URL Pfad Ihres REST Endpoints an (z.B.: http://serviceUrl:port/service/1).

• Authentifizierung: Hier können Sie einstellen, welche Art von Authentifizierung für Ihre REST Abfrage notwendig ist. Dafür stellen wir Ihnen verschieden Möglichkeiten zur Verfügung:

• Keine Authentifizierung: Sie brauchen für den gewünschten Service keine weitere Authentifizierung und müssen daher auch keine weiteren Eingabefelder ausfüllen.

• Basic Authentication: Bei diesem Authentifizierungstyp müssen Sie einen Benutzernamen und Passwort angeben. Die beiden Eingabefelder erscheinen automatisch, wenn Sie diese Option wählen.

• OAuth2: Wenn Sie diese Option wählen, erscheinen drei neue Eingabefelder, welche Sie ausfüllen müssen: Client ID, Client secret und Authentication URL. Über das Augenicon am rechten Rand können Sie das Client secret ein- und ausblenden.

• API Key: Nach Auswahl dieser Option erscheinen zwei Eingabefelder: Key und Wert in denen Sie Ihr entsprechendes Schlüssel-Wert-Paar eintragen können. Darunter haben Sie die Option festzulegen, ob Ihr Schlüssel-Wert-Paar dem Header oder den Query Parameter hinzugefügt werden soll.

Gehen Sie mit einem Klick auf Weiter zum zweiten Schritt. Alternativ sind die Reiter Verbindung, Request und Response ebenfalls selektierbar, so dass Sie zwischen den Schritten wechseln können.

2. Request

Bei den Request-Optionen klappen die Eingabefelder aus, wenn Sie die jeweilige Option selektieren.

• Request Header: Tragen Sie hier in einer key-value Tabelle alle Header Daten ein, welche bei der REST Abfrage übertragen werden. Mit Klick auf das Pluszeichen können Sie einen neuen Eintrag hinzufügen. Wenn Sie einen Eintrag wieder löschen möchten, selektieren Sie das Papierkorb Icon neben dem Eintrag.

• Body: Hier können Sie den Inhalt angeben, welcher bei der REST Abfrage übertragen wird. Wählen Sie im Drop-down-Menü Typ eine der folgenden Möglichkeiten.

• JSON: Bei dieser Option können Sie den Inhalt im Feld Request Body in einer JSON-Struktur eingeben.

• Binary (Datei): Wählen Sie diesen Typ, um den Inhalt des Request Bodys aus einer Datei einzulesen. In diesem Fall wird nur der Inhalt übernommen.

• Multipart-form (Datei): Auch bei diesem Typ wird der Request Body aus einer Datei erstellt. Allerdings wird hier der Request Body als Datenformular aus Ihrer Datei übernommen.

Für das Einlesen des Inhalts aus einer Datei erscheint ein weiteres Feld, in dem Sie die Datei verlinken können. Dies geschieht als Prozessvariable über den Identifizierer. Eine nähere Erklärung dazu finden Sie in dem verlinkten Abschnitt.

3. Response

• Connection Timeout: Hier können Sie eine Zeitgrenze (in Sekunden) für Ihre REST Abfrage definieren.

• HTTP Statuscode: Hier können Sie den Status Code festlegen, welcher von Ihnen als Rückmeldung der REST Abfrage erwartet wird.

• Response Typ: Hier können Sie eintragen, ob die Daten als JSON Element zurückgegeben werden oder ob es sich um eine Datei handelt. Eine Erklärung zu REST Abfragen mit Dateien finden Sie hier.

• Response Mapping: Hier können Sie festlegen, ob die zurückgegebenen Daten als Prozessvariablen gespeichert und verwendet werden sollen. Die Standardeinstellung ist auf Automatisch eingestellt. Wenn Sie Kein auswählen, wird die Rückmeldung nicht als Prozessvariablen verarbeitet.

Über den entsprechenden Button können Sie die Konfiguration speichern. Möchten Sie die Änderungen nicht speichern, selektieren Sie Abbrechen, um das Dialogfenster zu schließen.

Unabhängig vom Response Mapping, wird eine _response-Variable gespeichert, über die Sie auf Request Header und HTTP Statuscode zugreifen können. Falls Sie mehrere Service-Aufgaben konfiguriert haben, wird die _response-Variable nach ihrer Ausführung überschrieben. Sie können auf die _response-Variable beispielsweise über _response.headers.NAME[0] bzw. _response.headers["NAME-NAME"][0] für Keys mit einem Bindestrich zugreifen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die _response-Variable nur für den aktiven Hauptvorgang und seine untergeordneten Vorgänge verwendet werden kann.

Wie kann ich Variablen zur dynamischen Gestaltung meiner REST Abfragen nutzen?

Durch den Einsatz von Variablen Ihrer API, können Sie Ihre REST Abfragen dynamisch gestalten. Nutzen Sie dafür Ihre Prozessvariablen im Request Body der REST Konfiguration. Variablen sollten dabei wie folgt aufgeführt werden: {{VariablenName}}.

Haben Sie beispielsweise den Namen und das Alter eines Mitarbeiters mittels einer GET REST Abfrage abgerufen, können Sie diese Werte in der anschließenden REST Abfrage über die dementsprechenden Variablen nutzen. Das Ergebnis der ersten GET REST Abfrage könnte dabei wie folgt aussehen: {"name": "Max Mustermann", "age": 35}. Diese Variablen und deren Werte können Sie dann in der nächsten POST REST Abfrage im Feld Request Body (bei der Auswahl JSON für das Feld Body) folgendermaßen nutzen: {"managerName": "{{name}}", "managerAge": "{{age}}".

Variablen können außerdem in der Verbindung und Response genutzt werden.

Wie kann ich Dateien in meinen REST Abfragen nutzen?

Wenn Sie eine REST Abfrage (d.h. eine Service Aufgabe) konfigurieren, können Sie den Request Body aus einer Datei einlesen. Die Datei für den Request Body wird dabei als Anlage einer der REST Abfrage vorangehenden Aufgabe bereitgestellt. Außerdem gibt es die Möglichkeit bei einer REST Abfrage eine Datei als Rückgabe zu erhalten. Diese Datei fügt das System der Service Aufgabe als Anlage hinzu. Um Ihre REST Abfrage mit Dateien zu konfigurieren, setzen Sie folgende Schritte um.

Request Body aus einer Datei: Wenn Sie ein Dokument über einen REST Call einlesen und dem Benutzer als Ausgabe bereitstellen möchten, können Sie wie folgt vorgehen. Modellieren Sie in Ihrem Diagramm eine Aktivität, welche als Service Aufgabe gekennzeichnet ist. Modellieren Sie an dieser Tätigkeit ein Dokument und kennzeichnen es als Output. Anschließend pflegen Sie das Attribut Identifizierer des Dokuments.

Die Service Aufgabe muss nun im Prozessfluss nach der Aktivität mit Output definiert werden. Bei der Konfiguration der REST Abfrage wählen Sie im Schritt Request für den Body den Typ Binary (Datei) (oder Multipart (Datei) bei einem Datenformular Format). Anschließend erscheint das Eingabefeld Datei. Geben Sie dort einfach den Identifizierer des zuvor modellierten Dokuments ein.

Wenn Sie den JSON Body Type mit einem entsprechenden Request Body verwenden (z. B. { „file“: „{{fileID}}“ }), können Sie Identifizierer als Platzhalter für Service Aufgaben verwenden. Diese Funktion ermöglicht den Austausch des Platzhalters durch den Dateiinhalt des Identifizierers, der als Base64-kodierte Daten vorliegt.

Um eine Datei in Ihrem laufenden Vorgang hochzuladen, müssen Sie ein Dokument als Output in einer vorherigen Aufgabe hinzufügen. Wenn die Service Aufgabe ausgeführt wird, ruft sie die neueste Version der Dateidaten ab, fügt sie in den JSON Body ein und ersetzt den Platzhalter automatisch.

Datei als Rückgabe: Modellieren Sie in Ihrem Diagramm in BIC Process Design die Aktivität Ihrer REST Abfrage mit einem Dokument als Output. Das Attribut Identifizierer des Dokuments muss auch hier gepflegt werden, um es in der Response der REST Abfrage einzubinden. Wählen Sie als Response Typ die Option Datei, erscheint ein Feld, wo Sie den Identifizierer eingeben können. Der Identifizierer muss von jeweils zwei geschweiften Klammern umschlossen werden.

Nachdem die REST Abfrage in Ihrem Vorgang ausgeführt wurde, können Sie die Datei wie beim manuellen Umgang mit Dateien an der Service Aufgabe herunterladen.

Wie kann ich mehrere Werte als erwartete Antwortstatuscodes für eine REST-Abfrage definieren?

Als Prozessdesigner haben Sie die Möglichkeit, mehrere Werte als erwartete Antwortstatuscodes für REST-Abfragen zu definieren.

Angenommen, Sie haben eine REST-Abfrage konfiguriert und die erwarteten HTTP-Statuscodes als Muster festgelegt. Wenn Sie eine Antwort von der API erhalten und der empfangene Statuscode mit dem Muster übereinstimmt, können Sie die Antwort als erfolgreich betrachten.

Wenn Sie eine REST-Abfrage konfiguriert haben und eine Liste der erwarteten HTTP-Statuscodes definiert ist, sollten Sie bei Erhalt einer API-Antwort, deren Statuscode nicht mit einem der erwarteten übereinstimmt, die Antwort als Fehler behandeln und entsprechende Maßnahmen basierend auf dem erhaltenen Statuscode ergreifen.

Bemerkung

Das Muster akzeptiert ebenfalls Zahlen, Striche, Punkte und Anfragen.

Wie kann ich mit einer Service Aufgabe für Berichte automatisch ein Ausgabedokument erstellen?

Angenommen, Sie haben eine Service Aufgabe modelliert. Wenn Sie den Editor öffnen, bietet sich Ihnen die Möglichkeit, neben den REST-Abfragen auch die Berichtskonfiguration für die Dokumentenerstellung vorzunehmen.

Wenn Sie die Option REST Abfrage wählen, wird die REST-Konfiguration gestartet. Alternativ, bei Auswahl der Option Berichte, startet die Berichtskonfiguration, bei der Sie das Ausgabeformat (PDF oder DOCX) festlegen können.

Sofern in der Berichtsaufgabe eine Eingabe vorhanden ist und diese Eingabe eine angehängte Datei in Ihrer definierten Standardsprache im DOCX-Format aufweist, wird besagte Datei als Vorlage für den Bericht verwendet.

Bei Vorhandensein einer Ausgabe in der Berichtsaufgabe und Ausführung derselben wird das Ergebnis der Ausgabe hinzugefügt. Der Name der Ausgabedatei entspricht dem Namen der Vorlagendatei.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass der Bericht nicht erstellt wird und die Aufgabe als Fehler markiert wird, falls die Eingabe oder Ausgabe fehlt oder die Eingabe keine Anlage hat. Ebenso wird der Bericht nicht erstellt und die Aufgabe als Fehler markiert, wenn es nicht genau eine Eingabe und eine Ausgabe in der Berichtsaufgabe gibt.

Zusätzlich, vorausgesetzt, es liegt ein Designdokument in der Eingabe vor und die Eingabe hat keinen Instanz-Anhang, wird die Vorlage für die Berichtserstellung das Designdokument sein.

Wenn in der Eingabe ein Designdokument vorhanden ist und die Eingabe über ein Instanz-Anhang verfügt, wird die Vorlage für die Erstellung des Berichts der Instanz-Anhang sein.

Wie kann ich eine E-Mail Vorlage erstellen?

Sie können in Ihrem Prozess das Versenden einer E-Mail als Aufgabe einbinden und Benutzern mit einer Vorlage das Versenden vom Formular aus ermöglichen. Um eine E-Mail Vorlage in BIC Process Design erstellen zu können, muss das betreffende Diagramm als ausführbarer Prozess markiert sein. Der Aufgabentyp der Aktivität muss vom Typ Senden sein.

Anschließend finden Sie den Eintrag Öffne E-Mail-Vorlagen-Editor im Kontextmenü der Aktivität, welches Sie erreichen, indem Sie das Symbol der Aktivität mit Ihrer rechten Maustaste anwählen.

Alternativ können Sie den Editor über den Details-Tab der Aktivität öffnen.

Durch das Selektieren des Eintrags öffnet sich der Editor. Dort haben Sie die Möglichkeit E-Mail Adressen als Empfänger, als Antworten an, als CC und BCC sowie einen Betreff einzutragen. Im Textfeld können Sie die Vorlage verfassen und dabei die in der Leiste zur Verfügung stehenden Formatierungen nutzen.

Durch die Nutzung der Antworten an-Funktion können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die alle Antworten auf Ihre gesendete E-Mail weitergeleitet werden sollen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass nur wenn die Option E-Mail automatisch senden aktiviert ist, die Antworten an-Adresse berücksichtigt werden kann. Andernfalls wird bei manuell versendeten E-Mails die Konfiguration Antworten an ignoriert.

In allen Editor-Feldern können Sie auch Prozessvariablen einbinden, sodass Ihre Vorlage dynamisch in Vorgängen angepasst wird. Im Formular eines Vorgangs in BIC Process Execution werden die Variablen durch die Werte ersetzt, die in vorangegangen Schritten des Prozessverlaufs gesetzt wurden. Prozessvariablen können Sie in doppelten geschweiften Klammern einbinden, etwa {{VariableName}}.

Bemerkung

Beachten Sie, dass Sie Prozessvariablen mit html formatierten Werten im Texteditor einbinden können. Bei formatierten Werten müssen Sie an den Prozessvariablenname noch den Tag “ -html“ (Achtung: mit Leerzeichen!) anhängen. Andernfalls wird das Format nicht verarbeitet. Werden in Ihrem Prozess beispielsweise die Werte der Prozessvariable {{CompanyName}} formatiert eingegeben (z. B. fettgedruckt mittels „<b>GBTEC Software AG</b>“), nutzen Sie in der E-Mail Vorlage den Platzhalter mit html-Tag {{CompanyName -html}}, um den Wert mit diesem Format (im Beispiel fettgedruckt) auszugeben.

Mithilfe des Editors können Sie einstellen, dass Ihre E-Mails automatisch versendet werden. Wählen Sie dafür die Option E-Mail automatisch senden aus. Wenn Sie diese Aufgabe in BIC Process Execution starten, wird die E-Mail automatisch von einer no reply Adresse versendet. Wenn Sie in Ihrer Vorlage Prozessvariablen nutzen, werden diese automatisch mit ihrem jeweiligen Wert übernommen.

Falls die E-Mail mit einem Anhang verschickt werden soll, kann dieser direkt im Vorgang in BIC Process Execution hinzugefügt werden. Dazu muss die entsprechende Aktivität mit einem Input Objekt verbunden sein. Das kann ein Dokument, Geschäftsobjekt, Datenspeicher oder eine Norm sein. Wenn Sie ein solches Objekt zu der Aktivität modelliert haben, hat der Aufgabenverantwortliche im Formular die Möglichkeit eine Datei dort hochzuladen. Beim Versenden der E-Mail wird diese automatisch als Anlage hinzugefügt.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass der Input nur als Anhang hinzugefügt wird, wenn die Option E-Mail automatisch senden aktiviert ist.

In dem obigen Beispiel ist das Dokument „Rechnung“ der Output der Aufgabe „Rechnung erstellen“. Außerdem ist es als Input an der Sendeaufgabe „Rechnung an Kunden senden“ modelliert. Der Anhang der E-Mail wird die jüngste Datei sein, die im Vorgang hochgeladen wurde. Falls der Verantwortliche beim Erledigen der Aufgabe „Rechnung überarbeiten“ eine neue Datei(version) hochlädt, wird diese der E-Mail angehängt.

Wenn Ihre Prozessvariablen keinen, oder einen leeren, Wert aufweisen, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und das Senden wird zu einer manuellen Benutzeraufgabe. Alternativ haben Sie die Möglichkeit die Option Platzhalter bei fehlenden Prozessvariablen durch leere Werte ersetzen zu wählen. In dem Fall werden Prozessvariablen, die keinen Wert aufweisen, als leerer Text eingefügt.

Tipp

Nutzen Sie den Form-Editor, um in vorherigen Schritten die Prozessvariablen von Benutzern abzufragen.

Warnung

Beim manuellen Senden einer E-Mail wird nur eine bestimmte Länge unterstützt. Wenn die Vorlage diese Länge überschreitet, wird die E-Mail abgeschnitten und nur teilweise in Ihrem E-Mail-Client dargestellt. Diese Beschränkung gibt es nicht, falls die E-Mail automatisch versendet wird.

Wie kann ich eine Skript Aufgabe erstellen?

Sie können in Ihrem Prozess Aufgaben automatisiert ausführen, indem Sie Skripte integrieren. Dabei werden die Skriptsprachen JavaScript und Groovy unterstützt. Ab Version 7.12.0 basiert die Skriptsprache JavaScript auf der GraalVM Script Engine. Die JavaScript ECMA Version 5.1 ist abwärtskompatibel und unterstützt somit auch die neuen Bestandteile der Version 13.0. Unter den folgenden Links können Sie Einzelheiten zu den genutzten JavaScript Standard ECMA und der Groovy Engine einsehen.

• JavaScript ECMA Version 5.1

• JavaScript ECMA Version 13.0

• Groovy Language Version 4.0.12

Hinweis

Die Nashorn JavaScript Engine wird ab Version 7.12.0 nicht mehr unterstützt.

Hinweis

Die Version der Groovy Engine, die zur Ausführung und Erstellung von Skriptaufgaben verwendet wird, wurde auf die Version 4.0.12 aktualisiert.

Öffnen Sie zunächst das zugehörige Diagramm in BIC Process Design. Um den Skript Editor in BIC Process Design öffnen zu können, muss das betreffende Diagramm als ausführbarer Prozess markiert sein. Der Aufgabentyp der Aktivität muss vom Typ Skript sein.

Anschließend finden Sie den Eintrag Öffne Script-Editor im Kontextmenü der Aktivität, welches Sie erreichen, indem Sie das Symbol der Aktivität mit Ihrer rechten Maustaste anwählen.

Alternativ können Sie den Editor auch öffnen, indem Sie die Aktivität selektieren und im Details Menü die Rubrik Editor wählen. Dort finden Sie eine Schaltfläche, mithilfe derer Sie den Skript Editor öffnen können.

Durch Selektieren des Eintrags öffnet sich der Editor. Über ein Drop-down-Menü im Feld Skriptsprache können Sie die gewünschte Sprache auswählen. Schreiben Sie anschließend das Skript, welches zur Laufzeit eines Vorgangs ausgeführt werden soll. Sie können Prozessvariablen nutzen, um das Skript dynamisch an die konkreten Vorgänge anzupassen. Im Beispiel unten sehen Sie ein groovy Skript, bei dem die Prozessvariable employee_name als Attribut eines neuen Objekts user verwendet wird. Dieses Objekt wird dann in Zeile 15 als eine neue Prozessvariable zurückgegeben.

Ebenso können Sie in JavaScript mit Prozessvariablen arbeiten. Das folgende Beispiel führt zu demselben Verhalten wie oben. Dabei wird das letzte Statement des Skripts automatisch als Prozessvariable zurückgegeben (hier das neue Objekt user in Zeile 13).

Warnung

Sollte das Ergebnis mit var result = ... deklariert werden, ist es notwendig, das result in der abschließenden Zeile erneut explizit anzugeben.

Schließen Sie den Editor anschließend über den Button Speichern oder alternativ können Sie die Eingabe mit Abbrechen verwerfen.

Hinweis

Bitte verwenden Sie die korrekte JavaScript Syntax, um eine Liste mit einer Skript Aufgabe den Prozessvariablen hinzuzufügen. Diese wird im Folgenden demonstriert.

*JavaScript*
var userList = ["John Doe", "Max Mustermann"];
vars = {
    scriptListVar:userList
}

Wenn Sie das Skript in JavaScript schreiben und die obige Syntax verwenden, werden die Einträge einzeln als Prozessvariablen (hier vom Typ String) gespeichert. Um die gesamte Liste als eine Prozessvariable vom Datentyp List zu speichern, sollten Sie im Skript eine der beiden folgenden Alternativen nutzen.

*JavaScript*
var List = Java.type("java.util.List");
var userList = List.of("John Doe", "Max Mustermann");

vars = {
    scriptListVar:userList
}

*JavaScript*
var Arrays = Java.type("java.util.Arrays");
var userList = ["John Doe", "Max Mustermann"];

vars = {
    scriptListVar:Arrays.asList(userList)
}

Entwicklungs- und Testumgebung

BIC Process Execution stellt neben der produktiven Umgebung zum Ausführen von Prozessen zwei weitere Umgebungen bereit, in denen Sie Prozesse bereits während der Modellierung des Diagramms in BIC Process Design schon überprüfen und testen können.

Ein Prozess in der Entwicklungsumgebung (oder auch Studio genannt) entspricht der Version des zugehörigen Diagramms aus dem Öffentlichen Arbeitsbereich. Wenn Sie ein Diagramm in BIC Process Design als ausführbaren Prozess modelliert haben, wird es nach dem Einchecken in der Entwicklungsumgebung sichtbar.

Sobald dieses Diagramm in der Vorschau von BIC Process Design verfügbar ist, erscheint der definierte Prozess auch in der Testumgebung.

Für die Entwicklungs- und Testumgebung gilt: Falls es bereits eine vorherige Version in der jeweiligen Umgebung gab, so wird diese ersetzt sobald sich das zugehörige Diagramm im Öffentlichen Arbeitsbereich bzw. der Vorschau geändert hat. Alle bereits existierenden Vorgänge zu dem Prozess in der Umgebung werden in diesem Zuge gelöscht. So können Autoren nach dem Modellieren des Diagramms direkt die Änderungen am Prozess sehen und überprüfen.

Welche Umgebungen gibt es?

Das Ausführen von etablierten Prozessen findet in der Produktivumgebung von BIC Process Execution statt. Diese ist für alle in BIC Process Design eingetragenen Benutzer zugänglich. Dort werden die Prozesse angezeigt und genutzt, deren zugehörige Diagramme in BIC Process Design in der Publizierung verfügbar sind.

Neben der Produktivumgebung gibt es zwei weitere Umgebungen, die Entwicklungs- und die Testumgebung. Sie bieten die Möglichkeit Prozesse vor der Veröffentlichung zu testen und sind Benutzern mit mindestens der Rolle ProcessApp Creator zugänglich. Im Kapitel „Entwicklungs- und Testumgebung“ finden Sie weitere Informationen.

Wie kann ich die Umgebung wechseln?

Die produktive Umgebung erkennen Sie an dem Schlüsselwort „app“ in Ihrer URL:

https://XXX/process-execution/app/...

Sie können in die Entwicklungs- bzw. Testumgebung wechseln, indem Sie die URL modifizieren. Fügen Sie die Schlüsselwörter „studio“ bzw. „test“ nach .../process-execution/ hinzu:

• Über https://XXX/process-execution/studio gelangen Sie in die Entwicklungsumgebung/das Studio.

• Über https://XXX/process-execution/test gelangen Sie in die Testumgebung.

Als kurze Übersicht über die Umgebungen dient die folgende Tabelle:

	Entwicklungsumgebung	Testumgebung	Produktivumgebung
Diagrammversion	Öffentlicher Arbeitsbereich	Vorschau	Veröffentlichung
URL Schlüsselwort	studio	test	app

Wie kann ich einen Prozess während der Modellierung testen?

Wenn Sie einen Prozess erstellen, indem Sie ein Diagramm in BIC Process Design modellieren, können Sie diesen direkt testen. Das Diagramm muss lediglich in den Attributen als ausführbarer Prozess markiert sein.

Sobald Sie das Diagramm einchecken, erscheint der Button ProcessApp testen.

Selektieren Sie diesen, werden Sie in einem neuen Browser-Tab ins Studio von BIC Process Execution geleitet, wo automatisch ein neuer Vorgang für den definierten Prozess erstellt wird. Der Vorgangsname wird vom System mit dem Namen des Prozesses und dem aktuellen Zeitpunkt gepflegt. Außerdem werden Sie für alle Rollen eingetragen (unabhängig von standardisierter Rollenzuweisung). So können Sie den aktuell modellierten Prozessfluss testen ohne eine weitere Konfiguration vornehmen zu müssen.

Von der neuen Benutzeroberfläche ist das Testen der ProcessApp ebenfalls aus dem Öffentlichen Arbeitsbereich möglich. Der entsprechende Button wird Ihnen in der Diagrammansicht in der rechten oberen Ecke angezeigt.

Wie kann ich einen Prozess vor der Veröffentlichung testen?

Wenn ein neuer in BIC Process Design modellierter Prozess vor der Veröffentlichung steht, können Sie seine Version in der Vorschau final testen. Das Diagramm muss in den Attributen als ausführbarer Prozess markiert sein.

In der Diagrammansicht steht Ihnen dann der Button ProcessApp testen zur Verfügung.

Selektieren Sie diesen, werden Sie in einem neuen Browser-Tab in die Testumgebung von BIC Process Execution geleitet. Dort öffnet sich ein Dialogfenster, über das Sie einen neuen Vorgang für den definierten Prozess erstellen können. Folgen Sie den Schritten analog zur Erstellung eines Vorgangs in der produktiven Umgebung, um Ihren Testvorgang zu konfigurieren.

Von der neuen Benutzeroberfläche ist das Testen der ProcessApp ebenfalls aus der Vorschau möglich. Der entsprechende Button wird Ihnen in der Diagrammansicht in der rechten oberen Ecke angezeigt.

Wie kann ich eine ProcessApp löschen?

Wenn Sie eine ProcessApp im Studio oder der Testumgebung in verschiedenen Vorgängen getestet haben und die zugehörigen Daten nicht mehr benötigen, kann die ProcessApp in der Administration entfernt werden. Es werden alle erstellten Vorgänge der ProcessApp sowie der zugehörigen gestarteten und zukünftigen Aufgaben entfernt. Die ProcessApp erscheint anschließend weder im Menübereich ProcessApp noch in der ProcessApp Übersicht der Administration. Die Daten werden dabei nur in Ihrer aktuellen Stage (Studio oder Testumgebung) gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Navigieren Sie in die Administration und selektieren die Option ProcessApps. Scrollen Sie in der Liste aller ProcessApps der Umgebung zu der ProcessApp, die Sie löschen möchten. Wenn Sie über den Eintrag fahren, können Sie über die drei Punkte das Menü öffnen.

Selektieren Sie im Menü die Option ProcessApp löschen.

Bestätigen Sie den Vorgang im erscheinenden Dialogfenster über den Button ENTFERNEN. Alternativ können Sie das Löschen im Dialogfenster abbrechen.

Bemerkung

Beachten Sie, dass die Administration nur Benutzern mit der Rolle ProcessApp Administrator zugänglich ist.

Wie kann ich die Rollenzuweisung in der Prozessinstanzierung standardisieren?

In BIC Process Design haben Sie die Möglichkeit Personen oder Organisationseinheiten Rollen zuzuweisen, damit diese in BIC Process Execution automatisiert bei der Prozessinstanzierung übernommen werden. Wenn im Vorhinein bekannt ist, dass für alle Vorgänge eines Prozesses fast immer dieselben Personen bzw. Organisationseinheiten verantwortlich sind, können Sie somit die Prozessinstanzierung für diesen bestimmten Prozess beschleunigen.

Um diese Funktion zu nutzen, navigieren Sie in dem gewünschten Diagramm in BIC Process Design zu der betreffenden Rolle. Tragen Sie dort die Person oder Organisationseinheit in das Attribut Personalbesetzung ein. Sie finden das Attribut in der Attributgruppe Automatisierung.

Es können hier sowohl einzelne Personen als auch Benutzergruppen bzw. Organisationseinheiten eingetragen werden. Anschließend muss das Diagramm erneut publiziert werden, um die Änderungen für den Prozess der Produktivumgebung in BIC Process Execution zu übernehmen. Ist die neue Version des Diagramms publiziert worden, wird die Person bzw. Organisationseinheit standardmäßig der Rolle als Verantwortlicher im Instanzierungsprozess zugewiesen.

Tipp

Falls notwendig kann während der Prozessinstanzierung die Rollenzuweisung immer noch geändert werden.

Bemerkung

Wenn bei der Vorgangserstellung für eine Rolle kein Benutzer bzw. Benutzergruppe festgelegt wurde, ist der Vorgangseigentümer verantwortlich die Aufgaben der Rolle sobald diese gestartet wurden. D.h. der Benutzer, der den Vorgang erstellt hat, kann die Aufgaben der Rolle erledigen, ist aber nicht der Rolle zugewiesen. Er erhält die Verantwortlichkeit für die Aufgaben nur einzeln nach dem Start der jeweiligen Aufgabe.

Wie kann ich ein dynamisches Fälligkeitsdatum für meine Aktivitäten modellieren?

Sie können Ihren Aktivitäten ein dynamisches Fälligkeitsdatum zuordnen. Das bedeutet, dass eine Aktivität nach einer bestimmten Anzahl an Tagen oder zu einem bestimmten Datum erledigt sein sollte. Wie Sie in BIC Process Execution mit diesem Attribut arbeiten können, finden Sie hier.

Um dieses Attribut für eine Aktivität zu pflegen, wechseln Sie in die Attributsgruppe Automatisierung in den Details der jeweiligen Aktivität. Dort finden Sie das Attribut Fälligkeitsdatum.

Hier können Sie eintragen, wie viele Tage nach Beginn der Aufgabe oder zu welchem Datum diese fällig ist. Bei der Ausführung in BIC Process Execution wird automatisch berechnet, an welchem Datum die jeweilige Aktivität fällig ist.

Bemerkung

Wenn Sie keine Eingabe tätigen, wird das Fälligkeitsdatum auf denselben Tag des Prozess-Fälligkeitsdatums gesetzt.

Tipp

Deklarieren Sie im Vorfeld mindestens ein Datumfeld im Formular-Editor, um mit diesem Wert ebenfalls ein Fälligkeitsdatum zu bestimmen.

Es folgen einige Beispiele, wie Sie das Fälligkeitsdatum anhand mindestens einem Datumfeld bestimmen können. Dabei werden im Formular-Editor zwei Datenfelder erstellt und mit den IDs „DueDate1“ und „DueDate2“ deklariert. Dabei sind in diesen Beispielen DueDate1 immer auf den 28.03.2023 und DueDate2 auf den 05.04.2023 gesetzt.

Hinweis

Sie können ebenfalls Daten im ISO 8601 Format anhand des Formularfeldes Text und Millisekunden-Zeitstempel mittels des Formularfeldes Nummer durch die folgenden Kommandos bestimmen.

Um das Fälligkeitsdatum um X Tage/Wochen/Monate/Jahre zu verschieben, können Sie diese Befehle verwenden:

nameID.plusDays(X).plusWeeks(X).plusMonths(X).plusYears(X)

nameID.minusDays(X).minusWeeks(X).minusMonths(X).minusYears(X)

• nameID steht hier für Ihre deklarierte Datumsfeld-ID.

• plusDays(X) / minusDays(X) ermöglicht Ihnen, das Fälligkeitsdatum um X Tage nach hinten bzw. nach vorne zu verschieben.

• plusWeeks(X) / minusWeeks(X) ermöglicht Ihnen, das Fälligkeitsdatum um X Wochen nach hinten bzw. nach vorne zu verschieben.

• plusMonths(X) / minusMonths(X) ermöglicht Ihnen, das Fälligkeitsdatum um X Monate nach hinten bzw. nach vorne zu verschieben.

• plusYears(X) / minusYears(X) ermöglicht Ihnen, das Fälligkeitsdatum um X Jahre nach hinten bzw. nach vorne zu verschieben.

Beispiele:

DueDate1.plusDays(4)

ergibt die Ausgabe 01.04.2023.

DueDate1.plusWeeks(2).minusDays(1)

ergibt die Ausgabe 10.04.2023.

DueDate2.plusYears(1).minusMonths(2).plusWeeks(3)

ergibt die Ausgabe 26.02.2024.

DueDate2.minusWeeks(3).minusYears(1).plusDays(10).plusMonths(6)

ergibt die Ausgabe 25.09.2022.

Um das Fälligkeitsdatum auf den ersten Tag des Monats zu setzen, können Sie den Befehl

.withDayOfMonth(X)

verwenden. Setzen Sie X auf die Zahl 1, um sich den ersten Tag des Monats auszugeben.

Beispiele:

DueDate1.withDayOfMonth(1)

ergibt die Ausgabe 01.03.2023.

DueDate2.plusYears(2).withDayofMonth(1)

ergibt die Ausgabe 01.04.2025.

DueDate2.plusMonths(3).minusYears(1).withDayofMonth(1)

ergibt die Ausgabe 01.07.2022.

Alternativ können Sie für X eine beliebige Zahl zwischen 1-31 wählen.

DueDate1.plusYears(1).minusMonths(2).withDayOfMonth(15)

ergibt die Ausgabe 15.01.2024.

Hinweis

Vermeiden Sie Zahlen über 28, da nicht jeder Monat über dieselbe Anzahl an Tagen verfügt. Gehen Sie für eine Zahl höher als 28 wie im nächsten Beispiel vor.

Um das Fälligkeitsdatum auf den letzten Tag des Monats zu setzen, können Sie den Befehl

nameID.plusMonths(X).withDayOfMonth(1).minusDays(X)

verwenden. Dabei steht nameID für Ihre deklarierte Datumsfeld-ID.

Beispiele:

DueDate1.plusMonths(1).withDayOfMonth(1).minusDays(1)

ergibt die Ausgabe 31.03.2023.

DueDate1.plusMonths(2).withDayOfMonth(1).minusDays(1)

ergibt die Ausgabe 30.04.2023.

DueDate2.plusMonths(1).withDayOfMonth(1).minusDays(1).plusYears(3)

ergibt die Ausgabe 31.03.2026.

DueDate2.plusMonths(1).withDayOfMonth(1).minusDays(2)

ergibt die Ausgabe 29.04.2023.

Sie können außerdem eine if-else-then-Anweisung verwenden, um das Fälligkeitsdatum zu bestimmen, sofern die Ausgabe über einen Boolean-Wert bestimmt wird. Dafür benötigen Sie die Operatoren ? und :, sowie eine TRUE und FALSE Bedingung. Außerdem müssen mindestens zwei Datenfelder-IDs deklariert sein.

Um zwei Daten miteinander zu vergleichen, verwenden Sie den Befehl:

nameID_1.equals(nameID_2) ? X : Y

• equals() ist der Befehl, um zwei Daten miteinander zu vergleichen.

• nameID_1 / nameID_2 stehen für Ihre deklarierten Datenfelder-IDs.

• ? beendet die Anforderung, worauf die TRUE und FALSE Bedingungen folgen.

• X wird ausgegeben, wenn die Anforderung TRUE ist.

• Y wird ausgegeben, wenn die Anforderung FALSE ist.

• : wird eingefügt, um die TRUE Bedingung von der FALSE Bedingung zu trennen.

Beispiele:

DueDate1.equals(DueDate2) ? 5 : DueDate1.plusWeeks(1)

ergibt die Ausgabe 04.04.2023, da die Bedingung FALSE ist.

DueDate2.equals(DueDate1) ? DueDate2.plusWeeks(2) : DueDate2.minusDays(3).plusMonths(1)

ergibt die Ausgabe 02.05.2023, da die Bedingung TRUE ist.

DueDate1.equals(DueDate2) ? 5 : 10

rechnet 10 Tage auf das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde, da die Bedingung FALSE ist. Entspricht dieses Datum z.B. dem 01.04.2023, so ergibt die Ausgabe 11.04.2023.

Zur Überprüfung, ob ein Datum vor bzw. hinter einem anderen Datum liegt, können Sie folgende Befehle verwenden:

nameID_1.isBefore(nameID_2) ? X : Y

nameID_1.isAfter(nameID_2) ? X : Y

• isBefore() überprüft, ob das Datum (nameID_1) vor dem anderen Datum (nameID_2) liegt.

• isAfter() überprüft, ob das Datum (nameID_1) hinter dem anderen Datum (nameID_2) liegt.

Beispiele:

DueDate1.isBefore(DueDate2) ? DueDate1.plusMonths(1).withDayOfMonth(15) : DueDate2

ergibt die Ausgabe 15.04.2023, da die Bedingung TRUE ist.

DueDate2.isBefore(DueDate1) ? DueDate2.minusDays(5) : DueDate2.plusWeeks(2).plusMonths(1)

ergibt die Ausgabe 19.05.2023, da die Bedingung FALSE ist.

DueDate1.isAfter(DueDate2) ? 10 : DueDate2.minusMonths(1).withDayOfMonth(20)

ergibt die Ausgabe 20.02.2023, da die Bedingung FALSE ist.

DueDate2.isAfter(DueDate1) ? 20 : DueDate2.plusYears(1)

rechnet 20 Tage auf das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde, da die Bedingung TRUE ist. Entspricht dieses Datum z.B. dem 01.04.2023, so ergibt die Ausgabe 21.04.2023.

Hinweis

Ist der Ausgabewert einer TRUE oder FALSE Bedingung mit einer numerischen Zahl hinterlegt, so wird diese immer auf das Datum hinzugezählt, an welchem die Aufgabe erstellt wurde.

Wie kann ich eine beschränkte Vorgangserstellung festlegen?

In BIC Process Design haben Sie die Möglichkeit eine beschränkte Vorgangserstellung für Diagramme zu definieren, welche in BIC Process Execution ausgeführt werden sollen. Somit können Sie individualisiert festlegen, welche Benutzer für die verschiedenen Prozesse Vorgänge anlegen können.

Um eine solche Beschränkung zu definieren, navigieren Sie zu den Details des betreffenden Diagramms. Sie finden das Attribut Beschränkte Vorgangserstellung unter der Attributgruppe Automatisierung.

Hier können Sie analog zur Zugriffsbeschränkung von Diagrammen und Repositories die Namen einzelner Benutzer oder ganzer Benutzergruppen einfügen. Sobald Sie die ersten Zeichen in das Eingabefeld eingeben, erscheint eine Vorschlagsliste aus der Sie den gewünschten Eintrag auswählen können.

Sobald eine beschränkte Vorgangserstellung definiert wurde und das Diagramm alle Voraussetzungen erfüllt, um in BIC Process Execution angezeigt zu werden, verhält sich die beschränkte Vorgangserstellung wie folgt:

Alle Benutzer, welche Teil der beschränkten Vorgangserstellung sind, können Vorgänge wie gewohnt für den betreffenden Prozess anlegen. Dasselbe gilt für Benutzer, welche Teil von Benutzergruppen sind, die in der beschränkten Vorgangserstellung angegeben wurden.

Allen anderen Benutzer wird der betreffende Prozess im Bereich ProcessApps angezeigt, jedoch können diese keine neuen Vorgänge für diesen Prozess anlegen. Diesen Benutzern wird weder die Funktion Neuen Vorgang erstellen im Menü der ProcessApp, noch die Funktion Erstellen Sie einen neuen Vorgang in der Vorgangsliste des Prozesses angezeigt.

Wie kann ich eine Aufbewahrungsfrist für die archivierten Vorgänge meines Prozesses festlegen?

Bei der Modellierung eines Prozesses in BIC Process Design können Sie eine Aufbewahrungsfrist für die archivierten Vorgänge des Prozesses festlegen. Jeder Vorgang bleibt nach seiner Archivierung so lange im Archiv erhalten bis die Frist abgelaufen ist und wird anschließend endgültig entfernt. Pflegen Sie dafür das Attribut Aufbewahrungsfrist mit der gewünschten Zeitspanne in Tagen. Geben Sie zum Beispiel „365“ ein, um die Vorgänge des Prozesses für 1 Jahr im Archiv zu aufzubewahren. Sie finden das Attribut in der Attributgruppe Automatisierung.

Wenn die Aufbewahrungsfrist für einen Vorgang abläuft während Sie sich die Liste der archivierten Vorgänge ansehen, wird der Vorgang aus der Liste entfernt und Sie erhalten eine Meldung über diesen Automatismus. Falls Sie bei Ablauf der Frist den Prozessfluss des archivierten Vorgangs betrachten, werden Sie ebenfalls darüber informiert und das System navigiert zurück in die Vorgangsliste des zugehörigen Prozesses.

Warnung

Jeder archivierte Vorgang wird nach der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich gelöscht. Die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt abzulaufen, zu dem der jeweilige Vorgang ins Archiv verschoben wurde.

Wie kann ich einen Prozess einer ProcessApp Collection hinzufügen?

Wenn Sie einen Prozess einer ProcessApp Collection hinzufügen möchten, müssen Sie dabei wie folgt vorgehen.

Öffnen Sie das Diagramm des Prozesses, den Sie hinzufügen möchten, in BIC Process Design. Öffnen Sie hier die Prozessattribute des Prozesses. In der Attributgruppe Automatisierung finden Sie das Attribut ProcessApp Collections.

Hier können Sie beliebig viele ProcessApp Collection IDs eintragen.

Wie modelliere ich den Prozessfluss mit Gateways?

In der Regel gleicht ein Prozess nicht immer linear einem festen Ablauf. Basierend auf Entscheidungen kann sich der Pfad teilen, sodass es je nach Umständen zu unterschiedlichen Prozessabläufen kommt oder teilweise auch parallel gearbeitet wird. Dies können Sie in BIC Process Design mit Sequenzflüssen und Gateways modellieren. Gateways sind in einem konkreten Vorgang in BIC Process Execution dann Entscheidungen oder leiten parallele Prozessflüsse ein (und führen sie wieder zusammen). Für die Gateways haben Sie die folgenden drei Typen:

• Exklusives Gateway: An diesem Gateway wird nur exakt einer der nachfolgenden Sequenzflüsse verfolgt. Die Entscheidung welcher davon in einem konkreten Vorgang gewählt wird, kann automatisiert werden.

• Inklusives Gateway: Nach diesem Gateway können ein oder mehrere der folgenden Sequenzflüsse ausgeführt werden.

• Paralleles Gateway: Bei einem parallelen Gateway werden alle nachfolgenden Sequenzflüsse ausgeführt.

Beachten Sie, dass es möglich ist, mehrere Sequenzflüsse an einer Aktivität zu modellieren ohne Gateways zu verwenden.

In diesem Fall müssen Sie Ausdrücke für eine automatische Entscheidung über den Verlauf des Prozessflusses definieren. Sollten Sie keine Ausdrücke definieren, wird der Prozess an dieser Stelle stehen bleiben. Wenn Sie ohne Ausdrücke und automatische Entscheidungen arbeiten möchten, müssen Sie den Prozess, wie unten definiert mit einem Gateway modellieren. Dann erhält jeweils der Vorgangseigentümer eine manuelle Entscheidungsaufgabe.

Wie kann ich automatische Entscheidungen modellieren?

Während der Prozessausführung eines Ihrer Vorgänge können Sie Entscheidungen automatisiert treffen lassen, um somit das richtige Ergebnis für Ihren Vorgang zu erzielen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie im ersten Schritt in BIC Process Design Ausdrücke im Sequenzfluss definieren, welche die Bedingungen angeben unter denen die jeweilige Entscheidung getroffen wird.

Navigieren Sie dazu in BIC Process Design zu dem jeweiligen Diagramm, welches die Grundlage für den Prozess in BIC Process Execution darstellt in dem Sie Entscheidungen automatisiert treffen lassen möchten. Hier müssen Sie für jeden Sequenzfluss nach einem Gateway einen Ausdruck definieren, welcher die Bedingung angibt unter welcher der nachfolgende Pfad zu verfolgen ist. Um den Ausdruck zu definieren, wählen Sie den betreffenden Sequenzfluss aus. In den Eigenschaften des Sequenzflusses finden Sie unter Automatisierung das Eingabefeld Ausdruck.

Bemerkung

Wenn Sie das parallele Gateway in Ihrem Prozess verwenden, müssen Sie selbstverständlich keine Ausdrücke definieren, da immer alle ausgehenden Sequenzflüsse ausgeführt werden.

Hier können Sie Ihren Ausdruck mit Hilfe der Syntax der Programmiersprache Java definieren (eine Kurzübersicht über die Notation finden Sie in der Tabelle unten). Das Ergebnis des Ausdrucks sollte dabei vom Rückgabewert Boolean sein. Basis für die Bedingungen sind dabei immer Prozessvariablen, welche ihren Wert erhalten haben, bevor sie das jeweilige Gateway im Prozessfluss von BIC Process Execution erreichen. Beispielsweise können Sie Prozessvariablen aus davor ausgeführten REST Aufrufen oder regelbasierten Aufgaben nutzen.

Kurzübersicht über die Notation

Symbol	Erklärung	Symbol	Erklärung
&&	Logisches Und	<	Kleiner als
||	Logisches Oder	<=	Kleiner oder gleich
==	Vergleich von Ausdrücken (wird mit true und false benutzt)	=	Gleich
true	Der Ausdruck ist wahr	!=	Ungleich
false	Der Ausdruck ist falsch	>=	Größer oder gleich
		>	Größer als

Der Ausdruck (age >= 18) == true prüft somit, ob der Wert der Prozessvariable größer oder gleich 18 ist. Wenn dies zutrifft (also true ist) wird der entsprechende Pfad genommen.

Sobald Sie die Ausdrücke definiert haben und das Diagramm alle Anforderungen erfüllt, können Sie auf den jeweiligen Prozess mit der automatisierten Entscheidung in BIC Process Execution zugreifen.

Verändert sich nun in BIC Process Execution der Wert einer Prozessvariable, z.B. durch eine Änderung in einer Entscheidungstabelle oder durch die manuelle Änderung eines ProcessApp Administrators, werden die Ausdrücke, in denen diese Prozessvariable vorkommt überprüft.

Liefert nun bei einem Gateway vom Typ Exklusives Oder der Rückgabewert des ersten Ausdrucks den Wert wahr zurück, wird der dementsprechende Pfad im Prozessfluss des Vorgangs ausgewählt und angezeigt. Liefert der Wert falsch zurück, wird der nächste Ausdruck überprüft.

Handelt es sich bei dem Gateway um ein Gateway vom Typ Inklusives Oder werden alle Ausdrücke unabhängig von ihrer Reihenfolge überprüft. Für alle Ausdrücke, welche den Wert wahr zurückliefern, wird der jeweilige Pfad im Prozessfluss angezeigt.

Liefert bis zum Erreichen der Entscheidung keiner der Ausdrücke den Wert wahr zurück, muss die Entscheidung durch einen Benutzer manuell getroffen werden.

Warnung

Wenn Sie eine Aktivität mit zwei oder mehr ausgehenden Sequenzflüssen ohne Gateways modellieren, muss die Entscheidung mit Ausdrücken automatisiert werden. Andernfalls kann es zu ungewünschtem Verhalten kommen, da manuelle Entscheidungsaufgaben nur für Gateways erstellt werden. Ein Beispiel dazu finden Sie hier.

Bemerkung

Beachten Sie, dass nur offene automatische Entscheidungen in einem Vorgang durch Änderungen von Prozessvariablen angepasst werden können. Entscheidungen, welche bereits getroffen wurden, in dem eine Aufgabe im entsprechenden Pfad gestartet wurden, können nicht mehr verändert werden.

Hinweis

Wird eine Aufgabe abgeschlossen, welche sich direkt vor einer automatischen Entscheidung befindet, wird die darauffolgende Aufgabe, welche sich aus dem Pfad der Entscheidung ergibt, automatisch gestartet.

Wie kann ich ein automatisches Zeitereignis konfigurieren?

Start Timer:

Sie können einen Vorgang in BIC Process Execution manuell starten. Alternativ haben Sie die Möglichkeit bei der Modellierung Ihres Prozesses festzulegen, dass dieser nach einer bestimmten Zeit (immer wieder) automatisch gestartet wird.

Hinweis

Beachten Sie, dass Starttimer nur in der produktiven Umgebung (d. h. für publizierte Prozesse) ausgeführt werden. In den Test- und Entwicklungsumgebungen werden keine Vorgänge nach der unten erklärten Cron Definition erstellt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Starttimer hierbei nur für eine BPMN Modellierung gelten, nicht für eine EPK-Modellierung.

Öffnen Sie das betreffende Diagramm in BIC Process Design. Wählen Sie in den Attributen des Startereignisses unter Typisierung den Ereignistyp Zeit.

Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü, indem Sie das Startereignis mit einem Rechtsklick selektieren. Dort finden Sie die Option Öffne Startereignis-Einstellungen.

Durch Selektieren dieser Option öffnet sich ein Dialogfenster. In dem Feld Starttimer Konfiguration können Sie mithilfe eines Cron Ausdrucks definieren nach welcher (zeitlichen) Logik ein neuer Vorgang des Prozesses in BIC Process Execution gestartet werden soll.

Speichern Sie die Konfiguration, um das Fenster zu schließen, oder nutzen Sie den Button Abbrechen, um die Eingabe zu verwerfen.

Nach der Veröffentlichung des Diagramms werden neue Vorgänge automatisch gestartet, sobald die konfigurierten Zeitpunkte eintreten. Ein solcher Vorgang wird nach dem Startzeitpunkt benannt und die Rollen werden entsprechend der standardisierten Personalbesetzung vergeben. Beachten Sie, dass der Vorgang keinen Eigentümer besitzt. Für Aufgaben ohne standardisierte Rollenbesetzung muss daher ein Verantwortlicher manuell bestimmt werden. Gestartete Aufgaben ohne Verantwortlichen müssen zunächst an einen Benutzer delegiert werden bevor Sie fertiggestellt werden können.

Bemerkung

Sobald das Diagramm depubliziert oder nicht länger als ausführbar markiert ist, werden keine neuen Vorgänge mehr automatisch erstellt.

Tipp

ProcessApp Administratoren können den Namen des Vorgangs in den Prozessvariablen ändern.

Cron Ausdruck:

Ein Cron Ausdruck ist eine Kette aus Feldern, die jeweils durch ein Leerzeichen getrennt werden. Die Felder definieren die Zeiteinheiten in der Reihenfolge

<Sekunde> <Minute> <Stunde> <Tag-des-Monats> <Monat> <Tag-der-Woche> <Jahr>.

Jedes Feld kann einen oder eine Kombination der erlaubten Werte und/ oder Zeichen enthalten.

Feld	Wertebereich	Erlaubte Zeichen
Sekunde	0-59	, - * /
Minute	0-59	, - * /
Stunde	0-23	, - * /
Tag-des-Monats	1-31	, - * ? / L W
Monat	0-11 oder JAN-DEC	, - * /
Tag-der-Woche	1-7 oder SUN-SAT	, - * ? / L #
Jahr - optional	leer oder 2022-2099	, - * /

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, einen Tag-der-Woche und einen Tag-des-Monats Parameter gleichzeitig anzugeben.

Mithilfe der Zeichen können Sie das Startereignis oder Zwischenereignis so konfigurieren („Timer setzen“), dass Vorgänge an wiederkehrenden Zeitpunkten gestartet oder an bestimmten Zeitpunkten fortgesetzt werden. Im folgenden Abschnitt erhalten Sie eine Erklärung zu den möglichen Zeichen, die auch hier zu finden ist.

Tipp

Unter Freeformatter.com finden Sie ein kostenloses Tool, welches Cron Ausdrücke generiert.

*Der Timer ist in jeder <Zeiteinheit> gesetzt.

Beispiel: ‚*‘ für <Monat> bedeutet, dass ein neuer Vorgang in jedem Monat (JAN-DEC) gestartet wird.

?Der Timer ist an jedem <Tag-der-Woche> bzw. an jedem <Tag-des-Monats> gesetzt.

Beispiel: ‚?‘ für <Tag-des-Monats> bedeutet, dass ein neuer Vorgang unabhängig vom Tag im Monat gestartet wird.

-Der Timer ist für eine Zeitspanne (von-bis) definiert.

Beispiel: ‚MON-SAT‘ für <Tag-der-Woche> bedeutet, dass ein neuer Vorgang an jedem Werktag gestartet wird.

,Das Komma dient der Aufzählung mehrerer Werte für eine Zeiteinheit. Zählen Sie die Werte dabei ohne Leerzeichen auf.

Beispiel: ‚8,15‘ für <Stunde> bedeutet, dass neue Vorgänge um 8 und 15 Uhr gestartet werden.

/Der Timer wird mit einer eigenen Schrittweite definiert.

Beispiel: ‚1/7‘ für <Tag-des-Monats> bedeutet, dass neue Vorgänge ab dem 1. Tag des Monats alle 7 Tage gestartet werden.

LDer letzte Wert der <Zeiteinheit>. Hier ist auch die Kombinationen mit numerischen Werten möglich, etwa ‚L-2‘ für den vorletzten Wert.

Beispiel: ‚L‘ für <Monat> bedeutet, dass ein neuer Vorgang jeweils am letzten Tag eines Monate gestartet, d.h. am 31.01, 28./29.02., 31.03. usw.

WDer Timer wird dynamisch für den am nächsten gelegenen Wochentag (MON-FRI) definiert.

Beispiel: ‚1W‘ für <Tag-des-Monats> bedeutet, dass ein neuer Vorgang jeweils am nächstgelegenen Wochentag zum 01. des Monats gestartet wird. Ist der 01. ein Samstag, wird der Vorgang bereits am Freitag gestartet. Falls der 01. auf einen Sonntag fällt, startet der Vorgang am Montag.

#<n>Der Timer wird für das <n>-te Auftreten des <Tag-der-Woche> definiert, wobei für <n> eine natürliche Zahl eingesetzt werden kann.

Beispiel: ‚2#1‘ für <Tag-der-Woche> bedeutet, dass ein neuer Vorgang jeweils am ersten Montag des Monats gestartet wird.

Hinweis

Beachten Sie, dass das System in der Zeitzone des Servers rechnet. Falls Ihre Ortszeit von dieser Zeit abweicht, vergewissern Sie sich, dass Sie den Cron Ausdruck entsprechend anpassen.

Möchten Sie beispielsweise, dass Vorgänge in der deutschen Zeitzone (UTC+1) um 8:00 Uhr automatisch gestartet werden, und der Server rechnet in der UTC+0 Zone, so muss der Vorgangsstart auf 7:00 Uhr gesetzt werden.

Die folgenden drei Beispiele zeigen ein paar Möglichkeiten, die sich aus unterschiedlichen Kombinationen der Zeichen und Werte ergeben. Sie können verschiedene wiederkehrende Startzeiten definieren:

0 30 8 ? * MON-FRI

Ein neuer Vorgang startet jeweils montags bis freitags um 8:30 Uhr.

0 0 15 1 * ?

Ein neuer Vorgang startet jeweils am ersten Tag des Monats um 15:00 Uhr.

0 0 12 ? JAN,JUN 2#1

Ein neuer Vorgang startet im Januar und Juni jeweils am ersten Montag des Monats um 12:00 Uhr.

Intermediate Timer:

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Vorgang für eine festgelegte Zeit zu unterbrechen, bevor er fortgesetzt wird. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie beispielsweise auf einen Zahlungseingang warten. Auf diese Weise können Sie einstellen, dass der Vorgang erst nach z.B. 3 Tagen weitergeführt wird.

Hinweis

Beachten Sie, dass Intermediate Timer nur in der produktiven Umgebung (d. h. für publizierte Prozesse) ausgeführt werden. In den Test- und Entwicklungsumgebungen werden keine Vorgänge nach der unten erklärten Cron Definition fortgesetzt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Intermediate Timer hierbei nur für eine BPMN Modellierung gelten, nicht für eine EPK-Modellierung.

Öffnen Sie das betreffende Diagramm in BIC Process Design. Wählen Sie in den Attributen des Zwischenereignisses unter Typisierung den Ereignistyp Zeit.

Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü, indem Sie das Zwischenereignis mit einem Rechtsklick selektieren. Dort finden Sie die Option Öffne Zwischenereignis-Einstellungen.

Durch Selektieren dieser Option öffnet sich ein Dialogfenster. In dem Feld Timer-Definition haben Sie die Möglichkeit, mithilfe des ISO8601-Formats oder mit einer Variable die Dauer festzulegen. Diese definiert, nach welcher zeitlichen Logik ein neuer Vorgang des Prozesses in BIC Process Execution gestartet werden soll.

Speichern Sie die Konfiguration, um das Fenster zu schließen, oder nutzen Sie den Button Abbrechen, um die Eingabe zu verwerfen.

Sobald ein Zwischenereignis dem entsprechenden Prozessdiagramm hinzugefügt wird, wird es im Prozessfluss sichtbar. Für das Zwischenereignis und den konfigurierten Zeitpunkt werden Ihnen dann das Veröffentlichungsdatum und die Uhrzeit angezeigt.

Wenn der Freigabezeitpunkt erreicht wird, wird das Zwischenereignis als erledigt markiert und Ihnen wird das Datum und die Uhrzeit der Freigabe angezeigt.

Warnung

Bei der Auswahl eines Zwischenereignisses im Prozessfluss eines Prozessdiagramms werden ausschließlich der Name und die Beschreibung des Ereignisses im Formular angezeigt.

Nachdem das Diagramm veröffentlicht wurde, wird der Vorgang erst fortgesetzt, wenn das Zwischenereignis eintritt und der konfigurierte Zeitpunkt erreicht ist. Wenn Sie sich in einem anderen Bereich befinden, wird der Vorgang sofort fortgesetzt. Dies gilt auch für nicht oder falsch konfigurierte Zeitpunkte sowie für konfigurierte Zeitpunkte in der Vergangenheit.

Bemerkung

Wenn der konfigurierte Zeitpunkt erreicht wird, während die Server heruntergefahren sind, wird der Vorgang erst fortgesetzt, wenn die Server wieder hochgefahren sind.

Hinweis

Wenn ein aktiver Vorgang abgebrochen wird, werden alle Timer gestoppt.

ISO8601-Format:

Ein ISO8601-Format ist eine Kette aus Feldern, das die Zeitspanne eines Zeitintervalls angibt und durch das Format P(n)Y(n)M(n)DT(n)H(n)M(n)S dargestellt wird. Die Großbuchstaben P, Y, M, W, D, T, H, M und S sind Bezeichner für jedes der Datums- und Zeitelemente und werden nicht ersetzt, sondern können weggelassen werden.

P : Ist der Dauerbezeichner (für Periode), der am Anfang der Dauerdarstellung steht.

Y : ist der Jahresbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Jahre folgt.

M : ist der Monatsbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Monate folgt.

W : ist der Wochenkürzel, der auf den Wert für die Anzahl der Wochen folgt.

D : ist der Tagesbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Tage folgt.

T : ist der Zeitbezeichner, der den Zeitkomponenten der Darstellung vorangestellt ist.

H : ist der Stundenbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Stunden folgt.

M : ist der Minutenbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Minuten folgt.

S : ist der Sekundenbezeichner, der auf den Wert für die Anzahl der Sekunden folgt.

Beispiele:

PT15S - 15 Sekunden

P14DT1H30M - 14 Tage, 1 Stunde und 30 Minuten

P3Y6M4DT12H30M5S - 3 Jahre, 6 Monate, 4 Tage, 12 Stunden, 30 Minuten und 5 Sekunden

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass das n durch den Wert für jedes der Datums- und Zeitelemente, die auf das n folgen, ersetzt wird.

Die Felder definieren die Zeiteinheiten in der Reihenfolge:

<Jahr> <Monat> <Tag> <Stunde> <Minute> <Sekunden> <Millisekunden>.

Jedes Feld kann einen oder eine Kombination der erlaubten Werte und/ oder Zeichen enthalten.

Darstellung nach ISO 8601	Wertebereich
Jahr (J)	JJJJ, vierstellig, gekürzt zweistellig
Monat (M)	MM, 01 bis 12
Woche (W)	WW, 01 bis 53
Tag (T)	T, Tag-der-Woche, 1 bis 7
Stunde (h)	hh, 00 bis 23, 24:00:00 als Endzeit
Minute (m)	mm, 00 bis 59
Sekunde (s)	ss, 00 bis 59
Dezimaler Bruchteil (f)	Bruchteile von Sekunden, beliebige Genauigkeit

Wie kann ich über einen Link von außerhalb einen Vorgang anlegen?

BIC Process Execution bietet Ihnen die Möglichkeit eine Vorgangserstellung außerhalb der Anwendung zu starten. Über den zugehörigen run-Link zu Ihrem Prozess gelangen Sie direkt zu dem Dialogfenster, mit dem Sie einen neuen Vorgang erstellen. Wenn Sie beim Aufruf des Links nicht in BIC Process Execution angemeldet sind, werden Sie zunächst aufgefordert Ihre Anmeldedaten einzugeben und daraufhin direkt zur Vorgangserstellung geleitet.

Den Link Ihres Prozesses können Sie beispielsweise aus der URL-Zeile kopieren, wenn Sie sich die Vorgänge des Prozesses ansehen. Beachten Sie, dass dies auch möglich ist, wenn noch keine Vorgänge existieren.

https://XXX/process-execution/app/processes/IHRE-PROZESS-ID/instances

Um nun den Link zur Vorgangserstellung Ihres Prozesses zu generieren, hängen Sie einfach hinter der Prozess-ID „/run“ an. Diesen Link können Sie nun nutzen, um von außerhalb direkt zur Vorgangserstellung mit dem Dialogfenster zu gelangen.

https://XXX/process-execution/app/processes/IHRE-PROZESS-ID/run

Außerdem können Sie einen neuen Vorgang direkt erstellen, wenn Sie diesen benennen, indem Sie den Link mit ?name=IHR-VORGANGSNAME erweitern:

https://XXX/process-execution/app/processes/IHRE-PROZESS-ID/run?name=IHR-VORGANGSNAME

Durch Nutzen des Links werden Sie direkt zur Prozessausführung des neuen Vorgangs IHR-VORGANGSNAME geleitet, d.h. ohne das Dialogfenster bestätigen zu müssen.

Darüber hinaus können Sie Prozessvariablen über den Link sofort setzen. Fügen Sie dazu &caseVariable=WERT dem Link hinzu, wobei caseVariable der Name einer Prozessvariable und WERT ein gültiger Wert für diese Variable sein muss. So können Sie beliebig viele der Prozessvariablen Ihres Vorgangs festlegen:

https://XXX/process-execution/app/processes/IHRE-PROZESS-ID/run?name=IHR-VORGANGSNAME&caseVariable1=WERT1&caseVariable2=WERT2

Anschließend können Sie die Teammitglieder in den Details hinzufügen.

Tipp

Die oben genannten Links laufen über das Front-End von BIC Process Execution. Alternativ können Sie auch den Vorgang direkt über das Back-End erstellen. Nutzen Sie dazu folgendes Format: https://XXX/process-execution/api/run/processes/IHRE-PROZESS-ID/instances?name=IHR-VORGANGSNAME. Bitte beachten Sie, dass diese Art von Link nur über externe Applikationen aufgerufen werden kann, bei denen auch ein Authentication header mit übergeben wird.

Wie kann ich aus einem Prozess untergeordnete Prozesse starten?

Um andere Prozessvorgänge aus einem Vorgang heraus aufzurufen, können Aufrufaktivitäten genutzt werden. Auf diesem Wege können Sie beliebig viele neue untergeordnete Vorgänge starten. Wenn Sie einen Prozess ebenfalls in BIC Process Execution ausführen möchten, muss dieser als ausführbar markiert sein. Wenn der aufzurufende Prozess nicht ausführbar ist, wird die entsprechende Aufgabe wie eine normale Aufgabe dargestellt und muss dann manuell erledigt werden.

Wie Sie konkret mit Aufrufaktivitäten arbeiten können, finden Sie hier.

Modellieren Sie in Ihrem Diagramm in BIC Process Design eine Aktivität mit dem Prozesstyp Aufrufaktivität. Das Attribut finden Sie in der Attributgruppe Typisierung.

Sie können zwischen zwei Arten von Aufrufaktivitäten wählen. Synchrone Aufrufaktivitäten werden in der Bearbeitung Ihres Vorgangs direkt ausgeführt und pausieren diesen. Die Prozessvariablen werden an den aufgerufenen Vorgang übertragen. Nach Beendigung des aufgerufenen Vorgangs werden die Prozessvariablen wieder an Hauptvorgang übertragen. Wenn der ProcessApp Administrator die synchrone Aufrufaktivität manuell beendet, verändert sich nichts für den bestehenden untergeordneten Vorgang und dieser kann weiter bearbeitet werden.

Asynchrone Aufrufaktivitäten werden ebenfalls direkt gestartet, pausieren den Hauptvorgang aber nicht. Die Prozessvariablen des Hauptvorganges werden ebenfalls an den aufgerufenen Vorgang übertragen, jedoch werden diese Prozessvariablen bei Beendigung nicht zurück an den Hauptvorgang übertragen. Darüber hinaus kann an dem Hauptvorgang weitergearbeitet werden, bevor der aufgerufenene Vorgang abgeschlossen wurde. Wird der Hauptvorgang archiviert, verändert sich nichts für den bestehenden untergeordneten Vorgang und dieser kann weiter bearbeitet werden.

Modellieren Sie eine Aufrufaktivität und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese. Wählen Sie die Option Öffne Aufrufaktivität Einstellungen.

Hier können Sie einstellen, ob Ihre Aufrufaktivität synchron oder asynchron ablaufen soll.

Verknüpfen Sie nun den aufzurufenden Prozess mit der Aktivität, indem Sie diesen in das Attribut Subprozess eintragen. Hier wird bei der Aufrufaktivität „Sonderanfertigung erstellen“ eines Bestellvorgangs der Subprozess „Sonderanfertigung“ gepflegt. Das Diagramm „Sonderanfertigung“ ist ein ausführbares BPMN Diagramm.

Wird ein Vorgang des Bestellprozesses in BIC Process Execution ausgeführt, wird beim Start der Aufgabe der Aufrufaktivität automatisch ein neuer Vorgang des untergeordneten Prozesses gestartet. Dieser wird nach der Aufrufaktivität mit der Ergänzung „- Hauptvorgangsname“ benannt. In diesem Beispiel ist im Hauptvorgang namens „Bestellung 2503“ bei der Aufrufaktivität „Sonderanfertigung erstellen“ ein Vorgang des Prozesses „Sonderanfertigung“ erstellt worden.

Hauptvorgang „Bestellung 2503“:

Untergeordneter Vorgang (neuer Vorgang des Prozesses „Sonderanfertigung“):

Hier ist Max Mustermann verantwortlich für die Aufgaben, da er der Rolle als Standard zugewiesen ist.

Wie kann ich Dokumente als Input für meinen untergeordneten Prozess bereitstellen?

Angenommen, Sie haben eine Aktivität zum Aufrufen einer Aufgabe. Wenn Sie ein Eingabedokument für diese Aufrufaktivität modellieren, wird das hochgeladene Dokument für diese Eingabe im untergeordneten Prozess verfügbar. Vorausgesetzt, Sie haben ein Eingabedokument in einem untergeordneten Prozess. Wenn der Identifizierer dieses Dokuments mit dem des Eingabedokuments für die entsprechende Aufrufaktivität im Hauptprozess übereinstimmt, ist das Eingabedokument im untergeordneten Prozess verfügbar.

Hinweis

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Eingabedokumente zu modellieren, die alle im untergeordneten Prozess verfügbar sind. In jedem Fall wird das zuletzt hochgeladene Dokument als diejenige verwendet, die als Eingabe dient.

In beiden Fällen, sowohl innerhalb desselben Falls als auch bei Eingaben aus einem übergeordneten Fall, kann der Unterprozess die Eingabe weder überschreiben noch außer Kraft setzen. Dies gilt auch dann, wenn der untergeordnete Prozess entscheidet, die Eingabe zu übergehen oder wenn parallele Pfade sowohl eine Außerkraftsetzung, als auch keine Außerkraftsetzung bewirken.

Wie kann ich eine Applikation in das Formular einer Aufgabe integrieren?

Applikationsobjekte, welche Sie in BIC Process Design modelliert haben, können Sie auch in BIC Process Execution integrieren und so in der Prozessausführung den Benutzern zur Verfügung stellen. Um ein solches Applikationsobjekt zu integrieren, muss dieses Objekt in BIC Process Design eine Verbindung zu einem der Aktivitätsobjekte in Ihrem Diagramm besitzen.

In den Details des Applikationsobjekts können Sie die gewünschte Applikation verlinken, um diese dann in der Prozessausführung von BIC Process Execution verfügbar zu machen. Nutzen Sie dafür das Attribut Integrationslink im Abschnitt Automatisierung. In diesem Attribut können Sie analog zu dem Attribut Anlagen (URL) Links einfügen oder alternativ Dokumente hochladen.

Bei der Verlinkung Ihrer Applikation können Sie zudem Prozessvariablen integrieren, wenn Sie wissen dass diese vor der Ausführung der jeweiligen Aufgabe definiert werden. Fügen Sie dabei den Variablennamen in zwei geschweiften Klammern an der entsprechenden Stelle im Pfad ein. Beispielsweise könnte ein solcher Pfad wie folgt aussehen:

mailto://{{emailEmpfaenger}}?subject={{emailBetreff}}&cc={{emailEmpfaengerCC}}&body={{emailText}}

Hier werden die folgenden Prozessvarablen genutzt: emailEmpfaenger, emailBetreff, emailEmpfaengerCC und emailText

Haben Sie das Attribut festgelegt und erfüllt Ihr Diagramm alle Anforderungen, um in BIC Process Execution angezeigt zu werden, wird Ihnen die Applikation unter dem Abschnitt Applikationen in dem Formular der entsprechenden Aufgabe angezeigt. Unter dem Applikationsnamen wird Ihnen der Titel des Links angezeigt, falls für den Link ein Titel vorhanden ist. Andernfalls wird Ihnen hier die URL des Links angezeigt. Sie können über den Integrations-Link die Applikation aufrufen.

Wurde für eine Applikation mehrere Links integriert, wird Ihnen nach dem Anwählen des Integrations-Link ein Kontextmenü angezeigt, in dem die entsprechenden Links aufgeführt sind. Sie können anschließend einen Link auswählen, um die gewünschte Applikation zu öffnen.

Formeln

Formeln können für verschiedene Zwecke benutzt werden. Beispielsweise können Sie im Formular-Editor Formeln benutzen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit im Formular-Editor bestimmte Attribute dynamisch zu gestalten, wodurch Sie Ihr Formular individueller gestalten können.

In diesem Kapitel finden Sie zunächst eine Übersicht über die verfügbaren Formeln und welche Parameter diese benötigen. Am Ende des Kapitels finden Sie verschiedene Beispiele, was Sie mit Formeln berechnen können.

Die meisten Formeln, welche Sie aus Microsoft Office Excel kennen, werden unterstützt. Es ist möglich Formeln in einfacher JavaScript-Syntax zu schreiben. Beispielsweise wäre 2+6 ebenfalls eine valide Formel mit dem Rückgabewert 8.

Einige Formeln benötigen Parameter, selbstverständlich können Sie hierfür auch bereits existierende Prozessvariablen nutzen. Diese müssen dann jedoch von jeweils zwei geschweiften Klammern umgeben sein (z.B. {{VariableName}}). Hier finden Sie Beispiele mit vorher deklarierten Prozessvariablen und wie Sie diese in Formeln benutzen können.

Wenn Sie Text- oder Datumseingaben als Parameter verwenden, müssen Sie darauf achten, dass diese von einfachen Anführungszeichen umschlossen sind LEN('Beispiel').

Tipp

Formeln lassen sich beliebig häufig und komplex ineinander verschachteln. Das bedeutet, dass Sie als Eingabeparameter ebenfalls Formeln verwenden können.

Welche Formeln gibt es?

Bemerkung

Dieser Abschnitt wird derzeit laufend überarbeitet und ist deshalb aktuell noch nicht vollständig. Eine vollständige Übersicht aller nutzbaren Formeln lässt sich in der Dokumentation von Formula.js finden.

Insgesamt lassen sich die Formeln in sechs verschiedene Bereiche einteilen:

• Datumsformeln

• Logische Funktionen

• Textformeln

• Mathematische Formeln

• Konvertierung in andere Zahlensysteme

• Statistische Formeln

Datumsformeln

Häufig benötigen Sie bei Datumsformeln den Datentyp datetime.

Der Datentyp datetime kann unterschiedlich aufgebaut sein. Wenn Sie nicht vorher definierte Prozessvariablen nutzen, sollten Sie daher darauf achten die richtige Schreibweise zu verwenden. Ohne Uhrzeit sieht dies wie folgt aus: 'monat/tag/jahr' bspw. '7/16/1968' für den 16. Juli 1968 oder 'tag-monat-jahr' bspw. '14-Aug-1967' für den 14. August 1967. Wichtig bei der zweiten Variante ist, dass Sie den Monat in englischer Kurzschreibweise verwenden. Eine Liste dieser finden sie in der Tabelle unten. Wenn Sie eine Formel nutzen, welche mehr als zwei Parameter vom Typ datetime benötigt, müssen Sie die gleiche Formatierung wählen. Wenn Sie einen Wert vom Datentyp datetime inklusive Uhrzeit angeben möchten, verwenden Sie eine der oben beschriebenen Möglichkeiten und hängen sie 'hh:mm:ss AM/PM' an. Die Angabe von Sekunden ist hierbei optional. Bspw. 02/12/1984 08:30:00 AM' würde 8:30 Uhr morgens am 12. Februar 1984 ausdrücken. Weitere Beispiele in denen datetime Variablen benutzt werden, finden Sie hier.

Abkürzungen für Monate:

Monat	Januar	Februar	März	April	Mai	Juni	Juli	August	September	Oktober	November	Dezember
Abkürzung	Jan	Feb	Mar	Apr	May	Jun	Jul	Aug	Sep	Oct	Nov	Dec

Daten extrahieren

Es gibt diverse Datumsformeln mit denen Sie konkrete Werte aus einem Datum extrahieren können. Hierbei geben Sie das entsprechende Datum als Parameter im datetime-Format an. Bspw.: YEAR(06/10/2021) würde Ihnen den Wert 2021 zurückgeben.

• YEAR({{datetime}}) gibt das Jahr eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 1900 und 9999.

• MONTH({{datetime}}) gibt den Monat eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 1 und 12.

• WEEKNUM({{datetime}},[{{mode}}]) gibt die Kalenderwoche eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 1 und 53. Der zweite Parameter mode definiert, ob die Woche sonntags (mode = 1) oder montags (mode = 2) beginnt. Falls Sie den Parameter nicht angeben wird als Standard mode = 1 benutzt.

• ISOWEEKNUM({{datetime}}) gibt die Kalenderwoche eines datetime-Wertes zurück. Hierbei werden die richtigen Kalenderwochen benutzt, d.h. die erste Woche mit einem Donnerstag in einem neuen Jahr ist Kalenderwoche 1.

• WEEKDAY({{datetime}},[{{mode}}]) gibt den Wochentag eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 1 und 7. Der zweite Parameter ist äquivalent zu der Formel WEEKNUM zu benutzen.

• DAY({{datetime}}) gibt den Tag eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 1 und 31.

• HOUR({{datetime}}) gibt die Stundenzahl eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 0 und 23.

• MINUTE({{datetime}}) gibt die Minutenzahl eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 0 und 59.

• SECOND({{datetime}}) gibt die Sekundenzahl eines datetime-Wertes zurück. Der Rückgabewert ist eine Ganzzahl und liegt zwischen 0 und 59.

Zeitspannen messen

Verschiedene Modi für Wochenenddefinitionen:

<mode>	Wochenende	<mode>	Wochenende
1	Samstag und Sonntag	11	nur Sonntag
2	Sonntag und Montag	12	nur Montag
3	Montag und Dienstag	13	nur Dienstag
4	Dienstag und Mittwoch	14	nur Mittwoch
5	Mittwoch und Donnerstag	15	nur Donnerstag
6	Donnerstag und Freitag	16	nur Freitag
7	Freitag und Samstag	17	nur Samstag

Mit den folgenden Formeln lassen sich die Abstände zwischen zwei Tagen messen.

• DAYS({{enddate}}, {{startdate}}) gibt Ihnen die Differenz an Tagen zwischen einem Startdatum und einem Enddatum an. Ein konkretes Beispiel finden sie hier.

• WORKDAY({{datetime}}, {{k}}) gibt Ihnen den k-nächsten Arbeitstag zurück. Hierbei werden Montag bis Freitag als Arbeitstage gezählt.

• WORKDAYINTL({{datetime}}, {{k}}, {{mode}}) gibt Ihnen den k-nächsten Arbeitstag zurück. mode definiert hierbei was als Wochenende zählt. Oberhalb finden Sie eine Tabelle, welche alle Modi erläutert.

• NETWORKDAYS({{startdate}}, {{enddate}}, [{{listOfHolidays}}]) gibt Ihnen die Anzahl an Werktagen (Montag bis Freitag) zwischen zwei Daten. Hierbei werden Wochenenden (Samstag und Sonntag) automatisch nicht mitgezählt. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, eine Liste an Feiertagen zu übergeben, welche ebenfalls nicht mitgezählt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Beispiel Wie berechne ich Arbeitstage.

• NETWORKDYSINTL({{startdate}}, {{enddate}}, {{mode}}, [{{listOfHolidays}}] gibt Ihnen die Anzahl an Werktagen zwischen zwei Daten zurück (vergleiche Formel NETWORKDAYS). mode definiert hierbei welche Tage zum Wochenende gehören. Oberhalb finden Sie eine Tabelle, welche alle Modi erläutert.

• DAYS360({{start}}, {{end}}, {{method}}) gibt Ihnen die Differenz an Tagen zwischen einem Startdatum start und einem Enddatum end an. Hierbei gilt jedoch die Besonderheit, dass angenommen wird, dass ein Jahr 360 Tage hat (also aus 12 mal 30 Tagen besteht). Der Parameter method gibt an, ob nach der US-amerikanischen Methode (method = FALSE()) oder der Europäischen Methode gerechnet (method = TRUE()) wird. Bspw.: DAYS360('12/1/2021','1/1/2022',TRUE()) ergibt als Ausgabe 30 Tage. Die Methoden unterscheiden sich dabei wie folgt.

  • Europäische Methode: Wenn ein Start oder Enddatum auf den 31. Tag eines Monats fällt, wird dieser mit dem 30. des jeweiligen Monats gleichgesetzt.

  • US-Amerikanische Methode: Wenn ein Startdatum auf den 31. Tag eines Monats fällt, wird dieses mit dem 30. des jeweiligen Monats gleichgesetzt. Wenn jedoch das Enddatum auf den 31. fällt, ist es entscheidend, auf was für einen Tag das Startdatum fällt. Wenn dieses auf einen Tag vor dem 30. fällt, wird als Enddatum der 1. des Folgemonats verwendet. Ist dies nicht der Fall, so wird das Enddatum auf den 30. des jeweiligen Monats gesetzt.

• YEARFRAC({{start}}, {{end}}, {{mode}}) gibt Ihnen eine Zeitspanne innerhalb eines Jahres als Ausgabe zwischen 0 und 1 an. start bezeichnet hierbei das Startdatum und end das Enddatum. Durch den Parameter mode können Sie eine von fünf Methoden zur Berechnung spezifizieren:

  • mode = 0: Die Differenz wird nach der US-amerikanischen Methode berechnet (s. Formel DAYS360) und das Ergebnis anschließend durch 360 geteilt.

  • mode = 1: Es wird die reale Differenz an Tagen durch die reale Anzahl an Tagen in dem Jahr geteilt.

  • mode = 2: Es wird die reale Differenz an Tagen durch 360 geteilt.

  • mode = 3: Es wird die reale Differenz an Tagen durch 365 geteilt.

  • mode = 4: Die Differenz wird nach der europäischen Methode berechnet (s. Formel DAYS360) und das Ergebnis anschließend durch 360 geteilt.

• DATEDIF({{startdate}}, {{enddate}}, {{einheit}}) gibt Ihnen den Zeitraum zwischen zwei Tagen an. Dabei können Sie zwischen den folgenden Einheiten wählen:

  • Y: Anzahl der vollständigen Jahre.

  • M: Anzahl der vollständigen Monate.

  • D: Anzahl der Tage.

  • MD: Differenz zwischen den Tagen; Monate und Jahre werden ignoriert.

  • YM: Differenz zwischen den Monaten; Tage und Jahre werden ignoriert.

  • YD: Differenz zwischen den Tagen; Jahre werden ignoriert.

Aktuelles Datum

Folgende Formeln können dazu genutzt werden, um das aktuelle Datum zurückzugeben.

• TODAY() gibt Ihnen das aktuelle Datum im datetime Format zurück.

• NOW() gibt Ihnen das aktuelle Datum inklusive der aktuellen Uhrzeit im datetime Format zurück.

Datum konvertieren

Mit diesen Formeln können Sie Daten in das datetime Format konvertieren.

• DATE({{jahr}}, {{monat}}, {{tag}}) lässt Sie ein beliebiges Datum ins datetime Format konvertieren.

• TIME({{stunde}}, {{minute}}, {{sekunde}}) gibt Ihnen eine Zeitspanne als Dezimalzahl in Tagen zurück. 24 Stunden entsprechen folglich dem Wert 1, 12 Stunden dem Wert 0,5, etc.

• DATEVALUE({{zeichenkette}}) konvertiert Texte sofern dies möglich ist in ein gültiges datetime Format.

• TIMEVALUE({{zeichenkette}}) konvertiert Texte sofern dies möglich ist in eine Zeitspanne als Dezimalzahl (vgl. TIME).

Zeitspannen addieren

• EDATE({{datetime}}, {{k}}) addiert k Monate auf ein Datum. k darf auch negativ sein, um ein Datum in der Vergangenheit zu berechnen. Bspw. EDATE('2/5/2021',3) würde den 05.05.2021 zurückgeben.

• EOMONTH({{datetime, {{k}}) geht von datum k Monate in die Zukunft und gibt Ihnen das entsprechende Ende des Monats zurück. k kann auch Null sein. In diesem Fall würde das Monatsende von datum zurückgegeben werden. Ebenfalls kann k auch negativ sein, um ein Datum in der Vergangenheit zu berechnen. Bspw. EOMONTH('2/1/2021',3) würde den 31.05.2021 zurückgeben.

Logische Funktionen

Logische Funktionen können benutzt werden, um logische Ausdrücke zu evaluieren.

Bemerkung

Logische Ausdrücke entsprechen immer TRUE (wahr) oder FALSE (falsch). Wenn also logische Operatoren in Ihrer Formel gefordert sind, müssen Sie darauf achten, dass Ihre Parameter den korrekten Datentyp haben.

• TRUE() entspricht dem logischen Wert TRUE.

• FALSE() entspricht dem logischen Wert FALSE.

Logische Operatoren

• AND({{log_a}}, {{log_b}}, ...) gibt Ihnen den Wert TRUE zurück, wenn alle Parameter TRUE entsprechen. Ansonsten wird FALSE zurückgegeben.

• OR({{log_a}}, {{log_b}}, ...) gibt Ihnen den Wert TRUE zurück, wenn mindestens ein Parameter TRUE entspricht. Ansonsten wird FALSE zurückgegeben.

• XOR({{log_a}}, {{log_b}}, ...) gibt Ihnen den Wert TRUE zurück, wenn exakt ein Parameter TRUE entspricht. Ansonsten wird FALSE zurückgegeben.

• NOT({{log_a}}) negiert den Parameter. Aus TRUE wird FALSE und aus FALSE wird TRUE.

Bedingte Zuordnungen

• IF({{bedingung}}, {{wert1}}, {{wert2}}) gibt abhängig von der Bedingung einen Wert zurück. Wenn bedingung zu TRUE evaluiert, wird der erste Wert (wert1) zurückgegeben. Andernfalls der zweite Wert (wert2}}). Bspw. würde die Formel IF(TRUE(),2,3) den Wert 2 zurückgeben.

• IFS({{bedingung}}, {{wert1}}, {{bedingung2}}, {{wert2}}, ...) ermöglicht die Verwendung von mehreren Abfragen. Hier wird geprüft, ob eine Bedingung erfüllt wird. Wenn dies der Fall ist, wird der entsprechende Wert zurückgegeben. Falls die Bedingung nicht erfüllt wird die nächste Bedingung geprüft. Sobald eine Bedingung gefunden wird die zu TRUE evaluiert, wird nicht weiter geprüft. IFS(TRUE(), 2, TRUE(), 5) würde folglich nur 2 zurück geben.

• SWITCH({{vgl_Wert}}, {{check_1}}, {{return_1}}, {{check_2}}, {{return_2}}, ...) vergleicht den ersten Parameter vgl_Wert mit den zu vergleichenden Wertem (hier: check_1 und check_2) und prüft, ob diese übereinstimmen. Falls ein Check erfolgreich ist, gibt die Formel den entsprechenden Return Wert zurück. Bspw.: SWITCH(7,9,'neun',7,'sieben') gibt sieben zurück, da der Check ergeben hat, dass 7 und 7 gleich sind.

• IFERROR({{formel}},{{ausgabe}}) evaluiert die innere formel. Wenn diese einen Wert zurückgibt, wird dieser ausgegeben, ansonsten wird ausgabe zurückgegeben. Z.B. IFERROR(8/2,'Fehler bei der Berechnung') gibt 4 zurück. IFERROR(8/0,'Fehler bei der Berechnung') würde Fehler bei der Berechnung zurückgeben. Selbstverständlich können Sie hier auch alle anderen hier beschriebenen Formeln nutzen.

Textformeln

Formeln, welche mit Texten arbeiten, benötigen meistens eine Zeichenkette (oder mehrere) als Parameter. Um eine Zeichenkette als solche zu deklarieren, müssen Sie diese mit einfachen Anführungszeichen umschließen. Bspw. LEN('Beispiel'). Alternativ können Sie auch vorher definierte Prozessvariablen nutzen. Eine Erklärung dazu finden Sie hier.

Textextraktion

Mit diesen Formeln können Sie bestimmte Teile oder andere Informationen aus Texten extrahieren.

• RIGHT({{zeichenkette}}, {{num}}) gibt die num rechten Zeichen von zeichenkette zurück. Bspw. RIGHT('Verkaufspreis',5) gibt preis zurück.

• LEFT({{zeichenkette}}, {{num}}) gibt die num linken Zeichen von zeichenkette zurück.

• MID({{zeichenkette}}, {{startPos}}, {{num}}) gibt Ihnen einen Teil der Zeichenkette zeichenkette zurück. Inklusive dem Zeichen mit dem Index startPos werden num Zeichen zurückgegeben. Bspw. MID('Peter fährt Taxi', 7, 5) gibt die Zeichenkette fährt zurück.

• LEN({{zeichenkette}}) gibt zurück, wie viele Zeichen zeichenkette hat.

• REPT({{zeichenkette}}, {{num}}) gibt Ihnen zeichenkette num-mal wiederholt zurück. Bspw.: REPT('x',5) gibt Ihnen xxxxx zurück.

• SEARCH({{suchbegriff}}, {{zeichenkette}}) sucht in zeichenkette nach suchbegriff und gibt zurück, ab welchem Zeichen sich die gesuchte Zeichenkette befindet. Die Suche ignoriert hierbei Groß- und Kleinschreibung. Wenn eine Zeichenkette mehrfach vorkommt, wird nur der kleinste Index zurückgegeben. Bspw. SEARCH('margin', 'Profit Margin') würde 8 zurückgeben. Falls die Zeichenkette nicht gefunden werden kann, gibt die Formel einen Fehler aus.

• FIND({{suchbegriff}}, {{zeichenkette}}, [{{startPos}}]) sucht in einer Zeichenkette zeichenkette nach suchbegriff und gibt die Stelle aus, an der der Suchtext das erste Mal gefunden wurde. startPos gibt die Möglichkeit, erst ab einer bestimmten Position nach dem Suchbegriff zu suchen. Bspw. FIND('t','Peter fährt Auto',12) gibt 15 zurück. Standardmäßig steht startpos auf, d. h. die Suche beginnt beim ersten Zeichen.

• REGEXEXTRACT({{zeichenkette}}, {{expression}}) sucht in zeichenkette nach dem regulären Ausdruck expression und gibt die erste Übereinstimmung dieser zurück.

Textmanipulation

Textmanipulationsformeln werden genutzt, um bestehende Zeichenketten zu verändern.

• LOWER({{zeichenkette}}) wandelt zeichenkette in Kleinbuchstaben um und gibt ihn zurück.

• UPPER({{zeichenkette}}) wandelt zeichenkette in Großbuchstaben um und gibt ihn zurück.

• PROPER({{zeichenkette}}) wandelt zeichenkette um. Das erste Zeichen wird zu einem Großbuchstaben, alle weiteren Zeichen werden zu Kleinbuchstaben. Bspw.: PROPER('peTeR') wird zu Peter.

• TRIM({{zeichenkette}}) löscht multiple Leerzeichen in zeichenkette. Bspw. TRIM('Max   Mustermann') wird zu Max Mustermann.

• CLEAN({{zeichenkette}}) gibt die eingegebene Zeichenkette zurück und entfernt dabei alle nicht druckbaren Zeichen.

• CONCATENATE({{zeichenkette1}}, {{zeichenkette2}}, ...) konkateniert einzelne Zeichenketten zu einer gemeinsamen Zeichenkette. Bspw.: CONCATENATE('Max', ' ', 'Mustermann') wird zu Max Mustermann.

• REPLACE({{zeichenkette}}, {{pos}}, {{num}}, {{replace}}) ersetzt in einer Zeichenkette ab Position pos num Zeichen mit replace. Bspw. sorgt REPLACE('abcdefghijk', 6, 5, '*') für eine Ausgabe von abcde*k

• SUBSTITUTE({{zeichenkette}}, {{old}}, {{new}}, [{{pos}}]) ersetzt in einer zeichenkette alle Vorkommen des Zeichen old mit new. Der Parameter pos ist optional. Er wird benutzt, wenn nicht jedes Zeichen ersetzt werden soll, sondern nur ein bestimmtes, pos bezieht sich auf das konkrete Zeichen old. Bspw. SUBSTITUTE('Q1-2011', '1', '2') würde alle 1 durch 2 ersetzen. Als Ausgabe ist somit Q2-2022. Wenn Sie nur die erste 1 ändern möchten, können Sie dies mit dem pos Parameter. SUBSTITUTE('Q1-2011', '1', '2', 1) gibt Q2-2011 zurück.

• SPLIT({{zeichenkette}},{{delimiter}}) trennt zeichenkette an jeder Stelle, an der delimiter vorkommt. Gibt die Ergebnisse gesammelt als Liste zurück. Bspw. gibt die Formel SPLIT('Peter&Max&Antonia', '&') [‚Peter‘, ‚Max‘, ‚Antonia‘] zurück.

Textvergleich

Textvergleiche werden benutzt, um zu prüfen, ob Zeichenketten gleich sind und ggf. Teile von ihnen zu ersetzen.

• EXACT({{zeichenkette1}},{{zeichenkette2}}) überprüft, ob zwei Zeichenketten, auch hinsichtlich Groß- und Kleinschreibung identisch sind. Gibt TRUE zurück, wenn sie identisch sind, andernfalls wird FALSE zurückgegeben.

• REGEXMATCH({{zeichenkette}}, {{expression}}) überprüft, ob der reguläre Ausdruck expression in zeichenkette enthalten ist. Wenn dies der Fall ist, gibt die Formel TRUE zurück, ansonsten FALSE.

• T({{var}}) prüft, ob var eine Zeichenkette ist. Wenn var eine Zeichenkette ist, wird diese zurückgegeben, andernfalls wird eine leere Zeichenkette zurückgegeben.

Textkonvertierung

Mit Hilfe der folgenden Formeln können Sie Zeichenketten oder einzelne Zeichen in numerische Werte konvertieren und umgekehrt. Hierbei wird der normale Unicode-Standard verwendet. Der Buchstabe A entspricht hier dem numerischen Wert 65.

• UNICHAR({{number}}) formatiert eine Zahl und konvertiert sie in einen Buchstaben.

• UNICODE({{character}}) formatiert einen Buchstaben und konvertiert ihn in eine Zahl.

• ARABIC({{zeichenkette}}) konvertiert eine römische Zahl zeichenkette in eine arabische Dezimalzahl. Z.B. ARABIC('XVI') gibt 16 zurück.

• ROMAN({{number}}) konvertiert eine Zahl number in eine römische Zahl. Z.B. ROMAN(16) gibt XVI zurück.

Mathematische Formeln

Zahlen runden

Mit den folgenden Formeln können Sie numerische Werte runden.

• ROUND({{number}}, {{n}}) rundet number korrekt auf n Nachkommastellen (z.B. ROUND(2.365,0) gibt 2 zurück).

• ROUNDDOWN({{number}}, {{n}}) rundet number auf n Nachkommastellen ab.

• ROUNDUP({{number}},{{n}}) rundet number auf n Nachkommastellen auf.

• INT({{number}}) rundet eine Zahl auf die nächste Ganzzahl ab.

• FLOOR({{number}}, {{i}}) rundet number auf das nächste Vielfache von i ab, (z.B. FLOOR(3.1415,2) gibt somit 2 zurück).

• FLOORMATH({{number}}, {{i}}, {{mode}}) rundet number auf das nächste Vielfache von i ab. mode gibt an, ob bei negativen Zahlen in Richtung 0 gerundet wird oder in die Gegenrichtung. mode = 0 rundet in die Gegenrichtung ab, FLOORMATH(-12.1,1,0) gibt -13 zurück. mode = 1 rundet in Richtung 0 ab, FLOORMATH(-12.1,1,-1) gibt -12 zurück.

• CEILING({{number}},{{i}}) rundet number auf das nächste Vielfache von i auf, (z.B. FLOOR(3.1415,3) gibt somit 6 zurück).

• CEILINGMATH({{number}}, {{i}}, {{mode}}) rundet number auf das nächste Vielfache von i auf. mode gibt an, ob bei negativen Zahlen in Richtung 0 gerundet wird oder in die Gegenrichtung. mode = 1 rundet in die Gegenrichtung auf, CEILINGMATH(-4.1,1,1) gibt -5 zurück. mode = 0 rundet in Richtung 0 auf, CEILINGMATH(-4.1,1,0) gibt -4 zurück.

• TRUNC({{number}}, {{n}}) schneidet nach n Nachkommastellen alle weiteren Nachkommastellen von number ab (z.B. TRUNC(2.895,1) gibt 2.8 zurück).

• ODD({{number}}) rundet auf die nächste ungerade Ganzzahl auf.

• EVEN({{number}}) rundet auf die nächste gerade Ganzzahl auf.

• SIGN({{number}}) bestimmt das Vorzeichen einer Zahl. Gibt 1 zurück, wenn das Vorzeichen positiv ist. Gibt -1 zurück, wenn das Vorzeichen negativ ist und gibt 0 zurück, wenn die Zahl 0 ist.

Arithmetische Operationen

• QUOTIENT({{dividend}}, {{divisor}}) dividiert dividend durch divisor und gibt das Ergebnis ohne Nachkommastellen zurück.

• MOD({{dividend}}, {{divisor}}) gibt den Modulo/Rest der Division dividend durch divisor zurück.

• POWER({{number}}, {{exponent}}) gibt das Ergebnis von number hoch exponent zurück (z.B. POWER(2,3) gibt 8 zurück)

• FACT({{number}}) gibt die Fakultät von number zurück.

• ABS({{number}}) gibt den Absolutwert von number zurück.

• SQRT({{number}}) gibt die Wurzel von number zurück.

• SQRTPI({{number}}) gibt die Wurzel von {{number}} * Pi zurück.

• MAX({{num1}}, {{num2}},...) gibt den maximalen Wert aller übergebenen Werte zurück. Logische Werte und Texte werden ignoriert.

• MAXA({{num1}}, {{num2}}, …) gibt den maximalen Wert aller übergebenen Werte zurück. Logische Werte und Texte werden nicht ignoriert.

• MIN({{num1}}, {{num2}},...) gibt den minimalen Wert aller übergebenen Werte zurück. Logische Werte und Texte werden ignoriert.

• MINA({{num1}}, {{num2}},...) gibt den minimalen Wert aller übergebenen Werte zurück. Logische Werte und Texte werden nicht ignoriert.

• SUM({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt die Summe aller übergebenen Parameter zurück.

• SUMIF({{Bereich}}, {{Kriterium}}, {{[Summe_Bereich]}}) gibt die Summe von Zahlen in einer Liste zurück, die einem Kriterium entsprechen. Das Kriterium wird auf die Liste Bereich angewandt. Falls dies nicht die Liste ist, die aufsummiert werden soll, muss der Parameter Summe_Bereich übergeben werden.

• SUMPRODUCT({{liste1}}, {{liste2}}) gibt die Summe der Produkte der Listen zurück.

• SUMSQ({{num1}}, {{num2}} …) gibt die Summe der Quadrate der Zahlen zurück.

• SUMX2PY2({{liste1}}, {{liste2}}) gibt die Summe der Summe der Quadrate der entsprechenden Werte in zwei Listen zurück.

• SUMXMY2({{liste1}}, {{liste2}}) gibt die Summe der Quadrate der Differenzen der entsprechenden Werte in zwei Arrays zurück.

• PRODUCT({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt das Produkt aller übergebenen Parameter zurück.

• LCM({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt Ihnen das kleinste gemeinsame Vielfache der übergebenen Parameter zurück.

• GCD({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt Ihnen den größten gemeinsamen Teiler der übergebenen Parameter zurück.

Informative Funktionen

• ISEVEN({{number}}) gibt TRUE zurück, genau dann wenn number eine gerade Zahl ist. Sonst wird FALSE zurückgegeben.

• ISODD({{number}}) gibt TRUE zurück, genau dann wenn number eine ungerade Zahl ist. Sonst wird FALSE zurückgegeben.

Trigonometrische Funktionen

• RADIANS({{number}}) wandelt Grad in Bogenmaß um. Bspw.: RADIANS(180) ergibt 3.14159.

• SIN({{number}}) gibt den Sinus von number zurück.

• SINH({{number}}) gibt den Sinus hyperbolicus von number zurück.

• COS({{number}}) gibt den Kosinus von number zurück.

• COSH({{number}}) gibt den Kosinus hyperbolicus von number zurück.

• COT({{number}}) gibt den Kotangens von number zurück.

• COTH({{number}}) gibt den Kotangens hyperbolicus von number zurück.

• CSC({{number}}) gibt den Kosekans von number zurück.

• CSCH({{number}}) gibt den Kosekans hyperbolicus von number zurück.

• SEC({{number}}) gibt den Sekans von number zurück.

• SECH({{number}}) gibt den Sekans hyperbolicus von number zurück.

• TAN({{number}}) gibt den Tangens von number zurück.

• TANH({{number}}) gibt den Tangens hyperbolicus von number zurück.

• ASIN({{number}}) gibt den Arkus Sinus von number zurück.

• ASINH({{number}}) gibt den Arkus Sinus hyperbolicus von number zurück.

• ACOS({{number}}) gibt den Arkus Kosinus von number zurück.

• ACOSH({{number}}) gibt den Arkus Kosinus hyperbolicus von number zurück.

• ACOT({{number}}) gibt den Arkus Kotangens von number zurück.

• ACOTH({{number}}) gibt den Arkus Kotangens hyperbolicus von number zurück.

• ATAN({{number}}) gibt den Arkus Tanges von number zurück.

• ATANH({{number}}) gibt den Arkus Tanges hyperbolicus von number zurück.

Logarithmusfunktionen

• LN({{number}}) gibt den natürlichen Logarithmus von number zurück.

• LOG({{number}}, {{basis}}) gibt den Logarithmus von number zu der Basis basis zurück. Wenn der Parameter basis nicht übergeben wird, wird standardmäßig 10 als Basis gewählt.

• LOG10({{number}}) gibt den Logarithmus von number zu der Basis 10 zurück.

Zufallszahlen

• RAND() gibt eine zufällige Dezimalzahl zwischen 0 und 1 zurück.

• RANDBETWEEN({{num1}},{{num2}}) gibt eine zufällige Ganzzahl zwischen num1 und num2 zurück.

Finanzformeln

In den Finanzformeln werden bestimmte Variablen häufiger verwendet:

Variable	Bedeutung
Zzr	bezeichnet die Anzahl der Zahlungszeiträume bzw. die Gesamtanzahl der Zahlungsperioden
Perioden	bezeichnet die Anzahl der Perioden in einem Jahr
Bw	bezeichnet den Barwert / heutigen Wert einer Investition
Zw	bezeichnet den zukünftigen Wert einer Investition
F	gibt an, ob Zahlungen zu Ende (F = 0) oder am Anfang (F = 1) einer Periode fällig sind
Zr	bezeichnet eine Periode, wenn Sie eine bestimmte Periode betrachten. Der Wert kann nur zwischen 1 und Zzr liegen
PMT	bezeichnet eine Zahlung, die in jeder Periode erfolgt

Weitere Variablen werden mit der jeweiligen Formel erläutert.

• ACCRINT({{Emission}}, {{Erster_Zinstermin}}, {{Abrechnung}}, {{Satz}}, {{Nennwert}}, {{Häufigkeit}}, {{[Basis]}}, {{[Berechnungsmethode]}}) gibt Ihnen die Stückzinsen eines Wertpapieres mit periodischen Zinszahlungen zurück. {{Emission}} gibt das Datum der Wertpapieremission an. {{Abrechnung}} gibt an, an welchem Datum das Wertpapier in den Besitz des Käufers übergeht. Häufigkeit bezeichnet die Zinszahlungen pro Jahr.

• CUMPINT({{Zins}}, {{Zzr}}, {{BW}}, {{Zeitraum_Anfang}}, {{Zeitraum_Ende}}, {{F}}) gibt die kumulierten Zinsen, die zwischen zwei Perioden zu zahlen sind, zurück.

• CUMPRINC({{Zins}}, {{Zzr}}, {{BW}}, {{Zeitraum_Anfang}}, {{Zeitraum_Ende}}, {{F}}) gibt die aufgelaufene Tilgung eines Darlehens zwischen zwei Perioden zurück.

• DB({{Ansch_Wert}}, {{Restwert}}, {{Nutzungsdauer}}, {{Periode}}, {{[Monate]}}) gibt die geometrisch-degressive Abschreibung zurück. Ansch_Wert bezeichnet die Anschaffungskosten. Periode beschreibt die Periode, deren Abschreibungsbetrag Sie berechnen möchten; für diese muss dieselbe Zeiteinheit verwendet werden wie für die Nutzungsdauer.

• DDB({{Ansch_Wert}}, {{Restwert}}, {{Nutzungsdauer}}, {{Periode}}, {{[Faktor]}}) gibt die Abschreibung mithilfe der Doppelraten-Abschreibung zurück. Die benötigten Variablen sind hierbei simultan zu denen in der Formel DB.

• DOLLARDE({{Zahl}}, {{Teiler}}) wandelt eine Zahl, die aus einer ganzen Zahl und einem Dezimalbruch dargestellt wird, in eine Dezimalzahl um. Bspw. gibt Ihnen die Formel DOLLARDE(1.02,16) Ihnen den Wert 1,125 zurück (1 + 2/16).

• DOLLARFR({{Zahl}}, {{Teiler}}) wandelt eine Dezimalzahl in einen Wert, der aus einer ganzen Zahl und einem Dezimalbruch besteht um. Bspw. Gibt Ihnen die Formel DOLLARFR(1.125,16) den Wert 1,02 zurück.

• EFFECT({{Nominalzins}}, {{Perioden}}) gibt die jährliche Effektivverzinsung zurück.

• FV({{Zins}}, {{ZZr}}, {{Rmz}}, {{[Bw]}}, {{[F]}}) gibt den zukünftigen Wert einer Investition zurück.

• FVSCHEDULE({{Kapital}}, {{Zinsen}}) gibt den zukünftigen Wert, bei sich verändernden Zinssätzen einer Investition zurück. Die Variable Zinsen ist dabei als Liste anzugeben.

• IPMT({{Zins}}, {{Zr}}, {{Zzr}}, {{Bw}}, {{[Zw]}}, {{[F]}}) gibt die Zinszahlung einer Investition für die angegebene Periode zurück.

• IRR([{{zahlung1}}, {{zahlung2}}, ...], {{schätzer}}) ermittelt den internen Zinsfuß einer Zahlungsreihe. schätzer ist ein Schätzwert, für den internen Zinsfuß. Je näher der Schätzwert am tatsächlichen Zinsfuß ist, desto genauer kann die Formel den internen Zinsfuß berechnen. Meist ist 0.1 (10%) ein ausreichend guter Schätzwert.

• ISPMT({{Rate}}, {{Per}}, {{Nper}}, {{Bw}}) gibt die Zinsen für einen angegebenen Zeitraum bei konstantem Zinssatz und Zahlungen zurück.

• MIRR({{Werte}}, {{Investition}}, {{Reinvestition}}) gibt den geänderten internen Zinssatz für eine Reihe periodischer Cashflows zurück. Werte wird hierbei als Liste übergeben. Investition ist der Zinssatz, den Sie für gezahlte Gelder ansetzen Reinvestition ist der Zinssatz, den Sie für reinvestierte Gelder erzielen.

• NOMINAL({{Effektiver_Zins}}, {{Perioden}}) gibt die jährliche Nominalverzinsung zurück.

• NPER({{Zins}}, {{Rmz}}, {{Bw}}, {{[Zw]}}, {{[F]}}) gibt die Anzahl der Zahlungsperioden einer Investition zurück.

• NPV({{zins}}, {{zahlung1}}, {{zahlung2}}, ...) ermittelt den Net Present Value (Nettobarwert) einer Investition. Dafür werden die Zahlungen mit dem Zinssatz zins fortlaufend diskontiert.

• PDURATION({{rate}}, {{presentValue}}, {{futureValue}}) gibt Ihnen die Anzahl an Perioden zurück, die benötigt wird, damit ein Investment den Wert futureValue erreicht. presentValue bezeichnet hierbei den aktuellen Wert der Investition und rate den Zinssatz der Investition.

• PMT({{rate}}, {{payments}}, {{presentValue}}) gibt Ihnen die Höhe der Zahlung für ein Darlehen auf der Grundlage konstanter Zahlungen und eines konstanten Zinssatzes zurück. Als Zinssatz wird rate benutzt und payments bezeichnet die Anzahl der Zahlungen. presentValue entspricht dem Darlehensbetrag.

• PPMT({{Zins}}, {{Zr}}, {{ZZr}}, {{Bw}}, {{[Zw}}, {{[F]}}) gibt die Kapitalrückzahlung einer Investition für eine angegebene Periode zurück.

• PV({{Zins}}, {{Zzr}}, {{pmt}}, {{[Zw]}}, {{[F]}} gibt den Barwert einer Investition zurück.

• RATE({{Zzr}}, {{Rmz}}, {{Bw}}, {{[Zw]}}, {{[F]}}, {{[Schätzwert]}}) gibt den Zinssatz pro Zeitraum einer Annuität zurück.

Konvertierung in andere Zahlensysteme

Die Formeln zum Konvertieren in andere Zahlensysteme sind alle gleich aufgebaut: XXX2YYY({{number}}). Hierbei steht XXX für das ursprüngliche Zahlensystem und YYY für das Zielzahlensystem. In der folgenden Tabelle finden Sie die Abkürzungen und Zahlenräume der jeweiligen Zahlensysteme. Beispiel: BIN2DEC({{number}}) würde number vom binären Zahlensystem in das dezimale Zahlensystem konvertieren.

Zahlensystem	Abkürzung	Ziffernvorrat
Binär	BIN	0-1
Dezimal	DEC	0-9
Hexadezimal	HEX	0-F
Oktal	OCT	0-7

Darüber hinaus gibt es noch weitere Formeln, mit denen Sie Zahlen in jedes beliebige Zahlensystem konvertieren können.

• BASE({{number}}, {{base}}) konvertiert eine Dezimalzahl number in das Zahlensystem mit der Basis base.

• DECIMAL({{zeichenkette}}, {{base}}) konvertiert eine Zeichenkette mit der Basis base in das Dezimalsystem.

Das bedeutet die Formel DECIMAL('101',2) hat den gleichen Effekt wie die Formel BIN2DEC(101).

Statistikformeln

Grundlagen

• AVERAGE({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt das arithmetische Mittel aller numerischen Werte zurück.

• AVERAGEA({{num1}}, {{num2}}, …) gibt den Mittelwert aller übergebenen Werte zurück. Logische Werte und Texte werden nicht ignoriert.

• AVERAGEIF({{Bereich}}, {{Kritieren}}, {{[Mittelwert_Bereich]}}) gibt das arithmetische Mittel aller übergebenen Werte zurück, die mit einem Kriterium übereinstimmen.

• AVERAGEIFS({{Mittelwert_Bereich}}, {{Kriterien_Bereich1}}, {{Kriterien1}}, {{Kriterien_Bereich2}}, {{Kriterien2}}, …) gibt den Mittelwert aller übergebenen Werte zurück, die mit den gegebenen Kriterien übereinstimmen.

• MEDIAN({{num1}}, {{num2}}, ...) gibt den Median aller numerischen Werte zurück.

• COUNT({{num1}}, {{num2}}, ....) gibt die Anzahl numerischer Werte zurück. Bspw. COUNT(2,3,'test',4) hat als Rückgabewert 3.

• COUNTIF({{Bereich}}, {{Kriterien}}) gibt die Anzahl der numerischer Werte in einer Liste zurück, die einem Kriterium entsprechen.

• COUNTIFS({{Kriterien_Bereich1}}, {{Kriterien1}}, {{Kriterien_Bereich2}}, {{Kriterien2}}, …) gibt die Anzahl der numerischer Werte in einer Liste zurück, die mehreren Kriterien entsprechen.

• LARGE([{{num1}}, {{num2}}, ...], {{k}}) gibt die k größte Zahl zurück. Bspw. LARGE([2,3,5],2) gibt die zweitgrößte Zahl zurück: 3.

• SMALL([{{num1}}, {{num2}}, ...], {{k}}) gibt die k kleinste Zahl zurück.

Beispiele für Formeln

Wie berechne ich ein Schaltjahr?

Wenn Sie berechnen möchten, ob ein bestimmtes Jahr ein Schaltjahr ist, gibt es dafür keine vordefinierte Formel. Sie können sich diese Formel jedoch selber schreiben. Zunächst brauchen Sie in Ihrer Form ein Nummerneingabefeld. Dort können Sie später in BIC Process Execution das Jahr eingeben, was Sie überprüfen möchten. In diesem Beispiel haben wir diese Prozessvariable year genannt.

Nun benutzen Sie die folgende Formel:

Wie Sie sehen, besteht die Formel aus mehreren Formeln. Zunächst wird mit DATE({{year}},02,29) ein valides Ergebnis im datetime Format erstellt. Je nach gewähltem Jahr entspricht dies dem 29. Februar des jeweiligen Jahres (wenn es sich um ein Schaltjahr handelt) oder dem 01. März (wenn es sich um kein Schaltjahr handelt).

Anschließend wird mit Hilfe der Formel MONTH der Monat des Datums extrahiert. Wie soeben erläutert ist dieser 2 (im Falle eines Schaltjahres) oder 3 (im Falle eines regulären Jahres).

Als letzten Schritt benutzen wir die Textvergleichsformel EXACT. Diese gibt TRUE zurück, falls der Monat mit 2 übereinstimmt und FALSE falls nicht. Somit erhalten Sie ein Ergebnis, mit dem Sie erkennen können, ob ein Jahr ein Schaltjahr ist oder nicht.

In BIC Process Execution sieht dies dann wie folgt aus:

Wie berechne ich Arbeitstage?

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, in dem Formeln verwendet werden, mit deren Hilfe Sie unter anderem die Anzahl von Arbeitstagen berechnen können.

Als Beispiel hierzu dient eine Projektplanung. In dieser soll ermittelt werden, wie viele Arbeitsstunden zur Verfügung stehen.

Dieses Beispiel ist bewusst simpel gehalten und berücksichtigt daher nicht alle Prozesse und Rechenschritte. Es soll Ihnen nur einen Überblick darüber verschaffen, was Sie mit Formeln erreichen können.

Zunächst werden Eingabefelder genutzt, mit denen die Rahmendaten des Projekts festlegt werden. In diesem Beispiel wird sich auf das jeweilige Start- und Enddatum, die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter und deren jeweilige durchschnittliche tägliche Arbeitszeit in dem Projekt beschränkt.

Das Start- und Enddatum sind dabei Datumseingabefelder. Die Felder für die Anzahl an Mitarbeitern und deren jeweiliger Arbeitsleistung sind vom Typ Nummernfeld. Die IDs der jeweiligen Felder lauten im Beispiel wie folgt:

• Startdatum: start

• Enddatum: end

• Anzahl der Mitarbeiter: people

• Anzahl der Arbeitsstunden: hours

Mit diesen Werten ist es nun möglich weitere Berechnungen durchführen:

Zunächst werden die Arbeitstage workDays berechnet. Dies geschieht mit der Formel NETWORKDAYS, welche hier genauer beschrieben ist.

Anschließend wird die verfügbare Arbeitskraft pro Tag workPower berechnet, indem die durchschnittliche Stundenzahl mit der Anzahl beteiligter Personen multipliziert wird.

Zuletzt wird die gesamte Projektkapazität berechnet. Hierfür wird die Anzahl der Arbeitstage mit der pro Tag verfügbaren Arbeitskraft multipliziert.

Wenn dieser Vorgang nun in BIC Process Execution gestartet wird, sieht unser Formular (gefüllt mit Beispielwerten) wie folgt aus. Die drei berechneten Werte aktualisieren sich dabei automatisch, sobald die anderen Eingabefelder verändert werden.

Dynamische Formulare erstellen

Mit Formeln können Sie Ihre Formulare auch dynamisch gestalten. Das bedeutet, dass sich die Eigenschaften von Formularfeldern abhängig von der Benutzereingabe verändern. Im vorliegenden Beispiel nehmen wir als Beispielprozess ein Versicherungsunternehmen, welches Autoversicherungen verkauft. Unser Formular sieht dafür im Formular-Editor zunächst wie folgt aus:

Der Name des Erziehungsberechtigten wird jedoch nur benötigt, wenn die zu versichernde Person jünger als 21 ist. Daher wird für das Attribut Versteckt die Option bedingt gewählt. Hier kann nun die Bedingung eingetragen werden, dass das Alter größer gleich 21 sein muss. Das heißt, wenn das Alter der Person mindestens 21 ist, wird dieses Feld versteckt. Ist die zu versichernde Person jünger als 21, ist die Angabe ein Pflichtfeld.

Das Attribut Schreibgeschützt bietet Ihnen eine weitere Möglichkeit, Ihre Formulare dynamisch zu gestalten. Im Folgenden sehen Sie ein Formularfeld vom Typ Boolean, welches genutzt wird um anzugeben, ob es sich bei der Versicherung um eine Vollkaskoversicherung handelt. In diesem Fall wird angegeben, dass dieses Feld Schreibgeschützt ist, wenn die zu versichernde Person jünger als 25 ist. Das bedeutet, dass wenn die Person jünger als 25 ist dieses Formularfeld nicht verändert werden kann. Die Erstellung einer Vollkaskoversicherung ist somit nur für Personen über 25 möglich.

In BIC Process Execution ist es möglich diesen Vorgang zu starten und sich das Formular anzeigen zu lassen. Hier sehen Sie, dass das Feld Vollkasko nicht bearbeitbar ist, da die zu versichernde Person jünger als 25 ist. Da die Person jedoch älter als 21 ist, ist das Feld für den Namen der Erziehungsberechtigten versteckt.

Aufgaben

BIC Process Execution stellt Ihnen eine Vielzahl an Funktionen bereit, welche Sie nutzen können um die Aufgaben, welche sich aus Ihren Prozessen ergeben, zu verwalten. Im Umgang mit diesen Funktionen ergeben sich folgende Fragestellungen.

Wo sehe ich meine Aufgaben?

Wechseln Sie über das Menü in den Abschnitt Aufgaben.

Neben dem Menüeintrag sehen Sie bereits die Anzahl an noch offenen Aufgaben, die Ihnen zugeordnet sind. Sobald Sie den Menüeintrag angewählt haben, befinden Sie sich in dem Bereich Meine Aufgaben.

Im Hauptbereich sehen Sie alle Ihre Aufgaben. Unter dem Namen jeder Aufgabe sehen Sie den Namen des zugehörigen Vorgangs. In der zweiten Zeile des Eintrags wird angezeigt wann dieser erstellt wurde (Startdatum). Außerdem sind dort das Fälligkeitsdatum der Aufgabe und der Status zu entnehmen, sofern diese in BIC Process Design definiert wurden. Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, wird dies automatisch aktualisiert und am Eintrag kenntlich gemacht. Eine Erklärung zum Status finden Sie hier.

Auf der rechten Seite des Aufgabenbereichs können Sie Ihre Aufgaben nach ProcessApps filtern. Selektieren Sie die Facette ProcessApps, erscheinen die möglichen ProcessApps. Sobald Sie eine ProcessApp ausgewählt haben, werden nur die jeweiligen Aufgaben im Hauptbereich angezeigt.

Zusätzlich können Sie auf der rechten Seite des Aufgabenbereichs Ihre Aufgaben anhand vordefinierter Datumsbereichsoptionen filtern. Wählen Sie die Facette Fälligkeitsdatum aus, um die unterschiedlichen Datumsbereichsoptionen angezeigt zu bekommen. Sobald Sie einen der vordefinierten Datumsbereiche ausgewählt haben, wird Ihre Aufgabenliste aktualisiert. Es werden Ihnen nur die Aufgaben angezeigt, die innerhalb des gewählten Zeitrahmens fällig sind.

Der Chip einer Aufgabe entspricht dem Symbol der zugrunde liegenden ProcessApp. Mit einem Klick auf den Chip können Sie direkt in die Vorgangsliste der ProcessApp navigieren.

Selektieren Sie hingegen den Listeneintrag der Aufgabe, öffnet sich die Aufgabe in einem Pop-up-Fenster. Wenn Sie zu dem Vorgangsablauf des entsprechenden Vorgang gelangen wollen, wählen Sie Zum Vorgangsablauf navigieren.

Ihre persönliche Aufgabenliste enthält dabei alle Aufgaben, welche Ihnen beim Erstellen eines Vorgangs zugewiesen und bereits gestartet wurden. Zudem beinhaltet diese Liste auch Aufgaben, welche an Sie im Nachhinein delegiert wurden, oder Gruppenaufgaben, welche Sie übernommen haben. Wenn Sie einen Vorgang erstellt und einer Rolle keinen Verantwortlichen zugeordnet haben, erscheinen die zugehörigen Aufgaben beim Start ebenfalls (einzeln) in Ihren Aufgaben. Ist eine Aufgabe ohne verantwortliche Rolle modelliert und Teil eines Vorgangs, den Sie erstellt haben, wird diese Aufgabe ebenfalls vom System an Sie delegiert. Dies gilt auch für fehlgeschlagene Skript-Aufgaben.

Aufgaben sind nur solange Teil Ihrer Liste, bis diese fertiggestellt wurden.

In Ihrer Aufgabenliste können auch Aufgaben enthalten sein, die jeweils eine manuelle Entscheidung darstellen. Diese werden vom System erstellt und Ihnen als Vorgangseigentümer zugeordnet, wenn das zugrundeliegende Gateway nicht automatisiert modelliert wurde.

Bemerkung

Ändert sich der Status Ihrer Aufgaben, während Sie an Ihrer persönlichen Aufgabenliste arbeiten, werden Ihnen diese Änderungen automatisch angezeigt.

Wie kann ich kann ich die Aufgabenliste sortieren?

Wenn Sie sich auf der Seite mit der Aufgabenliste befinden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach einer bestimmten Spalte und Reihenfolge zu sortieren. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift der von Ihnen gewählten Spalte.

Wenn zuvor keine Sortierung angewendet wurde, werden die Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge nach der ausgewählten Spalte sortiert. Gleichzeitig werden Sie an den Anfang der Aufgabenliste navigiert.

Falls Sie bereits nach einer Spalte sortiert haben und die Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden, können Sie die Sortierrichtung ändern, indem Sie erneut auf dieselbe Spaltenüberschrift klicken. Dies wird die Sortierung umkehren und Sie werden wieder an den Anfang der Aufgabenliste versetzt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass beim Öffnen der Aufgabenliste standardmäßig die Aufgaben nach dem Erstellungsdatum in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind. Dies gilt als Ausgangspunkt, wenn keine spezifische Spaltensortierung ausgewählt wurde.

Bemerkung

Die Sortierung erfolgt immer nur für eine Spalte auf einmal.

Wie kann ich eine Volltextsuche nach Aufgabennamen in meiner Aufgabenliste durchführen?

In der Aufgabenliste einer ProcessApp, während das Filterpanel geöffnet ist, steht Ihnen oben rechts ein Eingabefeld zur Verfügung, um eine Volltextsuche im Feld Suchbegriff zum Filtern der Liste von Aufgaben durchzuführen.

Wenn Sie eine Volltextsuche für das Feld Aufgabenname durchführen, wird die Liste der Aufgaben aktualisiert und Sie sehen alle Ergebnisse dieser Suche. Falls keine Suchergebnisse vorliegen, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass keine Ergebnisse im Inhaltsbereich für Ihre Suche vorhanden sind. In der Volltextsuche haben Sie außerdem die Möglichkeit, sowohl ‚a AND b‘ als auch ‚a OR b‘ zu verwenden, um alle Ergebnisse anzuzeigen, die entweder ‚a‘ und/oder ‚b‘ enthalten.

Bemerkung

Wenn Sie einen Filter angewendet haben, berücksichtigt die Suche den Suchbegriff, sowie alle ausgewählten Filteroptionen.

Bemerkung

Sollten Sie die Suche zurücksetzen, erhalten Sie erneut Ergebnisse, die den zuvor gewählten Filteroptionen entsprechen.

Was bedeutet der Status meiner Aufgabe?

An jeder Aufgabe in Ihrer persönlichen Aufgabenliste finden Sie die Information Status. Dieser kann die folgenden Zustände einnehmen:

• Offen: Die Aufgabe ist gestartet und muss von Ihnen bearbeitet oder an einen anderen Benutzer delegiert werden.

• In Bearbeitung: Die Aufgabe ist gestartet und die Bearbeitung der Formfelder wurde bereits begonnen. Die Aufgabe wurde jedoch noch nicht fertiggestellt.

• Fertig: Wurde die Aufgabe von Ihnen oder einem anderen Benutzer fertiggestellt, wird der Aufgabename durchgestrichen angezeigt. Sobald Sie Ihren persönlichen Aufgabenbereich verlassen, wird die fertiggestellte Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste entfernt.

• Überfällig: Die Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum, welches überschritten wurde. Die Dringlichkeit wird durch einen roten Status hervorgehoben.

Befinden Sie sich gerade in Ihrem persönlichen Aufgabenbereich und es ändert sich der Status einer Aufgabe, wird Ihnen diese Änderung automatisch angezeigt. Damit behalten Sie immer den Überblick, welche Aufgaben durch Sie bearbeitet werden müssen.

Falls bei einer Aufgabe ein Fehler auftritt, wird diese auf der rechten Seite in rot markiert. Neben dem Fehler Icon gelangen Sie direkt zum betreffenden Vorgang, wo sie gegebenenfalls weitere Informationen zum Fehler erhalten.

Wird eine neue Aufgabe in einem Vorgang für Sie gestartet oder eine bestehende Aufgabe an Sie delegiert, wird Ihnen die neue Aufgabe automatisch an oberster Stelle der Liste angezeigt.

Hinweis

Wenn Sie das Pop-up-Fenster einer Aufgabe geöffnet haben, während jemand diese Aufgabe beendet, wird der Erledigt Button der Aufgabe ausgeblendet und Sie erhalten einen Tooltip darüber, dass die Aufgabe bereits erledigt wurde.

Wann ist meine Aufgabe fällig?

Das Fälligkeitsdatum wird Ihnen in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Wenn das Datum überschritten wurde, ändert sich der Status zu Überfällig.

Außerdem können Sie das Fälligkeitsdatum in der Vorgangsübersicht sehen.

Wenn Ihre Aufgabe überfällig ist, wird das Fälligkeitsdatum in rot dargestellt.

Bemerkung

Um bei Aufgaben ein Fälligkeitsdatum festzulegen, müssen Sie dieses zunächst in BIC Process Design modellieren. Eine Erklärung dazu finden Sie hier.

Wie werde ich über meine Aufgaben benachrichtigt?

BIC Process Execution sendet E-Mail Benachrichtigungen, um Sie über aktuell anstehende Aufgaben zu informieren. Dabei werden Sie in den anschließend beschriebenen Fällen auf Ihre persönlichen Aufgaben und auf offene Gruppenaufgaben hingewiesen, wenn Sie Mitglied der Gruppe sind und die jeweilige Aufgabe noch nicht von einem Mitglied übernommen wurde.

Sie erhalten zum Wochenbeginn eine E-Mail mit den Aufgaben, die Überfällig, Heute Fällig, Anstehend und Neue Aufgaben sind. Anstehend bezeichnet hierbei Aufgaben, die innerhalb der aktuellen Woche fällig werden. Über einen Link in der E-Mail können Sie direkt zu BIC Process Execution wechseln und Ihre Aufgaben bearbeiten.

Darüber hinaus erhalten Sie an den anderen Wochentagen eine E-Mail, welche Sie über Aufgaben informiert, die Überfällig, Heute fällig oder Neue Aufgaben sind. Aufgaben, die länger Überfällig sind, werden Ihnen priorisiert am Anfang der Liste angezeigt.

Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail bezüglich des Fälligkeitsdatums oder einer neuen Aufgabe am Montag erhalten, werden in der Standardkonfiguration keine Informationen über Freitag und Samstag empfangen.

Hinweis

Um auch an Wochenenden tägliche Erinnerungen zu erhalten, ist eine Aktualisierung der Standardkonfiguration erforderlich. Das bedeutet, dass am Samstag und Sonntag die Erinnerungen der Vortage (Freitag bzw. Samstag) empfangen werden können.

Sofern es innerhalb der letzten 24 Stunden eine neue Aufgabe gab, die einem Ihrer Gruppenmitglieder oder Ihnen zugewiesen ist und noch nicht bearbeitet wurde, wird diese Aufgabe im Bereich Neue Aufgaben zu finden sein. Allerdings wird nur der zuletzt zugewiesene Nutzer eine Benachrichtigung erhalten, falls die Aufgabe an mehrere Nutzer zugewiesen wurde.

Wird Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen, die bereits überfällig oder in den nächsten 24 Stunden fällig ist, werden Sie sofort per E-Mail darüber informiert.

Wo finde ich meine Gruppenaufgaben?

Navigieren Sie über das Menü in den Aufgaben Bereich. Über die Registerkarte Meine Gruppen erreichen Sie all Ihre Gruppenaufgaben.

Dieser Bereich listet Ihnen alle gestarteten Aufgaben auf, welche einer Benutzergruppe zugeordnet wurde, in der Sie auch Mitglied sind. Unter dem Namen jeder Aufgabe sehen Sie den Namen des zugehörigen Vorgangs, wann dieser erstellt wurde und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe (falls dieses in BIC Process Design gepflegt wurde). Zusätzlich können Sie sehen ob eine Aufgabe bereits übernommen wurde. In einem solchen Fall zeigt der Chip auf der rechten Seite des Eintrags die Initialen der Person, welche die Aufgabe übernommen hat.

Nachdem eine der Aufgaben durch einen der Benutzer erfolgreich bearbeitet und abgeschlossen wurde, verschwinden diese wieder aus den persönlichen Aufgabenbereichen aller beteiligten Benutzer.

Wie kann ich eine Gruppenaufgabe übernehmen?

Um eine Gruppenaufgabe zu übernehmen, navigieren Sie entweder zu Ihren Gruppenaufgaben oder in den betreffenden Vorgang. An beiden Stellen können Sie feststellen, ob die Aufgabe bereits übernommen wurde. Falls sie bereits übernommen wurde, ist die Person, welche jetzt für sie zuständig ist, als Verantwortlicher der Aufgabe in der Prozessausführung des Vorgangs eingetragen. In der Liste Ihrer Gruppenaufgaben zeigt ein Chip an der Aufgabe die Initialen dieser Person.

Gruppenaufgaben, welche übernommen werden können, besitzen stattdessen ein Kontextmenü auf der rechten Seite des Eintrags.

Durch Betätigen des Kontextmenüs können Sie die Option Aufgabe übernehmen auswählen. Haben Sie die Aufgabe übernommen, erscheinen Ihre Initialen am Eintrag und das Kontextmenü verschwindet. Ab dann finden Sie die Aufgabe auch in der Liste Ihrer persönlichen Aufgaben wieder.

Wenn Ihre Gruppenaufgabe noch nicht von einem Mitglied übernommen wurde, finden Sie in der Form der Aufgabe in der Prozessausführung des zugehörigen Vorgangs den Button Aufgabe übernehmen. Damit können Sie die Gruppenaufgabe auch direkt im Vorgang übernehmen.

Wenn Sie die Gruppenaufgabe fertigstellen und in demselben Vorgang eine weitere Aufgabe für Ihre Gruppe gestartet wird, wird Ihnen diese Aufgabe automatisch zugewiesen und sie muss nicht manuell übernommen werden. Dies gilt allerdings nur für die Gruppenaufgaben, die aus derselben Rollenverantwortlichkeit stammen. Betrachten Sie beispielweise die folgende Situation: Die Gruppe „Team Entwicklung“ ist in einem Vorgang für die Rollen „Softwareentwickler“ und „Softwaretester“ verantwortlich und Sie haben als Mitglied der Gruppe die erste Gruppenaufgabe der Rolle „Softwareentwickler“ übernommen und erledigt. Wird im weiteren Prozessverlauf eine Gruppenaufgabe derselben Rolle gestartet, wird Sie Ihnen automatisch zugewiesen. Falls jedoch eine Aufgabe der Rolle „Softwaretester“ gestartet wird, muss diese noch übernommen werden oder wird dem Benutzer zugewiesen, der eine vorangehende Gruppenaufgabe als Softwaretester in dem Vorgang erledigt hat.

Bemerkung

Wenn Sie eine Gruppenaufgabe übernehmen, anschließend aber an einen anderen Benutzer delegieren und dieser die Aufgabe erledigt, wird die nächste Aufgabe Ihrer Gruppe in diesem Vorgang (beim Start der Aufgabe) auch diesem Benutzer zugewiesen.

Wie kann ich eine Aufgabe starten?

Aufgaben werden in BIC Process Execution normalerweise automatisch gestartet, sobald der entsprechende Schritt in der Prozessausführung erreicht wird. D. h. steht eine Aufgabe an erster Stelle in der Prozessausführung wird diese als erste automatisch gestartet, sobald der Vorgang angelegt wurde.

Alle nachfolgenden Aufgaben werden automatisch gestartet, sobald die direkte Vorgängeraufgabe in der Sequenz erledigt wurde.

So können auch mehrere Aufgaben gleichzeitig automatisch gestartet werden, beispielsweise durch den Einsatz eines parallelen Gateways. Wird die Aufgabe, welche sich vor diesem Gateway befindet, erledigt, werden alle direkt nachfolgenden Aufgaben gleichzeitig gestartet.

Je nach Definition des Prozesses kann es sein, dass die erste Aufgabe manuell gestartet werden muss, da der Start des Vorgangs vom Benutzer bestimmt wird. Hierbei gilt jedoch zu beachten, dass dies nur erfolgen kann, wenn die Checkbox Manuellen Start von Aufgaben erlauben ausgewählt ist. Als ProcessApp Administrator können Sie jede Aufgabe manuell starten. In der Prozessausführung eines laufenden Vorgangs werden Aufgaben angezeigt, sobald die erste Aufgabe in dem Segment dieser gestartet wurde. Das bedeutet, Sie können Aufgaben nur in einem aktiven Segment starten.

Navigieren Sie in der Prozessausführung zu einer Aufgabe, für die Sie oder ein anderer Benutzer eine Rollenverantwortlichkeit haben. Dies erkennen Sie an dem Benutzernamen, der klein gedruckt unterhalb der Aufgabe angezeigt wird. Haben Sie die betreffende Aufgabe ausgewählt und ist das Segment der Aufgabe aktiv, so sehen Sie die Funktion Aufgabe manuell starten im Formular der Aufgabe.

Tipp

Wenn Sie ProcessApp Administrator sind, können Sie jede Aufgabe manuell starten.

Hinweis

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, entweder einen Link zu nutzen oder diesen zu teilen, um zum Formular für den Start einer Aufgabe zu gelangen.

Im Vorgang „Ein neues Angebot“ kann die Aufgabe „Auftrag gegen Angebot prüfen“ erst manuell gestartet werden, wenn der Prozessverlauf bis zum entsprechenden Segment vorangeschritten ist:

Betätigen Sie die Funktion Aufgabe manuell starten, um die Aufgabe zu starten. Nach dem Start werden die zugehörigen Benutzer-Initialen in einem Chip an der Aufgabe angezeigt.

Somit können hier alle Benutzer direkt sehen, dass diese Aufgabe in dem Vorgang gestartet wurde. Die Aufgabe erscheint zusätzlich in den Aufgaben der verantwortlichen Person, welche diese nun bearbeiten kann.

Hinweis

Wird die erste Aufgabe einer Rolle gestartet, die mit einer Gruppe besetzt ist, muss sie erst von einem Mitglied der Gruppe übernommen werden. Nachfolgende Aufgaben der Rolle werden beim Start automatisch diesem Mitglied zugewiesen. Nähere Erläuterungen dazu finden Sie hier.

Bemerkung

Ein Segment des Prozessflusses ist durch das zugehörige Diagramm definiert und entspricht dabei der Folge von Aktivitäten (den Aufgaben) zwischen Gateways und Ereignissen.

Wie kann ich eine Aufgabe fertigstellen?

Generell kann eine Aufgabe erst fertiggestellt werden, nachdem diese gestartet und einem Benutzer zugewiesen wurde. In BIC Process Execution erledigen Sie Aufgaben über das Formular (die Form) der gestarteten Aufgabe. Das Formular bietet je nach Definition weitere Informationen oder Applikationen, die für Ihre Aufgabe relevant sind. Außerdem könnte hier die Möglichkeit bestehen, Dateien hoch- bzw. herunterzuladen. Wenn es sich bei der Aufgabe um eine Benutzeraufgabe handelt, sehen Sie die entsprechenden Eingabefelder. Sie haben zwei Möglichkeiten, das Formular zu erreichen. Das Pop-up-Fenster ermöglicht es Ihnen, einzelne Aufgaben schneller nacheinander abzuschließen, ohne jeweils den kompletten Vorgangsablauf zu öffnen.

Im Pop-up-Fenster:

Navigieren Sie in Ihre Aufgaben. Dort finden Sie Ihre eigenen, gestarteten Aufgaben. Mit einem Klick auf eine Aufgabe öffnen Sie diese in einem Pop-up-Fenster und sehen das Formular der Aufgabe. Am Ende des Formulars finden Sie ein Kommentarfeld, in welchem Sie einen Kommentar eingeben können, bevor Sie die Aufgabe mit dem über den entsprechenden Button erledigen. Das Pop-up-Fenster schließt sich automatisch.

Hinweis

Die Möglichkeit, eine Aufrufaktivität fertigzustellen, hat nur der Benutzer, dem die Rolle des ProcessApp Administrators zugewiesen ist. Wenn Sie der Eigentümer einer Aufgabe sind, jedoch nicht die Rolle des ProcessApp Administrators haben, können Sie die Aufgabe nicht manuell beenden.

In einem Vorgangsablauf:

Alternativ gelangen Sie von jeder Aufgabe Ihrer persönlichen Aufgabenliste mit der Funktion Zum Vorgangsablauf navigieren zur Prozessausführung des entsprechenden Vorgangs. Die betroffene Aufgabe wird dort durch einen Chip mit Ihren Initialen optisch hervorgehoben. Selektieren Sie die Aufgabe in der mobilen Ansicht von BIC Process Execution, öffnet sich automatisch die Form der Aufgabe. In der Desktop Ansicht finden Sie die Form in der rechten Seitenleiste.

Im Formular finden Sie unten ein Kommentarfeld, in welchem Sie einen Kommentar eingeben können. Anschließend können Sie die Aufgabe mit dem fertigstellen.

Nach dem Erledigen der Aufgabe zeigt der Aufgabenchip im Vorgang einen Haken an und die Aufgabe wird ausgegraut dargestellt, was an dieser Stelle direkt für alle Benutzer sichtbar ist. In der Form ist der abgegebene Kommentar einsehbar. Außerdem wird die Aufgabe nicht mehr in Ihren Aufgaben gelistet. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Aufgaben, die gestartet aber keinem Benutzer zugewiesen sind, können nicht fertiggestellt werden. Im Formular einer solchen Aufgabe sehen Sie unter dem Abschnitt Verantwortlicher den Hinweis Kein Benutzer zugewiesen. ProcessApp Administratoren können die Aufgabe an eine(n) Benutzer(gruppe) delegieren, dem/ der es dann möglich ist, diese Aufgabe fertigzustellen.

Nach dem Fertigstellen einer Aufgabe wird automatisch die nächste Aufgabe in der Sequenz gestartet, welche somit der verantwortliche Benutzer in seinen Aufgaben sieht. Dazu muss die nächste Aufgabe ein eindeutiger Nachfolger bzw. Folgeaktivität sein. Falls die nachfolgende Aufgabe bereits erledigt ist, wird die nächste Aufgabe in der Sequenz gestartet.

Wird die letzte Aufgabe eines Vorgangs abgeschlossen, wird der jeweilige Vorgang abgeschlossen.

Hinweis

Beachten Sie den Unterschied zwischen einer Rolle, die für eine Aufgabe verantwortlich ist und einem expliziten Benutzer, der der Aufgabe zugewiesen ist. Ein Benutzer kann einer Rolle während der Vorgangserstellung oder nachträglich in den Vorgangsdetails zugewiesen werden. Wenn anschließend eine Aufgabe gestartet wird, für die die Rolle verantwortlich ist, wird sie automatisch dem eingetragenen Benutzer zugewiesen. Falls die verantwortliche Rolle beim Start einer Aufgabe nicht an einen Benutzer vergeben werden kann, kann die Aufgabe nicht fertiggestellt werden.

Tipp

ProcessApp Administratoren können jede gestartete Aufgabe abschließen, indem Sie diese an sich selbst delegieren und anschließend (wie oben beschrieben) erledigen.

Bemerkung

Gestartete Aufgaben ohne zugewiesenen Benutzer können in Vorgängen auftreten, die vom System gestartet wurden. Diese Vorgänge haben keinen Eigentümer, der als Verantwortlicher eingetragen wird, wenn keine andere Rollenverantwortlichkeit besteht.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass nur Benutzer mit der Rolle ProcessApp User an Aufgaben arbeiten können. Falls Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird und Sie nicht die Rolle ProcessApp User besitzen, sind Ihnen keine Aktionen mit dieser Aufgabe möglich. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit Details, um zu verstehen, dass die erforderliche Rolle fehlt. Angenommen, Sie haben nicht die Rolle ProcessApp User. Wenn Sie BIC Process Execution öffnen und Aufgaben zugewiesen bekommen haben, können Sie diese auf der Liste Ihrer Aufgaben nicht verfügbar sein.

Wie kann ich eine manuelle Entscheidung an einem Gateway treffen?

Falls in einem Prozess Gateways ohne Automatisierung modelliert sind, erhält jeweils der Vorgangseigentümer eine Entscheidung als Aufgabe, mit der der Verlauf nach dem Gateway bestimmt werden muss.

Als Vorgangseigentümer finden Sie eine manuelle Entscheidung in Ihrer Aufgabenliste vor, sobald die vorangehende Aufgabe im Prozessverlauf Ihres Vorgangs erledigt wurde. Selektieren Sie die Entscheidung analog zu einer Aufgabe, erscheint das Pop-up Fenster. Anhand der Auswahlmöglichkeiten in diesem Fenster wird deutlich, ob es sich um ein Gateway vom Typ Exklusives Oder oder vom Typ Inklusives Oder handelt. Gateways vom Typ Exklusives Oder lassen nur die Auswahl einer Entscheidungsmöglichkeit zu.

Inklusive Oder Gateways hingegen besitzen Checkboxen für die Entscheidungsmöglichkeiten, welche eine mehrfache Auswahl ermöglichen.

Selektieren Sie (je nach Gateway Typ) die gewünschte oder die gewünschten Möglichkeiten und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button erledigt.

Warnung

Manuelle Entscheidungsaufgaben werden nur für Gateways erstellt. Wenn von einer Aktivität zwei oder mehrere Aktivitäten ohne Gateways ausgehen, müssen die zugehörigen Sequenzen mit einem Ausdruck automatisiert werden. Andernfalls kann es zu ungewünschtem Verhalten kommen. Ein Beispiel dazu finden Sie hier.

Wie kann ich eine Aufgabe delegieren?

Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen und bereits gestartet wurde, können Sie diese Aufgabe an einen anderen Benutzer delegieren. Wenn Sie ProcessApp Administratorenrechte haben, können Sie jede gestartete Aufgabe delegieren, d. h. neben Ihren eigenen auch die von anderen Benutzern. Außerdem können Sie als ProcessApp Administrator eine Aufgabe delegieren, wenn diese gestartet aber keinem Benutzer zugewiesen wurde. Die Delegation betrifft ausschließlich die jeweilige Aufgabe, alle anderen Aufgaben behalten die Zuweisung, die beim Anlegen des Vorgangs festgelegt wurde.

Navigieren Sie dazu in Ihrer Aufgabenliste zu der gestarteten Aufgabe, welche Sie delegieren möchten. Wählen Sie die Aufgabe aus, öffnet sich deren Formular als Pop-up-Fenster. In dem Abschnitt Verantwortlicher finden Sie neben Ihrem Benutzernamen auf der rechten Seite die Funktion Aufgabe delegieren.

Alternativ finden Sie diese Funktion auch in der Form der gestarteten Aufgabe im Vorgangsablauf. Auf diese Weise können ProcessApp Administratoren Aufgaben delegieren, die nicht Ihre eigenen sind.

Sobald Sie die Funktion betätigen, erscheint ein Fenster, in dem Sie über das Eingabefeld nach einem Benutzer oder einer Benutzergruppe suchen und diese(n) über die Vorschlagsliste auswählen können.

Ihre Auswahl wird Ihnen daraufhin als Chip angezeigt. Haben Sie versehentlich nicht die gewünschte Auswahl getroffen, können Sie den Chip über das x entfernen oder auf dem Desktop mit der Backspace-Taste auswählen und löschen. Generell können Sie bei der Delegation zwischen allen Benutzern und Benutzergruppen wählen. Möchten Sie die Delegation Abbrechen, wählen Sie die gleichnamige Option.

Klicken Sie andernfalls auf Delegieren. Anschließend wird das Fenster geschlossen und die Aufgabe verschwindet aus Ihrer Aufgabenliste. Im Prozessverlauf des betreffenden Vorgangs werden bei dieser Aufgabe die Initialen des zugewiesenen Benutzers oder der Benutzergruppe gezeigt. Außerdem sehen die betroffenen Benutzer die Aufgabe nun in ihrer Aufgabenliste.

Wo finde ich Kommentare von erledigten Aufgaben?

Beim Erledigen von Aufgaben können Benutzer entsprechende Kommentare setzen. Diese Kommentare können anschließend alle Benutzer sehen. Navigieren Sie dazu zum Prozessverlauf eines laufenden Vorgangs. Wurde bei einer abgeschlossenen Aufgabe ein Kommentar gegeben, finden Sie neben dem Namen der Aufgabe einen Kommentare anzeigen Button.

Mit einem Klick öffnet sich das Kommentarfenster, welches neben dem eigentlichen Kommentar auch dessen Autor und den Zeitpunkt der Abgabe anzeigt. Der Kommentar steht hier im Lesemodus zur Verfügung und kann daher nicht bearbeitet werden.

Klicken Sie auf Schließen, um wieder zur ursprünglichen Ansicht zu gelangen.

Wie kann ich mich informieren lassen, wenn eine meiner Aufgaben unabhängig von mir gestartet wurde?

Sie haben die Möglichkeit sich in BIC Process Execution jedes Mal informieren zu lassen, wenn eine Ihrer Aufgaben ohne Ihr Zutun gestartet wurde. Das bedeutet, wenn eine Ihrer Aufgaben automatisch oder durch einen anderen Benutzer gestartet wurde, erhalten Sie eine Push Benachrichtigung.

Wählen Sie diese dann aus, werden Sie direkt zum betreffenden Vorgang navigiert und die entsprechende Aufgabe wird durch eine kurze optische Animation hervorgehoben. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zuerst einige Einstellungen auf Ihrem Endgerät treffen. Da sich die zu treffenden Einstellungen in Abhängigkeit davon unterscheiden, ob Sie ein mobiles Endgerät oder die Desktop Version nutzen, wird im Folgenden auf beide Arten gesondert eingegangen.

Desktop Version:

Nutzen Sie die Desktop Version müssen Sie Push Benachrichtigungen in Ihrem Browser bei der Nutzung der BIC Process Execution Applikation erlauben. Je nachdem welchen Browser Sie benutzen, finden Sie diese Einstellung an unterschiedlichen Stellen in Ihrem Browser. Die Dokumentation, wie Sie diese Einstellung finden, wurde im Folgenden für die drei gängigsten Browser verlinkt.

• Google Chrome

• Mozilla Firefox

• Microsoft Edge (unter Datenschutz -> Änderung der Websiteberechtigungen)

Mobile Version:

Haben Sie ein mobiles Endgerät und nutzen Sie die Applikation über den Browser Ihres Endgeräts, müssen Sie auch hier die Benachrichtigungen erlauben. Bitte entnehmen Sie aus der Hilfe Ihrer jeweiligen Applikation bzw. Browser, wie Sie Benachrichtigungen aktivieren können.

Haben Sie BIC Process Execution als Applikation auf Ihrem mobilen Endgerät installiert, erhalten Sie Benachrichtigungen über Ihre gestarteten Aufgaben auch wenn Sie die Applikation gerade nicht geöffnet haben. Dabei kann es sein, dass der Applikation zuerst die Berechtigung, Benachrichtigungen senden zu dürfen, erteilt werden muss. Die Dokumentation, wie Sie diese Einstellung finden, wurde im Folgenden für die zwei häufigsten Betriebssysteme verlinkt.

• Android

• IOS

Hinweis

Nutzen Sie einen Desktop Computer und haben die PWA installiert, erhalten Sie die Nachrichten nur wenn die Applikation auch geöffnet ist.

Bemerkung

Wenn eine Aufgabe für Sie gestartet wurde, die innerhalb von 24 Stunden fällig oder bereits überfällig ist, erhalten Sie außerdem eine E-Mail.

Wie identifiziere ich Signaturaufgaben in meiner Aufgabenliste?

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste überprüfen und eine Aufgabe als Signaturaufgabe konfiguriert ist, können Sie dies direkt in der Aufgabenliste erkennen. Dies ist anhand eines Tooltips erkennbar, der erscheint, sobald Sie mit der Maus über das Aufgaben-Icon fahren.

Wie bearbeite ich eine Signieraufgabe?

Es gibt Aufgaben, die als Signieraufgabe gekennzeichnet sind. Um diese Aufgaben erfolgreich abzuschließen, müssen Sie sich authentifizieren. Die Authentifizierung erfolgt dadurch, dass Sie sich erneut einloggen. Nach erfolgreichem Login werden Sie wieder zu Ihrer Aufgabe in BIC Process Execution weitergeleitet.

Solange die Authentifizierung nicht erfolgreich ist, kann Ihre Aufgabe nicht als abgeschlossen markiert werden. Falls Ihnen mehreren Signieraufgaben zugewiesen sind, müssen Sie sich für jede individuell authentifizieren.

Bemerkung

Wenn Sie eine Signieraufgabe in einem Pop-Up Fenster bearbeiten und sich erfolgreich identifiziert haben, schließt sich das Pop-Up Fenster automatisch.

Wie kann ich die E-Mail einer Sendeaufgabe verschicken?

In BIC Process Design können Aufgaben vom Typ Senden E-Mail Vorlagen hinterlegt werden, welche Sie dann in BIC Process Execution nutzen können, um E-Mails während der Prozessausführung zu versenden. Wie Sie einer solchen Aufgabe eine Vorlage hinzufügen, erfahren Sie hier.

Wenn Ihnen eine Sendeaufgabe zugewiesen wird, navigieren Sie durch einen Klick auf die Aufgabe in die Prozessausführung des Vorgangs. In der Form des zugehörigen Prozessschrittes wird Ihnen für die E-Mail eine Vorschau angezeigt, die der erstellten Vorlage entspricht.

Falls die Vorlage Prozessvariablen enthält, sind diese mit Ihren aktuellen Werten gefüllt. Die Form kann auch einen Abschnitt Input zeigen, wo Sie eine Datei hochladen können. Diese wird der E-Mail als Anlage hinzugefügt.

Durch Auswählen der Funktion E-Mail senden öffnen Sie in Ihrem E-Mail Klienten eine neue E-Mail, die der Vorlage entspricht. Sie können die E-Mail dort (falls nötig) bearbeiten und senden. Nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, können Sie die Aufgabe als erledigt markieren.

Bemerkung

Wenn die Option E-Mail automatisch senden aktiviert ist, wird diese Aufgabe automatisch durchgeführt. Die E-Mail wird gesendet und anschließend wird die Aufgabe als abgeschlossen markiert. Wenn während des automatischen Sendens ein Fehler auftritt, werden Sie darüber in der Prozessausführungsansicht informiert. Dort haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail manuell zu senden.

Hinweis

Wenn Sie eine E-Mail wie beschrieben manuell senden, sollten Sie die E-Mail vor dem Versenden in Ihrem E-Mail Klienten bezüglich der Formatierung kontrollieren. Die Formatierungen werden in der Vorschau der E-Mail in BIC Process Execution wie definiert angezeigt, können in der E-Mail aber abweichen. Einrückungen gehen bei der Konvertierung verloren und Aufzählungen werden mit dem Zeichen „*“ umgesetzt. E-Mails, die automatisch versendet werden, sind davon nicht betroffen und werden in der html-Formatierung versendet wie im Vorlagen-Editor definiert.

Wie kann ich eine Skript Aufgabe ausführen?

Skript-Aufgaben werden beim Ausführen des Vorgangs vom System erledigt. Falls dabei ein Fehler auftritt, wird die Aufgabe als fehlerhaft markiert. Dies erkennen Sie an dem roten Chip Symbol mit Ausrufezeichen auf der rechten Seite der Aufgabe. In dem Fall wird die Aufgabe der zugehörigen Rolle bzw. - falls nicht modelliert oder besetzt - dem Vorgangseigentümer zugeordnet und erscheint in seiner Aufgabenliste.

Durch Selektieren des Fehler Symbols erhalten Sie über einen Dialog Einsicht in die Fehlermeldung des Systems. Den Dialog können Sie über Abbrechen schließen.

Fehlerhafte Skript-Aufgaben können zu jedem beliebigen Zeitpunkt manuell erneut gestartet oder erledigt werden. Um eine fehlerhafte Skript-Aufgabe manuell zu wiederholen, klicken Sie auf Erneut versuchen im Fehler-Dialogfenster oder in der Vorgangsübersicht neben der betreffenden Aufgabe.

Alternativ können Sie die Aufgabe manuell fertigstellen, indem Sie den Button Erledigt selektieren.

Wie arbeite ich mit der Aufgabe einer Aufrufaktivität?

Wenn Sie in Ihrem Vorgang eine Aufgabe haben, welche eine Aufrufaktivität ist, wird für den aufgerufenen Prozess automatisch ein neuer Vorgang gestartet. Dabei werden Sie als Verantwortlicher der Aufrufaktivität zum Vorgangseigentümer. Falls eine Gruppe für die Aufgabe verantwortlich ist, wird stattdessen der Vorgangseigentümer des Hauptvorgangs zum Eigentümer des untergeordneten Vorgangs. Der Vorgang wird nach der Aufrufaktivität mit der Ergänzung „- Hauptvorgangsname“ benannt.

Wenn es sich um eine synchrone Aufrufaktivität handelt, wird der Hauptvorgang solange blockiert, wie Sie an dem aufgerufenen Vorgang arbeiten. Erst wenn der aufgerufene Vorgang erfolgreich beendet ist, kann an dem Hauptvorgang weitergearbeitet werden.

Falls es sich um eine asynchrone Aufrufaktivität handelt, wird der Hauptvorgang nicht unterbrochen. An beiden Vorgängen kann also folglich unabhängig und parallel gearbeitet werden. Die Aufrufaktivität wird im Hauptvorgang daher direkt als abgeschlossen markiert.

Die Prozessvariablen des Hauptvorgangs werden dabei in den untergeordneten Vorgang übernommen und können wie vorgangseigene Variablen verändert werden. Außerdem werden Rollen wie im Hauptvorgang besetzt, wenn sie im untergeordneten Vorgang beteiligt sind. Neue Rollen werden mit der Standardbesetzung versehen (falls das Attribut gepflegt wurde) und können wie gewohnt über die Details verändert werden. Falls eine Rollenbesetzung anschließend im Hauptvorgang geändert wird, wirkt sich dies nicht auf den untergeordneten Vorgang aus.

Wenn es sich um eine synchrone Aufrufaktivität handelt, werden die Prozessvariablen des aufgerufenen Vorgangs wieder in den Hauptvorgang übertragen. Somit sind die Prozessvariablen des Hauptvorgangs wieder auf dem aktuellsten Stand, falls sich Änderungen ergeben haben. Variablen, die nur im aufgerufenen Vorgang definiert wurden, werden nicht in den Hauptvorgang kopiert. Der untergeordnete Vorgang wird bei seinem Abschluss außerdem automatisch archiviert.

Wenn es sich um eine asynchrone Aufrufaktivität handelt, werden die Prozessvariablen nicht wieder übertragen.

Bemerkung

Als ProcessApp Administrator und Vorgangseigentümer können Sie den aufgerufenen Prozess immer auch manuell abschließen. In diesem Fall erhalten Sie eine Warnung, dass eine Aufgabe mit einer Aufrufaktivität noch nicht abgeschlossen wurde.

Wie werden meine REST Abfragen ausgeführt?

Haben Sie REST Abfragen in Ihrer BIC Process Design definiert, können diese nach der Publizierung des Diagramms in BIC Process Execution automatisiert ausgeführt werden. D.h. Aufgaben, welche eine REST Abfrage ausführen, werden nicht manuell sondern automatisch gestartet, sobald die davor befindende Aufgabe beendet wurde, oder sie sich an erster Stelle befinden.

Sie können Aufgaben, welche automatisiert ablaufen, an dem Label Automatisierte Aufgabe unterhalb des Eintrags, sowie dem im Aufgabenchip befindlichen Roboter Icon erkennen.

Sobald die Aufgabe gestartet wurde, wird die REST Abfrage ausgeführt. Stimmt der Statuscode der REST Abfrage mit dem Statuscode überein, welcher in Ihrer BIC Process Design für diese Aufgabe definiert wurde, wird die Aufgabe analog zur manuellen Ausführung als erledigt markiert. Die Daten Ihrer REST Abfrage werden dabei in Prozessvariablen innerhalb des zugehörigen Vorgangs gespeichert und werden somit für die weitere Verwendung, bspw. durch weitere REST Abfragen, zur Verfügung gestellt.

Stimmt der zurückgelieferte Statuscode nicht mit dem erwarteten Statuscode überein, wird die Aufgabe als inkorrekt markiert. Dieses erkennen Sie an dem roten Chip Symbol mit Ausrufezeichen auf der rechten Seite des jeweiligen Eintrags.

Inkorrekt ausgeführte Aufgaben können zu jedem beliebigen Zeitpunkt manuell erneut gestartet werden. Somit können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre REST Abfrage immer noch ausführen. Um eine inkorrekt ausgeführte Aufgabe manuell zu starten, klicken Sie in der Vorgangsübersicht auf das rote Fehler Symbol neben der betreffenden Aufgabe.

Sie erhalten eine Meldung, die Sie über den ersten Fehlversuch informiert. Klicken Sie hier auf Erneut versuchen, um die Aufgabe neu zu starten. Diesen Button finden Sie auch in der Form der Aufgabe.

Die REST Abfrage wird anschließend erneut gestartet.

Handelt es sich bei der automatisierten Service Aufgabe um eine Aufgabe, welche nicht konfiguriert wurde, kann diese nach dem ersten Fehlversuch vom verantwortlichen Benutzer (die zugeordnete Rolle oder der Vorgangseigentümer) auch manuell abgeschlossen werden. Nutzen Sie dazu wie gewohnt die Aufgabe fertigstellen Funktion auf der rechten Seite des Eintrags. Mehr Informationen über das manuelle Abschließen von Aufgaben erfahren Sie hier.

Vorgänge

Wie ist die Prozessausführung von Vorgängen aufgebaut?

Die Prozessausführung eines Vorgangs entspricht grundsätzlich der des Standardvorgangs. Anders als zum Standardvorgang, können Sie über die Prozessausführung eines Ihrer Vorgänge dessen konkreten Ablauf gestalten. Dies ist somit die zentrale Ansicht, wenn Sie beispielsweise Aufgaben bearbeiten, Entscheidungen verändern, oder sich den aktuellen Stand des Vorgangs ansehen möchten.

Um zu der Prozessausführung eines Vorgangs zu gelangen, wählen Sie einfach den Eintrag des gewünschten Vorgangs in der Vorgangsliste des dementsprechenden Prozesses aus. Haben Sie den Vorgang selbst erstellt finden Sie diesen auch in der Liste Ihrer persönlichen Vorgänge.

Sobald Sie den Eintrag ausgewählt haben, erscheint die Prozessausführung des Vorgangs im Hauptbereich der Applikation. Analog zum Standardvorgang besteht hier die Prozessausführung aus den Elementen Aufgaben, Gateways (s. u.) je einem Start- und Endereignis. Die Prozessausführung eines laufenden Vorgangs zeigt die fertiggestellten und als nächstes anstehenden Prozessschritte (Aufgaben des aktiven Segments). Anschließend können noch weitere Schritte hinzukommen und das Endereignis ist noch nicht sichtbar.

In Abhängigkeit von den vollständig durchlaufenden Vorgängen des aktiven Prozesses wird bei wiederholtem Durchlauf eine Prognose erstellt. Die Prognose basiert auf den Ablauffolgen der archivierten Vorgänge. Hierbei wird aus all den möglichen Folgeaufgaben, die ermittelt, die am häufigsten durchlaufen wurde und der Prozessfluss des aktiven Vorgangs wird entsprechend ergänzt. Wird ein anderer Pfad im Prozess eingeschlagen, welcher zuvor noch kein anderen abgeschlossenen Vorgang derselben Prozessversion durchlaufen ist, oder läuft ein Prozess zum ersten Mal durch, so kann keine Prognose erstellt werden. Ebenso ist eine Prognose nicht prozessversionsübergreifend.

Wählen Sie ein Element aus, erhalten Sie über die rechte Seitenleiste weitere Informationen zu diesem Element und gegebenenfalls die Möglichkeit, dieses zu bearbeiten bzw. zu verändern. Diese Leiste wird auch das Formular bzw. die Form genannt. In der mobilen Ansicht öffnet die Leiste automatisch nach Anwählen des jeweiligen Elements.

Falls mehrere Startereignisse in dem zugrundeliegenden Prozess modelliert sind, kann der Ersteller des Vorgangs den gewünschten Start in der Form des Startereignisses in BIC Process Execution auswählen. Selektieren Sie dazu einen der möglichen Startpunkte in dem Einzelauswahlfeld und bestätigen dies über den Button erledigt.

Der Verlauf (oder „Pfad“) eines Vorgangs kann durch Entscheidungen (sogenannte Gateways) verändert werden. Dabei werden die Gateways Inklusives Oder, Exklusives Oder und Parallel aus der Prozessmodellierung in BIC Process Design übernommen und in der Prozessausführung Ihres Vorgangs an den entsprechenden Stellen angezeigt. Gateways erkennen Sie an dem rautenförmigen Symbol mit einem Pfeil in der Mitte. Sie teilen den Prozessfluss in Segmente ein, welche die Entscheidungen und die daraus resultierenden Aufgaben beinhalten.

Bemerkung

Gateways vom Typ Parallel werden Ihnen nur durch die Segmenteinteilung im Prozessfluss verdeutlicht. Die nachfolgenden Aufgaben werden alle parallel gestartet und somit werden dort keine Entscheidungen getroffen.

Im Idealfall ist der Prozess soweit automatisiert, dass die Entscheidungen an inklusiven und exklusiven Gateways basierend auf vordefinierten Ausdrücken vom System getroffen werden können. Falls die Modellierung dies nicht hergibt, erstellt das System für die Gateways jeweils eine Aufgabe, die dem Vorgangseigentümer zugewiesen wird, sobald die letzte Aufgabe vor dem betreffenden Gateway abgeschlossen wurde, und ihm ermöglicht den weiteren Verlauf des Vorgangs zu bestimmen.

BIC Process Execution ermöglicht es mehreren Benutzern gleichzeitig an ein und demselben Prozessablauf zu arbeiten. Um ein paralleles Arbeiten sicherzustellen, wird ein Vorgang automatisch aktualisiert, wenn Aufgaben durch einen anderen Benutzer verändert werden (z. B. abgeschlossen oder delegiert). Ihre Ansicht zeigt somit immer den aktuellsten Stand. Falls ein anderer Benutzer den Vorgang archiviert, während Sie ihn betrachten, zeigt die Applikation Ihnen automatisch diesen Vorgang im Archiv.

Tipp

Wir empfehlen Entscheidungen mithilfe von Ausdrücken zu automatisieren. Dabei können auch Prozessvariablen genutzt werden, die beispielsweise durch die gezielte Abfrage in einer Benutzeraufgabe gesetzt werden können. Diese Konfiguration verhindert, dass manuelle Entscheidungen übersehen werden oder den weiteren Verlauf verzögern.

In Abhängigkeit davon welche Entscheidung der Vorgangseigentümer trifft, verändert sich somit der Pfad der Prozessausführung. Dieser wird allen Benutzern automatisch angezeigt. Unter Umständen dauert dies einen Moment, was mit einem Lade Symbol am Gateway verdeutlicht wird.

Bemerkung

Wenn ein Prozess ausgeführt wird und ein auslösendes Ereignis eintritt, wird eine Nachricht mit der entsprechenden Ereignis-ID versendet. Gleichzeitig wird das Ereignis mit dem zugehörigen Bezeichner ausgelöst und der Schritt wird als abgeschlossen markiert.

Bemerkung

Wurde eine Aufgabe gestartet, welche sich im Prozessfluss nach einer Entscheidung befindet, lässt sich diese Entscheidung nicht mehr verändern.

Wie ist der Standardvorgang aufgebaut?

Der Standardvorgang zeigt den Standard Prozessablauf, der die Basis für jeden Vorgang darstellt. erstellt wird.

Um sich einen Standardvorgang anzeigen zu lassen, navigieren Sie zuerst zu den ProcessApps. Öffnen Sie das Menü der gewünschten ProcessApp und wählen Sie die Option Zum Standardvorgang navigieren aus.

In dieser Ansicht wird Ihnen der Prozessablauf von der ersten Aufgabe Ihres Prozesses bis zu dessen Endereignis dargestellt. Hier können Sie durch den Prozess navigieren, indem Sie zum Beispiel Entscheidungen treffen und Ihnen die entsprechenden Aufgaben des Prozesses angezeigt werden. Dabei wird die chronologische Abfolge des Prozessablaufs von oben nach unten dargestellt.

Jeder Prozessablauf besteht dabei aus Aufgaben, Gateways und je einem Start- und Endereignis. Sie können diese Elemente durch das Chip Symbol auf der linken Seite des jeweiligen Eintrags voneinander unterscheiden. So werden Endereignisse durch einen Chip mit einem Flaggenicon dargestellt. Gateways erkennen Sie an dem rautenförmigen Symbol mit einem Pfeil in der Mitte. Sie teilen den Prozessfluss in Segmente ein, welche die Entscheidungen und die daraus resultierenden Aufgaben beinhalten. Die Aufgaben haben Nummern an Ihrer linken Seite, die die Reihenfolge im Prozessfluss angeben.

Bemerkung

Wenn ein Prozess ausgeführt wird und ein auslösendes Ereignis eintritt, wird eine Nachricht mit der entsprechenden Ereignis-ID versendet. Gleichzeitig wird das Ereignis mit dem zugehörigen Bezeichner ausgelöst und der Schritt wird als abgeschlossen markiert.

Durch Selektieren einzelner Einträge erhalten Sie über die rechte Seitenleiste weitere Informationen und Optionen für das jeweilige Element. So können Sie sich beispielsweise die Form einer Aufgabe anzeigen lassen, um die Rolle einzusehen, welcher diese Aufgabe zugeordnet ist. Auch lassen sich Gateways (bzw. Entscheidungen) und das Startereignis anpassen, worüber Sie sich alternative Pfade des Prozesses anzeigen lassen können.

Da dies die Standardansicht ist, sind hier weder Aufgaben an Benutzer zugewiesen noch können Sie hier Aufgaben starten oder erledigen. Dazu muss zunächst ein Vorgang für den Prozess angelegt werden.

Wie kann ich für ein auslösendes Ereignis einen Korrelationsschlüssel definieren?

In einem Prozess, der durch ein auslösendes Ereignis gestartet wird, besteht die Möglichkeit, über das Details-Menü des Editors auf bestimmte Konfigurationen zuzugreifen. Hierbei besteht die Möglichkeit, einen JUEL-Ausdruck als Korrelationsschlüssel festzulegen.

Nachdem das vordefinierte, auslösende Ereignis eingetreten ist, wird automatisch eine Nachricht generiert. Diese Nachricht enthält eine vorab festgelegte Ereignis-ID sowie den zuvor definierten Korrelationsschlüssel. Gleichzeitig wird durch das Eintreten des Ereignisses der zugehörige Prozessschritt ausgelöst und als abgeschlossen markiert.

Bemerkung

Der festgelegte Korrelationsschlüssel ist im Kontext der Prozessinstanz abrufbar.

Wie aktiviere ich automatisch eine Aufgabe nach dem Empfang einer Nachricht durch ein Zwischenereignis in einem Vorgang?

Es besteht die Möglichkeit, dass die nachfolgende Aufgabe automatisch aktiviert wird, wenn ein Zwischenereignis eine Nachricht in einem Vorgang abfängt, insbesondere beim Öffnen des Quick Editors. In diesem Zusammenhang beinhaltet das Ereignis ein Attribut namens Korrelationsschlüssel.

Wenn Ihr Prozess ein auffangendes Zwischenereignis beinhaltet und dieses Ereignis einen Bezeichner aufweist, der in einem Fall erreicht wurde, erfolgt automatisch eine Pausierung der Sequenz bei diesem Ereignis.

Im Fall der Ausführung eines Ereignisses, das eine Nachricht in einem beliebigen Prozess auslöst, wird die Nachricht empfangen, sofern das Nachrichtenereignis denselben Bezeichner und denselben Korrelationsschlüssel aufweist. Daraufhin wird der Eintrag als erledigt markiert, und der Prozessfluss wird fortgesetzt.

Was ist das Formular einer Aufgabe und wofür wird es genutzt?

In BIC Process Execution wird mit dem Erstellen eines Vorgangs für jede Aufgabe ein Formular angelegt. Dieses dient Ihnen als Informationsquelle zu der spezifischen Aufgabe, bietet Ihnen aber auch gleichzeitig viele Optionen notwendige Schritte auszuführen, um die jeweilige Aufgabe abzuschließen. Die Informationen stammen dabei aus den Angaben, welche in dem entsprechenden Diagramm in BIC Process Design für die jeweilige Aufgabe gemacht wurden. Dabei ist das Formular nicht zu vergleichen mit dem Steckbrief, welchen Sie aus BIC Process Design kennen. Viel mehr können Sie hier beispielsweise die verantwortlichen Benutzer dieser Aufgabe entnehmen, auf Inputs und Outputs der Aufgaben zugreifen und die Attribute der Aufgabe einsehen. Damit Sie ein besseres Bild davon erhalten, was das Formular ist, werden im Folgenden ein paar der verfügbaren Optionen erläutert und wie Sie auf das Formular zugreifen können.

Das Formular Ihrer eigenen Aufgabe können Sie direkt in Ihrer Aufgabenliste einsehen, wenn diese bereits gestartet wurde. Wenn Sie die gewünschte Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste selektieren, öffnet sich das Formular als Pop-up Fenster.

Um zum Formular einer beliebigen Aufgabe zu gelangen, müssen Sie zuerst zur Prozessausführung des jeweiligen Vorgangs navigieren. Wählen Sie dort die betreffende Aufgabe aus. In der rechten Seitenleiste öffnet sich nun das Formular bzw. die Form der Aufgabe. Sollten Sie die mobile Ansicht der Anwendung nutzen wird Ihnen die Form der Aufgabe automatisch nach Anwählen der Aufgabe angezeigt.

Hier finden Sie unter anderem den Namen der Aufgabe, den verantwortlichen Benutzer bzw. die verantwortlichen Rollen, eine Beschreibung und weitere Attribute der Aufgabe. Grundlage dafür bildet die entsprechend modellierte Aufgabe mit ihren Eigenschaften in BIC Process Design in dem jeweiligen Diagramm.

Zusätzlich zu den Informationen, welche Sie damit über die Aufgabe bekommen können, werden Ihnen damit auch einige Funktionen bereitgestellt. So können Sie beispielsweise Input Dokumente der Aufgabe herunterladen oder Output Dokumente hochladen.

Auch können Sie über das Selektieren von Anhängen auf einzelne Hyperlinks, Dokumentenservices und andere Web Anwendungen bzw. Webseiten zugreifen. Dabei wird in Abhängigkeit vom Hyperlink z.B. automatisch der Download eines Dokuments gestartet, wenn es sich z.B. um einen Link zu einem Dokumentenservice handelt. Wird ein Hyperlink aktiviert, welcher eine URL zu einer Website beinhaltet, wird diese automatisch in einem neuen Browserfenster geöffnet.

Sie können ebenfalls Entscheidungstabellen im Formular nutzen. Somit werden Ihren Benutzern Entscheidungshilfen bereitgestellt, unter denen sie Ihre Aufgaben adäquat bearbeiten können.

Zusätzlich zu diesen Funktionen und Informationen können Sie in der Form einer Aufgabe auch Entscheidungen treffen oder je nach Berechtigung Aufgaben delegieren.

Der Großteil der Formularfelder im Formular einer Aufgabe werden automatisch aus den Informationen in Ihrem Diagramm in BIC Process Design gewonnen. Zudem können für Benutzeraufgaben mithilfe des Formular-Editors eigene Formularfelder definiert und angepasst werden. Diese Formularfelder können vom Verantwortlichen der Aufgabe bei der Vorgangsausführung ausgefüllt werden.

Wie kann ich einen Link zum Formular für den Beginn einer Aufgabe freigeben?

Benutzer haben die Möglichkeit, einen Link zum Formular für den Beginn eines Vorgangs freizugeben, um auf einfache Weise einen neuen Vorgang in einem Prozess zu erstellen. Dies kann über die Option Teilen in der Vorgangsliste erfolgen. Durch einen Klick darauf öffnet sich ein Pop-up-Fenster, welches es dem Benutzer ermöglicht, einen Link (Formular-Link) zum Aufrufen des Vorgangsstart-Formulars zu kopieren.

Es gibt bestimmte Voraussetzungen für die Nutzung dieses Features. Der Benutzer muss authentifiziert sein, um den Formular-Link verwenden zu können. Wenn der Benutzer den Link nutzt, gelangt er zum Formular, um eine neue Instanz des Vorgangs zu erstellen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass der Formular-Link Anforderungsparameter enthalten kann. Wenn ein bestimmter Abfrageparameter im Link vorhanden ist und diesem ein Formularfeld zugeordnet ist, wird das entsprechende Formularfeld automatisch mit dem Wert des Anfrageparameters vorausgefüllt.

Nachdem das Formular für den Vorgangsstart ausgefüllt wurde, erhält der Benutzer eine Erfolgsmeldung, welche die Erstellung des Vorgangs bestätigt und einen Link zum erstellten Vorgang enthält.

Des Weiteren sind alle Parameter, die in der Formularverknüpfung enthalten sind, auch als Prozessvariablen im erstellten Vorgang verfügbar.

Wie kann ich Entscheidungstabellen in meinem Vorgang nutzen?

Haben Sie in BIC Process Design Aufgaben vom Typ „Geschäftsregel“ definiert, stehen Ihnen damit auch die Entscheidungstabellen im Formular der Aufgabe in BIC Process Execution zur Verfügung.

In den Vorgängen sehen Sie dann die jeweiligen Input Variablen in Form von Eingabefeldern in der Form der betreffenden Aufgaben. Diese können Sie nutzen, sobald die betreffende Aufgabe gestartet wurde. Sobald Sie alle Eingabefelder mit validen Daten befüllt haben, wird Ihnen das Ergebnis Ihrer Eingabe automatisch in dem Ausgabefeld Ihrer Entscheidungstabelle angezeigt.

Für jede Ihrer Eingabefelder existiert dabei eine Prozessvariable, welche den Wert Ihrer Eingabe enthält. Somit können Sie zusätzlich zu den Informationen, welche Sie aus der Tabelle erhalten, die einzelnen Werte auch weiter verarbeiten, indem Sie damit beispielsweise auch automatische Entscheidungen treffen.

Wurde der Wert einer entsprechenden Prozessvariable definiert, bevor die Geschäftsregel Aufgabe erreicht wurde, wird das entsprechende Eingabefeld automatisch mit dem Wert der Prozessvariablen befüllt. Somit können beispielsweise REST Abfragen genutzt werden, um Informationen automatisiert bereit zu stellen, die im Anschluss daran in einer Entscheidungstabelle genutzt werden. Sollten Sie in solch einem Fall die Werte Ihrer Eingabefelder manuell verändern, wird auch der entsprechende Wert der Prozessvariablen in dem Vorgang geändert.

Bei Geschäftsregel Aufgaben, bei denen alle Eingabefelder automatisch befüllt wurden, wird das Ergebnis der Entscheidungstabelle bestimmt und die Aufgabe anschließend automatisch abgeschlossen.

Tipp

Im Standardvorgang können Entscheidungstabellen auch genutzt werden, ohne dass die Aufgabe vorher gestartet werden muss. Somit können Sie diese auch unabhängig von einem spezifischen Vorgang einsehen und nutzen.

Bemerkung

Informationen über die Bedeutung der jeweiligen Hit policies finden sie hier.

Wie kann ich Anlagen in BIC Process Execution nutzen?

In BIC Process Execution können Sie Anlagen nutzen, welche in BIC Process Design an den jeweiligen Objekten gepflegt worden sind. Dabei können Sie alle Anlagetypen nutzen, welche in BIC Process Design in dem Attribut *Anlage (URL)* gepflegt werden. In BIC Process Execution werden Ihnen diese im Formular der betreffenden Aufgabe an verschiedenen Stellen angezeigt.

Wurde das Attribut Anlage (URL) einer Aktivität gepflegt, finden Sie die Anlagen in BIC Process Execution in der Form der entsprechenden Aufgabe unter Anlage (URL).

Haben Sie eine Anlage an einem Dokumenten Objekt gepflegt, welches einen Input oder Output einer Aktivität darstellt, finden Sie den Anhang in dem Abschnitt Inputs oder Outputs der Form der entsprechenden Aufgabe wieder. Dieser wird dabei durch ein Büroklammern Icon dargestellt. Wählen Sie das Büroklammern Icon aus, können Sie auf die Anlage zugreifen.

Wie kann ich Inputs und Outputs in meinen Aufgaben hoch- bzw. herunterladen?

Wurden in Ihrem Prozess in BIC Process Design Inputs oder Outputs modelliert, können Sie diese auch in BIC Process Execution nutzen, um Dokumente in den Aufgaben Ihres Vorgangs herunter- bzw. hochzuladen. Damit können Sie für die Prozessausführung oder für die Verwendung in REST Calls wichtige Dokumente bereitstellen. Diese sind immer einzelnen Aufgaben bzw. Prozessschritten in Ihrem Vorgang zugeordnet. Im Folgenden wird genauer darauf eingegangen, wie Sie diese Funktionen nutzen können.

Outputs

Wurde in BIC Process Design ein Output Dokument für eine Aktivität modelliert, finden Sie einen entsprechenden Eintrag in dem Formular Ihrer Aufgabe in BIC Process Execution. Um ein Dokument hochladen zu können, müssen Sie für die betreffende Aufgabe verantwortlich sein und diese muss bereits gestartet worden sein. Ist das der Fall, können Sie die Funktion Datei hochladen nutzen, um über ein entsprechendes Dialogfenster das gewünschte Dokument auszuwählen und hochzuladen.

Sobald Sie ein Dokument erfolgreich hochgeladen haben, wird das Dokumenten Icon auf der linken Seite des Eintrags in weiß angezeigt, um das erfolgreiche Hochladen des Dokuments kenntlich zu machen. Dokumente, welche als Output hochgeladen wurden, können zu jedem Zeitpunkt über die Funktion Herunterladen wieder abgerufen werden.

Wird die Funktion Datei hochladen genutzt, wenn bereits ein Dokument hochgeladen wurde, wird dieses Dokument durch das neu ausgewählte ersetzt. Somit kann immer nur eine Datei pro Output Eintrag bereitgestellt werden. Sobald die betreffende Aufgabe abgeschlossen wurde, wird die Funktion Datei hochladen ausgegraut angezeigt und es können keine weiteren Dateien mehr für den betreffenden Output hochgeladen werden.

Inputs

Inputs finden Sie analog zu den Outputs im Formular der betreffenden Aufgabe wieder. Existiert ein Input für diese Aufgabe, können Sie das betreffende Dokument über die Funktion Herunterladen beziehen.

Inputs einer Aufgabe resultieren immer aus einem Output einer vorher im Prozessfluss abgearbeiteten Aufgabe. Um das Input Dokument herunterladen zu können, muss die Aufgabe mit dem Output erfolgreich abgeschlossen und die Aufgabe mit dem Input gestartet worden sein. Ist das nicht der Fall, oder es wurde für den Input keine Datei hochgeladen, ist die Funktion Herunterladen ausgegraut und kann nicht genutzt werden.

Bemerkung

Die folgenden Objekte können genutzt werden, um Dateien hoch- oder herunterzuladen: Dokument, Geschäftsobjekt, Norm und Datenspeicher.

Tipp

Auf Anlagen, welche bereits in BIC Process Design dem Dokumenten Objekt hinzugefügt wurden, können Sie ebenfalls über die entsprechenden Input-/Output Einträge zugreifen.

Wie kann ich einen neuen Vorgang für einen Prozess anlegen?

Vorgänge stellen die konkrete ausführbare Form Ihrer Prozesse dar. In BIC Process Execution und BIC Process Design haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Vorgangserstellung zu initiieren.

Im öffentlichen Arbeitsbereich und in der Vorschau steht die Möglichkeit, einen neuen Vorgang zu starten, ausschließlich Benutzern mit der Benutzerrolle ProcessApp Creator zur Verfügung. In der Veröffentlichung hingegen ist diese Option nur für Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp User verfügbar.

Um einen Vorgang über eine ProcessApp zu starten, wechseln Sie in den Bereich ProcessApps und navigieren Sie (ggf. in eine Collection) zu der gewünschten ProcessApp. Dort können Sie durch einen Klick auf die drei Punkte das Menü öffnen.

Selektieren Sie dort die Funktion Neuen Vorgang erstellen.

Alternativ dazu können Sie den Anlegeprozess auch über die Funktion Neuen Vorgang erstellen in der Vorgangsliste des jeweiligen Prozess initiieren.

Außerdem kann die Vorgangserstellung direkt in BIC Process Design über den Button Vorgang erstellen im zugehörigen Diagramm gestartet werden. Sie finden den Button in der rechten oberen Bildschirmecke, wenn Sie sich in der Diagrammansicht im Bereich der Veröffentlichung befinden. Der Button wird nur Benutzern angezeigt, die die Berechtigung haben, einen Vorgang für den jeweiligen Prozess zu erstellen.

In der neuen Benutzeroberfläche ist der Button ebenfalls in der Diagrammansicht verfügbar. Selektieren Sie den Button, um in einem neuen Tab in die Vorgangserstellung in BIC Process Execution geleitet zu werden.

Nachdem Sie den Anlegeprozess gestartet haben, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie einen Namen für den neuen Vorgang vergeben müssen. Optional können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen. Des Weiteren können Sie für alle im Prozess auftretenden Rollen jeweils einen Benutzern auswählen. Dieser ist anschließend für die Aufgaben, die der Rolle zugewiesen sind, sichtbar verantwortlich. Dazu tragen Sie den entsprechenden Benutzer in das jeweilige Eingabefeld. Auch ganze Benutzergruppen können als verantwortliche Personen eingetragen werden. In einem solchen Fall sehen alle Benutzer der Benutzergruppe die Aufgaben, welche der jeweiligen Rolle zugeordnet sind, in Ihrem persönlichen Aufgabenbereich.

Es können auch Benutzer oder Benutzergruppen standardmäßig als Verantwortliche in BIC Process Design definiert werden, welche dann bei jeder Prozessinstanzierung des betreffenden Prozesses automatisch übernommen werden. Tragen Sie keinen Verantwortlichen für eine Rolle ein, wird Ihnen als Vorgangseigentümer jede Aufgabe der Rolle zugewiesen, sobald diese gestartet wird. Sie sind dadurch nicht der Rolle zugewiesen, sondern jede einzelne gestartete Aufgabe der Rolle wird an Sie delegiert.

Bestätigen Sie die Eingabe indem Sie auf Anlegen klicken, wird der neue Vorgang erstellt. Sie werden direkt zu der Ansicht der Prozessausführung des Vorgangs weitergeleitet. Falls dieser Prozess einen einzigen Startpunkt hat, wird die erste Aufgabe hier automatisch gestartet. Ansonsten müssen Sie (als Vorgangseigentümer) in der Form des Startereignisses einen Startpunkt wählen. Selektieren Sie den gewünschten Start und bestätigen Sie dies mit dem erledigt Button. Anschließend startet die erste Aufgabe nach dem gewählten Startpunkt.

Hinweis

Wenn im Vorfeld die Option Start-Formular nicht anzeigen beim Modellieren ausgewählt wurde, wird Ihnen kein Eingabefenster angezeigt. Stattdessen werden Sie direkt in die Ansicht der Prozessausführung des Vorgangs weitergeleitet. Der Name des Vorgangs wird nach dem Prozessnamen und dem Zeitstempel benannt.

Bemerkung

Wurde das betreffende Diagramm in BIC Process Design depubliziert, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, wenn Sie mit dem Courser über das Plus Icon fahren. In diesem Fall können Sie alle bereits vorhandenen Vorgänge weiterhin bearbeiten und beenden, aber es können keine neuen angelegt werden. Wird Ihnen das Plus Symbol nicht angezeigt, existiert für diesen Prozess eine beschränkte Vorgangserstellung.

Tipp

Möchten Sie neue Vorgänge aus anderen Anwendungen heraus erstellen, können Sie dies mittels run-Links erreichen, oder indem Sie die REST API von BIC Process Execution nutzen.

Wo kann ich meine Vorgänge finden?

Sie können sich alle Vorgänge, welche Sie selbst angelegt haben, über den Menüeintrag Meine Vorgänge anzeigen lassen und somit gesammelt überblicken.

Im Hauptbereich werden Ihnen nun Ihre laufenden, noch nicht fertiggestellten Vorgänge aufgelistet. Für jeden Vorgang werden Vorgangs- und Prozessname, Erstellungs- und Fälligkeitsdatum und der Fortschritt des Vorgangs angezeigt. Die Liste ist absteigend nach dem Erstellungsdatum sortiert, wobei der älteste Vorgang oben angezeigt wird.

Der Fortschritt bezeichnet den prozentualen Gesamtfortschritt des jeweiligen Vorgangs. Der Prozentsatz wird auf der Grundlage des aktuell ausgewählten Pfades in dem Vorgang und der in diesem Pfad erledigten Aufgaben berechnet. Der Fortschrittsbalken verdeutlicht dabei, wie viele Aufgaben erledigt, gestartet (farbliche Abstufung) und noch nicht gestartet sind (gepunktete Linie). In der Desktop-Version gibt Ihnen zusätzlich ein Tooltip die Anzahl an erledigten Aufgaben an, sobald Sie die Maus über den Fortschrittsbalken halten.

Mit einem Klick auf einen Eintrag gelangen Sie direkt in die Prozessausführung des laufenden Vorgangs. Außerdem stehen Ihnen für jeden Vorgang zusätzlich die Details zur Verfügung. Diese erreichen Sie durch das i rechts im Eintrag.

In den Details werden Ihnen der Eigentümer, das Fälligkeits- und Erstellungsdatum sowie der Name des Vorgangs angezeigt. Im Abschnitt Team können Sie alle Rollen, welche im Prozess mitwirken, und die zugewiesenen Benutzer für diesen Vorgang sehen.

Wo kann ich die Vorgangsliste eines Prozesses finden?

Navigieren Sie im Abschnitt ProcessApps zu dem gewünschten Prozess in der Auflistung und klicken Sie auf dessen Eintrag. Daraufhin werden Sie zu der Vorgangsliste dieses Prozesses weitergeleitet.

Hier werden Ihnen laufenden Vorgänge aufgelistet, an denen Sie beteiligt sind. Das bedeutet Ihnen wird jeder Vorgang angezeigt, wenn Sie diesen selbst erstellt haben, Sie über die Benutzerrolle ProcessApp Administrator verfügen, Sie im Vorgang einer Rolle oder einer Aufgabe zugewiesen wurden, oder Sie Teil einer Benutzergruppe sind, die einer Rolle oder Aufgabe zugeordnet ist. Für jeden Eintrag in der Vorgangsliste werden Ihnen dabei folgende Informationen aufgelistet:

• Name: Name des Vorgangs

• Erstellungsdatum: Startdatum des Vorgangs

• Eigentümer: Benutzer, welche den Vorgang gestartet haben

• Fortschritt: Der Fortschritt bezeichnet den prozentualen Gesamtfortschritt der jeweiligen Vorgangs. Der Prozentsatz wird auf der Grundlage des aktuell ausgewählten Pfades in dem Vorgang und der in diesem Pfad erledigten Aufgaben berechnet. Der Fortschrittsbalken verdeutlicht dabei, wie viele Aufgaben erledigt, gestartet (farblich Abstufung) und noch nicht gestartet sind (gepunktete Linie). In der Desktop-Version gibt Ihnen zusätzlich ein Tooltip die Anzahl an erledigten Aufgaben an, sobald Sie die Maus über den Fortschrittsbalken halten.

• Fälligkeitsdatum: Datum, an dem der Vorgang abgeschlossen sein sollte

Die Liste ist absteigend nach dem Erstellungsdatum sortiert, wobei der älteste Vorgang oben angezeigt wird.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Einträge nach dem Eigentümer des Vorgangs zu filtern. Wählen Sie dafür im Filter in der rechten Seite die Facette Eigentümer und wählen Sie die entsprechenden Eigentümer, deren Vorgänge Sie sehen möchten. Die Vorgangsliste aktualisiert sich automatisch. Diese Funktion ist ebenfalls in der Übersicht archivierter Vorgänge verfügbar.

Des Weiteren können Sie die Einträge nach dem Fälligkeitsdatum des Vorgangs filtern. Wählen Sie die Facette Fälligkeitsdatum auf der rechten Seite aus, um die unterschiedlichen Datumsbereichsoptionen angezeigt zu bekommen. Sobald Sie einen vordefinierten Datumsbereich ausgewählt haben, wird Ihre Vorgangsliste automatisch aktualisiert. Es werden Ihnen nur die Vorgänge angezeigt, die innerhalb des ausgewählten Bereichs fällig sind.

Mit einem Klick auf einen Listeneintrag öffnet sich die Prozessausführung des Vorgangs. Über den Zurück Pfeil gelangen Sie wieder zu der Vorgangsliste.

Hier können Sie zusätzlich über das umkreiste i Icon auf die Detailansicht des Vorgangs zugreifen. Zudem können Sie über die Funktion Erstellen Sie einen neuen Vorgang einen neuen Vorgang erstellen.

Bemerkung

Sind für einen Prozess keine Vorgänge vorhanden, werden Sie beim Selektieren des Eintrags zu einer leeren Liste navigiert.

Wie kann ich die Vorgangsliste eines Prozesses sortieren?

Wenn Sie sich auf der Seite mit der Vorgangsliste eines Prozesses befinden, haben Sie die Möglichkeit, die Vorgänge nach einer bestimmten Spalte und Reihenfolge zu sortieren.

Sie können ihre Liste nach dem Namen, Erstellungsdatum, Eigentümer oder nach dem Fälligkeitsdatum sortieren. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift der von Ihnen gewählten Spalte.

Wenn zuvor keine Sortierung angewendet wurde, werden die Vorgänge in aufsteigender Reihenfolge nach der ausgewählten Spalte sortiert. Gleichzeitig werden Sie an den Anfang der Vorgangsliste navigiert.

Falls Sie bereits nach einer Spalte sortiert haben und die Vorgänge in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden, können Sie die Sortierrichtung ändern, indem Sie erneut auf dieselbe Spaltenüberschrift klicken. Dies wird die Sortierung umkehren und Sie werden wieder an den Anfang der Vorgangsliste des Prozesses versetzt.

Bemerkung

Die Sortierung erfolgt immer nur für eine Spalte auf einmal.

Wie wende ich eine Filterfacette für den Erstellungsdatumsbereich in der Vorgangsliste an?

Angenommen, Sie befinden sich auf der Seite mit der Vorgangsliste und es gibt mehrere Vorgänge mit unterschiedlichen Erstellungsdaten. Wenn Sie die Filteroption Erstellungsdatum aufrufen, sollten vordefinierte Datumsoptionen wie folgt erscheinen:

• Diese Woche

• Diesen Monat

• Letzte 3 Monate

• Letzte 6 Monate

• Dieses Jahr

Wenn Sie die Filteroption Erstellungsdatum aktivieren und einen vordefinierten Datumsbereich, wie beispielsweise Diesen Monat ausgewählt haben, sollte die Liste der Vorgänge entsprechend aktualisiert werden. Es sollten nur Vorgänge angezeigt werden, die innerhalb des gewählten Zeitraums erstellt wurden.

Wie kann ich kann ich die Vorgangsliste sortieren?

Wenn Sie sich auf der Seite mit der Vorgangsliste befinden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vorgänge nach einer bestimmten Spalte und Reihenfolge zu sortieren. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift der von Ihnen gewählten Spalte.

Wenn zuvor keine Sortierung angewendet wurde, werden die Vorgänge in aufsteigender Reihenfolge nach der ausgewählten Spalte sortiert. Gleichzeitig werden Sie an den Anfang der Vorgangsliste navigiert.

Falls Sie bereits nach einer Spalte sortiert haben und die Vorgänge in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden, können Sie die Sortierrichtung ändern, indem Sie erneut auf dieselbe Spaltenüberschrift klicken. Dies wird die Sortierung umkehren und Sie werden wieder an den Anfang der Vorgangsliste versetzt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass beim Öffnen der Vorgangsliste standardmäßig die Vorgänge nach dem Erstellungsdatum in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind. Dies gilt als Ausgangspunkt, wenn keine spezifische Spaltensortierung ausgewählt wurde.

Bemerkung

Die Sortierung erfolgt immer nur für eine Spalte auf einmal.

Wie kann ich eine Volltextsuche nach Vorgangsnamen in meiner Vorgangsliste durchführen?

In der Vorgangsliste einer ProcessApp, während das Filterpanel geöffnet ist, steht Ihnen oben rechts ein Eingabefeld zur Verfügung, um eine Volltextsuche im Feld Suchbegriff zum Filtern der Liste von Vorgängen durchzuführen.

Wenn Sie eine Volltextsuche für das Feld Fallname durchführen, wird die Liste der Fälle aktualisiert und Sie sehen alle Ergebnisse dieser Suche. Falls keine Suchergebnisse vorliegen, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass keine Ergebnisse im Inhaltsbereich für Ihre Suche vorhanden sind. In der Volltextsuche haben Sie außerdem die Möglichkeit, sowohl ‚a AND b‘ als auch ‚a OR b‘ zu verwenden, um alle Ergebnisse anzuzeigen, die entweder ‚a‘ und/oder ‚b‘ enthalten.

Bemerkung

Wenn Sie einen Filter angewendet haben, berücksichtigt die Suche den Suchbegriff, sowie alle ausgewählten Filteroptionen.

Bemerkung

Sollten Sie die Suche zurücksetzen, erhalten Sie erneut Ergebnisse, die den zuvor gewählten Filteroptionen entsprechen.

Wie kann ich ein Protokoll über die Vorgänge einer ProcessApp exportieren?

In der Vorgangsliste einer ProcessApp können Sie ein Ereignisprotokoll herunterladen. Navigieren Sie hierzu in die Vorgangsliste der gewünschten ProcessApp und öffnen Sie in der rechten Seitenleiste die Optionen. Um das Protokoll nur für bestimmte Vorgänge zu erhalten, können Sie zunächst die Liste mithilfe des Filters einschränken.

Selektieren Sie die Option In Excel exportieren, indem Sie auf das Icon Vorgänge in Excel Datei exportieren klicken. Daraufhin wird das Protokoll für Sie erstellt.

Sobald der Export erstellt ist, wird die Download-Funktion an der Option In Excel exportieren angezeigt. Wenn Sie das Protokoll erstellen, können auch nur Sie dieses herunterladen. Andere Benutzer müssen die Erstellung selbst veranlassen, um das Protokoll herunterladen zu können. Selektieren Sie den Pfeil Button, um das erstellte Protokoll herunterzuladen.

In der Datei finden Sie für jeden Vorgang die folgenden Daten:

• Vorgangs-ID

• Vorgangsname

• Aktivitäts-ID

• Aktivitätsname (in Ihrer Inhaltssprache)

• Startdatum der Aufgabe (im ISO Format)

• Enddatum der Aufgabe (im ISO Format)

• Fälligkeitsdatum der Aufgabe (im ISO Format)

• Ausführende Rolle der Aktivität (in Ihrer Inhaltssprache)

Hinweis

Wenn Ihre UI-Sprache nicht gepflegt ist, ist die Standardvorlage in Englisch.

Bemerkung

Die Export Funktion ist in der mobilen Version von BIC Process Execution nicht verfügbar.

Tipp

Sofern Ihre Benutzerrolle dies erlaubt, finden Sie in der Vorgangsliste Ihrer ProcessApp weitere Tabs. Im Archiv können Sie archivierte Vorgänge einsehen und die Monitoring Ansicht bietet Ihnen einen Überblick über den Status aktiver Vorgänge.

Wie kann ich die Detailansicht eines Vorgangs öffnen?

In der Detailansicht eines Vorgangs können Sie die Informationen eines einzelnen Vorgangs übersichtlich anzeigen lassen. Um die Detailansicht eines Vorgangs zu öffnen, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist mithilfe der Vorgangsliste des betreffenden Prozess.

Nutzen Sie anschließend die Funktion Details um zur Detailansicht des gewünschten Vorgangs zu gelangen. Sie finden die Funktion in Form eines umkreisten i Icons auf der rechten Seite des Listeneintrags.

Die zweite Möglichkeit ist mithilfe der Übersicht des aktuellen Vorgangs. Hier können Sie in der Titelleiste ein Kontextmenü öffnen und den Eintrag Vorgangsdetails anzeigen wählen. Dann gelangen Sie ebenfalls in die Detailansicht.

In der Detailansicht werden Ihnen der Eigentümer, das Erstellungsdatum, ein optionales Fälligkeitsdatum und der Name des Vorgangs aufgelistet. Zusätzlich sehen Sie im Abschnitt Team alle Rollen, welche im Prozess mitwirken, und die zugewiesenen Benutzer für diesen Vorgang.

Hier können auch die Teammitglieder neu besetzt werden.

Wie kann ich das Fälligkeitsdatum für einen Vorgang festlegen bzw. ändern?

Das Fälligkeitsdatum eines Vorgangs gibt an wann dieser beendet sein sollte. Wenn das Datum überschritten wurde und der Vorgang noch nicht beendet wurde, wird der Fortschritt des Vorgangs in der persönlichen sowie der Vorgangsliste eines Prozesses rot hervorgehoben.

Wenn Sie einen Vorgang neu erstellen, können Sie direkt ein Fälligkeitsdatum im gleichnamigen Feld setzen. Diese Angabe ist optional. Geben Sie dazu ein Datum im Format DD/MM/YY an oder klicken Sie auf das Kalender-Symbol und wählen einen Tag im Kalender aus.

Als ProcessApp Administrator oder Eigentümer des Vorgangs können Sie ein Fälligkeitsdatum für den Vorgang auch nachträglich festlegen oder ändern. Navigieren Sie dazu in die Details des Vorgangs. Dort finden Sie unter dem Eigentümer des Vorgangs das Fälligkeitsdatum. Wenn zuvor kein Datum gesetzt wurde, ist das Feld leer. Klicken Sie auf den Platzhalter Fälligkeitsdatum, um ein Datum einzugeben, oder auf den Kalender, um es auszuwählen.

Falls zuvor bereits ein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde, können Sie es an dieser Stelle ändern. Klicken Sie auf das eingetragene Datum, um ein neues einzugeben, oder nutzen Sie wie oben den Kalender.

Wie kann ich die Teammitglieder eines Vorgangs neu besetzen?

Als Vorgangseigentümer können Sie zu jeder Zeit die Teammitglieder Ihres Vorgangs neu besetzen. Navigieren Sie dazu zuerst zu der Detailansicht Ihres Vorgangs.

Dort sehen Sie alle Rollen des Prozesses aufgelistet. Unter den Rollenbezeichnungen finden Sie den Namen des aktuell der Rolle zugewiesenen Benutzers bzw. der Benutzergruppe. Wurde bisher noch niemand der Rolle zugewiesen wird der Schriftzug Teammitglied hinzufügen angezeigt.

Um eine Rolle in Ihrem Team neu zu besetzen, klicken Sie auf den Namen des momentan zugewiesenen Benutzers bzw. der zugewiesenen Benutzergruppe, oder, falls noch kein Benutzer zugewiesen wurde, klicken Sie auf Teammitglied hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Rolle neu besetzen können.

Geben Sie den Namen des Benutzers bzw. der Benutzergruppe in das Eingabefeld und wählen in dem Drop-down-Menü den betreffenden Eintrag aus.

Durch das Betätigen der Funktion Hinzufügen wird Ihre Eingabe übernommen und die Rolle wird neu besetzt. Der Name des neu besetzten Benutzers bzw. der Benutzergruppe wird Ihnen nun unter den betreffenden Aufgaben in der Prozessausführung des Vorgangs und in der Detailansicht des Vorgangs angezeigt.

Bemerkung

Aufgaben, welche bereits vor der Neubesetzung von dem vorherigen Benutzer gestartet worden sind, werden nicht neu zugewiesen und werden weiterhin in der persönlichen Aufgabenliste des betreffenden Benutzers angezeigt. Sollen diese ebenfalls durch den neuen Benutzer bzw. die Benutzergruppe übernommen werden, müssen Sie diese delegiert werden.

Bemerkung

Wenn bei der Vorgangserstellung für eine Rolle kein Benutzer bzw. Benutzergruppe festgelegt wurde, ist der Vorgangseigentümer verantwortlich die Aufgaben der Rolle sobald diese gestartet wurden. D.h. der Benutzer, der den Vorgang erstellt hat, kann die Aufgaben der Rolle erledigen, ist aber nicht der Rolle zugewiesen. Er erhält die Verantwortlichkeit für die Aufgaben nur einzeln nach dem Start der jeweiligen Aufgabe.

Wann ist ein Vorgang abgeschlossen?

Ein Vorgang wird abgeschlossen, sobald alle Aufgaben der Prozessablaufs erfolgreich beendet wurden. Sobald dies der Fall ist, können die einzelnen Elemente des Vorgangs nicht mehr verändert werden. Bei jedem abgeschlossenen Vorgang wird dabei vermerkt an welchem Endereignis der Vorgang beendet wurde.

Sobald der Vorgang beendet ist, wird dieser automatisch archiviert und die Ablauffolgen im System gespeichert. Diese werden außerdem für die Prognose von Folgeabläufen von neuen Vorgängen zum gleichen Prozess verwendet.

Bemerkung

Die Fertigstellungszeit bzw. Endzeit einer Aufgabe wird angezeigt, wenn in einem gegebenen Vorgang ein Schritt abgeschlossen ist.

Bemerkung

In einem gegebenen Vorgang wird die Startzeit angezeigt, wenn der Schritt als eine bearbeitete Aktivität betrachtet wird. Die Startzeit wird auch angezeigt, wenn der Schritt einen Fehler aufweist.

Wie kann ich Vorgänge archivieren?

Standardmäßig werden alle Vorgänge archiviert, sobald sie abgeschlossen sind.

Wie kann ich einen Vorgang archivieren, der noch nicht abgeschlossen ist?

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Vorgänge zu archivieren, welche noch nicht abgeschlossen sind. Öffnen Sie dazu die Vorgangsliste des betreffenden Prozesses und wählen Sie dort den gewünschten Vorgang aus. In der Titelleiste Ihres Vorgangs sehen Sie ein Kontextmenü.

Klicken Sie nun auf das Kontextmenü mit den drei Punkten auf der rechten Seite des Eintrags und wählen dort die Option In das Archiv verschieben aus.

Es erscheint ein Dialogfenster, welches Sie darauf hinweist, dass einige Aufgaben noch nicht beendet wurden. Betätigen Sie die Option Trotzdem durchführen, werden alle noch zu erledigenden Aufgaben abgebrochen und der Vorgang wird archiviert.

Nachdem Ihr Vorgang archiviert wurde, werden Sie durch eine Meldung über den erfolgreichen Abschluss informiert. Der Vorgang wird in den Vorgangslisten nicht mehr angezeigt. Stattdessen erscheint er im Archiv.

Warnung

Wenn Sie eine synchronisierte Aufrufaktivität vorzeitig abbrechen und den Vorgang somit archivieren, werden ihre untergeordnete Vorgänge ebenfalls archiviert.

Bemerkung

War der Vorgang der letzte noch nicht archivierte Vorgang eines in BIC Process Design depublizierten Diagramms, verschwindet auch der betreffende Prozess aus der Prozessübersicht.

Wo finde ich archivierte Vorgänge?

Das Archiv bietet Ihnen die Möglichkeit archivierte Vorgänge einzusehen. Es gibt sowohl für Ihre persönliche Vorgangsliste als auch für jeden Prozess jeweils ein Archiv.

Wenn Sie sich in Ihrer Vorgangsliste befinden, können Sie über den Reiter Archiv rechts über der Liste zu den archivierten Vorgängen gelangen.

Wie auch für laufende Vorgänge, können Sie über den i-Button die Details eines Vorgangs einsehen. Außerdem können Sie sich mit einem Klick auf einen Vorgang den Verlauf des Vorgangs ansehen. Über den Reiter Vorgänge können Sie wieder zu Ihren aktuellen Vorgängen wechseln.

Ebenso können Sie sich archivierte Vorgänge eines Prozesses anzeigen lassen. Navigieren Sie in die Vorgangsliste für Ihren Prozess.

Dort finden Sie ebenfalls unter dem Reiter Archiv alle Vorgänge, die für diesen Prozess erstellt und archiviert wurden. Den Prozessverlauf und die Details können Sie wie oben für die gelisteten Vorgänge erreichen. Über den Reiter Vorgänge können Sie wieder zu den aktuellen Vorgängen des Prozesses wechseln.

Wofür kann ich Prozessvariablen in meinen Vorgängen nutzen?

In BIC Process Execution haben Sie die Möglichkeit Prozessvariablen in Ihren Instanzen zu nutzen, um die Verarbeitung von Daten dynamisch während des Prozessablaufs zu gestalten. Dabei werden einige Prozessvariablen standardmäßig für jede Instanz erstellt, während andere durch die Ausführung von REST Abfragen, oder das Nutzen von Entscheidungstabellen aus entscheidungsbasierten Aufgaben generiert werden.

Diese Prozessvariablen können dann während des Prozessablaufs genutzt werden, um Nutzern Daten zur Verfügung zu stellen, mit dessen Hilfe Sie dann ihre Aufgaben erfolgreich abschließen können. Prozessvariablen können in Formularen verwendet werden. Zudem können sie auch durch automatisierte Aufgaben weiterverarbeitet werden, um z.B. weitere REST Abfragen oder Skript-Aufgaben zu starten.

Bemerkung

Beachten Sie, dass sich die Werte von Prozessvariablen durch Aufgaben zunächst lokal in der Aufgabe ändern bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Welche Prozessvariablen stehen mir standardmäßig zur Verfügung?

In BIC Process Execution wird für jeden Vorgang ein Set an Prozessvariablen standardmäßig zur Verfügung gestellt. Folgende Prozessvariablen sind somit für jeden Vorgang mit den zugehörigen Werten verfügbar:

Name der Variablen	Standard Wert
createdDate	Das Datum an dem der Vorgang erstellt wurde.
creatorEmail	Die E-Mail des Benutzers, welcher den Vorgang erstellt hat.
creatorName	Der Name des Benutzers, welcher den Vorgang erstellt hat.
caseName	Der Name des Vorgangs.

Darüber hinaus wird für jede Rolle, die in einem Diagramm verwendet wird und einen Identifizierer besitzt, eine Prozessvariable erstellt. Der Name der Prozessvariable ist der Identifizierer, der Wert ist die E-Mail der zugeordneten Rolle.

In der Prozessausführung eines Vorgangs können Sie die Werte aller Prozessvariablen des Vorgangs einsehen und ProcessApp Administratoren können den Vorgangsnamen (Wert des caseName) dort ändern.

Wie können die Standard-Prozessvariablen in einem Case-Objekt als Smart-Variable gruppiert werden?

Beim Erstellen einer Instanz eines neuen Prozesses wird automatisch ein case-Objekt generiert, das alle erforderlichen Prozessvariablen enthält.

Die folgenden Variablen sind in einem _case-Objekt verfügbar:

• „name“ (veränderbar)

• „dueDate“ (veränderbar)

• „creationDate“ (nicht veränderbar)

• „creator“ Objekt (nicht veränderbar)

Bemerkung

Hierbei ist zu beachten, dass die Variablen creator.name und creator.email zu dem creator Objekt gehören.

Die Variablen sind auf folgende Weise abrufbar:

• _case.name

• _case.dueDate

• _case.creationDate

• _case.creator.type

• _case.creator.id

• _case.creator.ATTRIBUTE

Sie können einen neuen Wert für eine Prozessvariable festlegen. Wenn diese Variable änderbar ist, werden die Anpassungen an allen Stellen der Anwendung übernommen. Ist die Prozessvariable nicht änderbar, werden die Änderungen nicht gespeichert, und die Prozessvariable bleibt unverändert.

Beim Anzeigen der Prozessvariablen eines Falls werden die Attribute der case-Variable sowie die „alten“ Standardvariablen sichtbar. Wenn Sie einen älteren Fall öffnen, in dem das case-Objekt nicht existierte, werden bei der Überprüfung der Prozessvariablen nur die „alten“ Standardvariablen angezeigt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass das neue case-Objekt nur für neu erstellte Fälle gilt. Bereits existierende Fälle verfügen nicht über dieses aktualisierte Element. Die vorherige Methode, auf diese Variablen zuzugreifen, wird zwar weiterhin unterstützt, ist jedoch veraltet.

Wie kann ich Prozessvariablen für archivierte Vorgänge einsehen?

Wenn ein Vorgang archiviert ist, gibt es unterschiedliche Berechtigungen für den Zugriff auf den Prozessvariablendialog:

Als ProcessApp Administrator haben Sie die Möglichkeit, den Prozessvariablendialog zu öffnen und die Prozessvariablen in allen Bereichen einzusehen.

Als ProcessApp Creator hingegen können Sie den Prozessvariablendialog öffnen, um die Prozessvariablen ausschließlich im öffentlichen Arbeitsbereich und in der Vorschau zu lesen.

Wie kann ich Prozessvariablen im Prozessfluss einsehen und verändern?

Innerhalb des Prozessablaufs eines Vorgangs haben Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp Administrator die Möglichkeit, sich den Wert Ihrer Prozessvariablen anzeigen zu lassen und diese zu ändern. Dadurch können Sie die Daten Ihrer Prozessvariablen während der Ausführung des Vorgangs flexibel Ihren Bedürfnissen anpassen.

Navigieren Sie dafür in die Prozessausführungsansicht des entsprechenden Vorgangs. Öffnen Sie dort das Kontextmenü, welches sich in der oberen rechten Ecke Ihres Hauptbereichs befindet.

Wählen Sie anschließend die Option Prozessvariablen bearbeiten aus.

Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem Ihnen alle Prozessvariablen, ihr Datentyp und ihr jeweiliger Wert im entsprechenden Vorgang angezeigt werden. In diesem Dialogfeld können Sie die Werte der Prozessvariablen Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Haben Sie einen oder mehrere Werte verändert, können Sie diese über die Speichern Funktion übernehmen.

Möchten Sie das Dialogfenster verlassen ohne Werte zu verändern, betätigen Sie die Funktion Schließen.

Bemerkung

Jeder Vorgang hat ein Set an Prozessvariablen, welche Ihnen standardmäßig bereitgestellt werden.

Wie ändern sich die Werte der Prozessvariablen beim Arbeiten mit Aufgaben?

Wenn eine Aufgabe gestartet wird, werden die aktuellen Werte der Prozessvariablen in einen lokalen Bereich geladen. Arbeiten Sie nun an der Aufgabe und verändern dadurch die Variablen, indem Sie zum Beispiel über das Formular Werte ändern oder Variablen hinzufügen, werden diese zunächst nur lokal aktualisiert. In der Liste der Prozessvariablen des Vorgangs werden die vor der Aufgabe gesetzten Werte angezeigt. Sobald Sie die Aufgabe fertigstellen, werden die lokalen Variablen wieder auf den Vorgang übertragen und können in folgenden Aufgaben genutzt werden.

Wie kann ich eine Rolle mit einer Prozessvariablen verknüpfen?

Das Attribut Identifizierer einer Rolle kann bei der Prozessmodellierung in BIC Process Design als Prozessvariable verwendet werden. Das ermöglicht Prozessbeteiligten den Verantwortlichen für folgende Aufgaben beispielsweise über eine Benutzeraufgabe zu bestimmen. Der Verantwortliche kann auch von der Rückgabe einer REST Abfrage abhängig gemacht werden. Andersrum kann der Identifizierer als Parameter für einen neuen Vorgang verwendet werden, wenn dieser automatisch über eine REST Abfrage an BIC Process Execution oder mithilfe eines run-Links gestartet wird.

Wenn in einem Vorgang für den Identifizierer ein Wert (d. h. ein Name oder eine E-Mail Adresse) gesetzt wird, wird der Identifizierer damit in die Prozessvariablen übernommen. Beim Start einer Aufgabe der identifizierten Rolle, wird der in der Variable gesetzte Benutzer (oder die Benutzergruppe) als Rollenverantwortlicher eingetragen (sofern zu dem Wert ein BIC Process Execution Nutzer/Benutzergruppe gefunden werden kann). Ansonsten wird die Aufgabe entsprechend dem Attribut Personalbesetzung oder dem Vorgangseigentümer zugewiesen (siehe den letzten Abschnitt hier). Beachten Sie jedoch, dass der Benutzer (bzw. die Benutzergruppe) nur für gestartete Aufgaben verantwortlich ist und nicht für alle Aufgaben der Rolle. Daher besteht die Möglichkeit, dass Sie die Verantwortlichkeit im Laufe des Vorgangs ändern können, indem Sie die Prozessvariable des Identifizierers bearbeiten. Wenn anschließend eine weitere Aufgabe der betreffenden Rolle gestartet wird, bestimmt der neuste Wert die Verantwortlichkeit.

Das folgende Beispiel behandelt die Rolle „Führungskraft“ im Prozess „Bewerberauswahl“. Der Identifizierer dieser Rolle ist als executive-manager gepflegt. In diesem Prozess soll der HR Mitarbeiter den Namen einer Führungskraft eingeben können, der die zugehörigen Aufgaben übernehmen soll. Daher wird für das Formular einer vorangehenden Benutzeraufgabe ein Textfeld modelliert, wobei dessen ID dem Identifizierer entspricht.

Daraus resultiert in einem konkreten Vorgang in BIC Process Execution die Benutzeraufgabe „Bewerbung formal prüfen“ für den HR Mitarbeiter. Beachten Sie außerdem, dass der Rolle „Führungskraft“ (an der letzten Aufgabe) noch kein Benutzer zugeordnet ist.

Nachdem die Benutzeraufgabe fertiggestellt wurde, kann der Identifizierer in den Prozessvariablen eingesehen und bearbeitet werden.

Wenn die Aufgabe der Führungskraft gestartet wird, ist der entsprechende Benutzer als Verantwortlicher zugeordnet.

ProcessApps

In der ProcessApp Übersicht finden Sie alle (für Sie) relevanten Prozesse Ihrer Organisation in Form von ProcessApps. Diese können mithilfe von ProcessApp Collections beispielsweise nach Abteilungen, Teams oder anderen Strukturen gruppiert sein. In der Administration ist es ProcessApp Administratoren möglich, eine Übersicht über alle Collections zu erhalten. Darüber hinaus können die Collections dort bearbeitet und weitere erstellt werden.

Wo kann ich die ProcessApps sehen?

Wechseln Sie über das Menü in die ProcessApps.

Je nach Konfiguration sieht dieser Bereich anders aus. In jedem Fall finden Sie hier aber die ausführbaren, publizierten Prozesse (BPMN und EPK) Ihres Mandanten, die jeweils als ProcessApps dargestellt werden.

Wenn in Ihrem Mandaten ProcessApp Collections definiert sind, werden die ProcessApps nach diesen Collections gruppiert angezeigt. Die Collections sind von links nach rechts und von oben nach unten alphabetisch angeordnet. Dabei sind in Abhängigkeit Ihres Endgeräts und des gewählten Zoom Faktors ein oder mehrere Spalten aufgeführt. Als erste Collection oben links wird Ihnen immer die Favoriten Kachel angezeigt.

Entsprechend der Definition der einzelnen Collections können diese farblich unterschiedlich sein und ein individuelles Symbol zeigen. Beachten Sie, dass eine ProcessApp Collection in diesem Bereich nur erscheint, wenn ihr mindestens eine ProcessApp zugeordnet wurde. Daher kann es sein, dass hier nicht alle Collections auftauchen, die in der Administration erstellt wurden.

Falls Sie ProcessApps haben, welche keiner ProcessApp Collection zugeordnet sind, werden Ihnen diese in einer Collection Weitere ProcessApps angezeigt.

Jede Collection zeigt eine Vorschau über die enthaltenen ProcessApps, die innerhalb der Collection die meisten laufenden Vorgängen haben. Dadurch sind Ihnen häufig gestartete Prozesse schneller präsent. Wenn Sie eine ProcessApp dort selektieren, werden Sie zur Liste aller laufenden Vorgänge des entsprechenden Prozesses geleitet.

Wenn Sie den Titel oder den Gehe zu Button an einer ProcessApp Collection selektieren, wechselt die Anwendung in eine Ansicht, die Ihnen alle zugehörigen ProcessApps präsentiert.

Jede ProcessApp wird durch ein Symbol und den Prozessnamen in der gewählten Inhaltssprache repräsentiert. Die ProcessApps werden in einer mehrspaltigen Liste angezeigt, die an Ihr Endgerät und den Zoom Faktor angepasst ist. Zusätzlich zum Symbol und Namen wird Ihnen die Anzahl der laufenden Vorgänge, in welche Sie involviert sind, angezeigt.

Durch einfaches Selektieren der ProcessApp werden Sie zur entsprechenden Vorgangsliste navigiert. Wenn Sie mit der Maus Über eine ProcessApp fahren, erscheint außerdem das drei Punkte Menü, welches Sie mit einem einfachen Klick öffnen können.

Darüber erreichen Sie (in der Regel) drei Optionen für den entsprechenden Prozess. Die erste ermöglicht es Ihnen den Prozess als Favorit zu markieren bzw. die Markierung rückgängig zu machen. Über die zweite Option haben Sie die Möglichkeit, zum entsprechenden Diagramm in BIC Process Design zu navigieren. Sofern keine Beschränkung der Vorgangserstellung für den jeweiligen Prozess vorliegt, finden Sie im Menü außerdem die Option, um einen neuen Vorgang zu erstellen.

Falls keine ProcessApp Collections konfiguriert wurden, erscheint durch Selektieren des Menüeintrags ProcessApps direkt eine mehrspaltige Liste mit allen ProcessApps. Für die einzelnen ProcessApps bestehen die oben beschriebenen Möglichkeiten.

Bemerkung

Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp Administrator haben Zugriff auf alle laufenden Vorgänge, unabhängig davon ob sie darin involviert sind oder nicht.

Benutzer mit der Rolle ProcessApp Creator und höher können die Umgebung wechseln, um die Prozesse von ausführbaren, aber noch nicht publizierten Diagrammen zu sehen.

Tipp

Die Symbole können Sie für jede ProcessApp einzeln konfigurieren. Außerdem können Sie schneller auf bestimmte Prozesse zugreifen, indem Sie explizit nach diesen suchen oder diese als Favoriten markieren.

Wie kann ich nach einer bestimmten ProcessApp suchen?

Im Bereich ProcessApps haben Sie die Möglichkeit nach bestimmten Prozessen zu suchen. Wählen Sie dafür das Suchfeld in der Kopfzeile von BIC Process Execution, während Sie sich im Bereich ProcessApps befinden. Geben Sie den Begriff ein, nach dem Sie suchen möchten. Anschließend können Sie die Suche durch einen Klick auf das Lupen-Icon oder mit der Taste Enter starten. Als Ergebnis werden Ihnen alle ProcessApps angezeigt, welche den gesuchten Begriff in der ausgewählten Inhaltssprache beinhalten. Das Suchergebnis ist nicht in ProcessApp Collections gruppiert.

ProcessApps, für deren zugrundeliegenden Prozess kein Name gepflegt wurde, werden Ihnen nicht angezeigt.

Bemerkung

Die Suche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Ausdrücke, wie z.B. Wildcards, werden von der Suche nicht unterstützt.

Wie kann ich meine Favoriten sehen und ProcessApps hinzufügen?

In den ProcessApps von BIC Process Execution können Sie einzelne ProcessApps als Ihre Favoriten markieren. Diese werden Ihnen mit einem Stern-Icon angezeigt.

In der ProcessApp Übersicht erscheinen Ihre Favoriten außerdem in der Favoriten Collection.

Um eine ProcessApp zu Ihren Favoriten hinzufügen zu können, navigieren Sie im Bereich ProcessApps (ggf. in eine Collection) zu der gewünschten ProcessApp. Öffnen Sie das Menü der ProcessApp über die drei Punkte.

Dort können Sie die Funktion Zu Favoriten hinzufügen auswählen. Die ProcessApp wird anschließend mit einem gelben Stern-Icon hervorgehoben.

Möchten Sie die Markierung einer ProcessApp entfernen, öffnen Sie erneut das Menü und wählen Sie die Funktion Aus Favoriten entfernen.

Das Stern-Icon der jeweiligen ProcessApp verschwindet daraufhin.

Wie kann ich von meiner ProcessApp zu dem entsprechenden Diagramm in BIC Process Design navigieren?

Wenn Sie sich in der Übersicht der ProcessApp befinden und das Kontext-Menü einer bestimmten ProcessApp öffnen, finden Sie dort die Option, zum entsprechenden Diagramm in BIC Process Design zu navigieren.

Nachdem Sie die Option Diagramm öffnen auswählen, werden Sie zum zugehörigen Diagramm weitergeleitet. Das Diagramm für diese ProcessApp öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und zeigt automatisch das passende Stadium des Prozesses in BIC Process Design an.

Hinweis

Wenn ein Diagramm mit aktiven Fällen depubliziert wurde, können Sie weiterhin auf die Option klicken, um das Diagramm einzusehen. Bitte beachten Sie, dass es sich nun im archivierten Zustand befindet.

Wie kann ich den Status der Vorgänge einer ProcessApp überwachen?

Als ProcessApp Administrator können Sie für jede ProcessApp ein Dashboard aufrufen, was Ihnen Informationen über den Status der zugehörigen Vorgänge bietet. Das Dashboard erreichen Sie aus der Vorgangsliste der ProcessApp, indem Sie in das Tab Übersicht wechseln.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp Administrator auf die Übersicht zugreifen können.

Beim Öffnen der Übersicht für eine ProcessApp wird Ihnen ein Donut-Diagramm präsentiert, welches den Zustand der laufenden Vorgänge in den folgenden Kategorien zusammenfasst:

• (aktuell) fristgerecht laufende Vorgänge, d. h. das Fälligkeitsdatum liegt in der Zukunft

• Vorgänge ohne Fälligkeitsdatum

• Überfällige Vorgänge (nach der Zeitzone des Servers, UTC)

Die Zahl in der Mitte des Diagramms gibt die Anzahl laufender Vorgänge für die gewählte ProcessApp an.

Wie kann ich den Status der offenen Aufgaben einer ProcessApp überwachen?

Beim Öffnen der Übersicht für eine ProcessApp wird Ihnen ein weiteres Donut-Diagramm präsentiert, welches den Zustand der Ihnen zugänglichen aktiven Aufgaben darstellt.

Das Donut-Diagramm ist darauf ausgelegt, die Aufgabendaten visuell darzustellen. Es ist im Uhrzeigersinn sortiert und präsentiert die folgenden Informationen in einer bestimmten Reihenfolge:

• Anzahl der offenen Aufgaben: Dieser Wert wird in der Mitte des Diagramms angezeigt und gibt die Gesamtanzahl der Aufgaben an, die derzeit offen und Ihnen zugewiesen sind.

• Anzahl der termingerecht erledigten Aufgaben: Dieser Datenpunkt wird durch einen spezifischen Segmentbereich im Diagramm dargestellt. Er repräsentiert die Anzahl der Aufgaben, die innerhalb Ihres vorgesehenen Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen wurden.

• Anzahl der überfälligen Aufgaben: Ein weiteres Segment im Diagramm repräsentiert die Anzahl der Aufgaben, deren festgelegter Fälligkeitszeitpunkt überschritten wurde und die nun überfällig sind.

• Anzahl der Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum: Das Diagramm beinhaltet auch ein Segment, das Aufgaben darstellt, für die kein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde.

Durch die Betrachtung dieses Donut-Diagramms erhalten Sie eine schnelle Einschätzung der Verteilung Ihrer aktiven Aufgaben basierend auf deren Status.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp Administrator auf die Übersicht zugreifen können.

Wie kann ich den Status der gestarteten Aufgaben, geordnet nach den Zuständigen, einsehen?

Beim Öffnen der Übersicht für eine ProcessApp wird Ihnen ein drittes Donut-Diagramm präsentiert, welches den Zustand der gestarteten Aufgaben darstellt.

Das Donut-Diagramm besteht aus zwei Ringen, die im Uhrzeigersinn sortiert sind.

Der innere Ring repräsentiert die zuständigen Personen für die Aufgaben. Die Namen der Zuständigen werden in Klammern mit der Anzahl der Aufgaben angezeigt.

Der äußere Ring repräsentiert den Aufgabenstatus der gestarteten Aufgaben. Der Ring ist unterteilt in unterschiedliche Segmente, die folgende Informationen anzeigen:

• Anzahl der termingerecht erledigten Aufgaben: Dieser Segmentbereich im Diagramm repräsentiert die Anzahl der Aufgaben der jeweiligen zuständigen Person, die innerhalb ihres vorgesehenen Zeitrahmens erfolgreich abgeschlossen wurden.

• Anzahl der überfälligen Aufgaben: Ein weiteres Segment im Diagramm repräsentiert die Anzahl der Aufgaben, deren festgelegter Fälligkeitszeitpunkt überschritten wurde und demzufolge überfällig sind.

• Anzahl der Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum: Das letzte Segment im Diagramm beinhaltet die Anzahl der Aufgaben, für die kein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde.

Das Donut-Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status der gestarteten Aufgaben, gruppiert nach den jeweiligen zuständigen Personen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Benutzer mit der Benutzerrolle ProcessApp Administrator auf die Übersicht zugreifen können.

Administration

Um in die Administration zu gelangen, wählen Sie in der linken Seitenleiste die Schaltfläche Administration.

Damit Sie einen vollständigen Zugang zur Administration haben, müssen Sie der Rolle ProcessApp Administrator zugewiesen sein. Hier können Sie Ihre Benutzerdetails bearbeiten.

Hier sehen Sie eine Übersicht über alle Optionen, welche Sie verwalten können.

Warnung

Die Funktionen Falldetails aktualisieren, einen Fall archivieren, den Dialog der Fallvariablen öffnen und Werte von Fallvariablen ändern sind ausschließlich für ProcessApp Administratoren verfügbar.

BIC Process Execution API

Wie kann ich meinen API Key verwalten?

Um sicher zu gehen, dass nur authentifizierte Nutzer auf das API Ihrer BIC Process Execution zugreifen können, kann jeder ProcessApp Administrator einen API Key erstellen. Dieser kann anschließend in den jeweiligen REST Abfragen zur Authentifizierung angegeben werden.

Um einen API Key zu erstellen, wählen Sie zuerst den Eintrag Administration im Menü aus, um in den Administrationsbereich zu gelangen. Dort wählen Sie die Option API Key.

Hier können Sie Ihren persönlichen API Key verwalten. Wurde noch kein API Key erstellt, wird Ihnen dies im Hauptbereich angezeigt. Dort finden Sie auch die Schaltfläche API KEY ERZEUGEN. Betätigen Sie diese, wird der Schlüssel generiert.

Der generierte API Key ist nun verfügbar und gültig. Im Hauptbereich wird Ihnen das Datum angezeigt, wann dieser erstellt wurde. Zusätzlich wird Ihnen jetzt die Schaltfläche API KEY KOPIEREN angezeigt, über die Sie den Schlüssel zur weiteren Verwendung in die Zwischenablage Ihres Endgeräts kopieren können.

Wird der API Key nicht mehr benötigt oder ist dieser veraltet, können Sie diesen wieder entfernen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü mit den drei Punkten in der rechten oberen Ecke Ihres Hauptbereichs.

Wählen Sie anschließend den Eintrag API Key entfernen aus.

Es öffnet sich ein Dialogfenster. Betätigen Sie ENTFERNEN, wird der API Key entfernt und steht somit nicht mehr zur Verfügung.

Über den Administrationsbereich können Sie jetzt wieder einen neuen API Key erzeugen.

Wie kann ich einen neuen Vorgang über die REST API erstellen?

Die BIC Process Execution REST API ermöglicht es Ihnen neue Vorgänge aus externen Anwendungen heraus zu erstellen. Um diese Funktion zu nutzen, benötigen Sie sowohl den REST Endpoint des Prozesses, für den Sie einen neuen Vorgang erstellen möchten, als auch einen gültigen API Key.

Der REST Endpoint setzt sich folgendermaßen zusammen:

{{host}}/process-execution/external/tenants/{{tenantId}}/stages/{{stageId}}/processes/{{processAppId}}/instances?apiKey={{apiKey}}

Die Variablen müssen Sie dafür wie folgt ersetzen:

• {{host}}: Den Host können Sie in der Webadresse von BIC Process Design finden. Es handelt sich um den ersten Teil der URL vor /client/ oder /portal/.

• {{tenantId}}: Die Tenant ID finden Sie, wenn Sie ein Diagramm in BIC Process Design öffnen und dort die URL betrachten. Es handelt sich um den Teil zwischen /tenant/ und /repository/.

• {{stageId}}: Um den Vorgang in der gewünschten Umgebung zu erstellen, verwenden Sie als Stage ID für die Entwicklungsumgebung dev, für die Testumgebung test und für die produktive Umgebung das Schlüsselwort prod. Beachten Sie, dass die Schlüssel von den:ref:URL Schlüsseln <pe-test-dev-environment> der Umgebungen abweichen.

• {{processAppId}}: Die ProcessApp ID finden Sie in der URL, wenn Sie einen neuen Vorgang in BIC Process Execution erstellen. Es handelt sich um den Teil nach /processes/.

• {{apiKey}}: Ihren API Key können sie im Administrationsbereich von BIC Process Execution erstellen und verwalten.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass für den Gebrauch dieser REST-API die HTTP-Methode POST verwendet werden muss.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die ProcessApp ID von dem Bereich abhängt, in welchem Sie sich derzeit befinden, d.h. derselbe Prozess hat in der Vorschau eine andere ProcessApp ID als in der Veröffentlichung. Achten Sie daher darauf, dass Sie die ProcessApp des Bereiches wählen, den Sie per API ansprechen wollen.

Im Body-Teil Ihrer HTTP-Anfrage können Sie sowohl Werte für den Namen des neuen Vorgangs definieren als auch für Prozessvariablen. Diese müssen in Form eines JSON Objekts übergeben werden.

Standardmäßig wird bei der Erstellung des Vorgangs der Vorgangsname (caseName) übernommen. Wenn dieses Attribut nicht übergeben wird, wird das Attribut name als Vorgangsname verwendet. Falls dieses Attribut ebenfalls nicht übergeben wird, wird stattdessen der aktuelle Zeitstempel im Format YYYY-MM-DD T HH:mm:ss als Name des neuen Vorgangs gesetzt.

Wenn Sie weitere Prozessvariablen übergeben wollen, können Sie dazu das Attribut variables nutzen. In diesem Fall, werden keine weiteren Daten, außer caseName und name, aus dem JSON Objekt übertragen. Ein Beispiel dafür könnte wie folgt aussehen:

{
    "name": "Neuer Vorgang",
    "variables": {
        "manager_name": "Max",
        "surname": "Mustermann",
        "department": "Marketing"
    }
}

Alternativ können Sie die Variablen auch ohne das Attribut variables übertragen. In dem Fall werden alle Prozessvariablen an den neu erstellten Vorgang übergeben. Dies könnte wie folgt aussehen:

{
    "name": "Neuer Vorgang",
    "manager_name": "Max",
    "surname": "Mustermann",
    "department": "Marketing"
}

Bemerkung

Vorgänge, welche über die REST API erzeugt wurden, haben keinen eindeutigen Eigentümer. In diesen Vorgängen wird der Eigentümer mit dem Wert REST API festgelegt.

ProcessApp Collections

Sie können mithilfe von ProcessApp Collections verschiedene ProcessApps gruppieren. So können Sie beispielsweise die Prozesse einer bestimmten Abteilung gruppieren, um diese besser hervorzuheben. Eine ProcessApp kann dabei beliebig vielen Collections zugeordnet werden. In der Administration ist es Ihnen möglich eine Übersicht über alle Collections zu erhalten. Darüber hinaus können Sie hier weitere Collections erstellen.

Tipp

In den folgenden Versionen von BIC Process Execution werden die Funktionen von ProcessApp Collections erweitert. Sie werden Ihre ProcessApps besser strukturieren können, sodass Ihre Benutzer schneller die für sie relevanten Vorgänge identifizieren und ausführen können.

Wie kann ich alle ProcessApp Collections sehen?

Um alle aktuell vorhandenen ProcessApp Collections zu sehen, wechseln Sie zunächst in die Administration. Dort haben Sie die Auswahlmöglichkeit ProcessApp Collections. Wählen Sie diese aus.

Hier sehen Sie eine Übersicht aller ProcessApp Collections in alphabetischer Reihenfolge.

Wie kann ich eine neue ProcessApp Collection erstellen?

Wenn Sie eine neue ProcessApp Collection erstellen möchten, müssen Sie sich zunächst zur Übersicht aller verfügbaren ProcessApp Collections begeben. In der unteren rechten Ecke sehen Sie den Button Neue ProcessApp Collection erstellen.

Wenn Sie diesen auswählen, erscheint ein Dialogfenster, indem Sie die Details der neuen ProcessApp Collection festlegen können.

Sie müssen Ihrer ProcessApp Collection eine eindeutige ID zuordnen. Diese wird verwendet, um Prozesse Ihrer ProcessApp Collection hinzuzufügen.

Den Titel, den Sie vergeben, werden Ihre Benutzer sehen, wenn sie die ProcessApp Collection verwenden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, ein Icon von Font Awesome (v5.15.4) sowie eine Farbe zu wählen, damit Ihre ProcessApp Collection stärker hervorgehoben wird.

Wählen Sie anschließend Erstellen, um Ihre Angaben zu bestätigen.

Bemerkung

Sie können alle kostenfreien Icons der Font Awesome Version 5.15.4 nutzen. Markenrechtlich geschützte Icons sind davon ausgeschlossen.

Wie kann ich eine ProcessApp Collection bearbeiten?

Um eine ProcessApp Collection zu bearbeiten, wechseln Sie in die Übersicht aller verfügbaren ProcessApp Collections. Wenn Sie mit der Maus über den Eintrag der gewünschten Collection fahren, erscheint auf der rechten Seite ein Kontextmenü. Öffnen Sie dieses und anschließend die Option Collection bearbeiten.

In einem Dialogfenster können Sie jetzt den Titel, das Icon und die Farbe der Collection bearbeiten. Die ID ist schreibgeschützt. Zum Speichern Ihrer Änderungen, selektieren Sie Speichern. Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie stattdessen auf Abbrechen.

Bemerkung

Sie können alle kostenfreien Icons der Font Awesome Version 5.15.4 nutzen. Markenrechtlich geschützte Icons sind davon ausgeschlossen.

Wie kann ich eine ProcessApp Collection löschen?

Um eine ProcessApp Collection zu löschen, wechseln Sie in die Übersicht aller verfügbaren ProcessApp Collections. Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren, erscheint rechts ein Kontextmenü. Öffnen Sie dieses an der zu löschenden Collection.

Hier finden Sie die Option Collection löschen. Wählen Sie diese aus, erscheint ein Bestätigungsdialog. Wählen Sie hier Löschen, wird Ihre ProcessApp Collection gelöscht. Die darin enthaltenden ProcessApps werden selbstverständlich nicht gelöscht.

ProcessApps

Wo finde ich eine Übersicht aller ProcessApps?

In der Administration finden Sie eine Übersicht aller ProcessApps. Um zu dieser zu gelangen, navigieren Sie zunächst in die Administration und wählen hier die Option ProcessApps. Anschließend erhalten Sie eine Übersicht über alle ProcessApps, die Ihnen zur Verfügung stehen. Des Weiteren können Sie hier sehen, wie viele Vorgänge der jeweiligen ProcessApp aktuell aktiv oder archiviert sind.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Administration nur von Benutzern der Rolle ProcessApp Administrator verwendet werden kann.

Globale Variablen

Wo finde ich eine Übersicht aller globalen Variablen?

Globale Variablen sind Prozessvariablen, welche Sie in allen ProcessApps nutzen können. Sie können diese in der Administration von BIC Process Execution definieren und ihnen einen Wert zuweisen. Dabei ist es möglich für jeden Bereich (Veröffentlichung, Vorschau, Öffentlicher Arbeitsbereich) einen unterschiedlichen Wert zuzuweisen.

Um zu der Übersicht aller globalen Variablen zu gelangen, öffnen Sie die Administration und wählen Sie die Schaltfläche Globale Variablen.

Es öffnet sich eine Liste mit allen global angelegten Variablen. Dort sehen Sie den Namen sowie die Werte der Variablen in den einzelnen Bereichen. Die Variablen sind dabei alphabetisch nach ihrem Namen sortiert.

Wie kann ich eine neue globale Variable hinzufügen?

Wenn Sie eine neue globale Variable hinzufügen möchten, müssen Sie wie folgt vorgehen. Öffnen Sie die Übersicht aller globalen Variablen. In der unteren rechten Ecke sehen Sie ein Plus-Icon Neue globale Variable hinzufügen.

Wählen Sie dieses aus. Es erscheint ein neues Eingabefenster, in dem Sie den Namen der Variable sowie Werte für die verschiedenen Bereiche eintragen können.

Anschließend bestätigen Sie mit HINZUFÜGEN, wenn Sie die Variable speichern möchten, oder Sie wählen ABBRECHEN, um die Änderungen zu verwerfen.

Falls der Name einer globalen Variable Sonderzeichen, Interpunktionen oder Leerzeichen enthält (z.B. +, /, =, >, ?, ., ;), kann dieser nicht gespeichert werden. Ebenfalls darf der Name der globalen Variable keine Akzente und spezifische Buchstaben enthalten (z.B. á, à, ß, ç, ñ, ö, ü). In diesen Fällen erhalten Sie eine Fehlermeldung am unteren rechten Seitenrand.

Hinweis

Bei bereits vorhandenen globalen Variablen mit einem Punkt im Namen wird der Punkt durch einen Unterstrich ersetzt. Sollte dadurch ein Duplikat entstehen, wird die globale Variable entfernt.

Bemerkung

Wenn Sie für einen (oder mehrere) Bereich der Variable keinen Wert zuweisen, wird automatisch ein leerer String gespeichert.

Wie kann ich eine globale Variable löschen?

Wenn Sie sich auf der Übersicht aller globalen Variablen befinden, haben Sie die Möglichkeit, globale Variablen zu löschen. Gehen Sie dafür in das Kontextmenü (drei Punkte) der gewünschten globalen Variable und klicken Sie auf Variable löschen.

Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie den Löschvorgang bestätigen müssen. Sobald Sie LÖSCHEN anklicken, wird die gelöschte globale Variable in Ihrer Liste durchgestrichen angezeigt und wird beim Neuladen endgültig entfernt. Sollte eine globale Variable von einem anderen Nutzer gelöscht werden, wird sie ebenfalls durchgestrichen in Ihrer Liste angezeigt.

Wie werden globale Variablen im Prozess verwendet?

Wenn Sie in Ihrem Prozess einen Platzhalter verwenden, welcher nicht innerhalb des Prozesses definiert ist, überprüft das System, ob eine globale Variable mit dem angegebenen Namen existiert. Das System fragt hierfür nach dem Wert für den Bereich, in welchem der Vorgang ausgeführt wird.

Falls für den Bereich, in welchem der Vorgang ausgeführt wird, kein Wert festgelegt wurde, wird der Platzhalter durch eine leere Zeichenkette ersetzt.

Wenn eine globale Variable innerhalb einer Aufgabe geändert wird, erfolgt die Wertänderung im Kontext dieser Aufgabe. Bei einer nicht modifizierten globalen Variable in einer Aufgabe wird der Wert nicht in den Kontext des Vorgangs übertragen.

Wird der Wert einer globalen Variable im Kontext einer Aufgabe geändert und die Aufgabe noch nicht beendet ist, gilt die Änderung nur innerhalb dieser Aufgabe.

Profil

In dem Bereich Profil können Sie Einstellungen für Ihre BIC Process Execution Oberfläche vornehmen. Darunter zählen unter anderem Ihre bevorzugte Inhaltssprache oder Einstellungen bezüglich Ihrer Stellvertreter.

Stellvertreter

Wenn Sie für längere Zeit nicht verfügbar sind, können Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus ändern. Sie können einen allgemeinen Stellvertreter festlegen, der für Ihre Aufgaben zuständig ist, solange Sie Abwesend sind. So können wichtige Aufgaben nicht vergessen werden und der normale Arbeitsablauf kann wie gewohnt weitergehen.

Wenn Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus auf Abwesend setzen und einen Stellvertreter festlegen, werden Ihre neuen Aufgaben automatisch Ihrem Stellvertreter zugewiesen.

Bemerkung

Wenn Ihr Stellvertreter ebenfalls einen Stellvertreter eingestellt hat und ebenfalls Abwesend ist, werden Ihre Aufgaben nicht Ihrem Stellvertreter zugewiesen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Aufgaben nur Personen zugewiesen werden, die Sie persönlich ausgewählt haben.

Bemerkung

Sie erhalten keine Benachrichtigungen als E-Mail oder in Form von Push Nachrichten, wenn Ihre Aufgabe an Ihren Stellvertreter delegiert wird. Wenn Sie als Stellvertreter einer Aufgabe automatisch zugewiesen wurden, erhalten Sie alle Benachrichtigungen, welche mit der Aufgabe im Zusammenhang stehen.

Wie kann ich meinen Verfügbarkeitsstatus ändern?

Mithilfe Ihres Verfügbarkeitsstatus können Sie angeben, ob Sie derzeit an Aufgaben arbeiten können oder ob Sie nicht erreichbar sind (bspw. durch Urlaub oder Krankheit). Wenn Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus ändern möchten, müssen Sie zunächst in Ihr Profil wechseln. Die von Ihnen gewählte Option wird farblich hervorgehoben.

Sie haben die Möglichkeit, zwischen Verfügbar und Abwesend zu wechseln.

Bemerkung

Ihr Verfügbarkeitsstatus setzt sich nicht zurück, d.h. Ihr Status bleibt gleich, bis Sie ihn wieder verändern.

Wie kann ich meinen allgemeinen Stellvertreter festlegen?

Öffnen Sie zunächst Ihr Profil. Auf der rechten Seite sehen Sie die Übersicht Stellvertreter. Hier können Sie einen allgemeinen Stellvertreter festlegen. Wählen Sie dafür die Option Allgemeinen Stellvertreter festlegen.

Es erscheint ein Eingabefeld, in dem Sie den Namen Ihres Stellvertreters eintragen können.

Wählen Sie die Schaltfläche Speichern, um Ihren Stellvertreter zu setzen. Nach erfolgreicher Bestätigung wird Ihnen Ihr Stellvertreter rechts in der Übersicht angezeigt.

Wie kann ich meinen allgemeinen Stellvertreter entfernen?

Wenn Sie Ihren allgemeinen Stellvertreter entfernen möchten, müssen Sie zunächst Ihr Profil öffnen. Dort sehen Sie auf der rechten Seite die Übersicht Stellvertreter und Ihren Allgemeinen Stellvertreter.

Rechts neben dem Namen Ihres Stellvertreters befindet sich ein Mülleimer-Icon. Wählen Sie dieses aus.

Es erscheint ein Dialogfenster, wählen Sie hier die Option Allgemeinen Stellvertreter entfernen. Ihr Allgemeiner Stellvertreter ist nun entfernt.

Wie kann ich die Inhaltssprache ändern?

Um die Inhaltssprache Ihrer BIC Process Execution Anwendung zu ändern, navigieren Sie in das Profil.

Hier können Sie die gewünschte Inhaltssprache über das Drop-down-Menü auswählen. Haben Sie nichts anderes ausgewählt, entspricht die Inhaltssprache standardmäßig der Sprache, welche als bevorzugte Sprache in der Benutzersprache unter der Benutzerverwaltung in Ihrer Administration in BIC Process Design angegeben wurde.

Haben Sie eine passende Inhaltssprache festgelegt, werden Ihre Einstellungen in BIC Process Execution übernommen. Diese Einstellung bleibt Ihnen auch erhalten, wenn Sie die Anwendung schließen oder der Cache Ihres Browsers gelöscht werden sollte.

Bemerkung

Durch Ändern der Inhaltssprache der BIC Process Execution Anwendung verändern sich Ihre Einstellungen in BIC Process Design nicht. Sie können somit in beiden Anwendungen unterschiedliche Inhaltssprachen wählen.

Bemerkung

Die verfügbaren Inhaltssprachen richten sich nach den Sprachen, welche im Administrationsbereich Ihrer BIC Process Design festgelegt wurden.

Wie kann ich die User Interface (UI) Sprache ändern?

Sie haben die Möglichkeit die Sprache des User Interface anzupassen. Diese richtet sich, analog zu BIC Process Design, nach den Browsereinstellungen, welche Sie für den jeweiligen Browser gewählt haben. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Bemerkung

Können die UI Spracheinstellungen nicht abgerufen werden, wird Ihnen das User Interface standardmäßig in Englisch angezeigt.